NÖKU modernisiert mit Citrix und Microsoft die Arbeitswelt in 40 Kultureinrichtungen

Die Kultur-Holding NÖKU hat mit Citrix DaaS und Microsoft 365 eine neue digitale Arbeitsumgebung für rund 40 künstlerische und wissenschaftliche Institutionen aufgebaut. Die Beschäftigten können heute von jedem Ort und mit jedem Endgerät auf über 150 Applikationen zugreifen – auch auf grafikintensive Anwendungen für die kreative Arbeit. Cloud-basiertes Management und integrierte Security-Technologien sorgen gleichzeitig für einen effizienten und sicheren Betrieb der Umgebung.

Seit über 20 Jahren ist das kulturelle Leben in Niederösterreich untrennbar mit der NÖ Kulturwirtschaft (NÖKU) GesmbH verbunden. Die Kulturmanagement-Organisation vereint als Holdinggesellschaft 14 Tochtergesellschaften mit rund 40 Kunst- und Kulturmarken, insbesondere in den Bereichen Musik, Theater, Tanz, bildende Kunst, Archäologie, Geschichte und Natur. Institutionen wie das Festspielhaus St. Pölten, die Kunsthalle Krems oder die Bühne Baden zählen zu den bedeutendsten Kultureinrichtungen in Niederösterreich.

Für die angeschlossenen Einrichtungen übernimmt die NÖKU eine Vielzahl von Aufgaben – von der Personalverwaltung über die Finanzbuchhaltung bis hin zum IT-Service. Alle Mitgliedsinstitutionen tauschen sich zudem laufend über neue Entwicklungen aus und haben unter anderem eine gemeinsame Strategie für das Jahr 2025 und darüber hinaus entwickelt.

„Neue Technologien und innovative digitale Lösungen spielen für unsere Zukunftsstrategie eine ganz entscheidende Rolle“, sagt Barbara Reithofer, Leiterin IT und EDV Services in der NÖKU-Holding. „Wir nutzen unter anderem digitale Marketinginstrumente, um mehr über unser Publikum zu erfahren und neue Zielgruppen zu erschließen. Zudem ist es gerade seit dem Beginn der COVID-19-Pandemie noch wichtiger geworden, online präsent zu sein und Inhalte auch im virtuellen Raum zu vermitteln.“ Die NÖKU-Holding betreibt für die angeschlossenen Einrichtungen daher rund 50 Websites – häufig auch mit integrierten Ticketing-Systemen. Das Angebot an virtuellen Veranstaltungsformaten wurde seit 2020 erheblich erweitert.

Neueste digitale Technologien sind aber auch unverzichtbar, um professionelle Arbeitsbedingungen für die rund 800 festangestellten Beschäftigten und die mehreren hundert temporären Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schaffen. Zum einen benötigen die Kultureinrichtungen der NÖKU-Gruppe für Verwaltung, Kommunikation und kreative Arbeit eine Vielzahl von unterschiedlichen Applikationen. Zum anderen helfen neue Technologien auch, die Arbeitswelt flexibler zu gestalten und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu verbessern.

„Im Fokus steht für uns immer das Ziel, jedem Beschäftigten einen modernen und leistungsfähigen digitalen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen“, unterstreicht Barbara Reithofer. „Als öffentliche Einrichtung sind wir aber auch zum möglichst sparsamen Einsatz von Steuergeldern und zum umfassenden Schutz von sensiblen Daten verpflichtet. Wir versuchen daher bei unserer Arbeit immer, bestmöglichen Benutzerkomfort, wirtschaftliche Effizienz und hohe Sicherheit in Einklang zu bringen.“

Der Weg zur digitalen Arbeitsplatzstrategie

Die vorhandene, gewachsene IT-Infrastruktur konnte aber die Ziele der NÖKU nur noch zum Teil erfüllen. „Es gab zwar bereits einige zentrale Dienste, allerdings wurden noch immer sehr viele Applikationen lokal auf den PCs der Beschäftigten betrieben“, berichtet Kevin Schweitzer, stellvertretender Leiter IT und EDV Services in der NÖKU-Holding. „Das sorgte nicht nur für erheblichen Administrations- und Supportaufwand – die heterogene Systemlandschaft erschwerte auch das vernetzte Arbeiten innerhalb der Organisation.“

Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister ACP eine neue Workplace-Strategie zu planen und umzusetzen. „Zentralisieren, standardisieren und homogenisieren – das waren dabei unsere Leitlinien“, so Schweitzer. Technologisch setzten die Projektpartner vor allem auf die Digital Workspace-Lösung Citrix DaaS und die aktuellen Microsoft 365 Services.

