De quoi est composé un espace de travail collaboratif ?

La collaboration virtuelle n’est plus une tendance, c’est désormais une stratégie de survie. Elle assure la continuité d’activité, encourage l’engagement des employés et augmente la productivité. La hausse du télétravail au cours de l’année passée s’est accompagnée de problématiques pour les équipes distribuées, qui s’efforcent de continuer à travailler avec différents espaces de travail, applications et systèmes d’exploitation.

Pour profiter des avantages de la collaboration, les organisations ont besoin d’outils offrant un espace de travail centralisé auquel les employés peuvent accéder de partout et de façon sécurisée, et au sein duquel ils peuvent collaborer et partager leur travail avec des processus intégrés.

Qu’est-ce qu’un espace de travail collaboratif et quelles sont ses caractéristiques ?

Facile d’accès

Un espace de travail collaboratif permet à des personnes de travailler ensemble, où qu’elles se trouvent. Les travailleurs doivent pouvoir accéder facilement à l’espace de travail, et ce à tout moment.

Les entreprises utilisent souvent plusieurs applications en même temps : pour la gestion de projet, la création de documents, la production, etc. La recherche montre que les petites et moyennes entreprises utilisent entre 20 et 50 solutions SaaS pour réaliser leurs activités.

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Aller et venir entre des applications fait perdre du temps et entrave la productivité. En règle générale, chaque application implique de s’authentifier, ainsi que de créer différents noms d’utilisateur et mots de passe pour les employés et l’équipe informatique.

Pour être efficace, un espace de travail collaboratif doit être unifié et intégrer toutes les applications dont votre équipe a besoin pour travailler, partager et rester connectée. Voici quelques fonctionnalités qui facilitent l’accès des travailleurs aux informations :

  • Authentification unique : Un nom d’utilisateur et un mot de passe uniques pour l’ensemble de l’espace de travail simplifient l’accès, faisant ainsi gagner du temps et améliorant la productivité. Cette fonction d’authentification unique doit fonctionner sur l’ensemble des appareils, afin de permettre aux collaborateurs de travailler en tout lieu.
  • Interface unique : Un accès aisé à toutes les applications depuis une interface unique permet de passer aisément de l’une à l’autre. 
  • Tableau de bord centralisé : L’intégration de toutes les applications (comme Office ou Salesforce) au sein d’un tableau de bord central permet aux employés d’ouvrir et de travailler sur n’importe quel fichier, où qu’il soit stocké.

Simplifiez les tâches

Accéder à l’espace de travail et aux applications n’est que la première étape. L’essence d’un espace de travail collaboratif est de simplifier la façon dont les équipes travaillent ensemble. Un espace de travail efficace permet une collaboration intelligente au travers d’un workflow automatisé.

Les collaborateurs ont besoin de pouvoir trouver des documents partagés et de travailler ensemble sur tous les appareils. Voici quelques caractéristiques qui facilitent la collaboration au sein d’un espace de travail :

  • Répertoire central : Il simplifie la recherche de tâches et la production de contenu. Le collaborateur peut reprendre là où ses collègues se sont arrêtés. Le répertoire doit être organisé de façon logique afin que tous les membres de l’équipe puissent rechercher et collaborer sur des documents et des rapports partagés. 
  • Créer des workflows : L’équipe peut personnaliser et créer des workflows automatisés pour différents projets. Certains projets requièrent plus d’étapes d’approbation, d’autres moins. Un espace de travail efficace offre aux équipes un moyen simple de rester connectées et de coordonner le travail depuis une plateforme centrale.

