Citrix Workspace supporta in modo sicuro le attività lavorative di uno studio legale europeo

NGL Legal utilizza le tecnologie Citrix per la distribuzione rapida e sicura di desktop, applicazioni e dati in modo virtuale, su qualsiasi dispositivo e ovunque. La soluzione applicata garantisce il lavoro flessibile a un team di quasi 60 persone e consente di collaborare sui progetti con entità esterne.

La sfida: un workspace affidabile e sicuro per i dipendenti mobile, indipendentemente dalla situazione

In quasi due anni, Krzysztof Wiater ha creato un gruppo innovativo e ambizioso che si occupa di consulenze nella propria area, in Polonia. Al centro di questo gruppo c'è NGL Legal, un moderno studio legale che fornisce servizi legali e fiscali. I servizi offerti comprendono anche servizi di consulenza e formazione forniti da entità separate, nonché supporto ai processi aziendali. Il gruppo supporta i propri clienti anche sul mercato globale attraverso una rete di alleanze con grandi studi legali esteri, i cui responsabili spesso contribuiscono a rafforzare i team di progetto ibridi creati da NGL.

“Lavoriamo in un contesto dinamico e in continua evoluzione, fortemente caratterizzato dalla mobility. Per noi la qualità è molto importante e non amiamo prendere scorciatoie. Ecco perché per supportare la produttività dei nostri dipendenti avevamo bisogno di una soluzione IT moderna, ma collaudata e sicura. La priorità era anche quella di offrire flessibilità per consentire un rapido cambiamento nel numero di utenti, pur mantenendo uno stretto controllo sui costi”, spiega Krzysztof Wiater, fondatore e managing partner di NGL Legal.

Lo studio affronta ogni progetto con un approccio specifico. Una rete ibrida di esperti consente a NGL di creare il team ottimale composto dai consulenti più adatti a un determinato compito. È qui che sorgono molte delle sfide, ad esempio come fornire un workspace sicuro a un team di progetto mobile e sempre più dinamico. Come controllare l'accesso alle informazioni e come annullare i diritti di accesso a dati specifici dopo il completamento del progetto. Oppure, come garantire la possibilità di lavorare in modo efficiente e ininterrotto, anche senza accedere all'ufficio.

Ogni giorno, il lavoro di un avvocato e di un consulente fiscale implica varie attività in un contesto ricco di dati sensibili. Una protezione adeguata delle informazioni riservate dei clienti, specialmente in settori come quello energetico o della difesa, è assolutamente cruciale per qualsiasi studio legale.

Tuttavia, fornire una protezione adeguata e mantenere il pieno controllo non è sufficiente. È necessario anche fornire a tutti i componenti del team che collaborano con il cliente l'accesso gratuito a tutte le applicazioni e ai documenti necessari. È importante che i dati possano essere archiviati su sistemi centralizzati accuratamente protetti, impedendo ai dipendenti di trasferirli su chiavi USB, laptop o smartphone che potrebbero rompersi o essere smarriti o rubati. Qualora ciò si verificasse, esiste un rischio reale di violazione delle informazioni.

Soluzione: Workspace digitale Citrix: in locale e sul cloud

Basandosi sull'esperienza di studi legali internazionali, NGL Legal ha preso la decisione strategica di affidarsi alla tecnologia Citrix. Ciascun componente del team può accedere al workspace digitale ovunque e su qualsiasi dispositivo. Può ottenere un accesso sicuro a tutte le applicazioni e ai dati forniti dall'infrastruttura aziendale, tramite un unico login e sulla base di un'autorizzazione specifica, senza utilizzare connessioni VPN.

Lo strumento principale utilizzato da NGL Legal per l'elaborazione dei documenti si chiama LUCY. Per inviare i file, condividerli o collaborare, i dipendenti utilizzano anche la tecnologia ShareFile. Questa garantisce la condivisione sicura e il monitoraggio completo dei documenti, consentendo di sapere chi ha accesso a quale documento e quando, oltre a tutte le attività compiute. Inoltre, consente di generare report in qualsiasi momento con un elenco degli utenti che hanno avuto accesso a un determinato file.

