Gids digitale workspaces

Digitale workspaces 2.0: alles voor succesvolle hybride medewerkers

Complete workspace-gids

De millenniumgeneratie heeft de manier van werken voor moderne organisaties veranderd. Millennials (de omvangrijkste generatie van de Amerikaanse beroepsbevolking) blijven vragen om meer flexibiliteit op de werkplek en een betere balans tussen werk en privé. Dit, gecombineerd met de coronacrisis, zorgt ervoor dat werken op afstand niet meer uit onze digitale economie weg te denken valt.

Om een en ander in perspectief te plaatsen: bij een onderzoek uitgevoerd door Gallup bleek 52 procent van de huidige medewerkers op afstand te behoren tot de millenniumgeneratie. Binnen deze groep scoort 54 procent bijzonder goed qua welzijn, vergeleken met 47 procent van de millennials die op locatie werken. 74 procent van de millennials staat niet te springen om vijf dagen per week terug naar kantoor te gaan. 65 procent van generatie X en 58 procent van de babyboomers wil na de pandemie graag op afstand blijven werken.

Voor bedrijfseigenaren is correcte aanpassing aan deze nieuwe manier van werken essentieel voor de digitale transformatie. Volledig op afstand gaan werken of kiezen voor een hybride werkomgeving, het aanbieden van ‘unified workspaces’ is de eerste stap om ervoor te zorgen dat zowel uw interne als mobiele teams harmonieus en veilig kunnen samenwerken.

Wat zijn workspaces?

Workspaces zijn toegankelijke digitale ecosystemen waarin alle applicaties, tools en resources bij elkaar worden gebracht die uw medewerkers of eindgebruikers nodig hebben om veilig online te kunnen werken. De workspaces zijn speciaal ontworpen voor de unieke behoeften van moderne medewerkers en bieden zowel interne medewerkers als medewerkers op afstand toegang tot informatie en complete projecten vanaf elke locatie en op elk device, ongeacht of data in de cloud of in een datacenter is opgeslagen.

Voordelen van digitale workspaces

Oplossingen voor digitale workspaces kunnen uw digitale transformatie versnellen en uw medewerkers en eindgebruikers nieuwe manieren van interactie en samenwerking bieden. De voordelen van digitale workspaces voor organisaties zijn enorm:

Naadloze gebruikerservaring

Per week zijn medewerkers bijna een hele dag kwijt aan het zoeken naar informatie, inloggen op allerlei verschillende systemen en devices en het routineus afhandelen van repetitieve taken. Bovendien gebruikt de gemiddelde medewerker voor zijn werk ongeveer 36 cloudservices. Het bijhouden van al die applicaties en processen is geen sinecure. Medewerkers vinden het lastig om snel de tools en data terug te vinden die ze nodig hebben om een bepaalde taak snel uit te voeren.

Een intelligente digitale workspace neemt deze obstakels en afleidingen weg, wat de betrokkenheid van medewerkers verhoogt en een naadloze gebruikerservaring mogelijk maakt. Een onderzoek van The Economist heeft aangetoond dat het gemakkelijk toegankelijk maken van de informatie die medewerkers voor hun werk nodig hebben, een van de beste manieren is om voor meer betrokkenheid te zorgen.

Verlaging van de kosten en optimalisatie van de productiviteit

Een digitale workspace maakt gebruik van machine learning om workflows te stroomlijnen en te automatiseren. Dit voorkomt dat medewerkers tijd verspillen aan repetitieve taken, zoals het maken van rapporten. Hierdoor neemt de productiviteit van medewerkers toe en gaat de overhead omlaag. Medewerkers kunnen ook flexibeler werken door workflows te personaliseren en binnen hun workspace micro-oplossingen te creëren voor specifieke problemen. Bovendien maken digitale workspaces het eenvoudiger voor uw IT-team om alle apps en devices te beveiligen en beheren, inclusief datamanagement op afstand.

Verbetering van de bedrijfscontinuïteit en wendbaarheid

Een effectieve workspace zorgt ervoor dat uw organisatie wendbaar blijft en nooit tot stilstand komt, wat zeker in tijden van verandering extra belangrijk is. Tijdens de coronapandemie en de diverse lockdowns moesten medewerkers steeds afwisselen tussen werken op kantoor en thuiswerken.

Het is belangrijk dat ze overal kunnen werken zonder enige onderbreking, en daar is een belangrijke rol weggelegd voor intelligente digitale workspaces. Deze workspaces verbeteren de communicatie, samenwerking en flexibiliteit, zodat medewerkers hun werk kunnen doen en kunnen samenwerken met elk device op elke locatie.

