コラボレーションワークスペースを実現する方法

コラボレーションは事実上、もはや単なるトレンドではなく、生き残るための戦略となっています。今やコラボレーションは、事業継続性を確保し、従業員エンゲージメントを促進し、生産性を向上させるための手段となっています。昨年のリモートワークの増加は、いくつかの課題をもたらしました。これは、分散した従業員が、それぞれ異なるワークスペース、アプリケーション、オペレーティングシステムを使って仕事を続けようとしたことが原因です。

コラボレーションのメリットを実現するためには、あらゆる場所にいる従業員がセキュアにアクセスできるような集中ワークスペースを実現するツールが必要となります。このようなワークスペースにおいて、従業員はコラボレーションを行い、シームレスなプロセスを通じて作業を共有できるようになります。

コラボレーションワークスペースの定義と特徴

アクセスが容易

コラボレーションワークスペースは、物理的な場所に関係なく、従業員が一緒に仕事をできるようにします。これは、従業員がいつでも簡単にワークスペースにアクセスできる必要があることを意味します。

多くの場合、企業や組織では、プロジェクト管理、文書作成、プロダクションなど、複数のアプリケーションを同時に使用します。実際、ある調査によれば、中小企業では20~50個のSaaSソリューションを利用して仕事を進めていることが示されています。

図の出典

あるアプリケーションから別のアプリケーションへの切り替えは、時間を浪費し、生産性を低下させます。通常、アプリケーションごとにサインインが必要となるため、従業員とITチームにとって異なるユーザー名とパスワードを扱うことの煩わしさが発生します。

コラボレーションワークスペースを効果的なものにするには、チームが仕事をし、情報を共有し、接続した状態を維持するために必要となるすべてのアプリケーションを統合する必要があります。従業員が情報にアクセスしやすくするための機能としては、次のものが挙げられます。

  • シングルサインオン(SSO):ワークスペース全体で1つのユーザー名とパスワードを使用することで、アクセスを効率化し、時間の節約と生産性の向上を実現します。このようなシングルサインオンは、あらゆるデバイスを通じて機能することで、従業員があらゆる場所から仕事ができるようにするものでなければなりません。
  • シングルインターフェイス:1つのインターフェイスからあらゆるアプリケーションに簡単にアクセスすることで、アプリケーションの切り替えを簡単にします。 
  • 中央のダッシュボード:すべての統合アプリケーション(OfficeやSalesforceなど)を中央のダッシュボードに表示することで、従業員はファイルの保存場所にかかわらず、あらゆるファイルを開いて作業できます。

タスクの効率化

ワークスペースやアプリケーションへのアクセスは、第一歩に過ぎません。コラボレーションワークスペースの本質は、チームによる共同作業のやり方を効率化することにあります。効率的なワークスペースは、自動化されたワークフローを通じてインテリジェントなコラボレーションを実現します。

従業員は、複数のデバイスを通じて、共有ドキュメントを見つけ、それらのドキュメントを使って協働作業が行える必要があります。ワークスペースでのコラボレーションを容易にする特性としては、次のものが挙げられまます。

  • 中央のリポジトリ:これにより、ジョブを見つけ、コンテンツを製作することが簡単になります。従業員は、チームメイトがいったん作業を中断した箇所から、それ以降の作業を再開できます。リポジトリは、チームメンバー全員が共有ドキュメントやレポートを見つけ、それに関して共同作業ができるように、論理的な方法で構成されている必要があります。 
  • ワークフローの作成:チームは、さまざまなプロジェクト向けに、自動化されたワークフローをカスタマイズして作成できます。必要とされる承認ステップの数は、プロジェクトによってはまちまちです。効果的なワークスペースを使うことで、チームはシンプルな方法で接続された状態を維持し、中央のプラットフォームを通じて作業を調整できます。

