Warum zwei führende Unternehmen ihre Zukunft in flexiblen Arbeitsmodellen sehen

Als die Pandemie begann, stürzten sich die meisten wissensbasierten Branchen in Home-Office-Modelle, ohne lange zu überlegen.

ARTIKEL | Lesezeit 5 min.
18. Dezember 2020

Physische Arbeitsplätze wurden digital. Technologie gewann an Bedeutung. Führungskräfte transformierten die Employee Experience für eine Ära, die nur wenige hätten vorhersehen können. Mittlerweile glauben 44 Prozent der IT-Führungskräfte, dass die COVID-19-Krise die digitale Transformation um mehr als ein Jahr beschleunigt hat.

Im Volksmund heißt es, Not mache erfinderisch. Aber Notwendigkeit kann zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Viele Unternehmen berichten, dass pandemiebedingt die Produktivität im Home-Office steigt. Die Mitarbeitergesundheit wird aber durch Burnout beeinträchtigt. Mitarbeiter sind erschöpft, doch viele wünschen sich, dauerhaft von zu Hause aus arbeiten zu können. Da sich das Arbeiten von zu Hause von einer Notlösung zu einer potenziell dauerhaften Strategie wandelt, brauchen Unternehmen ein Regelwerk. Dabei geht es nicht um ein Entweder-oder zwischen zentralem Büro und Küchentisch. Es geht um flexible Arbeitsmodelle. Und darum, Führungskräften eine Taktik an die Hand zu geben, mit der sie bestimmen können, worauf verzichtet werden kann und was langfristigen Erfolg sicherstellen kann.

Ein typisches Beispiel: Fieldwork by Citrix sprach kürzlich mit LaMonte Johnson, Director Strategic Real Estate Planning bei Atrium Health, sowie mit Jenna Geigerman, Director of Real Estate & Strategy bei Citrix. Beide ziehen permanente Änderungen ihrer Arbeitsmodelle in Erwägung. Es handelt sich um zwei grundverschiedene Unternehmen aus völlig unterschiedlichen Branchen – Gesundheitswesen und Technologie – die jedoch beide bereits von flexiblen Arbeitsmodellen profitieren.

Im Folgenden führen wir Sie durch Johnsons und Geigermans vier Schritte zur Implementierung einer erfolgreichen Strategie für flexible Arbeitsmodelle.

Schritt 1: Die Auswirkungen verfolgen

Am Beginn der Einführung einer erfolgreichen langfristigen Strategie steht eine Bestandsaufnahme. Dabei wird festgestellt, wo das Unternehmen am meisten betroffen ist. Viele dieser Bereiche werden leicht zu identifizieren sein.

„Wenn man sich den Bereich der Unternehmensdienstleistungen ansieht, war die Mehrheit unserer Teammitglieder fünf Tage pro Woche im Büro“, sagt Johnson. „Damit meine ich nicht die Teammitglieder, die in einer Pflegeeinrichtung arbeiten; sondern z. B. Kollegen in den Bereichen Finanzen, HR, Betrieb usw. Alle diese Mitarbeiter waren vor COVID in einer physischen Umgebung. Dann änderte sich alles: Mehr als 8.000 Mitarbeiter wechselten im März zur Arbeit in Home-Office-Modellen, und wir haben das beibehalten.“

Geigerman berichtet von ähnlichen Veränderungen bei Citrix. Aber sie merkt an, dass flexible Modelle und Arbeitszeiten Vorteile und Nachteile für Arbeitgeber und -nehmer mit sich brachten.

MITARBEITER BEZIEHEN IHRE ENERGIE AUS PHYSISCHEN UMGEBUNGEN. ABER ES IST NICHT DIE PRODUKTIVITÄT, DIE BEEINTRÄCHTIGT WIRD, SONDERN DIE ZUSAMMENARBEIT UND INNOVATION DURCH PERSÖNLICHE INTERAKTIONEN.

