Qu’est-ce qu’un espace de travail virtuel et comment votre entreprise peut-elle en profiter ?

Le télétravail est une nouvelle réalité. Bien que les entreprises reprennent le chemin du bureau, elles continuent à intégrer des technologies de workspace à leurs activités quotidiennes.

Pourquoi ? Parce que les avantages d’un espace de travail virtuel vont bien au-delà du télétravail. Disposer d’un espace de travail dans le cloud renforce la sécurité et la conformité. Cela améliore également les opérations et rationalise les workflows.

Qu’est-ce qu’un espace de travail virtuel ?

Le terme d’« espace de travail virtuel » est généralement utilisé pour décrire un environnement de travail où les utilisateurs sont connectés numériquement les uns aux autres, indépendamment de leur emplacement physique. Les utilisateurs au sein d’un espace de travail virtuel travaillent ensemble à l’aide d’outils qui favorisent la communication et la collaboration.

À l’origine, ce type d’environnement virtuel servait à répliquer un bureau physique, mais aujourd’hui, les espaces de travail virtuels sont utilisés pour améliorer l’efficacité, la collaboration et la sécurité.

Quels sont les composants d’un espace de travail virtuel ?

L’objectif d’un espace de travail virtuel est de simplifier le travail des employés en organisant les tâches et les données. Par conséquent, trois éléments doivent être présents au sein d’un espace de travail virtuel :

Unification

Qu’est-ce qu’un espace de travail unifié ? Cela implique de centraliser les applications, les postes de travail et les données. Les utilisateurs peuvent collaborer et travailler sur les mêmes projets et documents. Ils peuvent ainsi accéder aux documents, données et outils dont ils ont besoin pour travailler depuis une interface centrale fonctionnant sur tous les types d’appareils.

Sécurité

Un espace de travail virtuel renforce la sécurité en fournissant aux équipes informatiques un contrôle centralisé sur chaque point d’accès. Un espace de travail efficace comprend des fonctions de sécurité avancées, telles qu’un contrôle d’accès à authentification unique et une analytique de la sécurité. Les collaborateurs peuvent se connecter en tout sécurité, de partout et sur tous types d’appareils, ce qui leur garantit une expérience de qualité. Les fonctions d’analytique assurent la détection des menaces internes avant qu’elles ne causent de graves problèmes.

Automatisation

Un espace de travail virtuel efficace a recours aux technologies d’intelligence artificielle comme le Machine Learning pour automatiser et rationaliser les tâches fréquentes. Les utilisateurs peuvent ainsi gagner du temps en utilisant des micro-applications pour automatiser leurs workflows.

Espaces de travail dans le cloud ou sur site

Certaines entreprises utilisent un format d’espace de travail virtuel sur site. Celui-ci suppose un gros investissement dans une infrastructure capable d’accueillir ces postes de travail hébergés, de sorte qu’il n’est pas adapté aux petites et aux moyennes entreprises.

En revanche, un espace de travail dans le cloud ne suppose aucune dépense d’investissement. La solution étant hébergée dans le cloud, les entreprises n’ont pas besoin d’acheter d’autres serveurs pour mettre leurs opérations à l’échelle.

Une infrastructure sur site n’offre pas la flexibilité d’un environnement virtuel cloud, accessible depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.

À qui profite un espace de travail virtuel ?

Il a été prouvé que la virtualisation de l’espace de travail stimule la transformation digitale des entreprises de toutes tailles. D’après Gartner, les espaces de travail intelligents figurent parmi les grandes tendances des environnements de travail digitaux.

Source d’images : Smarter with Gartner

À qui les espaces de travail virtuels profitent-ils le plus ? Voici quelques scénarios d’utilisation :

Collaborateurs hybrides

Alors que les entreprises reprennent progressivement le chemin du bureau, elles doivent veiller à ce que la transition soit aussi fluide que possible pour leurs collaborateurs. Travailler certains jours au bureau et d’autres à la maison peut représenter un vrai défi. Un espace de travail virtuel garantit que les collaborateurs utilisent la même interface, où qu’ils se trouvent. Les utilisateurs bénéficient de la même expérience et peuvent collaborer au sein d’un même espace de travail, qu’ils soient à la maison ou au bureau.

