La sincronizzazione e condivisione sicura dei file aziendali (Enterprise File Sync and Sharing, EFSS) è un servizio software che consente agli utenti di condividere e sincronizzare in modo sicuro file, documenti, foto e video con i dipendenti, i partner o i clienti su più dispositivi. I servizi EFSS consentono alle organizzazioni di utilizzare lo storage in locale o sul cloud in base alle esigenze di sicurezza o conformità. Molte organizzazioni adottano le tecnologie EFSS per impedire ai dipendenti di utilizzare applicazioni di livello consumer per la condivisione dei file; infatti, il reparto IT non è in grado di gestirle, né di controllarle.
I servizi EFSS a volte includono funzionalità di workflow che consentono agli utenti di modificare file, inserire commenti e tenere traccia delle versioni dei documenti. Le funzionalità per la sicurezza includono l’autenticazione, la crittografia dei dati e la containerizzazione. Alcuni servizi consentono al reparto IT persino di impostare policy di accesso granulari per controllare chi è autorizzato all'accesso e a cosa.
Quando le aziende non forniscono un proprio servizio di sincronizzazione e condivisione dei file, spesso accade che i dipendenti finiscono per utilizzare gli strumenti personali con cui hanno maggiore familiarità. In tal caso il reparto IT non ha alcun controllo sul modo in cui i dati vengono archiviati o condivisi, e talvolta scopre una compromissione dei dati quando ormai è troppo tardi. Il rischio può essere ancora più elevato quando i dipendenti utilizzano i propri strumenti per condividere file con terze parti.
Un servizio EFSS coniuga la convenienza e la semplicità di un servizio personale di condivisione di file con le funzionalità orientate all’impresa, con lo scopo di aumentare la produttività e al contempo offrire maggiore sicurezza, flessibilità e controllo al reparto IT. Alcuni servizi includono attività avanzate di controllo della sicurezza e della conformità alle normative, tra cui:
Per svolgere il proprio lavoro, le persone non sono più limitate a un singolo dispositivo di proprietà aziendale o a un determinato ufficio. La forza lavoro di oggi è sempre più mobile e si aspetta di essere in grado di accedere a ciò di cui ha bisogno, da qualsiasi dispositivo o posizione, con un’esperienza di livello consumer.
I servizi EFSS consentono di adottare stili di lavoro mobile, permettendo agli utenti di sincronizzare i file su tutti i loro dispositivi e di accedere facilmente a ciò di cui hanno bisogno, da qualsiasi luogo.
Quando i dati vengono archiviati e gestiti centralmente tramite un servizio EFSS, sono protetti in modo migliore da varie minacce: perdita di dati, attacchi informatici, dispositivi persi o rubati, o errori dei dipendenti. I servizi EFSS semplificano il backup e la protezione dei dati.
Sempre più servizi EFSS si stanno evolvendo per includere funzionalità relative alla collaborazione e ai workflow, tra cui:
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Produttività mobile e sincronizzazione, e condivisione dei file
Garantire la condivisione sicura dei file e lo storage
Opzioni flessibili per lo storage dei dati con l’EFSS