Facile à partager

Il s’agit peut-être de l’aspect le plus stratégique du processus de collaboration. Le partage de processus crée parfois des goulots d’étranglement posés par les vérifications et les approbations qui paralysent le workflow. Les demandes de feedback, d’approbations et de signatures peuvent être automatisées dans le cadre d’un espace de travail efficace, rendant le projet plus fluide, faisant gagner du temps, évitant les frustrations à l’équipe et facilitant ainsi le respect des échéances. Voici quelques activités que vous pouvez automatiser dans le cadre d’un workflow efficace :

  • Obtenir une approbation ou du feedback : Dès qu’une tâche est terminée, sollicitez son approbation ou du feedback depuis la tâche elle-même.
  • Envoyer des e-mails depuis l’espace de travail : Communiquer aisément avec ses collègues représente un élément clé de la collaboration. Au sein d’un espace de travail efficace, les membres de l’équipe peuvent s’envoyer des e-mails et des messages instantanés, ainsi que programmer et mener des réunions sans avoir à sortir de l’espace de travail. Citrix Workspace intègre des applications de messagerie électronique et instantanée, faisant en sorte que toutes les communications se fassent au sein d’un espace de travail sécurisé.
  • Partager un lien : Partager du contenu avec des parties prenantes extérieures constitue une menace à la sécurité lorsque cela est fait depuis différentes sources. En travaillant au sein d’un espace de travail unifié, l’équipe peut veiller à l’application d’autorisations basées sur des rôles lorsqu’elle partage des liens avec des clients ou des sous-traitants.

Avantages d’un espace de travail collaboratif

Le travail à distance est désormais la nouvelle normalité pour de nombreuses entreprises. Il s’agit d’une stratégie efficace pour réduire les coûts et garantir la continuité d’activité. Aujourd’hui, la plupart des entreprises collaborent en ligne d’une façon ou d’une autre, via des applications de gestion de projets partagés, de création de contenu ou de chat. Mais les avantages liés au fait de travailler dans un espace de travail virtuel collaboratif sont bien plus nombreux :

Permet la création d’équipes hybrides

La flexibilité est essentielle pour survivre dans le climat actuel du marché. Dans de nombreuses entreprises, les équipes sont composées d’employés qui travaillent à distance et d’autres qui travaillent au bureau. Ces équipes hybrides ont besoin de pouvoir suivre et collaborer sur des projets, indépendamment des systèmes d’exploitation et des appareils qu’elles utilisent, ainsi que de leur emplacement physique.

Sans un espace de travail unifié, il peut s’avérer difficile de garantir une exécution fluide des processus métier. Les modalités de travail des équipes hybrides sont souvent dynamiques et évoluent d’une semaine à l’autre pour des raisons personnelles, ou encore à cause des confinements ou du planning des travailleurs. Un espace de travail collaboratif virtuel permet aux équipes hybrides de travailler sur les mêmes projets en tout lieu. Il permet également aux employés d’alterner facilement sans perdre leur travail.

Renforce la protection contre les menaces internes et externes

La collaboration virtuelle peut augmenter le risque de menaces internes lorsqu’elle n’est pas menée au sein d’un espace de travail sécurisé. Les espaces de travail comme Citrix utilisent un modèle de sécurité Zero Trust pour protéger les utilisateurs contre les menaces pesant sur les appareils BYO, les données, les ressources et les fichiers. Les espaces de travail unifiés mettent en place des pratiques de sécurité telles que l’authentification unique pour accéder aux SaaS, aux documents et aux applications Web. D’autres pratiques incluent des règles d’accès et le principe de la séparation des privilèges (qui consiste à accorder uniquement l’accès aux ressources dont les utilisateurs ont besoin). Cela s’applique non seulement aux processus internes, mais permet également aux parties prenantes extérieures de se connecter et de collaborer de façon sécurisée.

Mise à disposition complète des applications

Avec des applications virtuelles et un poste de travail virtualisé, les employés peuvent travailler sur un projet en tout lieu, sur différents appareils et avec n’importe quelle connexion. Parfois, les nouveaux membres d’une équipe ont besoin d’accéder à de nouvelles applications pour travailler sur un projet spécifique. Un espace de travail collaboratif est idéal pour fournir rapidement de nouvelles applications et de nouveaux postes de travail sans créer de problèmes de sécurité. Il vous permet de mettre vos activités à l’échelle et de contrôler l’accès, en plus d’offrir une expérience exceptionnelle à vos employés, sans compromettre la sécurité.

