Caso de éxito Seguros Ocaso

Seguros Ocaso transforma el puesto de trabajo

Fundada en 1920, OCASO es una compañía española con más de 400 oficinas en España y dos en el Reino Unido, donde en 1988 fue la primera aseguradora española autorizada para trabajar el seguro directo en dicho país. Ocaso cuenta con un equipo de agentes, empleados y colaboradores de más de 30.000 personas altamente cualificadas, que permite garantizar a sus clientes en todo momento y lugar el mejor servicio y atención.

La solidez financiera de OCASO ha sido calificada como excelente por la prestigiosa firma A.M. Best (www.ambest.com), especialista en análisis y calificación de la solvencia y capacidad financiera de las empresas aseguradoras. Ambos pilares, la confianza de sus clientes y una privilegiada fortaleza económica han convertido a Ocaso en una de las principales compañías aseguradoras del sector.

Situación de partida

La oficina típica de Seguros Ocaso dispone de 5-6 puestos de trabajo informáticos y sus comunicaciones con los CPDs garantizan un mínimo de 150 Kbps. por usuario.

Los colectivos de usuarios que trabajan en las oficinas pueden agruparse en:

• Comerciales que utilizan 1.400 puestos compartidos entre todo el colectivo.
• Empleados con puesto fijo asignado. 1.500 puestos.

Dentro de las renovaciones cíclicas del parque de PCs, en 2010 debía acometerse una renovación completa del equipamiento informático de los usuarios, evitando que su antigüedad pudiese de impactar en el servicio prestado.

Adicionalmente a la necesidad de renovación del equipamiento, el entorno de informática de usuarios presentaba otras oportunidades de mejora como la idoneidad de tener copias de seguridad de la información ofimática de los usuarios de oficina, facilitar la movilidad en la organización, flexibilizar el uso de los puestos compartidos, permitir la rápida evolución tecnológica, etc. A estas oportunidades no se daba respuesta con las tradicionales renovaciones del parque de PCs.

El reto de cambiar

Seguros Ocaso evoluciona sus puestos de trabajo de una forma más inteligente con la implantación de las soluciones de virtualización de puestos de trabajo de Citrix.

La necesidad de actualizar el parque de PCs y la existencia de oportunidades de mejora adicionales motivaron que se apostara por cambiar el enfoque tradicional de renovación del parque de Pcs, orientando la evolución hacia la virtualización de puestos de trabajo. Con un único enfoque se daba respuesta a todas las necesidades y se fijaban los cimientos de una plataforma de futuro.

Citrix la solución que se ajustaba a las necesidades de Ocaso

Ocaso seleccionó la propuesta tecnológica de Virtualización de Puestos de Trabajo de Citrix. Entre las razones de su decisión destacaban:

• La eficiencia de su protocolo de comunicaciones ICA: imprescindible para dar servicio a través de conexiones de red basadas fundamentalmente en ADSL.
• La compatibilidad con dispositivos externos, fruto de la gran experiencia de Citrix en el sector bancario.

Asimismo, Citrix ofrecía una solución completa para sus colectivos de usuarios:

• Empleados: VDI con Xendesktop y FlexCast, para conseguir el mayor porcentaje de PCs virtuales dinámicos (no asignados concretamente a un usuario). Las aplicaciones no comunes a todos los usuarios son servidas mediante terminalización o streaming XenApp.
• Comerciales: dado que son un número importante de usuarios que ejecutan un conjunto común de aplicaciones, la mejor alternativa fue servir aplicaciones en un interfaz de tipo portal basado en Citrix XenApp.

Para la implantación de la solución llevaron a cabo un plan de comunicación muy minucioso y que consistía en la realización de presentaciones presenciales en las principales oficinas, instalaciones piloto a un grupo de usuarios, reuniones para analizar el funcionamiento y la corrección de posibles errores y finalmente la migración completa por zonas geográficas. “La idea era que los usuarios entendieran las razones que nos habían llevado a la virtualización, comprendieran su funcionamiento y pudieran tocar la tecnología antes de que finalmente fuera instalada en sus puestos de trabajo”, sostiene el responsable del proyecto de la División de Sistemas de Información de Seguros Ocaso.

