Guía de espacios de trabajo digitales

Espacios de trabajo digitales 2.0: una guía completa para el éxito de una plantilla híbrida

Guía de espacios de trabajo completa

Los empleados mileniales de hoy en día han cambiado fundamentalmente la forma de trabajar de las empresas modernas. A medida que los trabajadores mileniales (la generación más grande entre los trabajadores de los EE. UU.) siguen presionando para tener flexibilidad en el lugar de trabajo y conciliar la vida con el trabajo tras la pandemia, el teletrabajo se está convirtiendo en un pilar de nuestra economía prodigital.

Para ponerlo en perspectiva, un estudio realizado por Gallup descubrió que el 52% de la plantilla remota actual son mileniales; y, dentro de este grupo, el 54% tiene un bienestar “próspero” frente al 47% de mileniales que trabajan in situ. Además, el 74% de mileniales no quieren volver a la oficina cinco días a la semana; y al 65% de los de la generación X y al 58% de los “baby boomers” les gustaría seguir trabajando de forma remota cuando termine la pandemia.

Como propietario de una empresa, una adaptación adecuada a esta nueva forma de trabajar es un paso vital en su viaje hacia la transformación digital. Tanto si planea establecer un entorno laboral totalmente remoto como híbrido, para garantizar que tanto sus equipos internos como móviles trabajen en armonía y de forma segura primero hay que establecer espacios de trabajo unificados.

¿Qué son espacios de trabajo?

Los espacios de trabajo son ecosistemas digitales accesibles que combinan todas las aplicaciones, herramientas y recursos que sus empleados o usuarios finales necesiten para trabajar y colaborar por Internet de forma segura. Los espacios de trabajo, diseñados para satisfacer las necesidades únicas de las plantillas modernas, permiten tanto a los empleados internos como remotos acceder a información y completar proyectos desde cualquier parte en cualquier dispositivo; da igual si sus datos se almacenan en la nube o en un centro de datos.

Ventajas de las soluciones de espacios de trabajo digitales

Las soluciones de espacios de trabajo digitales pueden acelerar su proceso de transformación digital mientras da a sus empleados y usuarios finales nuevas formas de interactuar y trabajar juntos. Aunque las ventajas de los espacios de trabajo digitales empresariales son muchísimas, integrar uno en su empresa permite lo siguiente:

Creación de una experiencia perfecta para el usuario

Todas las semanas, los empleados pasan casi un día entero buscando información, iniciando sesión en varios sistemas y dispositivos, y llevando a cabo tareas repetitivas. Además, el empleado medio utiliza aproximadamente 36 servicios cloud para completar de forma eficaz su trabajo. Esto crea una serie compleja de aplicaciones y procesos que requieren un seguimiento, lo que dificulta a los empleados el acceso a las herramientas y los datos que necesitan para realizar rápidamente una tarea concreta.

Un espacio de trabajo digital e inteligente elimina estos obstáculos y distracciones, lo que aumenta el compromiso de los empleados y proporciona al usuario una experiencia perfecta. De hecho, un estudio de The Economist descubrió que dar a los empleados un acceso sencillo a la información que necesitan para trabajar es una de las mejores formas de aumentar el compromiso.

Reducción de los costes y optimización de la productividad

Un espacio de trabajo digital utiliza el aprendizaje automático para simplificar y automatizar los flujos de trabajo. Esto les ahorra a los empleados el perder tiempo en tareas repetitivas, como la creación de informes. El resultado es que aumentan los niveles de productividad de los empleados y se reducen los costes generales. Los empleados también pueden trabajar de forma más flexible personalizando flujos de trabajo y creando microsoluciones dentro de un espacio de trabajo para resolver problemas concretos. Además, un espacio de trabajo digital simplifica la administración y protección de múltiples aplicaciones y dispositivos para su equipo de TI, incluida la administración de datos remotos.

Mejora de la agilidad y la continuidad del negocio

Un espacio de trabajo eficaz es uno que garantiza que su empresa pueda seguir siendo ágil y continuar con sus operaciones incluso en tiempos de cambio. Por ejemplo, la pandemia está provocando que los trabajadores vayan de acá para allá, entre trabajar en la oficina y hacerlo en casa a medida que se imponen confinamientos, se levantan y se vuelven a imponer.

