Overheidsorganisatie transformeert werkplekken met Citrix

RIVM loopt voorop dankzij Citrix technologie

IT in dienst van een steeds complexere organisatie

Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) is opgericht in 1910 en gevestigd in Bilthoven. Deze grote organisatie van de Nederlandse overheid heeft veel internationale samenwerkingsverbanden en een scala aan taken, waaronder belangrijke onderzoeksactiviteiten. De organisatie heeft een cruciale rol gespeeld in de strijd tegen het coronavirus.

Bij het RIVM zijn veel mensen werkzaam. Aan het begin van de coronapandemie nam de werkdruk sterk toe en moesten er 1000 nieuwe medewerkers worden aangetrokken. Het instituut levert ook IT-diensten aan zes andere kleinere overheidsorganisaties, waaronder het KNMI in De Bilt, dat net als het RIVM veel complexe en resource-intensieve applicaties gebruikt.

De coronapandemie heeft er niet alleen toe geleid dat het aantal medewerkers toenam, maar ook dat zaken complexer werden vanwege de het verplichte thuiswerken. Dit betekende dat meer dan 3100 RIVM-medewerkers ruim 700 verschillende apps nodig hadden die ze veilig vanaf hun thuiswerkplek moesten kunnen gebruiken.

Toekomstgerichte visie op virtualisatie

Dankzij de langetermijnvisie van het RIVM waren de IT-uitdagingen waar het instituut tijdens de coronacrisis voor werd gesteld, minder lastig uitvoerbaar dan voor veel andere instanties.

In 2010 verving het RIVM zijn traditionele IT-omgeving met 1700 fysieke desktop-pc's door de eerste Citrix implementatie. In de loop der jaren is hier consequent op voortgebouwd. Drie jaar voor de pandemie werd het RIVM een early adopter van Citrix Workspace Premium Plus en was het de eerste instelling van de Nederlandse overheid die overstapte naar clouddiensten. Momenteel wordt gebruik gemaakt van Citrix Virtual Apps and Desktops, Citrix Endpoint Management en Citrix Content Collaboration. Andere gelicentieerde oplossingen maken gebruik van Citrix Application Delivery Management. De implementatie werd uitgevoerd door KPN en Citrix Consulting Services.

"We kozen voor Citrix omdat we inzagen dat virtuele desktops de toekomst waren en de totale ervaring met Citrix gewoon beter was dan die van de concurrentie", aldus Frank Schuler, hoofd Digitale Werkomgeving bij het RIVM. "Toen iedereen in 2020 tijdens de coronacrisis thuis moest gaan werken, hadden we de oplossing al geïmplementeerd. En het werkte gewoon. We hebben geen problemen ondervonden, afgezien van een aantal mensen die we met hun thuiscomputer of wifi moesten helpen. Ik was dan ook erg gelukkig dat we over een oplossing als Citrix beschikten waarmee iedereen op afstand kon werken."

Vanwege de aard van de werkzaamheden vormde de beveiliging een andere reden om te kiezen voor Citrix, dat beveiliging op alle niveaus heeft ingebouwd. Het RIVM heeft vanaf het begin een Citrix frontend in de cloud gebruikt, maar de VDI-omgeving (Virtual Desktop Infrastructure) bevindt zich intern, zodat er geen data het datacenter verlaat.

Verhoogde slagvaardigheid en productiviteit

Het gebruik van Citrix helpt het 60-koppige IT-team voor de Digitale Werkomgeving van het RIVM om een steeds geavanceerdere omgeving te beheren. Het RIVM heeft een systeem voor zeven klantorganisaties die elk een aparte Citrix cloudsite huren. Op het systeem draaien een aantal Microsoft-applicaties, waaronder Microsoft Teams dat onlangs is geïmplementeerd. Het beschikt over Nutanix-hardware voor zowel Windows- als Linux-systemen en het schakelt ook over van thin clients naar laptops om aan de mobiliteit van het personeel te kunnen voldoen.

Een uitdaging voor ons was dat sommige oude op maat gemaakte programma's moeilijk te virtualiseren waren. Met Citrix Virtual Apps behaalde het RIVM echter een succespercentage van bijna 100%, zelfs voor zijn omvangrijke en uitdagende geo-informatiesysteem.

"We starten nu een pilot waarin we de volledige Citrix Workspace gaan gebruiken, inclusief alle Citrix modules. We gebruiken momenteel bijna 70% van de producten en verwachten dat de laatste 30% echt doeltreffend zal zijn voor onze gebruikers", vult Schuler aan. "Het is een gecombineerd Citrix-Microsoft-project, en de volgende stap is om van Citrix Workspace de basis te maken en vanuit een portal te werken. Micro-apps zijn hierbij eveneens erg belangrijk. Ik denk dat dit de toekomst is, want deze apps kunnen echt het verschil maken als het gaat om efficiënt werken."

Bovenaan Schulers lijst met voordelen van Citrix staat het gebruiksgemak vanaf elke werkplek met elk apparaat: "We zijn behoorlijk afhankelijk van Citrix en als je alles van een afstandje bekijkt, is het echt opmerkelijk dat er nu 3100 mensen probleemloos vanuit huis kunnen werken."

De inzetbaarheid is hoog omdat we een eigen Technical Account Manager van Citrix hebben. Dit is een belangrijk voordeel, aangezien het RIVM geen standaard werkomgeving is en eventuele downtime tot zowel financiële als reputatieschade kan leiden.

De processen verlopen nu veel sneller en de productiviteit is toegenomen. De werktijden lopen niet langer van negen tot vijf en de organisatie is in zijn totaliteit slagvaardiger en efficiënter geworden. IT-medewerkers hoeven niet langer apps te installeren en 1700 fysieke computers te onderhouden, ook al is de IT-omgeving complexer dan voorheen. Waar vroeger negen IT-medewerkers nodig waren voor de laboratoriumactiviteiten, is dit nu mogelijk met vier gekwalificeerde medewerkers.

Schuler besluit: "Ik kan me geen andere omgeving voorstellen dat het aantal apps kan beheren dan dat Citrix nu doet. Deze apps heb je allemaal nodig, anders heb je geen volwassen IT-omgeving. We hebben lang geleden voor Citrix gekozen en zijn sindsdien voortdurend geëvolueerd. Ik ben vooral blij dat we sindsdien telkens met kleine stapjes vooruitgang hebben geboekt en verbeteringen hebben doorgevoerd. We zitten nog midden in deze transformatie, maar Citrix heeft het hele pakket in huis en we zijn ervan overtuigd dat deze complete oplossing van Citrix de juiste keuze is."

We hebben lang geleden voor Citrix gekozen en ik ben vooral blij dat we sindsdien telkens met kleine stapjes vooruitgang hebben geboekt en verbeteringen hebben doorgevoerd. Citrix heeft het hele pakket in huis en we zijn ervan overtuigd dat deze complete oplossing van Citrix de juiste keuze is.
Frank Schuler,
hoofd Digitale Werkomgeving bij
RIVM

Industrie

Producten

De oplossing

  • Probleemloze ervaring met werken op afstand voor 4400 medewerkers
  • Efficiënte beschikbaarstelling van meer dan 700 apps, inclusief complexe onderzoeksprogramma's
  • Efficiëntie, slagvaardigheid en verhoogde productiviteit