El plan de despliegue se realizó en tres fases:

• En un conjunto de oficinas de su red territorial abarcando 500 puestos de trabajo. Se quería una primera fase con un volumen importante de usuarios, de forma que fuera posible identificar los puntos fuertes y débiles de la solución.
• A continuación, tras demostrarse las bondades de la solución, en el resto de oficinas de su red territorial.
• Finalmente en las oficinas centrales, cuya casuística y complicación es mayor que en la red de oficinas, pero a donde se llegó con una madurez y experiencia considerables.

Como puesto de trabajo comenzaron reutilizando los antiguos PCs, aunque reconvertidos a thin-client mediante Windows Fundamentals for Legacy PCs con Steady State. Poco a poco se han ido introduciendo thin-clients.

En Ocaso estaban convencidos que el cambio a la virtualización ofrecía un futuro de grandes posibilidades y para tener las máximas garantías de éxito, era importante contar con un proveedor con experiencia real en proyectos de este tipo. Asimismo, era vital contar con la mejor asistencia técnica, que en este caso se materializó con un contrato de soporte personalizado de Citrix (TRM) que ha facilitado la tarea de implantación conjuntamente con el equipo interno de Ocaso.

La infraestructura de virtualización de puestos de trabajo de Ocaso se basa en XenDesktop, XenApp, FlexCast (Provisioning Services) y balanceadores NetScaler. Todos los elementos están redundados y ofrecen servicio desde los 2 CPDs que Ocaso posee en Madrid.

Beneficios clave: Razones del éxito.

Los principales beneficios conseguidos con la implantación en Ocaso de la Virtualización de Puestos de Trabajo pueden resumirse en:

• Ahorro de costes derivados de la Virtualización vs. Cambio de PCs. Aunque la virtualización de puestos de trabajo requiere más inversión inicial que una renovación tradicional de PCs, poco a poco comienzan a llegar ahorros en mantenimiento local, en reducción de licencias de sistema operativo para servidores de oficina, en eliminación de mantenimientos de equipos físicos, etc. Teniendo en cuenta los ahorros para minorar la inversión, Ocaso estima que en 5 años habrá obtenido un retorno de la inversión (ROI) de entre un 15 y 20%. Pese a ello, según los responsables de Ocaso, “la virtualización no es un proyecto puro de ahorro de costes, sino de hacer más por lo mismo, de utilizar más inteligentemente los recursos económicos disponibles.”
• Mejoras de la Movilidad del entorno de trabajo, los usuarios con responsabilidad sobre varias oficinas pueden trabajar perfectamente desde cualquier puesto de la red de oficinas por lo que ya no condicionan sus desplazamientos a que deban acabar trabajo en sus Pcs. Adicionalmente, un grupo de empleados tiene acceso a sus puestos virtuales desde internet mediante la implantación de una solución de autenticación fuerte.
• Rapidez de funcionamiento, pese a reutilizar muchos de los PCs antiguos, los usuarios perciben una rapidez de funcionamiento notable.
• Sencillez para la evolución tecnológica. La actualización del entorno de informática de usuarios es muy sencilla y la capacidad de evolucionarlo es muy superior a las instalaciones tradicionales de puestos de trabajo. A modo de ejemplo, todos los puestos fueron actualizados a Windows 7 y a una nueva versión de Office en tan sólo 1 semana.
• Flexibilización del uso de los puestos. Todos los usuarios pueden trabajar desde cualquier puesto de las oficinas.
• Preparación ante contingencias imprevistas. Todos los puestos de trabajo tienen su copia de seguridad, el usuario puede auto-recuperar sus propios ficheros y en caso de avería, ya no hay pérdida de datos en la compañía.
• El ancho de banda real que se está utilizando por cada puesto de trabajo es de 75-100 Kbps, dato que se mantiene constante a lo largo del día y que hace muy sencillo predecir las necesidades de comunicaciones de las oficinas.

Planes de Futuro:

• A corto plazo comenzarán a estar disponibles aplicaciones de movilidad para tabletas y smartphones, lo que motiva  interés en XenMobile Enterprise, por las posibilidades de disponer de un único punto de acceso a todas las aplicaciones bien sean basadas en PC o en dispositivo móvil.
• A medio plazo, se revisará la solución de comunicación de las oficinas para ajustar el ancho de banda al uso real (menor del previsto) y migrando algunas oficinas a líneas residenciales de internet para que los usuarios accedan a su puesto virtual mediante autenticación fuerte (con menor coste).
• A medio plazo se plantearán la migración a XenDesktop 7.