Télétravailleurs

Un espace de travail virtuel unifié peut également profiter aux collaborateurs qui travaillent toujours à distance. Une récente étude a révélé que 39 % des télétravailleurs aux États-Unis préfèrent travailler à temps plein de chez eux. Avec un espace de travail cloud sécurisé, les équipes distantes, telles que l’assistance client et les centres d’appel, peuvent respecter la réglementation en matière de confidentialité des données, notamment la PCI-DSS.

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Travailleurs mobiles

Les travailleurs mobiles, notamment ceux chargés d’effectuer des livraisons, travaillant dans les transports ou voyageant pour des raisons professionnelles, peuvent travailler de façon sécurisée avec un espace de travail virtuel. Les employés peuvent se connecter et continuer à travailler en toute sécurité depuis des emplacements distants.

Employés du secteur de la santé

Les premiers intervenants, les travailleurs du secteur de la santé et les médecins bénéficient d’un accès sécurisé en temps réel aux données des patients, et ce où qu’ils se trouvent. Un espace de travail virtuel fait gagner du temps tout en assurant la confidentialité grâce au chiffrage par défaut de l’ensemble des données, les rendant uniquement accessibles au personnel autorisé.

Avantages de travailler dans un espace de travail virtuel

Travailler dans un environnement virtuel présente de nombreux avantages pour le personnel, parmi lesquels la flexibilité, la sécurité et une expérience cohérente. Passons en revue d’autres avantages de l’espace de travail virtuel.

Crée une culture d’entreprise du « travail en tout lieu »

Les espaces de travail aident les travailleurs à adopter le télétravail et à revenir au bureau en toute simplicité, créant un environnement de travail rationalisé. La culture d’entreprise est transformée, créant un environnement flexible fondé sur la notion du « travail en tout lieu ». L’ensemble du workflow est bouleversé, la priorité étant d’atteindre les objectifs et d’offrir aux employés un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.

Simplifie le travail

Un espace de travail centralisé unifie les processus, simplifiant le travail pour le personnel. Les utilisateurs peuvent accéder à l’ensemble des données, documents et outils qui leur sont accessibles, directement depuis le tableau de bord central. Ils peuvent reprendre une tâche laissée par un collaborateur et envoyer une demande d’approbation automatique. Enfin, lorsque les utilisateurs n’ont pas à gérer des piles d’applications sans fin, ils sont plus productifs.

Renforce le travail d’équipe

Les workflows rationalisés permettent aux équipes de mieux collaborer. La communication est plus fluide grâce à la messagerie interne et à l’automatisation des demandes. Des fonctions de partage de fichiers aident les équipes à rester organisées. Un répertoire central stocke l’ensemble des documents et informations pertinents pour le projet, ce qui permet de résoudre l’un des problèmes les plus fréquents rencontrés par les équipes : la perte de temps liée à la recherche d’informations.

11 avantages pour les entreprises liés à l’adoption d’un espace de travail virtuel

1. Des coûts réduits
Un espace de travail virtuel permet aux collaborateurs de travailler de partout, éliminant ainsi la nécessité d’un vaste espace de bureau, ce qui réduit les coûts d’infrastructure. Vous pouvez opter pour un espace plus petit et ainsi réduire les coûts du loyer, de la sécurité et de l’entretien, ainsi qu’augmenter le ROI.

2. Des collaborateurs plus satisfaits
Un espace de travail virtuel centralise la pile technologique, ce qui simplifie le travail et fait gagner du temps aux collaborateurs. Ces derniers bénéficient ainsi d’une meilleure expérience, ce qui renforce l’engagement du personnel. Les tâches sont plus simples et rapides à réaliser, ce qui augmente la satisfaction et la productivité des employés.

3. Une meilleure migration vers le cloud
Réussir votre passage au cloud n’est pas chose facile. Un espace de travail virtuel sécurisé contribue à faciliter le processus de migration. Les espaces de travail virtuels offrent la liberté de passer au cloud, dans le cadre de n’importe quel modèle : public, privé ou hybride. Les espaces de travail virtuels permettent une migration plus sûre et contrôlée des applications et des postes de travail, grâce à des fonctions d’automatisation et une visibilité complète du processus

4. Une productivité améliorée
Les workflows simplifiés font gagner du temps au personnel et permettent aux collaborateurs de se consacrer au cœur de leur activité plutôt qu’à des tâches répétitives. La recherche montre que les espaces de travail virtuels augmentent la productivité.