共有が容易

これは恐らく、コラボレーションプロセスの中でも最も重要な部分と言えるでしょう。プロセスを共有すると、レビューや承認がボトルネックとなり、ワークフローが滞ることがあります。フィードバック、承認、署名の要求を効果的なワークスペースで自動化することにより、プロジェクトの流れを円滑化できるほか、時間を節約し、チームが抱えるフラストレーションを軽減できます。また、プロジェクトの締め切りを守るのにも役立ちます。効果的なワークフローで自動化できるアクティビティとしては、次のものがあります。

  • 承認またはフィードバックのための送信:タスクが完了した時点で、直ちに承認やタスク自体からのフィードバックをリクエストします。
  • ワークスペース内のメール:コラボレーションの大きな要素として、チームメイトと簡単にコミュニケーションを行うことが挙げられます。効果的なワークスペースでは、チームメンバーは、ワークスペースの外に出ることなく、電子メールやインスタントメッセージの送受信や、ミーティングの設定と実行が可能となります。Citrix Workspaceは、電子メールやメッセージングアプリケーションをシームレスに統合することで、すべてのコミュニケーションがセキュアなワークスペース内で行われることを保証します。
  • リンクの共有:外部の関係者とコンテンツを共有する場合、異なるソースを通じて共有するとセキュリティリスクが生じます。統一されたワークスペースで作業することで、チームはクライアントや契約者とリンクを共有する際に、役割に応じたパーミッションを確実に適用できます。

コラボレーションワークスペースがもたらすメリット

近年、多くの企業でリモートワークが「ニューノーマル」になっています。リモートワークは、コスト削減と事業継続性の確保に有効な戦略であることが証明されています。現在、ほとんどの企業は、プロジェクト管理、コンテンツ作成、チャットなどのアプリケーションを共有しており、何らかの形でオンラインでのコラボレーションを行っています。しかし、仮想コラボレーションワークスペースで仕事をすることのメリットは、下記に示すように、より広範囲にわたるものです。

ハイブリッドワークフォースの維持が可能

現在の市場環境で生き残るためには、柔軟性が不可欠です。多くの企業では、リモートワーカーとオフィス内ワーカーから構成される複数のチームが存在しています。このようなハイブリッドチームは、異なるシステム、デバイス、物理的な場所にかかわらず、プロジェクトを追跡し、共同作業を行う必要があります。

統一されたワークスペースがない場合、ビジネスプロセスを円滑に進めることが難しくなります。多くの場合、ハイブリッドスタッフの手配は動的であり、個人的な理由で週ごとに変更されることや、ロックダウンや従業員のスケジュールが原因で変更されることがあります。仮想コラボレーテションワークスペースでは、ハイブリッドチームがどこからでも同じプロジェクトに関して作業できます。また、これにより、頻繁に出入りを行う従業員にとっても、作業の進行状況を把握することがより容易になります。

内外の脅威に対するセキュリティの強化

仮想コラボレーションは、セキュアなワークスペースで行われない場合、内部脅威のリスクを高める可能性があります。シトリックスが提供するようなワークスペースでは、ゼロトラストセキュリティモデルを通じて、BYOデバイス、データ、リソース、ファイルに対する脅威から従業員を保護します。統一されたワークスペースでは、SaaS、ドキュメント、Webアプリケーションへのシングルサインオンのようなセキュリティプラクティスが設定されています。それ以外のプラクティスとしては、パーミッションアクセス規則や最少特権の原則(必要なリソースのみへのアクセスを従業員に許可する)などがあります。これは、社内プロセスに適用されるだけでなく、外部の関係者がセキュアに接続してコラボレーションを行うことも可能にします。

包括的なアプリケーションデリバリー

仮想アプリケーションと仮想デスクトップを使えば、従業員は、あらゆる場所から、さまざまなデバイスやあらゆる種類の接続を通じて、1つのプロジェクトで作業できます。時には、新しいチームメンバーが、特定のプロジェクトで作業するために、新しいアプリケーションへのアクセスを必要とすることがあります。コラボレーションワークスペースは、セキュリティについて心配せずに、新しいアプリケーションやデスクトップを素早く提供できます。これにより、セキュリティを低下させることなく、アクティビティのスケーリングや、アクセスの制御が行えるようになるほか、従業員に優れたユーザーエクスペリエンスを提供することが可能となります。

