Guia de espaços de trabalho digital

Espaços de trabalho digitais 2.0 — Um guia completo para o sucesso dos funcionários em esquema de trabalho híbrido

Guia completo de espaços de trabalho)

A força de trabalho atual da geração Y transformou completamente a forma de se fazer negócios nos dias de hoje. Enquanto os trabalhadores da geração Y (a maior geração nos EUA) continuam a pressionar por mais flexibilidade no local de trabalho e equilíbrio entre a vida profissional e pessoal em meio à pandemia, o trabalho remoto está se tornando um dos pilares da economia focada no digital.

Para colocar esse contexto em perspectiva, um estudo realizado pela Gallup concluiu que 52 por cento da força de trabalho remota atual são pessoas da geração Y, e, dentro deste grupo, 54 por cento têm um bem-estar cada vez maior em comparação com os 47 por cento das pessoas da geração Y que trabalham internamente nas empresas. Além disso, 74 por cento da geração Y não querem voltar ao esquema de cinco dias por semana no escritório, e 65 por cento da geração X e 58 por cento dos “baby boomers” gostariam de continuar a trabalhar remotamente quando a pandemia terminar.

Como um proprietário de empresa, adaptar-se bem a esta nova forma de trabalhar é um passo essencial para a sua transformação digital. Não importa se você pretende estabelecer um ambiente de trabalho totalmente remoto ou híbrido: garantir que suas equipes internas e remotas possam trabalhar juntas de forma harmoniosa e segura começa com o estabelecimento de espaços de trabalho unificados.

O que são espaços de trabalho?

Os espaços de trabalho são ecossistemas digitais acessíveis que reúnem todos os aplicativos, ferramentas e recursos de que os seus funcionários ou usuários finais precisam para realizar as tarefas de trabalho e colaborar online de forma segura. Concebidos para satisfazer as necessidades únicas das forças de trabalho modernas, os espaços de trabalho permitem aos funcionários internos e remotos ter acesso a informações e concluir projetos a partir de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, mesmo que os dados deles estejam armazenados na nuvem ou em um datacenter.

Benefícios das soluções de espaço de trabalho digital

As soluções de espaço de trabalho digital podem acelerar o seu processo de transformação digital, ao mesmo tempo em que proporcionam aos seus funcionários e usuários finais novas formas de interagir e trabalhar em conjunto. Além de os benefícios dos espaços de trabalho digitais corporativos serem amplos, integrar sua empresa a um deles permite a você:

Criar uma experiência de usuário (UX) sem interrupções

Os funcionários gastam quase um dia inteiro por semana para buscar informações, fazer login em diversos sistemas e dispositivos, e fazer tarefas repetitivas. Além disso, um funcionário utiliza uma média de 36 serviços em nuvem para fazer seu trabalho de maneira eficaz. Isso cria um conjunto complexo de aplicativos e processos para monitorar, e dificulta o acesso dos funcionários a ferramentas e dados que precisam para realizar rapidamente uma alguma tarefa.

Um espaço de trabalho digital elimina esses obstáculos e distrações, o que aumenta o engajamento dos funcionários e cria uma experiência de usuário sem interrupções. Na verdade, um estudo da The Economist descobriu que dar acesso fácil às informações que os usuários precisam para fazer seu trabalho é uma das melhores maneiras de engajá-los.

Reduzir os custos e otimizar a produtividade

Um espaço de trabalho digital usa aprendizado de máquina para agilizar e automatizar fluxos de trabalho. Isso evita que os funcionários percam tempo com tarefas repetitivas, como a criação de relatórios. Como resultado, há um aumento nos níveis de produtividade dos funcionários e uma redução nos custos indiretos. Os funcionários também podem trabalhar de um jeito mais flexível, personalizando fluxos de trabalho e criando microssoluções em um espaço de trabalho para resolver problemas específicos. Além disso, um espaço de trabalho digital simplifica o gerenciamento e a proteção de vários aplicativos e dispositivos para a sua equipe de TI, incluindo o gerenciamento remoto de dados.

Melhorar a continuidade e a agilidade dos negócios

Um espaço de trabalho eficaz é aquele que garante que sua empresa possa se manter ágil e continuar as operações, mesmo durante momentos de mudança. Por exemplo, a pandemia está fazendo com que os funcionários alternem entre o trabalho no escritório e o trabalho em casa, para acompanhar os ciclos de início e suspensão de lockdowns.