I dipendenti utilizzano principalmente laptop aziendali, adeguatamente protetti. Tuttavia, possono anche accedere al desktop virtuale in qualsiasi momento, utilizzando qualsiasi dispositivo come terminale. In questo caso, la tecnologia Citrix sarà responsabile della sicurezza e nessun dato aziendale verrà archiviato in locale.

I dispositivi vengono gestiti e protetti utilizzando il software Citrix Endpoint Management. Sugli smartphone, è possibile avvalersi di uno spazio sicuro e crittografato, che consente la condivisione di file e l'utilizzo della posta elettronica tramite la tecnologia Micro VPN. I dati, le applicazioni e i desktop virtuali sono serviti dall'infrastruttura VDI locale, creata con un cluster di tre dispositivi Nutanix dedicati iperconvergenti, perfettamente integrati con la tecnologia Citrix.

“Il problema più grande della classica architettura VDI sono i colli di bottiglia che si creano nell'interfaccia tra server, sistemi di storage e dispositivi di rete. Quando molti utenti utilizzano contemporaneamente i propri desktop virtuali, potrebbero verificarsi problemi in termini di prestazioni. Inoltre, è difficile espandere l'infrastruttura VDI tradizionale. A un aumento del numero di utenti solitamente corrisponde necessariamente l’acquisto di un nuovo array di dischi, più grande e più efficiente”, spiega Jarosław Jaworski, CEO di Vayana, un partner Citrix responsabile del progetto IT presso NGL Legal.

L'infrastruttura iperconvergente di Nutanix non solo è efficiente, ma anche relativamente facile da adattare. La connessione di nuovi utenti richiede solo l'integrazione di un nodo aggiuntivo e il carico di lavoro viene bilanciato automaticamente. La soluzione Nutanix è integrata con i servizi Citrix Cloud e questo semplifica ulteriormente la gestione dei desktop virtuali. Citrix Cloud offre tutti gli elementi necessari per una distribuzione semplice e rapida di desktop, applicazioni e dati in modo virtuale, con funzionalità complete di controllo e gestione per l'intero ambiente

Vantaggi

La tecnologia Citrix ha soddisfatto tutte le aspettative di NGL Legal, fornendo agli utenti un'esperienza consueta e simile all'utilizzo di un ambiente PC tradizionale, senza compromettere la sicurezza o le prestazioni. Le applicazioni da ufficio e gli strumenti di comunicazione per le connessioni audio/video funzionano senza problemi.

NGL Legal utilizza la versione completa di Citrix Workspace che integra molti prodotti diversi in un servizio completo. Nel caso delle classiche applicazioni desktop, l’esperienza utente eguaglia o supera gli standard. Anche in situazioni critiche, ad esempio quando tutti i professionisti devono lavorare da casa, l'azienda è in grado di operare come di consueto, grazie al supporto nativo per un modello di lavoro remoto.

Il grande vantaggio di questa piattaforma è dato dalla possibilità di connettere rapidamente i nuovi utenti e di fornire loro desktop virtuali completi, con tutte le applicazioni necessarie. “Quando si presenta un nuovo progetto ed è necessario creare un workspace completo per i nuovi utenti, è possibile farlo in tempi molto brevi. Inoltre, possiamo fornire un accesso alle risorse aziendali, mantenendo i nostri dati sensibili adeguatamente protetti”, afferma Paulina Bednarczyk, COO di NGL Services.

La sicurezza è uno standard

Oltre all'elevata flessibilità operativa, Citrix Workspace garantisce un maggiore livello di protezione per utenti, applicazioni e dati. NGL Legal mantiene il pieno controllo su chi ha accesso ai documenti e sul relativo flusso di lavoro. Il workspace digitale, supportato dalla tecnologia Nutanix, non solo è sicuro ma offre anche un’affidabilità superiore. Dalla sua implementazione, più di un anno fa, non si sono verificate interruzioni significative del servizio. I server vengono riavviati per l'aggiornamento solo durante i periodi di manutenzione pianificati.