Der neue digitale Arbeitsplatz von NÖKU führt alle IT-Ressourcen für die Beschäftigten in einer zentralen Oberfläche zusammen. Über die Citrix Workspace App können die Anwender sowohl auf virtualisierte Applikationen im Rechenzentrum als auch auf webbasierte Anwendungen und Cloud Services zugreifen.

„Wir haben mit dem NÖKU-Desktop eine Arbeitsumgebung mit einem einheitlichen Erscheinungsbild über alle Institutionen hinweg geschaffen“, erklärt Barbara Reithofer. „Jeder Anwender erhält dabei Zugang zu genau den Anwendungen und Diensten, die er für seine Aufgaben benötigt.“ Weitere Applikationen können sehr einfach hinzugebucht werden: Der Leistungskatalog der NÖKU umfasst mehr als 150 unterschiedliche Anwendungen – darunter auch viele Applikationen für kreative Aufgaben wie Layout, Videoschnitt und 3D-Planung.

Speziell für Anwender, die mit grafikintensiven Applikationen arbeiten, hat die IT-Organisation virtuelle Windows 10-Desktops mit Grafikunterstützung eingerichtet. Diese werden auf dedizierten Servern mit NVIDIA-Grafikkarten betrieben. Auf den sogenannten HD-Desktops laufen Applikationen wie die CAD-Software AutoCAD, das Videoschnittsystem DaVinci Resolve oder auch die Anwendungen der Adobe Creative Cloud. „Früher benötigten wir für jeden Multimedia-Anwender einen leistungsfähigen, teuren PC – auch wenn die grafikintensiven Applikationen nur wenige Tage pro Monat genutzt wurden“, sagt Kevin Schweitzer. „Heute teilen sich die Beschäftigten die Systemressourcen auf den Servern im Rechenzentrum und kommen mit einem schlanken Rechner an ihrem Arbeitsplatz aus.“

Wie die NÖKU-Anwender von flexiblen Arbeitsmöglichkeiten profitieren

In der neuen digitalen Arbeitswelt von NÖKU sind die Anwender grundsätzlich nicht mehr an einen bestimmten Ort oder ein bestimmtes Endgerät gebunden. Viele PCs im Büro wurden mittlerweile durch stromsparende und kostengünstige IGEL Thin Clients ersetzt. Unterwegs greifen die Anwender mit dem Notebook oder Tablet auf ihren virtuellen Desktop zu. Ganz gleich, an welchem Rechner sich die Beschäftigten anmelden – sie finden immer ihre persönliche Arbeitsumgebung mit allen benötigten Applikationen vor.

Diese Strategie erleichterte NÖKU den Umgang mit der COVID-19-Pandemie. „Für unsere Kulturinstitutionen bedeuteten die Lockdowns und Beschränkungen während der Pandemie natürlich einen großen Einschnitt“, sagt Barbara Reithofer. „Der Wechsel ins Home-Office war dabei für uns allerdings das geringste Problem. Mit den Technologien, die wir bereits im Einsatz hatten, konnten alle Beschäftigten sofort ihre Arbeit von zu Hause aus fortsetzen.“ Die IT-Organisation richtete lediglich noch Microsoft Teams-Gruppen für jede Institution ein und gab den Beschäftigten einige grundlegende Anleitungen an die Hand. Dies erleichterte den Wechsel auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zuvor noch nie im Home-Office gearbeitet hatten.