Los empleados necesitan la capacidad de trabajar desde donde sea sin interrupciones en su trabajo y ahí es donde entran los espacios de trabajo digitales inteligentes. Estos espacios de trabajo aumentan la comunicación, la colaboración y la flexibilidad del lugar de trabajo, lo que permite a sus empleados hacer su trabajo y colaborar usando cualquier dispositivo en cualquier ubicación geográfica.

Protección de datos empresariales

A medida que cada vez más usuarios finales trabajan de forma remota, hay un mayor riesgo de que datos y cuentas puedan estar en peligro. Lamentablemente, el manejo de permisos y privilegios al tratar con varios dispositivos en múltiples lugares crea un caos.

Al utilizar un espacio de trabajo digital inteligente, sin embargo, se puede mejorar la seguridad ofreciendo un inicio de sesión único (SSO) para todas las aplicaciones y archivos en todos los dispositivos. Además, la mayoría de los espacios de trabajo sólidos proporcionan una interfaz de usuario (IU) central combinada con análisis, lo que da al departamento de TI una visibilidad total de cómo se usan los datos y aplicaciones en la empresa. Esto les permite administrar fácilmente permisos basados en funciones.

Muchas empresas también usan una VPN para proteger sus datos mediante un servidor proxy. Sin embargo, las VPN pueden proteger a las empresas de las amenazas internas. Un espacio de trabajo digital seguro ofrece una alternativa de VPN al usar un enfoque de seguridad de confianza cero.

¿Quién se beneficia de los espacios de trabajo?

  • Trabajadores internos y remotos: A medida que aumenta la cantidad de empleados que trabajan de forma remota, las empresas necesitan pasar a entornos laborales digitales para garantizar que los empleados móviles sean eficientes y productivos sin que importe dónde trabajen. Un espacio de trabajo digital ofrece una plataforma única donde las organizaciones pueden comunicarse, administrar y completar tareas sin pelearse con distintas integraciones.
  • Empresas que administran información confidencial: Los empleados designados que trabajen en tecnología exclusiva o datos confidenciales pueden acceder de forma segura a información con un espacio de trabajo unificado. Además, los equipos de distintos departamentos u organizaciones también pueden trabajar fácilmente juntos en estos espacios. Estos nuevos equipos interorganizacionales se benefician de un único entorno de trabajo que combina los recursos comunes e integra flujos de trabajo dispares.
  • Trabajadores autónomos y contratistas: Muchas organizaciones emplean a autónomos y contratistas para diferentes tareas; algunos de estos empleados requieren el acceso a aplicaciones y datos de la empresa. Los espacios de trabajo digitales protegen los datos y la información confidencial sigue siendo segura a base de permitir solo el acceso a los recursos de la empresa que sean necesarios para el trabajo.

¿Qué caracteriza los espacios de trabajo eficaces?

Los espacios de trabajo con éxito promueven la unidad, la seguridad y la sencillez tanto para su plantilla interna como remota, así como su empresa en general:

  1. Unidad:
    Los espacios de trabajo eficaces combinan el acceso fiable a las aplicaciones de todo tipo, como aplicaciones de Windows, web, plataformas de software como servicio (SaaS) y móviles, así como todos los recursos laborales y flujos de trabajo en cualquier canal de trabajo o ubicación. Esto incluye en la oficina, en la carretera o en casa.
  2. Seguridad:
    Los espacios de trabajo eficaces protegen los datos confidenciales al tiempo que maximizan la experiencia del usuario. El Secure Access Service Edge (SASE) suministrado por la nube se integra en soluciones de administración móvil y de terminales en un lugar de trabajo, protegiendo los datos independientemente del dispositivo que se use. Esto incluye características de seguridad como inicio de sesión único (SSO), autenticación multifactor (MFA, multi-factor authentication), navegación segura y un marco de trabajo de confianza cero.
  3. Simplicidad:
    Los espacios de trabajo eficaces proporcionan una experiencia inteligente que utiliza la automatización para guiar y simplificar la ejecución del trabajo. Esto ayuda a los empleados y equipos a ser productivos y comprometerse, ya que se elimina la fricción y el trabajo ajetreado.

Las mejores características de espacios de trabajo eficaces

Integrar espacios de trabajo digitales y sólidos en su empresa proporciona a su plantilla interna y remota muchas características; algunas de las más eficaces son:

Interconectividad: Un espacio de trabajo digital eficaz incluye un sólido sistema de colaboración de contenidos. Al conectar y unificar repositorios de datos dispares, es fácil buscar y compartir contenidos, datos y medios con empleados y partes interesadas.