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Une recherche menée par Salesforce a montré que 86 % des personnes qui travaillent à distance avec des espaces de travail virtuels qualifiaient leur productivité de bonne ou excellente. Mais les espaces de travail virtuels augmentent également le niveau de productivité à l’intérieur de l’entreprise. Lorsque les membres du personnel peuvent collaborer, travailler et approuver des tâches facilement, le workflow s’améliore dans son ensemble.

5. Continuité d’activité
Un environnement virtuel permet aux entreprises de poursuivre leurs activités en période de crise. Puisque tout est sauvegardé dans le cloud, la reprise après sinistre est plus rapide.

6. Accès à plus de talents et d’opportunités de marché
Dans un environnement de travail virtuel, le pool de recrutement est plus large. Et parce que leur productivité s’améliore, les entreprises peuvent accéder à de plus grandes opportunités de marché qu’auparavant.

7. Scalabilité
Dans un environnement virtuel, les opérations peuvent aisément être mises à l’échelle. Le cloud offre la possibilité d’ajouter des ressources rapidement et sans effort. Des membres du personnel, des applications et des outils peuvent être ajoutés sans tracas.

8. Une sécurité renforcée
Fournir aux collaborateurs un accès aisé aux informations est une priorité pour les entreprises, mais cela les expose également au risque de comptes compromis. De nombreux collaborateurs travaillent encore en dehors du bureau, à temps plein ou à temps partiel, ce qui augmente le risque d’une violation de données.

Un espace de travail virtuel dans le cloud unifie l’accès au travers d’une authentification unique depuis n’importe quel appareil. Le nombre de mots de passe à gérer étant moindre, le risque qu’un pirate informatique ait accès au réseau est réduit. Des fonctions de contrôle des droits d’accès garantissent que seuls les utilisateurs autorisés aient accès aux données sensibles.

9. Une meilleure gestion IT
La centralisation d’un espace de travail virtuel offre également aux équipes informatiques une visibilité accrue sur les points de terminaison, le trafic, l’accès et l’activité réseau. Une analytique comportementale fondée sur l’intelligence artificielle et des fonctions de sécurité intégrées protègent le réseau de l’entreprise contre les malwares, les attaques et la négligence des utilisateurs. Les équipes informatiques peuvent détecter et stopper les menaces avant qu’elles ne causent de graves problèmes.

10. Respectueux de l’environnement
La flexibilité de travailler dans des équipes hybrides (bureau/télétravail) réduit les temps de trajet, entraînant ainsi une diminution des émissions de carbone. Les entreprises qui investissent dans un espace de travail virtuel réduisent également leur consommation de papier, puisque la plupart des documents sont partagés numériquement.

11. Flexibilité
Ajouter des applications et des solutions logicielles à un environnement virtuel est plus facile que dans le cadre d’un espace de travail sur site. La console unifiée vous donne accès à un point de gestion unique pour l’ensemble des applications et des outils au sein de l’espace de travail. Les utilisateurs bénéficient d’un point d’accès centralisé à l’ensemble des outils et des applications dont ils ont besoin. De nouvelles applications peuvent être ajoutées à la console centrale sans compromettre la sécurité. Les collaborateurs peuvent utiliser les applications dont ils ont besoin au sein de l’environnement d’espace de travail contrôlé. 

Travaillez plus intelligemment avec Citrix Workspace

Les solutions Citrix Workspace augmentent la productivité et le ROI en offrant aux entreprises la flexibilité et la sécurité dont elles ont besoin. Avec Citrix Workspace, vous pouvez livrer les applications et les données dont vos collaborateurs ont besoin pour être productifs, indépendamment de leur emplacement ou de l’appareil qu’ils utilisent. Le passage au cloud est également plus simple avec nos solutions d’espace de travail, qui permettent de commencer sur site et d’adopter progressivement le cloud sans affecter les opérations.

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