Gemeente Pori

Pori is een stad met 85.000 inwoners aan de zuidwestkust van Finland. Internationale handel en cultuur spelen een belangrijke rol. De gemeente hanteert de stelling dat ‘wij naar de mensen gaan en dat de mensen niet naar ons hoeven te komen’. Om altijd dicht bij de burger te zijn, werken de 7000 medewerkers van gemeente Pori vanuit circa 400 aparte gebouwen.

De uitdaging: creatie van een flexibele, mobiele omgeving voor alle medewerkers

Er ging altijd veel tijd zitten in het reizen tussen kantoren of bezoekjes aan locaties en inwoners. Mobiele medewerkers hadden een laptop, maar andere medewerkers gebruikten een desktop en waren meteen een stuk minder productief zodra ze weg waren van kantoor. Maar ook de mobiele medewerkers hadden last van een aantal beperkingen. Zo werd voor de verbinding met de centrale systemen nog gewerkt met een verouderde VPN-oplossing. Ze hadden op hun laptop alleen toegang tot hun data en applicaties via een wifi- of kabelverbinding. Maar buiten de stad, op het platteland, of bij een bezoek aan een bouwplaats was een verbinding niet altijd beschikbaar.

De medewerkers van gemeente Pori moesten voortaan op elke mogelijke locatie kunnen werken. Ook wilde de gemeente alle 7000 medewerkers de vrijheid geven om te werken van huis uit. Een belangrijke eis hierbij was dat de remote access-oplossing de gegevens van de gemeente niet in gevaar mocht brengen. Tegelijkertijd was Jori Pasanen, IT-specialist van gemeente Pori, samen met zijn team op zoek naar manieren om het IT-beheer efficiënter aan te pakken en de kosten waar mogelijk te verlagen.

De oplossing: data en apps veilig aangeboden op elk device en elke locatie

Pasanen en zijn team hebben samen met Citrix Platinum Solution Advisor Atea een oplossing uitgewerkt om aan de eisen en wensen van de gemeente te voldoen. “We beseften al vroeg in het project dat we een partner nodig hadden met enerzijds brede kennis van verschillende oplossingen en anderzijds diepe kennis van bijvoorbeeld groepspolicy’s en certificering”, aldus Pasanen.

Samen hebben de teams van gemeente Pori en Atea een oplossing ontwikkeld op basis van Citrix Virtual Apps and Desktops en Citrix Gateway. Citrix Virtual Apps and Desktops biedt een gehoste gedeelde desktop aan op de devices van de gebruikers. In een beperkt aantal speciale gevallen, bijvoorbeeld voor gebruikers met zware grafische software zoals AutoCAD, werkt gemeente Pori met Citrix Virtual Apps and Desktops om, met speciale systemen, volwaardige VDI (virtual desktop infrastructure) aan te bieden aan geschikte devices, zoals oudere pc’s of een thin-client terminal.

Wanneer de leasetermijn van bestaande pc’s op kantoor afloopt, zal de gemeente geleidelijk migreren naar thin-client terminals. De gemeente heeft voor laptops een leaseperiode van drie jaar en voor desktops vier jaar. “Thin clients gaan veel langer mee en hebben minder onderhoud nodig dan een pc. Bovendien verbruiken ze veel minder energie”, aldus Pasanen.

Mobiele medewerkers krijgen toegang tot informatie vanaf een laptop of door de gemeente ter beschikking gestelde tablet. Citrix Gateway biedt eenvoudige en veilige toegang tot Windows-desktops vanaf elk device waarop de Citrix Workspace app draait.

Belangrijkste voordelen

Flexibel werken, werken op afstand

In een groot aantal kantoren van gemeente Pori is een omgeving gecreëerd om mensen een gedeelde werkplek te bieden. Ze kunnen gemakkelijker samenwerken, al dan niet in tijdelijke projectteams en ongeacht het kantoor waar ze zijn. De Citrix oplossing voor virtuele desktops maakt het mogelijk om vanaf elke bestaande pc of thin-client terminal, in elk kantoor, in te loggen op hun Windows-desktop. Pasanen omschrijft het als volgt: “De Citrix oplossing biedt de applicaties die gebruikers nodig hebben, op elke locatie. De reacties zijn bijzonder positief. Zodra de oplossing wordt uitgerold naar hun afdeling, gaan mensen er maar wat graag mee aan de slag.”

