Citrix Workspace soutient de façon sécurisée le travail d’un cabinet d’avocats européen

NGL Legal utilise les technologies Citrix pour une mise à disposition rapide et sécurisée de postes de travail virtuels, d’applications et de données sur n’importe quel appareil, n’importe où. La solution appliquée garantit la flexibilité du travail d’une équipe de près de 60 personnes et permet la collaboration avec des entités externes.

Défi : un espace de travail fiable et sécurisé pour les employés mobiles, quelle que soit la situation

Depuis près de deux ans, le Dr Krzysztof Wiater met en place un groupe consultatif polonais innovant aux ambitions régionales. Au cœur de ce groupe figure NGL Legal, un cabinet juridique moderne proposant des services juridiques et fiscaux. Les services proposés comprennent également des services de conseil et de formation fournis par des entités distinctes, ainsi qu’un soutien aux processus métier. Le groupe soutient également ses clients à l’international, en opérant à travers un réseau d’alliances avec de grands cabinets d’avocats étrangers, dont les représentants renforcent souvent les équipes de projet hybrides créées par NGL.

« Nous travaillons dans un environnement dynamique et évolutif, caractérisé par une très grande mobilité. La qualité est très importante pour nous et nous évitons les raccourcis. C’est pourquoi nous avions besoin d’une solution informatique moderne, prouvée et sécurisée, afin de soutenir la productivité de nos collaborateurs. La priorité consistait également à offrir une flexibilité permettant un changement rapide du nombre d’utilisateurs, tout en maintenant un contrôle strict des coûts, » explique le Dr Krzysztof Wiater, fondateur et directeur associé de NGL Legal.

L’entreprise aborde chaque projet individuellement. Un réseau hybride d’experts permet à NGL de constituer des équipes optimales de conseillers, adaptées à une tâche donnée. C’est là que de nombreux défis se posent : comment fournir à une équipe de projet mobile et dynamique un espace de travail sécurisé ? Comment contrôler l’accès aux informations et comment annuler les droits d’accès à des données spécifiques une fois le projet terminé ? Garantir un travail ininterrompu et efficace, même sans accès au bureau, était également un défi.

Le travail d’un avocat et d’un conseiller fiscal implique des opérations quotidiennes dans un environnement de données sensibles. Une protection appropriée des données confidentielles des clients, en particulier dans des secteurs tels que la défense ou l’énergie, est absolument cruciale pour tout cabinet juridique.

Tout en assurant une protection adéquate et en maintenant un contrôle total, vous devez également penser à donner à tous les membres de l’équipe travaillant avec le client un accès libre à toutes les applications et à tous les documents nécessaires. Il est important que les données puissent être stockées sur des systèmes centralisés bien protégés, sans permettre aux employés de les transférer sur des ordinateurs portables, des smartphones ou des lecteurs pendulaires qui pourraient se casser, être perdus ou volés. Lorsque de tels événements surviennent, le risque de fuite de données est important.

Solution : Espace de travail digital Citrix : sur site et dans le cloud

NGL Legal, s’appuyant sur l’expérience de cabinets d’avocats internationaux, a pris la décision stratégique de choisir la technologie Citrix. Chaque membre de l’équipe peut accéder à l’espace de travail digital de n’importe où et sur n’importe quel appareil. Il suffit d’une seule connexion pour obtenir un accès sécurisé, dans le cadre d’une autorisation définie, à toutes les applications et données fournies par l’infrastructure de l’entreprise, sans utiliser de connexions VPN.

Le principal outil utilisé pour le traitement des documents de NGL Legal s’appelle LUCY. Pour envoyer, partager ou collaborer sur des fichiers, les employés utilisent également la technologie ShareFile, qui assure un partage sécurisé des documents et un suivi complet : vous savez qui a eu accès à quel document, quand, et ce qu’il en a fait. À tout moment, vous pouvez générer un rapport contenant la liste des utilisateurs ayant eu accès à un fichier donné.

