フラストレーションなしに、ドキュメントワークフローを迅速に終了させる

フィードバックと承認の簡素化によりボトルネックを打破する

毎日、2940億通もの電子メールが送信されています1。それらのメールのほとんどにはファイルが含まれており、各ファイルはそれぞれ仕事に結び付けられています。しかし、フィードバック、承認、署名を必要とする膨大な量のドキュメントにより、多くの時間を割いています。このような反復的なワークフロープロセスをデジタル化して自動化できれば、生産性を向上させると同時にフラストレーションを軽減できるようになります。今こそ、フローをワークフローへと戻すコンテンツコラボレーションプラットフォームを使用して、ドキュメントの承認をスピードアップすべき時です。

あらゆるレビューの時間を節約

最もルーチン的な承認タスクの45%を自動的に実行させることを想像してみてください。McKinseyは、既存のテクノロジーを利用することで、この程度のタスクを自動化できると主張しています2。Citrix Content Collaborationを使用してドキュメントワークフローを自動化すると、各バージョンを電子メールでやり取りする必要がなくなります。これにより、クリック1つで変更のレビューと承認が行えるようになります。承認された時点で、ドキュメントは自動的に次のプロセスの関係者へと移行するため、効率化が高まりより高い価値のある仕事に注力できるようになります。

フィードバックを一箇所に集める

ドキュメントのコラボレーションは重要ですが、すべての関係者が提供したフィードバックを追跡することは、フラストレーションが溜まります。もしも、ドキュメントが改訂プロセスにおけるどの位置にあるかを知るために、メール、チャットメッセージ、バージョン履歴を検索することで時間を無駄にせずに済むとしたらどうでしょうか? Citrix Content Collaborationを使うと、各ドキュメントの共有ビューにおいて、すべてのフィードバックと承認をまとめて表示できます。これは、従業員がリアルタイムで改定を簡単に追跡することで、混乱を解消し、より効率的にコラボレーションを実施できるようになることを意味します。

法的承認のスピードアップ

契約書から発注書、そしてNDAに至るまで、企業は日常業務のために、何百もの法的署名を集める必要があります。これらの署名を集める場合に紙の書類に頼っていると、承認が遅くなるだけでなく、ドキュメントの紛失、窃盗、破損が発生するリスクが高まります。Citrix Content Collaborationは、このような法的承認プロセスをデジタル化する統合されたRightSignatureツールにより管理にかかる時間を93%削減します。単一の署名者またはグループにセキュアなリンクを提供することで、法的拘束力のある電子署名を迅速に収集できるようになるほか、文書を紛失する心配もなくなります。

1 World Economic Forum 2 McKinsey

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