Os funcionários precisam da capacidade de trabalhar em qualquer lugar sem interrupções, e é aí que os espaços de trabalho digitais inteligentes entram em cena. Esses espaços de trabalho melhoram a comunicação, a colaboração e a flexibilidade no local de trabalho, o que permite aos seus funcionários executar seus trabalhos e colaborar utilizando qualquer dispositivo, em qualquer localização geográfica.

Proteger dados corporativos

À medida que mais usuários finais trabalham remotamente, existe um risco maior de dados e contas comprometidos. Infelizmente, administrar permissões e privilégios em vários dispositivos em várias localizações é algo complexo e confuso.

Ao usar um espaço de trabalho digital inteligente, no entanto, você pode facilmente melhorar a segurança, oferecendo logon único (SSO) para todos os aplicativos e arquivos, e em todos os dispositivos. Além disso, os espaços de trabalho mais robustos trazem uma interface de usuário (IU) central combinada com análises, dando visibilidade total à TI sobre como os dados e aplicativos são usados na empresa. Isto permite que a TI gerencie com facilidade permissões baseadas em funções.

Muitas empresas também usam VPN para proteger seus dados com um servidor proxy. No entanto, as VPNs não podem proteger as empresas contra ameaças internas. Um espaço de trabalho digital seguro oferece uma alternativa à VPN usando uma abordagem de segurança de confiança zero.

Quem se beneficia dos espaços de trabalho?

  • Trabalhador remotos e internos: À medida que o número de funcionários que trabalham remotamente aumenta, as empresas precisam mudar para ambientes de trabalho digitais para garantir que os funcionários remotos sejam eficientes e produtivos, trabalhando em qualquer lugar. Um espaço de trabalho digital oferece uma plataforma única em que as organizações podem se comunicar, gerenciar e concluir tarefas, sem precisar lidar com diferentes integrações.
  • Empresas que gerenciam informações confidenciais: Funcionários indicados que trabalham com tecnologia proprietária ou dados confidenciais podem acessar com segurança informações em espaço de trabalho unificado. Além disso, equipes de pesquisa de diferentes departamentos ou organizações também podem trabalhar juntas com facilidade nesses espaços. Essas novas equipes interorganizacionais se beneficiam de um único ambiente de trabalho que reúne recursos comuns e integra fluxos de trabalho distintos.
  • Freelancers e empreiteiros: Muitas organizações empregam freelancers e empreiteiros para várias tarefas, e alguns desses profissionais precisam ter acesso aos aplicativos e dados da empresa. Os espaços de trabalho digitais garantem a segurança de seus dados e informações confidenciais, permitindo o acesso aos recursos da empresa necessários para o trabalho.

O que caracteriza espaços de trabalho eficazes?

Espaços de trabalho bem-sucedidos promovem unidade, segurança e simplicidade para a sua força de trabalho interna e remota, bem como para a sua empresa como um todo:

  1. Unidade:
    Espaços de trabalho eficazes reúnem o acesso confiável a aplicativos de todos os tipos, incluindo plataformas Windows, Web, software-como-serviço (SaaS) e aplicativos móveis, bem como todos os recursos e fluxos de trabalho em qualquer canal ou local de trabalho. Isto inclui no escritório, durante deslocamentos ou em casa.
  2. Segurança:
    Espaços de trabalho eficazes protegem dados confidenciais e ao mesmo tempo maximizam a experiência de usuário. O Secure Access Service Edge (SASE) fornecido em nuvem integra-se com as soluções de gerenciamento de dispositivos móveis e endpoints, protegendo os dados independentemente do dispositivo. Isso inclui recursos de segurança como logon único (SSO), autenticação multifatorial (MFA), navegação segura e quadro de confiança zero.
  3. Simplicidade:
    Espaços de trabalho eficazes trazem uma experiência inteligente que usa automação para orientar e agilizar a execução do trabalho. Isso capacita funcionários e equipes a se manter produtivos e engajados, removendo atritos e descomplicando o trabalho.

Melhores recursos de espaços de trabalho eficazes

Ao mesmo tempo em que integra espaços de trabalho digitais robustos na sua empresa, fornece à sua força de trabalho interna e remota muitas funcionalidades, algumas das mais eficazes incluem:

Interconectividade: Um espaço de trabalho digital eficaz inclui um forte sistema de colaboração de conteúdo. Ao conectar e unificar repositórios de dados distintos, é fácil encontrar e compartilhar conteúdo, dados e mídia com funcionários e partes interessadas.