Gerade bei der Nutzung von Microsoft Teams zahlt sich die gute Integration der Technologien von Citrix und Microsoft aus. Citrix bietet ein Optimization Pack, um die Performance beim Teams-Zugriff in virtuellen Umgebungen zu verbessern. Die gesamte Audio- und Videokommunikation wird dabei auf das Endgerät verlagert und mit lokalen Ressourcen ausgeführt. Das sorgt für reibungslose Online-Meetings ohne störende Verzögerungen oder Unterbrechungen bei Bild und Ton.

Keine Kompromisse bei der Sicherheit

Auch die sichere Zugriffsinfrastruktur für das Arbeiten von zu Hause hatten NÖKU und ACP bereits vor dem Beginn der Pandemie implementiert. Der Zugang zu den Ressourcen des digitalen Arbeitsplatzes wird umfassend über Citrix-Komponenten abgesichert. NÖKU nutzt dafür sowohl einen Citrix ADC im eigenen Rechenzentrum als auch den Citrix Gateway Service in der Citrix Cloud. Diese Komponenten verschlüsseln die gesamte Kommunikation zwischen den Endgeräten und den jeweiligen Ressourcen und steuern die Identitäts- und Zugriffsverwaltung via Azure AD Connect. Für die mehrstufige Benutzerauthentifizierung kommt zusätzliche Microsoft Authenticator zum Einsatz.

Innerhalb des virtuellen Desktops verhindert der Microsoft AppLocker das Ausführen von unerwünschten oder unbekannten Applikationen. Über Citrix Policies kann die IT-Organisation festlegen, welche USB-Geräte am jeweiligen Endpoint zugelassen sind – und ob die Anwender beispielsweise bestimmte Daten kopieren oder ausdrucken dürfen. Der Secure Browser Service von Citrix schützt zudem den Zugang zu Webservices und anderen Inhalten im Internet. Alle Webseiten werden über einen abgesicherten Browser geöffnet, der mögliche Gefahren für die IT-Infrastruktur der NÖKU automatisch blockiert.

„Wir ermöglichen mit unserer Citrix-Infrastruktur nicht nur sicheres Arbeiten an jedem Ort, sondern verhindern auch das Speichern von Daten auf privaten Endgeräten“, sagt Barbara Reithofer. „In jeder Situation behalten wir die Kontrolle darüber, was mit unseren Daten passiert. Das erleichtert uns die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben wie der DSGVO.“

Effizienter Betrieb dank hybrider Cloud-Infrastruktur

Gemeinsam mit ACP hat die NÖKU ein Betriebsmodell für ihre digitalen Arbeitsplätze gefunden, das die Vorteile von Cloud und On-Premises-Infrastruktur optimal verbindet. Virtuelle Applikationen und Desktops laufen hochverfügbar im redundant ausgelegten Rechenzentrum – die gesamte Managementoberfläche wird hingegen über die Citrix Cloud bereitgestellt. Citrix ist damit auch für die Verwaltung und Aktualisierung von wichtigen Komponenten verantwortlich und hält diese immer auf dem neuesten Stand.

„Für uns ist es eine enorme Entlastung, dass wir uns nicht selbst um das Management und Patching der Verwaltungskomponenten kümmern müssen“, sagt Kevin Schweitzer. „Mit der hohen Zentralisierung und Standardisierung des digitalen On-Premises-Arbeitsplatzes und dem hybriden Cloud-Modell sind wir heute in der Lage, die gesamte Workspace-Infrastruktur für alle Einrichtungen zentral mit einem kleinen Team zu managen.“ Vor Ort in den Institutionen der NÖKU gibt es kein eigenes IT-Personal – bei allen technischen Fragen wenden sich die Anwender an den zentralen Helpdesk der IT-Organisation.

