5 passi per un’adozione favorevole da parte dell’utente finale

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Per ottenere la sicurezza e il controllo richiesti dall’azienda e trarre il massimo vantaggio dal vostro investimento è fondamentale preparare gli utenti finali all’adozione delle soluzioni Citrix. Un buon punto di partenza consiste nel riflettere sul motivo per cui i vostri utenti dovrebbero apprezzare le soluzioni Citrix almeno quanto voi. Pertanto, personalizzate il vostro piano per dimostrare tale valore agli utenti, ad esempio aspetti come dare loro la flessibilità di lavorare da qualsiasi luogo su ogni dispositivo e fornire esperienze utente migliori che renderanno il lavoro più semplice e sicuro.

Qui potete trovare cinque best practice per garantire il vostro successo, insieme a quello degli utenti e dell’organizzazione.

1. Coinvolgete un esperto di livello executive

Il sostegno degli executive è fondamentale per l’adozione. Le persone guardano alla leadership come a un punto di riferimento, motivo per cui è importante non solo che i vostri dirigenti supportino la nuova tecnologia, ma anche che la utilizzino. Beneficiate del supporto degli executive al momento del lancio chiedendo loro di inviare comunicazioni relative all'implementazione o di registrare un video da includere nei materiali di onboarding dei nuovi assunti. Il livello di coinvolgimento di un dirigente spesso può essere indicativo del successo che la nuova tecnologia avrà sull’intera organizzazione.

Il 72%

dei progetti supportati da sponsor estremamente efficaci raggiungono o superano gli obiettivi
Fonte: Best Practices in Change Management report, Prosci, 2015  

2. Formate un team di progetto interfunzionale

Le esigenze dei vari reparti di un’organizzazione possono essere diverse tra loro e ciascun reparto può trarre vantaggi specifici dalle soluzioni Citrix. Ad esempio, un team di vendita mobile apprezzerà l’accesso sicuro alle proprie applicazioni e ai propri dati durante gli spostamenti, mentre gli sviluppatori di prodotti apprezzeranno la possibilità di collaborare sui file con i colleghi che lavorano presso le filiali di tutto il mondo. Questo è il motivo per cui consigliamo di formare un team di progetto interfunzionale che possa promuovere e rafforzare il messaggio della leadership, fornendo al contempo un training specifico per il team mentre si interfaccia quotidianamente con gli utenti finali.

3. Ideate una campagna di sensibilizzazione che coinvolga positivamente tutti quanti

Un buon piano di comunicazione comprende varie tattiche promozionali volte a informare e stimolare entusiasmo riguardo alle soluzioni Citrix. È bene tenere a mente che avete due gruppi da considerare nel vostro piano: il team di progetto e gli utenti finali.

  • Il piano per il vostro team di progetto dovrebbe includere i progressi di implementazione, le tappe fondamentali e le azioni da compiere, nonché riconoscere le difficoltà e le battute d’arresto.
  • Il piano per gli utenti finali dovrebbe includere e-mail periodiche dalla leadership con l’obiettivo di aumentare la consapevolezza e l’entusiasmo per l’imminente implementazione. Nei kit di adozione di Citrix, offriamo tre modelli di e-mail che potete modificare in base alle vostre esigenze.

Oltre alle e-mail, è importante utilizzare tattiche aggiuntive per tenere vivo l’entusiasmo e l’interesse degli utenti riguardo al vostro lancio.

Alcuni esempi sono:

  • Posizionare segnaletica nei luoghi più frequentati dell’ufficio, ad esempio presso le stampanti o in un’area dedicata alla pausa.
  • Realizzare un video da riprodurre in loop su uno schermo vicino agli ascensori o nell’angolo bar
  • Creare un’app per il “conto alla rovescia fino al lancio” sulla home page dell’intranet
  • Organizzare un evento di anteprima per stimolare l’entusiasmo, mostrare i prossimi corsi di training, presentare il team di progetto, ecc.  

4. Rendete il training divertente e appositamente studiato per un ruolo

Incentrate ogni sessione su come e perché questo nuovo strumento consente agli utenti di svolgere con successo le loro mansioni. Durante un recente studio di ricerca, abbiamo appreso che non solo gli utenti finali desiderano ricevere training su come utilizzare i nuovi strumenti, ma vogliono capire il “perché”, vale a dire quali vantaggi offrirà il nuovo strumento. Assicuratevi che questo messaggio sia forte e chiaro nei vostri training. Troppo spesso, le attività di training vengono create con un approccio standardizzato e finiscono per avere un esito negativo.

Quando collaborate con il team responsabile del training, invitatelo a fornire un training specifico per i ruoli o i reparti degli utenti. E poiché vi siete assicurati il patrocinio degli executive per il vostro lancio, utilizzate il loro supporto durante la creazione delle sessioni di training. Prendete in considerazione la possibilità di chiedere finanziamenti per ospitare sessioni interattive, come pranzi e formazione, snack e quiz, o un programma di incentivi in cui i dipendenti ricevono premi per l’uso attivo della nuova soluzione. Infine, assicuratevi che tutti i materiali del training siano facilmente accessibili e che vengano ripetuti spesso.  

5. Richiedete un feedback agli utenti

Nel vostro piano è importante creare un ciclo di feedback. Raccogliere feedback sinceri in merito alle esperienze di ognuno, subito dopo l’implementazione, è un ottimo modo per identificare le persone che potrebbero non aver ricevuto una formazione adeguata. Inoltre, questo approccio dimostrerà che le loro problematiche vengono prese in considerazione, e manterrà le persone coinvolte nel processo di adozione.

Garantite il successo nel lungo termine

L’implementazione delle soluzioni Citrix rappresenta solo il punto di partenza. Un impegno rivolto al successo comporta un supporto continuo dopo il lancio.

Riconoscendo l’importanza dell’esperienza dell’utente finale e applicando queste best practice, la vostra azienda può evitare alcuni ostacoli comuni associati all’implementazione di nuove tecnologie e può aumentare la soddisfazione e il coinvolgimento degli utenti.

Ottenete il vostro kit Citrix per il supporto dell’utente finale