Les employés utilisent principalement des ordinateurs portables d’entreprise, correctement sécurisés. Cependant, ils peuvent également se connecter au poste de travail virtuel à tout moment, en utilisant n’importe quel appareil qui fera office de terminal. Dans ce cas, la technologie Citrix est responsable de la sécurité et aucune donnée d’entreprise n’est stockée localement.

Les appareils sont gérés et sécurisés à l’aide du logiciel Citrix Endpoint Management. Sur les smartphones, il existe un espace sécurisé et chiffré, permettant le partage de fichiers et l’utilisation de l’email avec la technologie Micro VPN. Les applications, les données et les postes de travail virtuels sont pris en charge par l’infrastructure VDI locale, créée à l’aide d’un cluster de trois appareils Nutanix hyperconvergés et parfaitement intégrés à la technologie Citrix.

« Le plus gros problème de l’architecture VDI classique, ce sont les goulets d’étranglement qui apparaissent au niveau de l’interface entre les serveurs, les systèmes de stockage et les appareils réseau. Lorsque de nombreux utilisateurs emploient simultanément leur poste de travail virtuel, des problèmes de performance peuvent survenir. En outre, l’infrastructure VDI traditionnelle est difficile à étendre. Une augmentation du nombre d’utilisateurs signifie généralement qu’il faut acheter un nouvel éventail de disques plus important et plus efficace, » explique Jarosław Jaworski, PDG de Vayana, un partenaire Citrix responsable du projet IT chez NGL Legal.

L’infrastructure hyperconvergée de Nutanix est non seulement efficace, mais aussi relativement facilement scalable. La connexion de nouveaux utilisateurs ne nécessite que l’ajout d’un nœud suivant et la charge de travail est équilibrée automatiquement. La solution Nutanix est intégrée aux services Citrix Cloud, ce qui simplifie encore la gestion des postes de travail virtuels. Citrix Cloud offre tous les éléments nécessaires à une mise à disposition simple et rapide d’applications, de données et de postes de travail virtuels, en fournissant des fonctionnalités complètes de contrôle et de gestion pour l’ensemble de l’environnement.

Avantages

La technologie Citrix a répondu à toutes les attentes de NGL Legal : elle a garanti aux utilisateurs une expérience familière, similaire à l’utilisation d’un environnement PC traditionnel, sans compromis sur la sécurité ou les performances. Tant les applications bureautiques que les outils de communication pour les connexions audio et vidéo fonctionnent sans aucun problème.

NGL Legal utilise la version complète de Citrix Workspace, qui intègre de nombreux produits distincts en un seul service complet. L’expérience utilisateur est identique ou meilleure que dans le cas des applications locales classiques. Même dans les situations critiques, par exemple lorsque tous les experts doivent travailler depuis leur domicile, l’entreprise est en mesure de fonctionner normalement, grâce à la prise en charge native du modèle de télétravail.

Le grand avantage de cette plateforme est la possibilité de connecter rapidement les nouveaux utilisateurs et de leur fournir des postes de travail virtuels complets équipés de toutes les applications nécessaires. « Lorsqu’un nouveau projet apparaît et que vous devez créer un espace de travail complet pour les nouveaux utilisateurs, cela peut se faire dans un délai très court. En outre, tout en donnant accès aux ressources de l’entreprise, nos données sensibles sont correctement sécurisées, » explique Paulina Bednarczyk, directrice de l’exploitation de NGL Services.

La sécurité comme norme

En plus d’une grande flexibilité opérationnelle, Citrix Workspace garantit un niveau accru de protection des utilisateurs, des applications et des données. NGL Legal a un contrôle total sur l’identité des utilisateurs accédant aux documents et sur la façon dont le flux de documents fonctionne. L’espace de travail digital, pris en charge par la technologie Nutanix, est non seulement sécurisé mais bénéficie en outre d’une fiabilité accrue. Depuis sa mise en œuvre il y a plus d’un an, aucune interruption majeure du service n’a été constatée. Les serveurs sont redémarrés pour être mis à niveau uniquement pendant les fenêtres de service programmées.