Mit allzu vielen Anfragen müssen sich die Support-Spezialisten aber heute gar nicht mehr auseinandersetzen. In der neuen digitalen Arbeitswelt der NÖKU ist vor allem der Betreuungsaufwand für die Endgeräte erheblich zurückgegangen. Auf den schreibgeschützten IGEL Thin Clients läuft nur Basis-Software wie die Citrix Workspace App, die die Verbindung zum virtuellen Desktop herstellt. Softwareprobleme an den Endgeräten treten daher praktisch überhaupt nicht mehr auf. Über die Universal Management Suite von IGEL und das IGEL Cloud Gateway kann die IT-Organisation zudem alle Endpoints zentral verwalten, aktualisieren und bei Bedarf auch remote in Betrieb nehmen.

„Das effiziente Management, die schlanken Prozesse und die günstigeren Endgeräte haben uns geholfen, die Kosten für die moderne Workplace-Strategie zu minimieren“, fasst Barbara Reithofer zusammen. „Das eingesparte Budget kann nun in Innovationsprojekte fließen, die unsere vielfältigen Aufgaben im Kulturbereich unterstützen.“

Auf alle Zukunftsszenarien vorbereitet

Die NÖKU ist eine Organisation, die immer in Bewegung ist. Alle ein bis zwei Jahre schließen sich neue Gesellschaften der Kultur-Holding an – und auch durch die vielen Veranstaltungen und Festivals kommen immer wieder zusätzliche Anwender und neue Anforderungen hinzu. Im Jahr 2024 ist beispielsweise ein umfassendes Kulturprogramm in St. Pölten geplant, für das eine eigene Betriebsgesellschaft mit rund 80 Beschäftigten gegründet wird.

Mit der Hybrid-Cloud-Architektur kann die IT-Organisation sehr flexibel auf derartige Veränderungen reagieren. Kevin Schweitzer sieht die NÖKU daher gut für die Zukunft gerüstet: „Wir müssen künftig nicht erst Server und andere IT-Systeme beschaffen, um eine größere Anwenderzahl unterstützen zu können. Citrix und Microsoft geben uns die Möglichkeit, ganz flexibel Ressourcen in der Cloud hinzuzunehmen, wenn unsere On-Premises-Infrastruktur an ihre Grenzen stößt.“

„Die NÖKU steht für eine Kultur der Veränderung und ist immer bereit, neue Wege zu gehen. Mit den Technologien von Citrix und Microsoft können wir heute eine digitale Arbeitswelt gestalten, die ganz auf die vielfältigen Anforderungen unserer Beschäftigten ausgerichtet ist.“
Barbara Reithofer
Leitung IT und EDV Services
NÖ Kulturwirtschaft GesmbH
„Lösungen wie das Cloud-basierte Management von Citrix entlasten uns im Alltag enorm. Wir verbringen heute viel weniger Zeit mit der Administration von Servern und Endgeräten – und können uns daher stärker den Belangen unserer Anwender widmen.“
Kevin Schweitzer
stellvertretende Leitung Infrastruktur und Netzwerktechnik
NÖ Kulturwirtschaft GesmbH
„Unser Partner ACP hat uns viele wertvolle Impulse geliefert und uns geholfen, den Einsatz der Digital Workspace-Technologien von Citrix und Microsoft optimal für unsere Zwecke zu planen und umzusetzen.“
Barbara Reithofer
Leitung IT und EDV Services
NÖ Kulturwirtschaft GesmbH

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Die wichtigsten Vorteile

  • Der neue digitale Arbeitsplatz von NÖKU auf Basis von Citrix DaaS führt über 150 IT-Ressourcen in einer zentralen Oberfläche zusammen. Über die Citrix Workspace App können die Anwender auf virtualisierte Applikationen, Web-Anwendungen und Cloud Services zugreifen.
  • Dank Citrix profitieren die Anwender von optimaler User Experience – auch bei der Arbeit mit grafikintensiven Anwendungen und Unified Communications-Lösungen wie Microsoft Teams.
  • Technologien wie Citrix ADC, Citrix Gateway Service und Citrix Secure Browser schützen die Daten und die Infrastruktur von NÖKU – ganz gleich, an welchem Ort die Beschäftigten arbeiten.
  • Das IT-Team muss sich heute nicht mehr selbst um das Management von Infrastrukturkomponenten kümmern und hat so mehr Zeit für Zukunftsprojekte.

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