Bescherming van de data van de organisatie

Hoe meer eindgebruikers op afstand aan de slag gaan, hoe groter de kans op gecompromitteerde data en accounts. Meerdere devices op meerdere locaties, met alle bijbehorende rechten en machtigingen, dat resulteert in één grote warboel.

Werken met intelligente digitale workspaces maakt het heel eenvoudig om de security aan te scherpen met Single Sign-On (SSO) voor elke applicatie en elk bestand op alle devices. Bovendien bieden de meeste robuuste workspaces een centrale gebruikersinterface in combinatie met analytics, wat de IT-afdeling volledig zicht geeft op de manier waarop data en applicaties in de organisatie worden gebruikt. En dit maakt het dan weer heel eenvoudig om rolgebaseerde machtigingen te beheren.

Veel organisaties gebruiken een VPN om hun data te beschermen via een proxyserver. Een VPN biedt echter geen enkele bescherming tegen bedreigingen van binnenuit. Een veilige digitale workspace biedt een ‘zero trust’-alternatief voor VPN’s.

Voor wie zijn workspaces bedoeld?

  • Interne medewerkers en medewerkers op afstand: Naarmate het aantal medewerkers op afstand toeneemt, moeten organisaties overschakelen naar digitale workspaces om al die mobiele werknemers efficiënt en productief te laten werken vanaf elke locatie. Een digitale workspace is één compleet platform dat organisaties gebruiken om te communiceren, werk te beheren en taken uit te voeren zonder lastige integraties.
  • Organisaties met gevoelige informatie: Medewerkers die met bedrijfseigen technologie of gevoelige data werken, krijgen in hun uniforme workspace veilig toegang tot die informatie. Bovendien kunnen teams van verschillende afdelingen of organisaties ook gemakkelijk samenwerken in deze workspaces. Deze nieuwe functieoverschrijdende teams profiteren van één complete werkomgeving die gemeenschappelijke systemen bij elkaar brengt en aparte workflows integreert.
  • Freelancers en partners: Veel organisaties werken met allerlei freelancers en partners of onderaannemers, die soms toegang nodig hebben tot applicaties en data van de organisatie waarvoor ze werken. Digitale workspaces beschermen uw data of gevoelige informatie door alleen toegang te bieden tot de systemen die voor die taak nodig zijn.

Wat kenmerkt een effectieve workspace?

Succesvolle workspaces zorgen voor meer eenheid, security en eenvoud voor zowel uw interne medewerkers als medewerkers op afstand, en voor uw organisatie in haar geheel:

  1. Eenheid:
    Effectieve workspaces bieden betrouwbare toegang tot allerlei soorten applicaties, waaronder Windows-, web- en SaaS-platforms (Software-as-a-Service) en mobiele apps, maar ook alle systemen en workflows die verder nodig zijn, op elke locatie. Dit kan op kantoor, onderweg of thuis zijn.
  2. Security:
    Effectieve workspaces beschermen gevoelige data en optimaliseren de gebruikerservaring. Een in de cloud aangeboden Secure Access Service Edge (SASE) integreert met mobiele en Endpoint Management-oplossingen binnen een werkplek, wat data beschermt ongeacht het gebruikte apparaat. Hierbij worden securitymechanismen gebruikt zoals SSO, meervoudige authenticatie, een speciaal beveiligde browser en een zero-trust framework.
  3. Eenvoud:
    Effectieve workspaces bieden een intelligente ervaring die de uitvoering van het werk stuurt en stroomlijnt door middel van automatisering. Dit zorg voor minder frustratie en afleiding, wat afzonderlijke medewerkers en complete teams in staat stelt om altijd productief en betrokken te blijven.

Beste functies van effectieve workspaces

De integratie van robuuste digitale workspaces in uw organisatie biedt interne medewerkers en medewerkers op afstand tal van mogelijkheden, zoals:

Samenwerking: Een effectieve digitale workspace bevat een sterk systeem voor content collaboration. Verschillende opslaglocaties voor data worden bij elkaar gebracht, wat het heel eenvoudig maakt om content, data en media terug te vinden en te delen met medewerkers en andere belanghebbenden.

Vereenvoudigde workflows: Wanneer u werk bij elkaar brengt binnen een digitale workspace, creëert dit een meer gerichte omgeving die uw medewerkers en gebruikers optimaal laat presteren en samenwerken.

Inperking van securityrisico’s: Veel aanbieders van digitale workspaces bieden u de mogelijkheid om data op te slaan in een public of private cloud, zodat data niet op de devices van uw gebruikers hoeft te staan, naast VDI (Virtual Desktop Infrastructure) en applicatievirtualisatie om het beheer en de security van applicaties te vereenvoudigen.