Fluxos de trabalho simplificados: Quando você unifica o trabalho em um espaço de trabalho digital, cria um ambiente mais focado para que os seus funcionários e usuários finais possam trabalhar e colaborar com seu melhor desempenho.

Riscos de segurança reduzidos: Muitos fornecedores de espaços de trabalho digitais dão opções para armazenar dados em uma nuvem pública ou privada para que não permaneçam nos dispositivos dos usuários finais, bem como infraestrutura de desktops virtuais (VDI) e virtualização de aplicativos para simplificar o gerenciamento e a segurança de aplicativos.

Departamentos de TI modernizados: Espaços de trabalho digitais eficazes podem modernizar o seu departamento de TI com opções para usar uma plataforma de desktop-como-serviço (DaaS). Isso libera sua equipe de TI de ter de gerenciar um conjunto de tecnologias de VDI e as permite se concentrar no desenvolvimento de desktops virtuais, desenvolvimento de aplicativos e outros trabalhos importantes.

Estruturas de governança: Um quadro de governança bem definida é parte fundamental de um espaço de trabalho digital eficaz. Isso permite a você implementar protocolos de segurança, como a The Health Insurance Portability and Accountability Act, System and Organization Controls 2, (Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde, Controles de Sistemas e Organizações 2) e a The Federal Information Processing Standard Publication 140-2 (Publicação 140-2 da Norma Federal de Processamento de Informações). Um programa de governança qualificado organiza diferentes níveis de acesso de acordo com a função de um funcionário ou usuário final na sua organização.

Experiência de usuário otimizada: Focado na simplicidade e projetado para ser intuitivo, um espaço de trabalho digital eficaz deve oferecer a mesma experiência que os usuários finais têm com a tecnologia voltada para consumidores. Um espaço de trabalho eficaz é fácil de usar e personalizar, assim os usuários podem ser rapidamente integrados para que se concentrem nas tarefas atribuídas.

Soluções de segurança integradas: Desde o acesso do usuário final à prevenção de ameaças e proteção de dados, um espaço de trabalho digital eficaz pode fornecer um conjunto de recursos de segurança completo para acesso à rede de confiança zero e SASE. Isso permite que você consolide soluções de segurança, incluindo corretores de segurança de acesso a nuvem, gateways seguros, prevenção contra perda de dados, isolamento, proteção contra malware, firewalls de próxima geração, proteção de API e redes de longa distância definidas por software (SD-WAN) numa única plataforma.

Como implementar um espaço de trabalho bem-sucedido em 6 etapas

1. Selecionar um fornecedor de espaço de trabalho digital

Implementar um espaço de trabalho bem-sucedido na sua empresa começa por encontrar o fornecedor de espaço de trabalho digital certo. Os espaços de trabalho completos devem simplificar a conectividade digital para os seus negócios e ao mesmo tempo incorporar integrações predefinidas com centenas dos aplicativos mais utilizados. Procure uma plataforma que também forneça:

  • Provisionamento automatizado da cargas de trabalho
  • Capacidades de segurança avançadas
  • Microaplicativos pré-configurados para uma funcionalidade mais simples

Além de fornecer microaplicativos pré-configurados, muitos espaços de trabalho robustos permitem que clientes, parceiros e desenvolvedores personalizem e criem seus próprios microaplicativos. Isso possibilita que os funcionários realizem suas tarefas rapidamente, tenham as informações de que precisam e aumentem os níveis de produtividade.

Outra consideração importante é selecionar uma plataforma que garanta a continuidade dos negócios em caso de um desastre ou crise. Os fornecedores de espaço de trabalho digital robustos incorporam controladores de fornecimento de aplicativos avançados e soluções de SD-WAN que simplificam o direcionamento do tráfego para outros sites ou nuvens disponíveis quando o inesperado acontece. Isso permite que você restaure as condições da rede de forma rápida e segura, e também garante que seus aplicativos permaneçam disponíveis para os usuários finais.

2. Incluir as principais partes interessadas no processo de planejamento

O segredo para incorporar um espaço de trabalho digital bem-sucedido na empresa é incluir as principais partes interessadas, como líderes organizacionais ou funcionários indicados por uma ampla série de departamentos ao longo das fases de planejamento, integração e avaliação. Isso garante que os membros da sua equipe se mantenham atualizados e que tenham experiência prática com a plataforma antes do lançamento.