Flujos de trabajo simplificados: Al unificar el trabajo en un espacio de trabajo digital, crea un entorno más concentrado para que sus empleados y usuarios finales puedan rendir y colaborar dando lo mejor de sí.

Reducción de los riesgos de seguridad: Muchos proveedores de espacios de trabajo digitales dan opciones para almacenar datos en una nube pública o privada, para que no se queden en los dispositivos de los usuarios finales, así como una infraestructura de escritorios virtuales (VDI) y una virtualización de aplicaciones para simplificar la seguridad y la administración de aplicaciones.

Departamentos de TI modernizados: Los espacios de trabajo digitales eficaces pueden modernizar su departamento de TI con opciones para usar una plataforma de escritorio como servicio (DaaS). Esto libera a su personal de TI de administrar una pila de tecnología de virtualización de escritorios (VDI) para concentrarse en el desarrollo de escritorios virtuales, el desarrollo de aplicaciones y otros trabajos importantes.

Marcos de trabajo de control: Un marco de trabajo de control bien definido es parte esencial de un espacio de trabajo digital eficaz. Esto permite implementar protocolos de seguridad como la Ley de responsabilidad y portabilidad de seguros médicos (Health Insurance Portability and Accountability Act), Controles de sistemas y organizaciones 2 y la Federal Information Processing Standard Publication (Publicación de estándares de procesamiento de la información federales de los EE. UU.) 140-2. Un programa de control adecuado organiza distintos niveles de acceso según la función de un empleado o un usuario final en la organización.

Experiencia optimizada de los usuarios: Al concentrarse en la sencillez y tener un diseño intuitivo, un espacio de trabajo digital efectivo debería estar al mismo nivel que la experiencia que reciben los usuarios finales con la tecnología de consumo. Un espacio de trabajo eficaz es fácil de usar y personalizar para que los usuarios se acostumbren deprisa y se concentren en las tareas asignadas.

Soluciones de seguridad integradas: Desde el acceso de los usuarios finales hasta la prevención de amenazas y la protección de datos: un espacio de trabajo digital eficaz puede proporcionar una pila de seguridad completa para SASE y el acceso a redes de confianza cero. Esto permite consolidar soluciones de seguridad (como agentes de seguridad de acceso a la nube, gateways de web segura, prevención de pérdidas de datos, sandboxing (espacio seguro), protección de malware, cortafuegos o firewalls de nueva generación, protección API y redes de área amplia definidas por software (SD-WAN, software-defined wide-area networks) en una sola plataforma.

Cómo implementar un espacio de trabajo de éxito en 6 pasos

1. Seleccione un proveedor de espacios de trabajo digitales

Para implementar un espacio de trabajo correctamente en la empresa, antes hay que buscar el proveedor de espacios de trabajo digitales adecuados. Los espacios de trabajo de servicio completo deberían simplificar la conectividad digital de su empresa al tiempo que incorporan integraciones predefinidas con cientos de las aplicaciones más usadas. Busque una plataforma que también proporcione:

  • Aprovisionamiento automatizado de la carga de trabajo
  • Capacidades de seguridad avanzadas
  • Microaplicaciones preconfiguradas para una función simplificada

Además de proporcionar microaplicaciones preconfiguradas, muchos espacios de trabajo sólidos permiten a los clientes, socios y desarrolladores personalizar y crear sus propias microaplicaciones. Esto permite a los empleados completar tareas rápidamente, obtener los datos y la información que necesitamos y aumentar los niveles de productividad.

Otra consideración importante es seleccionar una plataforma que garantice la continuidad del negocio en caso de un desastre o crisis. Los proveedores de espacios de trabajo digital sólidos incorporan los controladores de entregas de aplicaciones avanzados y soluciones SD-WAN que redirigen sin problemas el tráfico a otros sitios disponibles o nubes cuando se produce lo inesperado. Esto permite restaurar las condiciones de red de forma rápida y segura mientras garantiza que sus aplicaciones sigan siendo disponibles para los usuarios finales.

2. Incluya a las partes interesadas esenciales en el proceso de planificación

La clave de incorporar un espacio de trabajo digital empresarial de éxito es incluir a las partes interesadas esenciales (como los líderes de organización o empleados designados de una amplia gama de departamentos) en las fases de planificación, integración y evaluación. Esto garantiza que los miembros del equipo sigan al tanto y reciban una experiencia práctica con la plataforma antes del lanzamiento.