Gemoderniseerde IT-afdelingen: Effectieve digitale workspaces kunnen uw IT-afdeling moderniseren met opties voor het gebruik van een DaaS-platform (Desktop-as-a-Service). Uw eigen IT-medewerkers hoeven nu geen complete VDI-systemen meer te beheren en maken daardoor tijd vrij voor de ontwikkeling van virtuele desktops, applicatieontwikkeling en ander belangrijk werk.

Governance frameworks: Een goed gedefinieerd governance framework is een belangrijk onderdeel van een effectieve digitale workspace. Hiermee kunt u diverse securityprotocollen implementeren die verband houden met specifieke wet- en regelgeving voor uw sector of branche. Door deze zaken goed te regelen, biedt u uw medewerkers en gebruikers toegang op verschillende niveaus, afhankelijk van de specifieke rol die een persoon heeft binnen de organisatie.

Geoptimaliseerde gebruikerservaring: Een effectieve digitale workspace focust op eenvoud en intuïtief ontwerp en mag niet veel afwijken van de ervaring die gebruikers hebben met technologie voor de consumentenmarkt. Een effectieve workspace is eenvoudig te gebruiken en te personaliseren, zodat gebruikers snel kunnen acclimatiseren en zich kunnen concentreren op hun specifieke werk.

Geïntegreerde securityoplossingen: Van gebruikerstoegang tot dreigingspreventie en gegevensbescherming: een effectieve digitale workspace omvat een compleet securitysysteem voor SASE en zero-trust netwerktoegang. Dit stelt u in staat om securityoplossingen (cloud access security brokers, secure web gateways, data loss prevention, sandboxing, bescherming tegen malware, next-generation firewalls, API-bescherming en SD-WAN) te consolideren in één platform.

Hoe u een geslaagde workspace implementeert in zes stappen

1. Selecteer een aanbieder van digitale workspaces

Het implementeren van een succesvolle workspace in uw organisatie begint met het vinden van de juiste aanbieder. Full-service workspaces moeten de digitale connectiviteit voor uw organisatie vereenvoudigen en voorgedefinieerde integratie bieden met honderden veelgebruikte applicaties. Zoek een platform dat ook het volgende biedt:

  • Geautomatiseerde provisioning van workloads
  • Geavanceerde securityvoorzieningen
  • Voorgeconfigureerde microapps voor gestroomlijnde functionaliteit

Veel robuuste workspaces bieden niet alleen voorgeconfigureerde microapps, maar stellen klanten, partners en ontwikkelaars bovendien in staat om de microapps aan te passen en eigen microapps te creëren. Hierdoor kunnen medewerkers sneller werken en beschikken ze over al het inzicht en de informatie die ze nodig hebben, wat de productiviteit verhoogt.

Een andere belangrijke overweging is dat u een platform moet kiezen dat de continuïteit van uw bedrijfsvoering garandeert in het geval van een ramp of crisis. Robuuste aanbieders van digitale workspaces werken met geavanceerde ADC’s (Application Delivery Controllers) en SD-WAN-oplossingen die het verkeer naadloos naar andere beschikbare sites of clouds sturen wanneer zich een onverwachte situatie voordoet. Zo kunt u de netwerkcondities snel en veilig herstellen en ervoor zorgen dat uw applicaties beschikbaar blijven voor gebruikers.

2. Betrek belangrijke stakeholders bij het planningsproces

De sleutel tot succesvolle digitale workspaces voor de organisatie is dat u alle belangrijke stakeholders bij het proces (planning, integratie, evaluatie) betrekt. Denk hierbij aan leidinggevenden of specifieke medewerkers uit diverse afdelingen. Dit zorgt ervoor dat uw teamleden op de hoogte blijven en dat ze praktische ervaring met het platform opdoen vóór de echte lancering.

3. Organiseer organisatiebrede trainingen

Wanneer u uw medewerkers voorafgaand aan de lancering traint in het gebruik van de nieuwe digitale workspace, raken ze vertrouwd met het systeem. Ze kunnen hun dagelijkse workflows alvast afstemmen op het nieuwe platform en ze maken kennis met alle nieuwe functionaliteit die hun productiviteit kan verbeteren. De stakeholders die aan het planningsproces hebben deelgenomen, zijn van essentieel belang tijdens die training, want zij kunnen binnen hun eigen afdeling helpen om aanpassingen door te voeren en problemen op te lossen.

4. Organiseer databases

Het controleren van uw bestaande databases en het voorbereiden van legacy tools is een cruciale stap in het implementeren van een geslaagde workspace. Digitale workspaces zijn opgebouwd rond één uniform platform. Daarom is het belangrijk dat uw bestaande databases naadloos worden geïntegreerd. Bovendien kunt u er hierdoor voor zorgen dat alle interne procesdocumenten, ook die voor de nieuwe workspace, worden bijgewerkt, georganiseerd en klaar zijn voor implementatie in uw nieuwe workspaceplatform.

