Landkreis Rastatt wird mit Citrix zum digitalen Vorreiter

Papierakten sind aus dem Büroalltag des Landratsamts Rastatt fast verschwunden. Die rund 1.300 Beschäftigten arbeiten heute weitgehend digital – und dank Citrix-Technologie auch unabhängig von Ort und Endgerät. Das moderne Workspace-Konzept beschleunigt Verwaltungsvorgänge, entlastet die Mitarbeiter im Alltag und half auch, mit den Herausforderungen der Covid-19-Krise umzugehen.

Der Landkreis Rastatt liegt im Westen von Baden-Württemberg und gehört zur Region Mittlerer Oberrhein im Regierungsbezirk Karlsruhe. In den 23 Städten und Gemeinden des Landkreises leben heute rund 225.000 Menschen. Das Landratsamt in Rastatt nimmt als Kreisbehörde und untere staatliche Verwaltungsbehörde eine Vielzahl von Aufgaben wahr – von der Abfallbeseitigung bis zur Zulassung von Kraftfahrzeugen. Knapp 1.500 Beschäftigte sind im Landratsamt für die Belange von Bürgern und Unternehmen da.

Um die vielfältigen Leistungen möglichst effizient zu erbringen, setzt das Landratsamt konsequent auf digitale Technologien. Die Verwaltungsbehörde arbeitet weitgehend papierlos mit der E-Akte und dem Dokumentenmanagement von regisafe. Eingehende Briefe werden sofort eingescannt und dann digital weiterverarbeitet. Insgesamt kommen heute mehr als 280 unterschiedliche Fachverfahren zum Einsatz.

„Wir sind durch das Onlinezugangsgesetz und andere gesetzliche Vorgaben gefordert, das Thema E-Government voranzutreiben“, erklärt Gerd Zumkeller, Leiter Information und Kommunikation im Amt für Personal, Organisation und Digitalisierung. „Mit digitalen Lösungen können wir unseren Bürgern besseren Service bieten und unsere Beschäftigten im Alltag entlasten. Eine große Herausforderung sind allerdings die begrenzten personellen Ressourcen, die für den administrativen IT-Betrieb zur Verfügung stehen.“

Die IT-Organisation im Landratsamt Rastatt ist schlank aufgestellt. Vier Fachkräfte kümmern sich derzeit jeweils um das Management der Infrastruktur und die Bereitstellung von IT-Anwendungen. Durch die Digitalisierung kommen nun einige neue Aufgaben auf die Abteilung zu. Daher machen sich die IT-Experten im Landratsamt ständig Gedanken darüber, wie sie den laufenden Administrationsaufwand reduzieren können.

„Die Rolle der IT in der Verwaltung wandelt sich gerade grundlegend“, sagt Zumkeller. „Wir wollen künftig sehr viel weniger Zeit mit der Installation von Software und Hardware verbringen und stattdessen als Berater und digitale Sparrings-Partner den Fachabteilungen zur Seite stehen. Unsere Ziele sind vor allem, ein besseres digitales Arbeitsumfeld zu schaffen und viele Prozesse durch intelligente Automatisierung zu beschleunigen.“

Flexibles Arbeiten von jedem Ort aus und mit jedem Endgerät

Bei der Weiterentwicklung der digitalen Arbeitsplätze ging es zunächst darum, den Zugriff auf Anwendungen und Daten zu vereinfachen. Technologisch setzt das Landratsamt Rastatt dabei konsequent auf Citrix-Lösungen. Applikationen und Desktops werden heute zentral mit Citrix Virtual Apps and Desktops über das Rechenzentrum zur Verfügung gestellt. Mit der Citrix Workspace App können die Anwender auf alle Ressourcen ihres Arbeitsplatzes zugreifen – und dies mit nahezu jedem Endgerät. Im Büro kommen heute statt PCs vor allem IGEL Thin Clients zum Einsatz. Darüber hinaus nutzen immer mehr Anwender Apple iPads und iPhones sowie Surface Laptops und Tablets von Microsoft für ihre Arbeit. Alle mobilen Endgeräte werden mit Citrix Endpoint Management zentral verwaltet und durch einheitliche Sicherheitsrichtlinien geschützt.

„Mit der Citrix-Lösung haben wir die Voraussetzungen für sicheres mobiles Arbeiten geschaffen und erleichtern unseren Beschäftigten den Alltag enorm“, sagt der IT-Leiter. „Über eine intuitive Benutzeroberfläche erhalten sie schnell und einfach Zugang zu allen Anwendungen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Sowohl unsere älteren Mitarbeiter als auch unsere Nachwuchskräfte sind von Citrix Workspace begeistert.“

Citrix Content Collaboration unterstützt digitale Dokumenten-Workflows

Die Beschäftigten des Landratsamts greifen über die neue Lösung nicht nur auf Fachverfahren und elektronische Akten zu – mit Citrix Content Collaboration und der Citrix Files App wurde auch eine Lösung für den sicheren Austausch von Dateien in den digitalen Arbeitsplatz integriert. Dies beschleunigt viele Arbeitsabläufe in den unterschiedlichsten Fachbereichen.

