Citrixへ2016年入社しインダストリー営業本部で東日本のお客様担当営業をしている山崎 晴幸が本ブログを執筆します。
Citrixのファイル共有サービスは大手の監査法人やアメリカの官公庁、金融機関で積極的に利用されています。そのファイル共有サービス ShareFile Serviceの上位エディションであるPremium Editionに含まれる電子署名機能を用いてどのような手順で電子署名が進むか実際の画面遷移をご案内します。
■はじめに 電子署名・関連法
電子署名法に基づき、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書等は、真正に成立したもの（本人の意思に基づき作成されたもの）と推定されます。また、電子署名法の施行により、認証業務のうち一定の基準を満たすもの（特定認証業務）は国の認定を受けることができる制度が導入されました。
出典：デジタル庁 電子署名制度より
https://www.digital.go.jp/policies/posts/digitalsign
■Citrix社内での利用や活用
Citrixの社員にとって電子署名は身近です。毎四半期ごとの連結財務諸表に関連しての署名行為、コンプライアンストレーニング受講に伴う署名など様々な場面で利用しています。
Citrixのライセンスの新規調達の際にお客様登録(MyAccount)の情報入力、署名という一連の流れやネットワーク機器の貸出しの際に電子ファイルで署名頂くことがあります。
■ShareFileの電子署名使い方を解説します
- 署名者に届くメール
署名者の方へは以下のメールが届きます。国際的な電子署名の規格に準拠しており英語でメールが届きます。メールの前半部に日本語で補足コメントを入れることが出来て、英語が苦手な方に個別に案内できます。
- REVIEW & SCAN DOCUMENTボタンをクリックすると予め設定しておいた入力画面へ移ります。署名及び必要な情報の入力画面（テキスト・日付・署名・チェックボックスなど）が柔軟に設定可能です。
- 直接手書きの署名を入力可能
- 入力と署名が完了したら右下に表示される『署名の送信』をクリック
- プライバシーポリシー・電子署名による同意について確認し『送信』を行う。
- 署名後にはそのデータをダウンロードや共有することも可能 以下の画面へ遷移
- いつ誰がどんなOS、ブラウザ、IPアドレスから署名したか証跡が残る
- 署名したデータの末尾にはSIGNATURE CERTIFICATEと呼ばれる証跡データが合わせて保存される。
■まとめ
署名の入力、必要情報の入力設定が柔軟に行えます。また証跡管理がしっかりしています。
署名データの保存もクラウドへ自動保存されます。ShareFile ServiceのPremium Editionの導入により紙での署名や回覧、捺印のわずらわしさにお困りの方は生産性向上につながるのではと考えています。ご一考ください。
CitrixのShareFile, Content Collaborationには上記以外にも様々な利用方法、ユーザー利便性を高める機能がありますので、是非一度お問合せの上、ご検討頂ければと思います！
Content Collaboration：https://www.citrix.com/ja-jp/products/citrix-content-collaboration/
問い合わせフォーム：https://www.citrix.com/ja-jp/products/citrix-content-collaboration/form/request-a-demo/