リモートワークで事業継続性を実現

現在のような不確実な時代において、企業は、チームを接続された状態に維持し、可能な限りビジネス活動を継続することを必要としています。物理的に会うことができない場合でも、明確に定義されたコラボレーションワークスペースがあれば、チームは業務を継続できます。従業員がどこで仕事をしているかにかかわらず、ロックダウンや自然災害が発生した場合であっても、ビジネスを継続できます。

従業員エンゲージメントの向上 

リモートワークを行っている従業員は、仕事への満足度が高く、より良いワークライフバランスを実現していることが報告されています。その結果として、リモートワークを採用している企業では、従業員の定着率が高くなっています。また、仮想ワークスペースは、社内のソーシャルメディアのように、社内でのコミュニケーションや共有の手段を提供します。これは、特に会社のイベントやニュースから隔離されていると感じているリモートワーカーにとって、企業文化を育むものなります。 

時間とコストの節約

仮想ワークスペースは、不動産関連費、光熱費、オフィス経費を削減することで、インフラストラクチャのコストを引き下げます。企業は、リモートワーカー1人あたり、3年間で約25,000ドルを節約できます。一元化された仮想ワークスペースは、従業員が異なるワークスペースを使用することに起因する遅延やミスコミュニケーションを防ぎます。

ワークフローの合理化

統一されたワークスペースを持たない企業では、通常、コミュニケーションを電子メールに頼っています。これにより、セキュリティ上の問題や、ドキュメントの紛失などの問題がもたらされています。一元化された仮想化インターフェイスにより、従業員はプロジェクト情報やドキュメントの保存、作業、転送が行えます。

コラボレーションワークスペースは、反復的な作業を自動化することで、ワークフローの標準化と効率化を実現します。これにより、アクセス、フィードバック、承認をリクエストする電子メールやチャットメッセージが不要になります。その代わりに、従業員がいったんシステムにログインすると、必要なアプリケーション、プロジェクト、ドキュメントにすべてアクセスできるようになります。承認やフィードバックは、ワークフローを通じて自動的に送信されます。

生産性の向上

多くの企業が地理的に分散している中、異なるタイムゾーンに散らばっている複数のチームは、統一されたコラボレーションワークスペースで作業することで、生産性を高めることができます。従業員は、同じオフィスにいるかのように、仮想コミュニケーションやインスタントメッセージを利用できます。ビデオ会議は、チームミーティングを可能にします。たとえば、インド、ヨーロッパ、アメリカのチームメンバー向けに、毎週決まった時間帯にミーティングを実施できます。これにより、プロジェクトをより迅速かつスムーズに進めることができます。

Citrix Workspaceがチームによるコラボレーションをいかに支援するか

Citrix Workspaceは、チームによるアクセス、コラボレーション、共有を実現するための包括的なソリューションです。一元化されたインターフェイスを通じて、従業員は、あらゆる場所から、あらゆるデバイスを通じて、データ、アプリケーション、デスクトップに接続できます。いったんサインインすると、従業員はすべてのアプリケーションにアクセスできるようになり、チームが取り組んでいる最新のプロジェクトを確認した上で、コラボレーションを続行できます。

Citrix Workspaceは、シングルサインオンやパーミッション制御などのセキュリティプラクティスを実装することで、データ、ID、およびプロセスを内外脅威から守ります。これにより、従業員は、顧客や請負業者のような外部の関係者との間で、セキュアに情報を共有しコラボレーションを行うことができます。タスクやプロセスを自動化することで、企業は時間を節約できると同時に、ワークフローを改善できます。

Citrix Workspaceは、使いやすく直感的なプラットフォームとして、コラボレーションと生産性を向上させることを目的に設計されています。シングルソリューションであるCitrix Workspaceを使うと、いかにワークフローやプロセスを効率化し、あらゆる場所からアクセス、共有、コラボレーションを実現できるようになるかをご紹介しています。

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