Jenna Geigerman
Director of Real Estate & Strategy
Citrix 

„Wenn man Teil eines global verteilten Teams war, fühlt man sich jetzt mehr verbunden, da alle remote arbeiten“, fügt sie hinzu. „Die Erfahrung war vorher ungleich, also war die Pandemie ein Gleichmacher. Man ist nicht mehr zwischen Konferenzräumen und Remote-Boxen aufgeteilt.“

Schritt 2: Mitarbeiterpräferenzen messen


Sowohl Johnson als auch Geigerman erwähnen Umfragen als eine gute Möglichkeit, die Präferenzen der Mitarbeiter zu messen – unabhängig davon, ob diese Teams von zu Hause aus oder an einem Arbeitsplatz arbeiten. Johnson sagt, dass sie bei Atrium Health einige Umfragen durchgeführt haben, in denen Fragen gestellt wurden wie „Wie ist Ihre Erfahrung bei der Arbeit von zu Hause aus?“, „Was bedeuten flexible Arbeitszeiten für die Zusammenarbeit mit Kollegen?“ und „Was brauchen Sie, um effektiver zu sein?“ Durch diese Umfragen hat sein Team Bereiche gefunden, die verbessert werden können – aber sie haben auch mehr Wert in der Arbeit im Home-Office entdeckt.

Atrium Healths Mitarbeiter im Home-Office berichten, dass sie die persönliche Zusammenarbeit vermissen sowie den Umstand, sich nicht regelmäßig sehen zu können. „Aber sie wollen einfach nicht im gleichen Umfang zurückkommen“, sagt Johnson.

NUMMER 1: DIE MITARBEITER HABEN GEANTWORTET, DASS SIE SICHER SEIN WOLLEN. UND SIE FÜHLTEN SICH SICHERER, WENN SIE VON ZU HAUSE AUS ARBEITETEN. DIE MITARBEITER ERREICHTEN EINE BESSERE WORK-LIFE-BALANCE. UND DIE PRODUKTIVITÄT IM HOME-OFFICE STIEG ODER BLIEB GLEICH.

LaMonte Johnson
Director, Strategic Real Estate Planning
Atrium Health  

Citrix hat einen ähnlichen Ansatz gewählt und führt regelmäßig Pulsumfragen durch, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was die Mitarbeiter denken. Geigermans Team hat gemeinsam mit der Personalabteilung eine Umfrage zum Wohlbefinden der Mitarbeiter hinsichtlich der Rückkehr ins Büro erstellt. Diese wird an die Standorte verschickt, die sich auf den Übergang zu Phase 3 vorbereiten.

„Es wäre toll, eine Kristallkugel zu haben, um besser zu verstehen, warum die Mitarbeiter ins Büro kommen und ob sie ins Büro kommen“, sagt sie. „Die Mitarbeiter sagen, sie wollen Flexibilität.“

Schritt 3: Ressourcen optimieren


Die nächste Phase der Erstellung einer langfristigen Strategie für flexible Arbeitsmodelle ist die Festlegung, welche Ressourcen neu priorisiert werden können. „Wir prüfen einen Rückgang der gemeinsam genutzten Standorte sowie eine bessere Ressourcenplanung für das Büro aus Gründen der Effizienz und Sicherheit“, sagt Johnson. „Wir wollen schließlich, dass unsere Teammitglieder in der Lage sind, zusammenzuarbeiten und effizient und bequem zu arbeiten, auch wenn sie keinen eigenen Raum im Büro haben.“

Er ist zu dem Schluss gekommen, dass Atrium im Jahr 2021 kreativer über Immobilien nachdenken wird – was in der Praxis bedeuten könnte, dass mehr Ressourcen zur Unterstützung der strategischen Vision von Atrium eingesetzt werden. „Diese Kosteneinsparungen werden wieder in die Unterstützung medizinischer Initiativen fließen, was immer unsere oberste Priorität ist“, sagt er.