De mogelijkheid om productief te blijven werken vanuit huis zorgt ervoor dat mensen ook kunnen werken als reizen minder voor de hand ligt, bijvoorbeeld bij slecht (winter)weer. Minder woon-werkverkeer verkleint bovendien de milieu-impact. Pasanen: “We merken dat thuiswerkers de uitgespaarde reistijd deels omzetten in werktijd.”

Kostenbesparing en hogere efficiëntie voor IT-afdelingen

De oplossing heeft tot verlaging van de IT-kosten geleid. Thin-client terminals zijn minder duur, verbruiken minder energie en gaan langer mee dan pc’s. “Met deze thin-clients besparen we 100.000 euro per jaar”, aldus Pasanen. Citrix technologie maakt ook zijn eigen team een stuk efficiënter. “Met data en applicaties op centrale servers kunnen we de desktop centraal beheren en beveiligen. We kunnen applicaties installeren, patchen en upgraden zonder langs te moeten bij elk bureau in al onze 400 locaties, en van alle data maken we altijd een centrale back-up.”

Dankzij het eenvoudige desktopbeheer heeft het team van Pasanen nu meer tijd voor de meer strategische IT-behoeften van de gemeente. “Omdat we nu meer tijd kunnen stoppen in innovatie, is ons werk interessanter en uitdagender geworden.”

De toekomst

Bij het aflopen van de huidige leaseperiode willen Pasanen en zijn collega’s hun oude pc’s verder vervangen door thin-clients en mobiele devices. Binnenkort mag de oude VPN-oplossing met pensioen. Ervoor in de plaats komt de Citrix Workspace app. De desktops van de gebruikers worden opgewaardeerd naar Windows 10, wat heel eenvoudig te realiseren is nu het desktopbesturingssysteem draait op een centrale server.

In de toekomst wordt het voor de 2000 zorgmedewerkers en maatschappelijk werkers van de gemeente (die ICT gebruiken van de gemeente en van Medbit, een provider die is gespecialiseerd in diensten voor diverse zorgorganisaties in het zuiden van Finland) wellicht mogelijk om Citrix te gebruiken voor toegang tot gevoelige persoonsgegevens, tijdens een bezoek aan de inwoners thuis of in een zorginstelling. Pori en Medbit zorgen ervoor dat gegevens en infrastructuur veilig worden gedeeld, en de Citrix Workspace app maakt de gegevens van de gemeente veilig toegankelijk op persoonlijke devices van medewerkers of op devices van de gemeente of van Medbit.

De Citrix oplossing biedt de applicaties die gebruikers nodig hebben, op elke locatie. De reacties zijn bijzonder positief. Zodra de oplossing wordt uitgerold naar hun afdeling, gaan mensen er maar wat graag mee aan de slag. We merken dat thuiswerkers de uitgespaarde reistijd deels omzetten in werktijd.
- Jori Pasanen

IT Systems Specialist

City of Pori

Over Citrix

Citrix (NASDAQ:CTXS) wil een wereld mogelijk maken waarin mensen, organisaties en ‘dingen’ veilig verbonden en beschikbaar zijn, zodat het buitengewone mogelijk wordt. De technologie van Citrix maakt de apps en data van deze wereld veilig en gemakkelijk toegankelijk, zodat mensen in staat zijn altijd en overal te werken. Citrix heeft een compleet en geïntegreerd aanbod van oplossingen voor Workspace-as-a-Service, application delivery, virtualisatie, mobility, network delivery en filesharing, waarmee IT-afdelingen hun kritische systemen veilig toegankelijk maken voor gebruikers, in de cloud of lokaal/on-premise, op elk device of platform. Citrix boekte in 2015 een jaaromzet van 3,28 miljard dollar. Citrix oplossingen worden gebruikt in meer dan 400.000 organisaties en door meer dan 100 miljoen mensen wereldwijd. Meer informatie vindt u op www.citrix.nl.

©2016 Citrix Systems, Inc. Alle rechten voorbehouden. Citrix, XenDesktop, XenApp, XenMobile, NetScaler Gateway en Citrix Receiver zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Citrix Systems, Inc. en/of een of meer van zijn dochterondernemingen. Ze kunnen geregistreerd zijn bij het Patent and Trademark Office van de Verenigde Staten en in andere landen. Alle overige (gedeponeerde) handelsmerken zijn eigendom van hun respectieve eigenaren.

Omdat we nu meer tijd kunnen stoppen in innovatie, is ons werk interessanter en uitdagender geworden.
- Jori Pasanen

IT Systems Specialist

City of Pori

Sector

Belangrijkste voordelen  

  • Flexibel werken, werken op afstand
  • Kostenbesparing en hogere efficiëntie voor IT-afdelingen

Citrix product