Assurez la continuité d’activité grâce au télétravail

En cette période d’incertitude, les entreprises ont besoin que leurs équipes restent connectées et poursuivent leurs activités autant que possible. Lorsqu’une réunion physique n’est pas envisageable, un espace de travail collaboratif bien défini aide les équipes à poursuivre les opérations. L’activité peut se poursuivre, où que les employés se trouvent et indépendamment des confinements ou des conditions météo.

Engagement accru des employés 

Les personnes qui travaillent à distance font souvent état d’un niveau de satisfaction plus élevé lié à leur travail et d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Ainsi, les entreprises qui emploient des télétravailleurs enregistrent un niveau de rétention des employés plus élevé. En outre, les espaces de travail virtuels offrent une solution pour communiquer et partager des éléments en interne, par exemple avec des réseaux sociaux internes. De cette façon, ils promeuvent la culture d’entreprise, notamment pour les télétravailleurs qui risquent de se sentir isolés des événements et actualités de l’entreprise. 

Fait gagner du temps et réduit les coûts

Les espaces de travail virtuels font baisser les coûts d’infrastructure en réduisant les dépenses liées à l’occupation, aux services collectifs et aux bureaux. Pour chaque télétravailleur, les entreprises peuvent économiser près de 25 000 $ par employé en termes de productivité sur trois ans. Un espace de travail virtuel centralisé évite également les retards et les problèmes de communication dus à l’utilisation de différents espaces de travail par les employés.

Workflows rationalisés

Les entreprises qui ne possèdent pas d’espace de travail unifié ont généralement recours à la messagerie électronique pour communiquer. Cette pratique pose des problèmes de sécurité, et entraîne parfois des pertes de documents. Une interface virtualisée et centralisée permet aux employés de stocker, travailler sur et transférer des informations ainsi que des documents dans le cadre de projets.

Un espace de travail collaboratif automatise les tâches répétitives et rationalise les workflows. Il élimine les e-mails et les messages de chat sollicitant un accès, du feedback ou une approbation. Au lieu de cela, une fois qu’un utilisateur est connecté au système, il peut accéder à l’ensemble des applications, projets et documents dont il a besoin. Les approbations et le feedback sont envoyés automatiquement au travers du workflow.

Productivité accrue

Dans le cadre de la distribution géographique croissante des entreprises, une équipe répartie sur plusieurs fuseaux horaires peut s’avérer plus productive si elle travaille au sein d’un espace de travail collaboratif unifié. Les employés peuvent utiliser les outils de communication virtuelle et la messagerie instantanée comme s’ils partageaient le même bureau physique. La vidéoconférence permet aux équipes de se réunir ; des réunions hebdomadaires peuvent être organisées à un créneau horaire convenant aux membres de l’équipe se trouvant en Inde, en Europe et aux États-Unis, par exemple. Cela permet de garantir la fluidité et la rapidité de l’exécution du projet.

En quoi Citrix Workspace peut aider votre équipe à collaborer

Citrix Workspace est une solution complète qui permet à vos équipes de bénéficier d’un accès, de collaborer et de partager. Au travers d’une interface centralisée, les utilisateurs peuvent se connecter aux données, aux applications et aux postes de travail, partout et sur tous les appareils. Une fois connecté, vous pouvez accéder à toutes les applications, consulter le dernier projet sur lequel votre équipe travaille et continuer à collaborer.

Citrix Workspace met en œuvre des pratiques de sécurité telles que l’authentification unique et le contrôle des autorisations pour protéger les données, les identités et les processus contre les menaces internes et externes. Cela permet aux travailleurs de partager et de collaborer de façon sécurisée avec des parties prenantes extérieures, notamment des clients et des sous-traitants. En automatisant les tâches et les processus, les entreprises peuvent gagner du temps et améliorer le workflow.

Citrix Workspace est conçu pour améliorer la collaboration et la productivité avec une plateforme intuitive et facile à utiliser. Découvrez comment rationaliser les workflows et les processus, ainsi que bénéficier d’un accès, partager et collaborer de partout avec une solution unique : Citrix Workspace.

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