Geigerman stützt sich bei der Herangehensweise an diese komplexen Entscheidungen auf einen Grundpfeiler der Citrix-Kultur. „Wir waren schon immer ein Unternehmen, das sich auf Daten konzentriert hat“, sagt sie. „Wir hatten bereits begonnen, mit Sensoren zu arbeiten, um das Benutzerverhalten zu verstehen. Welche Räume werden gebucht und warum? Damit können wir mehr von dem bauen, was funktioniert, und weniger von dem, was nicht funktioniert. Jetzt arbeiten wir mit Sensoren, um zu verstehen, wie Gemeinschaftsräume genutzt werden. Sie erfassen auch die Präferenzen der Nutzer, um Räume für Möglichkeiten zu schaffen.

„Wir beschäftigen uns gerade mit unterschiedlichen Designs, um herauszufinden, wie das aussehen könnte“, fährt sie fort. „Wir fangen damit an, bestehende Räume zu überarbeiten, da wir nicht das gesamte Portfolio auf einmal überholen können. Aber wir suchen auch nach Möglichkeiten, etwas Neues zu bauen, basierend auf einem idealen Szenario für die Zukunft der Arbeit.“

Und Optimierung ist nicht nur ein auf innere Strukturen gerichtetes Ziel, sagt Johnson. Er weiß, dass diese Entscheidung auch Auswirkungen auf den Patienten haben kann. „Auch wenn viele von uns nicht mit [Patienten] interagieren, müssen sie ganz oben auf der Agenda stehen. Und wir müssen im Hinterkopf behalten, dass wir mit einer optimalen Nutzung unserer Ressourcen und Räume auch unsere Mission besser unterstützen können. Diese besteht darin, die Gesundheit zu verbessern, Hoffnung zu stärken und Heilung für alle zu fördern.“

Schritt 4: Eine Kultur der Zusammenarbeit fördern


Damit Mitarbeiter langfristig erfolgreich im Home-Office arbeiten können, muss man die Kommunikation im Unternehmen verbessern sowie Teamwork lehren und ständig verstärken. „Die Kultur hat für uns eine hohe Priorität“, sagt Johnson. „Für die aktuellen Mitarbeiter ist unsere Kultur sehr tief verwurzelt, aber sie ist auch ein wichtiger Faktor für neue Mitarbeiter.

„Ich weiß, dass HR dem Priorität einräumt und dabei von unserem Team unterstützt wird“, fügt er hinzu. „Und die IT lernt und wächst weiter. Sie findet heraus, wie wir unsere Mitarbeiter besser unterstützen können. Es ist eine große Veränderung für uns, aber es ist die richtige Richtung.“

Geigerman stimmt dem zu. „Einer der Vorteile der Pandemie ist, dass HR, IT und Real Estate – zusammen mit der Rechtsabteilung und der Sicherheit – enger zusammenarbeiten. Die Personalabteilung hilft uns bei der Erfassung der Daten, die wir für unseren Ansatz benötigen. Die IT musste sich sehr bewusst mit der Unterstützung von Mitarbeitern im Home-Office befassen und Tools bereitstellen, die eine andere Art von Arbeit unterstützen.“

„Betrachten Sie die Herausforderung von jeder Seite“, rät sie. „Treffen Sie die beste Entscheidung, die Sie mit den Informationen, die das Team zu einem bestimmten Zeitpunkt hat, erreichen können. Und nehmen Sie in Kauf, dass Sie manchmal falsch liegen.“

Bleiben Sie am Ball


Die Pandemie hat mehr plötzliche strukturelle Veränderungen mit sich gebracht, als viele Organisationen je erlebt haben. Aber für digital reife Organisationen ist diese Herausforderung auch eine Chance.

Während Ihr Unternehmen durch dieses prekäre Neuland navigiert, können die Anmerkungen und Empfehlungen von Johnson, Geigerman und anderen, die noch folgen werden, Ihren Übergang vom Home-Office zu flexiblen Arbeitsmodellen unterstützen. Beachten Sie aber auch, dass das, was heute für Sie funktioniert, morgen schon Schnee von gestern sein kann. Anpassung wird immer Ihre effektivste Strategie sein.

„Wir sind immer noch am Lernen“, gibt Johnson zu. „Und wir werden weiter lernen.“