3. Realizar treinamentos sobre o espaço de trabalho em toda a empresa

Dar treinamento aos seus funcionários sobre o seu novo espaço de trabalho digital antes do lançamento vai ajudá-los a se familiarizar com a mudança. Isto dá à sua força de trabalho a oportunidade de começar a alinhar os seus fluxos de trabalho diários com a nova plataforma, bem como explorar novas funcionalidades capazes de melhorar a a produtividade deles. As principais partes interessadas que você incluiu no seu processo de planejamento são fundamentais durante o treinamento, pois podem ajudar a acelerar a adaptação e o processo de solução de problemas dentro dos seus próprios departamentos.

4. Organizar os bancos de dados

A auditoria dos seus bancos de dados atuais e a preparação de ferramentas herdadas é um passo essencial na implementação de um espaço de trabalho bem-sucedido. Como os espaços de trabalho digitais são construídos em torno de uma plataforma unificadora, é importante garantir que seus bancos de dados atuais se integrem perfeitamente. Além disso, essa etapa dá a você a oportunidade de garantir que todos os documentos de processos internos, incluindo os documentos do processo para o seu novo espaço de trabalho, estejam atualizados, organizados e prontos para implantação na sua nova plataforma de espaço de trabalho.

5. Preparar ferramentas herdadas

Você também deve avaliar detalhadamente as ferramentas herdadas de sua empresa. Considere quais ferramentas os seus funcionários ainda precisam ou usam e se é possível integrá-las ao seu novo espaço de trabalho de forma plena. Considere também quais ferramentas são redundantes ou desnecessárias, e como pode eliminá-las sem interromper processos ou fluxos de trabalho de funcionários. Lembre-se: seu objetivo é consolidar o máximo de ferramentas possível num espaço de trabalho para capacitar os funcionários e agilizar a produtividade.

6. Lançar o seu espaço de trabalho e coletar feedback

Depois de lançar o seu novo espaço de trabalho digital, é importante monitorar o desempenho e ao mesmo tempo coletar feedback de todos os níveis da sua organização. Este feedback vai ajudar você a encontrar pontos problemáticos comuns que estão afetando os níveis de produtividade dos funcionários, bem como a implementar as alterações ou atualizações necessárias para resolver esses problemas com pouco downtime ou interrupções.

Unifique a sua organização com um espaço de trabalho digital robusto

Considerando que o trabalho remoto é a base que conduz nossa economia focada no digital, tornou-se mais importante que nunca unificar a sua organização com espaços de trabalho digitais. Esses espaços de trabalho permitem a você reunir conteúdo, aplicativos e dados numa plataforma segura, centralizada e totalmente personalizável. Isso não só ajuda a aumentar os níveis de colaboração e produtividade, como também simplifica os fluxos de trabalho, independentemente do dispositivo que for utilizado ou do lugar onde o funcionário estiver.

Perguntas frequentes

Quais são as duas principais características de um espaço de trabalho?

Implementar um espaço de trabalho digital na sua organização dá aos funcionários internos e remotos a capacidade de acessar aplicativos, ferramentas e informações de forma fácil e simples, a partir de uma plataforma centralizada, em qualquer dispositivo ou lugar. Um espaço de trabalho robusto também proporciona às empresas a capacidade de integrar uma arquitetura de segurança avançada em todos os aplicativos, arquivos e dispositivos a partir de uma interface de usuário (IU) fácil de usar.

Quais são as vantagens de um espaço de trabalho unificado para as empresas de hoje em dia?

À medida que mais funcionários mudam para o trabalho remoto, as empresas de hoje em dia precisam implementar um quadro centralizado de espaço de trabalho que simplifique a conectividade, a colaboração e a segurança em vários dispositivos e locais. Com um espaço de trabalho digital integrado em uma organização, as empresas podem aumentar os níveis de produtividade dos funcionários, estabelecer facilmente protocolos de segurança personalizados, reduzir os custos gerais e se manter ágeis durante períodos de mudança.

Quais são os principais benefícios de um espaço de trabalho?

Os benefícios de um espaço de trabalho incluem a criação de uma experiência de usuário (UX) contínua para funcionários internos e remotos, a otimização dos níveis de produtividade dos funcionários, a redução dos custos gerais ao automatizar tarefas, a melhoria da continuidade e agilidade dos negócios, e a facilidade de proteger dados corporativos em todos os dispositivos, em qualquer localização do globo.

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