ハイブリッドワークモデルの適切な構築方法

近接性バイアスは、ハイブリッドなワークプレイスでの公平性と革新を阻む最大の要因のひとつです。この現象は、私たちが無意識のうちに、よく見る人を好む傾向があることを意味しています。こんな風に考えてみてください。同僚にランチをごちそうするとしたら、毎日近くに座っている人と、バーチャルミーティングで数回しか会ったことのない人のどちらを思い浮かべますか？

近接性バイアスは新しくはありません。パンデミック以前は、リーダーの近くに座っている従業員の方が昇進の機会に恵まれていたかもしれません。 しかし、ハイブリッドワークモデルの導入を誤ると、この現象を悪化させてしまう恐れがあります。特に指導部がオフィスにいることを評価する場合です。調査 によると、マネージャーはオフィスにいる従業員を、より勤勉でパフォーマンスが高いと見なし、より多くの昇進、ボーナス、その他の機会を与える可能性があるようです。 

さらに憂慮すべきことに、近接性バイアスは既存の格差を拡大させ、子供を持つ女性や障害者など、自宅で仕事をする可能性の高い従業員グループに偏った影響を与えてしまいます。

ここでは、近接性バイアスに対抗し、従業員エクスペリエンスを向上しながらイノベーションを促進するためにできることをご紹介します。

• オンサイトの従業員とリモートの従業員が、マネージャーと同じ時間を過ごせるようにする。従業員とのミーティングが計画されたものであれ、その場限りのものであれ、マネージャーはそれらを記録し、それぞれのグループが同等の注意を払っていることを確認するためのシステムを構築する必要があります。
• 目に見えるものではなく成果に根ざした客観的なパフォーマンス評価基準を策定する。これにより、配属や昇進、ボーナスなどで従業員を評価する際に、近接性バイアスの力を弱めることができます。
• 誰もが参加できる絆を作るためのエクスペリエンスを促進する。従業員と話し合い、どのようにして同僚との関係を強化したいかを考えてみましょう。バーチャルな「休憩室」を作り、そこに従業員が立ち寄って水を飲みながら話をすることを検討します。また、従業員と協力してバーチャルな趣味のグループやクラブを作るのもよいでしょう。

リモートワークへの移行により、組織は業務やコラボレーションのための新しい方法を見つけなければならなくなり、イノベーションが促進されています。Fieldwork のレポートによると、企業においては、昨年度の成長のほぼ半分（45％）がイノベーションに起因しており、これは推定6,780億ドルの収益の増加に相当します。イノベーションを促進する要因の中で、成長に最も影響を与えたのは新しいテクノロジーの採用でした。

しかし、ハイブリッドワークモデルはコラボレーションを複雑にし、ITに新たな要求を突きつけます。適切な技術とITポリシーがなければ、リモートの従業員は沈黙してしまい、イノベーションに欠かせない自由なアイディアの流れが滞ってしまう危険性があります。

従業員の革新的な可能性を引き出すために、組織は、チームが寝室からでも会議室からでも、同じようにコラボレーションができるようなテクノロジーを採用する必要があります。 また、新しいイノベーションテクノロジーが単なる応急処置ではなく、真のソリューションとなるように、その使用に関する規範を確立しなければなりません。

そこに到達するには多額の投資が必要です。レポート「ハイパーイノベーションの時代」によると、ビジネスリーダーの70％が今後12ヶ月間に新しいITツールやインフラストラクチャを導入する予定で、64％がハイブリッド従業員とのコラボレーションを強化するためにARやVRなどの最先端テクノロジーを試しています。

適切なハイブリッドワーク技術戦略の策定には時間がかかりますが、組織を成功に導くためにはいくつかの重要な検討事項があります。

• 完全なデジタル化を実現する。すべてのドキュメントとワークフローをデジタル化し、公平でインパクトのあるコラボレーションを実現します。コラボレーションのための統一されたハブとして機能する、クラウドベースのデジタルワークスペース ソリューションへの移行は、このプロセスに役立ちます。 
• 平等な使用をサポートする技術に関するポリシーを確立する。例えば、一人の従業員がリモートの場合、ミーティング全体をバーチャルで行うことで、より公平な立場で参加できるようにします。
• IT監査を実施し、リモートと対面でのワークエクスペリエンスの比較を行う。アンケート、フォーカスグループ、ITチケットを使用して、ITスタックのギャップを特定します。そして、その結果に基づいてアクションプランを作成します。
• 同期および非同期のコラボレーションを可能にするツールに投資する。ZoomやTeamsのような同期型コラボレーションツールは重要です。しかし、同様にイノベーションのために重要なのは、従業員がどこにいても自分の時間に集中して仕事をしたり、チームに貢献したりすることができるツールです。ITスタックが両方のタイプのコラボレーションを提供していることを確認してください。

ハイブリッドワークの時代を迎えた今、最も貴重なリソースは最も身近な存在である従業員です。従業員がイノベーションを起こすために何を必要としているかを知るために、正式なリスニング戦略を導入し、フィードバックを歓迎する文化を積極的に構築することは、特にリーダーと従業員の間にある、パンデミックによるワークエクスペリエンスのギャップを考えると、重要な鍵となります。

考えてみてください。シトリックスのFieldworkレポートで調査したビジネスリーダー5人のうち4人が、パンデミックのおかげで創造的な時間が増えたと答えています。その一方で、家庭と仕事の境界線がなくなったことで、従業員は燃え尽き症候群の急増を経験したのです。

この危機的状況の中で、従業員は自分たちのニーズにもっと応えてくれるワークプレイスを求めており、次第にそれを実現できない組織からは離脱しています。少なくとも、従業員のエクスペリエンスを向上させるために時間をかけることで、定着率を高めることができます。しかし、従業員のエクスペリエンスを重視する組織は、従業員を巻き込み、革新を促すことができるのです。

ここでは、組織における従業員のエクスペリエンスをより深く理解するためにできることを紹介します：

• すべてのレベルで定期的にチェックを行い、何がうまくいっていて、何がうまくいっていないのかを話し合う。マネージャーとの一対一の話し合いから、エグゼクティブとのオフィスアワーまで、すべてのレベルでコミュニケーションのラインを作り、人々が安心して率直なフィードバックを行えるようにします。
• 模範を示す。オープンなコミュニケーションの文化は、トップから始まります。リーダーとして、フィードバックを与えることにも受け取ることにもオープンであることを示しましょう。 
• 継続的なリスニング戦略を実施する。イノベーションを阻む要因を把握するために、定期的にエンゲージメント調査を実施するとともに、タイムリーな問題に焦点を当てるために、より短い期間でより頻繁に調査やフォーカスグループを実施します。調査結果に基づいて行動を起こす準備ができていることを確認してください。行動を伴わないフィードバックは、従業員のモラルを低下させ、フィードバックプロセスへの参加率を低下させます。 

ビジネスリーダーたちはハイブリッドな働き方がイノベーションを加速させる可能性について楽観視していますが、イノベーションの強化はハイブリッドワークの必然的な結果ではありません。ハイブリッドワークモデルは、不公平感や不十分なコラボレーションによってイノベーションを阻害することもあれば、各従業員がそれぞれの条件で最高の仕事をするためのスペースを与えることによって、イノベーションを引き出すこともあるのです。このことを理解しているリーダーは、約束されたハイパーイノベーションの時代を切り開き、その中で成功を収めることができるのです。