3. Organice formaciones sobre espacios de trabajo para toda la empresa

Formar a sus empleados en su nuevo espacio de trabajo digital antes del lanzamiento les ayudará a familiarizarse con el cambio. Esto da a la plantilla la capacidad de empezar a alinear sus flujos de trabajo diarios con la nueva plataforma, además de explorar nuevas características y funciones que puedan mejorar su productividad. Las partes interesadas esenciales que se incluyen en el proceso de planificación son vitales durante la formación, ya que pueden ayudar a acelerar el proceso de adaptación y resolución de problemas en sus propios departamentos.

4. Organice las bases de datos

Auditar sus bases de datos existentes y preparar herramientas heredadas es un paso crucial en la implementación de un espacio de trabajo de éxito. Puesto que los espacios de trabajo digitales se crean en torno a una sola plataforma unificadora, es importante garantizar que sus bases de datos actuales se integren conjuntamente sin problemas. Además, este paso le da la ocasión de garantizar que todos los documentos de procesos internos (incluyendo los documentos de procesos de su nuevo espacio de trabajo) se actualicen, organicen y estén listos para su implementación en su nueva plataforma de espacio de trabajo.

5. Prepare las herramientas heredadas

También debería evaluar con detalle las herramientas heredadas de su empresa. Tenga en cuenta qué herramientas siguen necesitando o usan sus empleados y si puede integrarlas con éxito en su nuevo espacio de trabajo. Plantéese también qué herramientas son redundantes o innecesarias y cómo puede eliminarlas sin interrumpir los flujos de trabajo ni los procesos de empleados. Recuerde, su objetivo es consolidar tantas herramientas como se pueda en un espacio de trabajo para potenciar a los empleados y simplificar la productividad.

6. Lance el espacio de trabajo y recopile opiniones

Al lanzar un nuevo espacio de trabajo digital, es importante controlar el rendimiento al tiempo que se recogen opiniones de todos los niveles de la organización. Estas opiniones le ayudarán a descubrir los puntos problemáticos comunes que afectan a los niveles de productividad de los empleados, así como implementar los cambios o actualizaciones que se necesitan para arreglar estos problemas con poco tiempo de inactividad o interrupciones.

Unifique su organización con un espacio de trabajo digital sólido

Con el trabajo remoto siendo lo más importante de nuestra economía prodigital, es más importante que nunca unificar la empresa con espacios de trabajo digitales. Estos espacios de trabajo permiten reunir contenidos, aplicaciones y datos en una plataforma segura, centralizada y totalmente personalizable. Esto no solo ayuda a aumentar los niveles de colaboración y productividad, sino que además simplifica los flujos de trabajo sin importar qué dispositivos se usan o dónde se encuentra un empleado.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son dos características clave de un espacio de trabajo?

Implementar un espacio de trabajo digital en su organización da a los empleados tanto internos como remotos la capacidad de acceder a aplicaciones, herramientas e información con facilidad y sin inconvenientes desde una plataforma centralizada: da igual el dispositivo que usen o dónde se encuentren. Un espacio de trabajo sólido también les da a las empresas la capacidad de integrar una arquitectura de seguridad avanzada en todas las aplicaciones, archivos y dispositivos de una interfaz de usuario fácil de usar.

¿Qué ventajas aporta un espacio de trabajo unificado a las empresas actuales?

A medida que más empleados se pasan al trabajo remoto, las empresas actuales necesitan implementar un marco de espacios de trabajo centralizado que simplifique la conectividad, la colaboración y la seguridad en múltiples dispositivos y ubicaciones. Con un espacio de trabajo digital integrado en una organización, las empresas pueden aumentar los niveles de productividad de los empleados, establecer fácilmente protocolos de seguridad personalizados, reducir los costes generales y seguir siendo ágiles en momentos de cambio.

¿Cuáles son los beneficios de un espacio de trabajo?

Las ventajas de un espacio de trabajo incluyen la creación de una experiencia del usuario sin inconvenientes tanto para empleados internos como remotos, optimizando los niveles de productividad de los empleados, reduciendo los costes generales a base de automatizar tareas, mejorando la agilidad y la continuidad del negocio y protegiendo fácilmente los datos empresariales en todos los dispositivos en cualquier ubicación geográfica.

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