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Qu’est-ce qu’un plan de continuité d’activité ?

Un plan de continuité d’activité réunit les procédures mises en place par une entreprise pour rétablir ses fonctions métier stratégiques en cas de sinistre imprévu. Ces sinistres peuvent inclure des catastrophes naturelles, des cyberattaques, des atteintes à la sécurité, des coupures de service et d’autres menaces potentielles. La planification de la continuité de l’activité permet aux entreprises de reprendre leurs opérations avec un temps d’arrêt minimal.

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Quel est l’objectif d’un plan de continuité d’activité ?

Un plan de continuité d’activité optimisé comprend trois composantes clés.

En premier lieu, une entreprise doit être résiliente. Cela signifie que les principales fonctions métier sont conçues dans la perspective de potentielles catastrophes. L’équipe en charge de la continuité d’activité évalue les risques et identifie les forces et les faiblesses de chaque fonction, puis établit une protection pour l’ensemble d’entre elles. Cela vient en complément des stratégies de gestion continue du risque.

En second lieu, les parties prenantes hiérarchisent les fonctions et déterminent lesquelles doivent être mises en ligne d’abord. La reprise après sinistre est un facteur clé et, plus vite les fonctions sont de nouveau opérationnelles, moins l’entreprise est susceptible de subir des dommages à long terme. Les parties prenantes informatiques définissent des objectifs de temps pour la reprise après sinistre, et élaborent un plan de reprise actionnable. Une fois que les fonctions stratégiques sont de nouveau en état de marche, les membres du personnel dressent la liste des fonctions prioritaires, en faisant appel à un tiers pour implémenter les stratégies de reprise, le cas échéant.

En dernier lieu, les entreprises ont besoin d’un plan de contingence avec des ramifications décrivant les chaînes de commandement, les responsabilités des parties prenantes et les connaissances techniques nécessaires à une gestion d’urgence dans le cadre des scénarios catastrophes établis. Enfin, un plan de continuité d’activité optimisé inclut un objectif de temps de reprise, qui vise à définir la vitesse à laquelle les opérations de l’entreprise doivent être rétablies, et une analyse de l’impact sur l’entreprise qui vise à déterminer le degré de réussite des efforts de reprise. De même, un rapport de sinistre explique aux parties prenantes dans quelle mesure le processus de planification de la reprise après sinistre peut être amélioré par la suite.

Avec ces trois composantes, une entreprise peut traverser des crises, évaluer rapidement les dégâts et se remettre sur pied le plus rapidement possible. Il est également important de comprendre qu’un plan de continuité d’activité est un document vivant, qui doit être mis à jour régulièrement à mesure que l’entreprise adopte de nouvelles technologies et processus. Au fur et à mesure qu’elles se développent, les entreprises mettent en œuvre de nouvelles solutions et infrastructures, qui doivent être prises en compte dans l’élaboration du plan. À défaut, des freins risqueraient d’intensifier les problématiques de reprise après sinistre.

Cinq éléments pour une gestion réussie du plan de continuité d’activité

Bien que chaque interruption d’activité soit unique et que de nombreuses décisions doivent être prises à mesure que la situation évolue, un plan de continuité d’activité offre un cadre et une orientation pour la prise de décisions, et définit clairement le responsable de ces décisions. Un plan de continuité d’activité réussie comprend les éléments suivants :

1. Définir une structure d’équipe

  • Fixez une hiérarchie claire pour la prise de décision, de façon à ce que, en cas d’urgence, les employés ne se demandent pas à qui il revient de prendre une décision
  • Mettez en place une équipe en charge de la continuité d’activité composée de membres du personnel de l’ensemble de l’organisation, y compris des cadres, des informaticiens, des responsables de site et des installations, de la sécurité physique, de la communication, des ressources humaines, des finances et d’autres services
  • Créez des équipes de soutien dédiées pour certaines tâches, telles que les interventions d’urgence, la communication, la réponse sur site et la réactivité

2. Élaborer un plan

  • Identifiez les disruptions potentielles de vos activités pouvant affecter l’un des sites de votre entreprise, telles qu’une coupure d’électricité, une épidémie ou un incendie•
  • Concevez votre plan en fonction des pires cas de figure, plutôt que d’en établir plusieurs en fonction du degré de gravité de l’accident, afin de disposer d’un nombre de situations gérable
  • Établissez une liste de priorités des activités les plus essentielles, et déterminez qui les réalisera et comment le travail sera délégué si le personnel clé n’est pas disponible
  • Déterminez les conditions dans lesquelles vos collaborateurs travailleront de chez eux en cas de coupure prolongée
  • Mettez à jour votre plan chaque année afin de prendre en compte les changements en termes de sensibilité et de dépendance des applications, de priorités, de gestion des risques, de sites, d’activités et d’autres facteurs

3. Tester votre plan

  • Effectuez des simulations d’urgence complètes chaque année, en tenant compte de la communication de crise, des exercices de sécurité et des processus de reprise de l’environnement de travail
  • Évaluez les résultats de votre test et menez un processus d’amélioration continue, que ce soit sur le plan de la disponibilité des applications ou de la sécurité du personnel

4. Créer une stratégie de communication de crise

  • Mettez au point des procédures de notification d’urgence, en intégrant des systèmes de « push and pull » pour communiquer rapidement
  • Identifiez l’ensemble des parties prenantes à la communication d’urgence, y compris les employés, les sous-traitants, les clients, les fournisseurs, les médias et la direction
  • Préparez des communiqués écrits qui peuvent être facilement mis à jour et transmis immédiatement

5. Former les personnes aux procédures de sécurité

  • Préparez votre personnel de façon à ce qu’il connaisse la procédure à suivre en cas d’urgence et sache où trouver de l’aide
  • Consultez les agences locales et fédérales sur la formation aux interventions d’urgence et pour obtenir d’autres conseils sur votre programme
  • Menez des exercices pour les employés afin d’aider le personnel à se familiariser avec les procédures, notamment à identifier les sorties de secours

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