Technische Spezialisten haben jetzt beispielsweise auch unterwegs Zugang zu digitalen Betriebshandbüchern und können so Störungen schneller beheben. Auch Fortschritte bei Bauarbeiten – etwa beim Ausbau des kommunalen Breitbandnetzes – werden heute digital dokumentiert. Die zuständigen Mitarbeiter machen dazu vor Ort Fotos mit ihrer Smartphone-Kamera und übertragen diese ohne Medienbruch an das Dokumentenmanagementsystem im Landratsamt.

Ganz wichtig beim Umgang mit sensiblen Informationen: Die Verwaltungseinrichtung behält volle Kontrolle darüber, wo die Daten gespeichert werden und wer darauf zugreifen darf. Sachbearbeiter im Jugendamt können zum Beispiel Anwälten digitale Akteneinsicht gewähren – die Akte selbst kann aber nicht heruntergeladen, kopiert oder geteilt werden.

„Der Schutz personenbezogener Daten hat für uns höchste Priorität“, unterstreicht Zumkeller. „Wir haben daher alle digitalen Workflows durch unsere Datenschutzbeauftragte prüfen lassen. Sie bestätigte uns, dass die Citrix-Lösung die Anforderungen der DSGVO vollständig erfüllt.“

Weniger Administrationsaufwand, höhere Servicequalität

Während Citrix Workspace den Mitarbeitern neue Möglichkeiten eröffnet, entlastet die Lösung auch die IT-Abteilung. Alle Anwendungen, Daten und Endgeräte werden zentral verwaltet, Software-Updates müssen nur einmal im Rechenzentrum installiert werden. „Die Citrix Provisioning Services ermöglichen uns, neue Server sehr einfach bereitzustellen und die gesamte Umgebung mit wenigen Klicks auf einen aktuellen Stand zu bringen“, berichtet Zumkeller. „Für die weitere Automatisierung nutzen wir zudem das ScriptRunner-Tool von AppSphere.“

Da Software nicht mehr lokal auf den Endgeräten eingerichtet und gepflegt werden muss, ist der laufende Administrations- und Supportaufwand erheblich zurückgegangen. Alle Anwendungen laufen stabil und sicher in der redundant ausgelegten Infrastruktur des Rechenzentrums.

Die IT-Abteilung hat gleichzeitig einen vollständigen Überblick über die Performance und Verfügbarkeit der gesamten digitalen Arbeitsumgebung. „Die Management-Konsole Citrix Director und die Erweiterung ControlUp Insights liefern uns in Echtzeit alle wichtigen Kennzahlen zum Zustand der Infrastruktur und melden frühzeitig mögliche Engpässe. Dies hilft uns, die User Experience kontinuierlich zu verbessern“, so Zumkeller. „Wir haben beispielsweise die Anmeldezeiten an den virtuellen Desktops mittlerweile auf rund 30 Sekunden reduziert – ein ganz wichtiger Faktor für die Benutzerzufriedenheit.“

Landratsamt bleibt in der Covid-19-Krise handlungsfähig

Die neue Arbeitsumgebung bewährte sich auch in der Covid-19-Krise. Als im Frühjahr 2020 die ersten Kontaktbeschränkungen für den Landkreis Rastatt in Kraft traten, reagierte das Landratsamt sofort. „Innerhalb einer Woche konnten 90 Prozent unserer Beschäftigten zum Arbeiten ins Home Office wechseln“, sagt Zumkeller.

Mit Citrix Gateway hatte man bereits eine Lösung im Einsatz, um Remote-Anwender sicher mit dem internen Netzwerk zu verbinden. Die Lösung verschlüsselt die gesamte Kommunikation zwischen den Endgeräten im Home Office und den virtuellen Anwendungen und Desktops im Rechenzentrum. Für die sichere Anmeldung am Gateway richtete die IT-Abteilung zudem eine Mehrfaktor-Authentifizierung ein und verteilte kurzfristig Sicherheits-Token an alle Beschäftigten. Telefonisch wurde den Anwendern dann erklärt, wie sie mit ihrem privaten Rechner von zu Hause auf ihren Arbeitsplatz zugreifen können.

„Unser Support-Team hat hier wirklich einen tollen Job gemacht – und dank Citrix konnten unsere Beschäftigten ihre Arbeit von zu Hause nahezu ohne Unterbrechung fortsetzen“, bestätigt Zumkeller. „Viele unserer Mitarbeiter waren zum ersten Mal im Home Office tätig, aber die Umstellung klappte erstaunlich gut.“

Der IT-Leiter ist sich daher sicher, dass sich die neue Arbeitsweise im Landratsamt dauerhaft etablieren wird. „Die Anwender schätzen die gewonnene Flexibilität und die neuen Möglichkeiten. Unsere Ziele sind nun, die Arbeitsumgebung noch smarter zu gestalten und die Digitalisierung von Workflows weiter voranzutreiben. Mit innovativen Ansätzen wie Micro-Apps kann uns Citrix Workspace dabei helfen.“