5. Tref voorbereidingen voor legacy tools

U moet ook de bestaande tools van uw organisatie nauwkeurig evalueren. Ga na welke tools uw medewerkers nog steeds gebruiken en of u ze met succes kunt integreren in de nieuwe workspace. Kijk welke tools overbodig zijn en hoe u ze kunt elimineren zonder de processen of workflows van medewerkers te onderbreken. Het doel is tenslotte dat u zoveel mogelijk tools consolideert in één workspace, zodat medewerkers beter en productiever kunnen werken.

6. Ga van start met de workspace en verzamel feedback

Zodra u de nieuwe digitale workspace hebt gelanceerd, is het belangrijk dat u de performance monitort en feedback vraagt van alle niveaus binnen uw organisatie. Deze feedback maakt duidelijk waar de pijnpunten liggen die de productiviteit in de weg staan en welke wijzigingen of updates nodig zijn om problemen op te lossen zonder veel downtime of onderbreking.

Breng uw hele organisatie bij elkaar met een robuuste digitale workspace

Werken op afstand is cruciaal in de digitale economie van nu. Daarom is het belangrijker dan ooit dat u uw organisatie bij elkaar brengt in een digitale workspace. Met deze workspaces kunt u content, applicaties en data samenbrengen in een veilig, gecentraliseerd en volledig aanpasbaar platform. Dit verhoogt niet alleen de samenwerking en productiviteit, maar stroomlijnt ook workflows, ongeacht het device dat wordt gebruikt of waar een medewerker zich bevindt.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de twee belangrijkste kenmerken van een workspace?

Het implementeren van digitale workspaces in uw organisatie biedt zowel interne medewerkers als medewerkers op afstand de mogelijkheid om applicaties, tools en informatie eenvoudig en naadloos te benaderen vanuit één gecentraliseerd platform, ongeacht device of locatie. Een robuuste workspace biedt organisaties ook de mogelijkheid om een geavanceerde securityarchitectuur te integreren voor alle applicaties, bestanden en devices vanuit één gebruiksvriendelijke gebruikersinterface.

Wat zijn de voordelen van een uniforme workspace voor moderne organisaties?

Steeds meer medewerkers gaan op afstand aan de slag. Organisaties moeten tegenwoordig een centraal workspace framework implementeren dat verbindingen, samenwerking en security vereenvoudigt op verschillende devices en locaties. Met een in de organisatie geïntegreerde digitale workspace kunnen organisaties de productiviteit van hun medewerkers verhogen, eenvoudig aangepaste securityprotocollen invoeren, de overhead verlagen en flexibel blijven in tijden van verandering.

Wat zijn de voordelen van een workspace?

De voordelen van een workspace zijn (onder andere) de naadloze gebruikerservaring voor zowel interne medewerkers als medewerkers op afstand, de geoptimaliseerde productiviteit van medewerkers, de lagere overhead dankzij automatisering van taken, de betere bedrijfscontinuïteit en flexibiliteit en het eenvoudig beveiligen van de data van de organisatie op elk device en elke locatie.

Maak het mogelijk om vanaf elke locatie aan de slag te gaan, met een uitstekende gebruikerservaring

Ontdek de technologie waarop meer dan 400.000 klanten en 98% van de Fortune 500 vertrouwen om een eenvoudige, veilige en betere manier van werken te creëren.

  • HOOFDSTUK 1

    Werkplekken

    Ontdek een betere manier om aan de behoeften van moderne medewerkers te voldoen.

  • HOOFDSTUK 2

    Desktop- en appvirtualisatie

    Implementeer apps en desktops op afstand met een geweldige gebruikerservaring.

  • HOOFDSTUK 3

    Analytics

    Snelle aanpak van securityrisico’s en problemen met de performance.

  • HOOFDSTUK 4

    Unified Endpoint Management

    Voor toegang op elk device zonder concessies op het gebied van security of complexiteit.

  • HOOFDSTUK 5

    Content Collaboration

    Voor een vlot verloop van projecten en betere beveiliging van content.

  • HOOFDSTUK  6

    Veilige toegang

    Bescherm gebruikers, apps en data met end-to-end contextafhankelijke toegang.

  • HOOFDSTUK 7

    SD-WAN en SASE

    Een veilige, altijd beschikbare ervaring voor elke locatie en branch op afstand.

  • HOOFDSTUK  8

    Application delivery

    Voor operationele consistentie en complete inzichtelijkheid van de multicloud.