Scalabilité et contrôle total des coûts

NGL Legal prévoit une nouvelle croissance dynamique. Grâce à la solution Citrix Cloud et à l’infrastructure hyperconvergée Nutanix, il est facile de changer d’échelle l’environnement IT. L’entreprise n’a pas besoin de planifier les modifications à l’avance, car elle sait d’avance qu’un appareil hyperconvergé supplémentaire sera nécessaire pour prendre en charge 30 nouveaux utilisateurs.

Mettre un espace de travail à la disposition d’un nouvel employé est simple et prend très peu de temps. Inutile d’attendre la commande et la mise à disposition d’une nouvelle infrastructure matérielle. L’entreprise peut immédiatement louer la puissance de calcul nécessaire dans le cloud. Du point de vue de l’utilisateur final, le passage entre l’infrastructure locale et le cloud s’avère totalement fluide. Grâce à cela, équiper un nouvel employé d’un éventail complet d’applications, de données et d’un poste de travail virtuel est très rapide.

NGL Legal ne paie une somme mensuelle que pour les licences effectivement utilisées. Le coût IT pour un utilisateur est connu à l’avance, ce qui facilite la maîtrise du budget.

Le temps, c’est de l’argent : la standardisation IT

Un aspect important à l’origine du choix de la technologie Citrix était la possibilité de standardiser l’environnement de travail, ce qui réduit les dépenses de maintenance IT et d’intégration. Chaque nouvel employé reçoit le même ensemble d’applications distribuées de manière centralisée, dans les mêmes versions. Ce qui garantit, entre autres, des mises à jour faciles. En un seul clic, les versions mises à jour des logiciels sélectionnés ou de nouvelles applications apparaissent sur le bureau des employés. Si la mise à jour pose des problèmes, il suffit de quelques minutes pour annuler la modification à l’échelle de l’entreprise et revenir à la dernière configuration correcte.

L’avenir

NGL Legal se veut une entreprise innovante, non seulement en termes de services, mais également d’un point de vue technologique. Le cabinet d’avocats modernise de manière homogène son environnement IT et prévoit de mettre en place une authentification multifacteur. Les employés de NGL Legal, en plus de fournir leur identifiant et leur mot de passe, devront s’authentifier en acceptant une notification sur leur téléphone mobile sur lequel est installé le logiciel Citrix. Il s’agit d’une couche supplémentaire de sécurité, disponible depuis peu dans le cadre de la licence existante.

À propos de NGL Legal

Cabinet d’avocats polonais en développement dynamique proposant des services juridiques complets. NGL Legal aide ses clients avec des solutions innovantes et efficaces, en se concentrant sur la réalisation des objectifs dans un environnement juridique et commercial en rapide évolution, en surmontant les défis auxquels les entités commerciales sont confrontées au niveau local et mondial.

L’équipe, qui dispose d’une expérience acquise au sein de cabinets d’avocats polonais et internationaux et de sociétés appartenant aux « Big Four », conseille les clients sur les questions juridiques et fiscales et les aide à choisir les meilleures solutions pour leurs stratégies de développement. Le modèle hybride de coopération avec des partenaires régionaux permet à NGL Legal d’offrir des services de meilleure qualité dans la région très diversifiée d’Europe Centrale et du Sud-Est et des États baltes.

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Nous travaillons dans un environnement dynamique et évolutif, caractérisé par une très grande mobilité. La qualité est très importante pour nous et nous évitons les raccourcis. C’est pourquoi nous avions besoin d’une solution informatique moderne, prouvée et sécurisée, afin de soutenir la productivité de nos collaborateurs.
Krzysztof Wiater
Directeur associé
NGL Legal

Secteur

Principaux avantages

  • Standardisation IT
  • Sécurité des données accrue
  • Scalabilité renforcée et meilleur contrôle des coûts

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