Adattabilità e controllo completo dei costi

NGL Legal prevede un'ulteriore crescita dinamica. Adattare l'ambiente IT è facile grazie alla soluzione Citrix Cloud e all'infrastruttura iperconvergente Nutanix. L'azienda non ha bisogno di pianificare i cambiamenti con largo anticipo, poiché già sa che basterà un dispositivo iperconvergente aggiuntivo per supportare 30 nuovi utenti.

Mettere a disposizione un workspace per un nuovo dipendente è semplice e richiede pochissimo tempo. Non è più necessario attendere l’ordine e la consegna di una nuova infrastruttura hardware. L’azienda può immediatamente noleggiare le risorse di calcolo necessarie sul cloud. Dal punto di vista dell'utente finale, il passaggio dall'infrastruttura locale al cloud è semplice. Proprio per questo, è possibile offrire rapidamente a un nuovo dipendente un set completo di desktop, applicazioni e dati in modo virtuale.

NGL Legal paga mensilmente solo le licenze effettivamente utilizzate. Il costo IT per ciascun utente è noto in anticipo, pertanto è facile mantenere sotto controllo il budget.

Il tempo è denaro: la standardizzazione dell’IT

Un aspetto importante nella scelta della tecnologia Citrix è stata la capacità di standardizzare il workplace, riducendo le spese sia per la manutenzione IT che per l'onboarding. Ogni nuovo dipendente riceve lo stesso set di applicazioni distribuite centralmente, nelle stesse versioni. Ciò significa, tra l’altro, che gli aggiornamenti sono molto semplici. Con un solo clic, appariranno sui desktop dei dipendenti le versioni aggiornate del software selezionato o alcune nuove applicazioni. Se l'aggiornamento causa problemi, bastano pochi minuti per annullare la modifica a livello aziendale e tornare all'ultima configurazione funzionante.

Uno sguardo al futuro

NGL Legal vuole essere un'azienda innovativa non solo in termini di servizi offerti, ma anche dal punto di vista tecnologico. Questo studio legale modernizza costantemente il proprio ambiente IT e prevede di implementare l'autenticazione multi-fattore. I dipendenti di NGL Legal, oltre a fornire il proprio login e password, dovranno superare un ulteriore livello di autenticazione accettando una notifica sul proprio smartphone dove è installato il software Citrix. Questo rappresenta un ulteriore livello di sicurezza che recentemente è diventato disponibile tramite la licenza preesistente.

Informazioni su NGL Legal

Uno studio legale polacco caratterizzato da uno sviluppo dinamico, che offre servizi legali completi. NGL Legal supporta i clienti con soluzioni innovative ed efficaci, concentrandosi sul raggiungimento degli obiettivi in un ambiente legale e aziendale in rapida evoluzione, e superando le sfide che le aziende devono affrontare a livello locale e globale.

Il suo team, che vanta esperienze in studi legali e aziende polacche e internazionali delle cosiddette Big Four, fornisce consulenze in materia legale e fiscale ai propri clienti, oltre ad aiutare a scegliere le migliori soluzioni per le strategie di sviluppo. Il modello ibrido di cooperazione con i partner regionali consente a NGL Legal di offrire servizi di migliore qualità nella regione europea centrale/sud orientale e negli stati baltici.

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Lavoriamo in un contesto dinamico e in continua evoluzione, fortemente caratterizzato dalla mobility. Per noi la qualità è molto importante e non amiamo prendere scorciatoie. Ecco perché per supportare la produttività dei nostri dipendenti avevamo bisogno di una soluzione IT moderna, ma collaudata e sicura.
Krzysztof Wiater
Managing Partner
NGL Legal

Settore

Vantaggi principali

  • Standardizzazione IT
  • Sicurezza dei dati migliorata
  • Migliore adattabilità e controllo dei costi

Prodotti Citrix