Citrix ondersteunt het nieuwe werken bij de Gemeente Berkelland

Het gebied van Berkelland behoort tot de vroegst bewoonde streken van Nederland. De verre voorvaderen waren akkerbouwers, zo’n 2.700 jaar voor Christus. Gemeente Berkelland in de provincie Gelderland telt vandaag de dag bijna 45.000 inwoners en omvat een totale oppervlakte van ruim 26.000 ha. Het gemeentehuis van Berkelland is gevestigd in Borculo. De ICT-staf van de Gemeente Berkelland voert tevens het ICT-beheer uit van de Sociale Dienst Oost-Achterhoek, een samenwerkingsverband tussen drie gemeentes. In totaal worden de werkplekken van 400 medewerkers ondersteund.

De uitdaging: Invoering van het nieuwe werken

Twee jaren geleden stond de organisatie voor het vraagstuk om meerdere locaties te consolideren naar één nieuwe locatie. De gemeente wilde tegelijkertijd met de verhuizing naar het nieuwe pand het nieuwe werken en Bring Your Own Device (BYOD) introduceren. “Het nieuwe werken heeft naast diverse organisatorische aspecten tevens een ICT-component. In het nieuwe pand hebben medewerkers geen eigen kantoor, bureau en computer meer en moeten de systemen op de werkplekken volledige uitwisselbaar ingericht worden. Omdat de bestaande hard- en software toch technisch en economisch afgeschreven was, hadden we de mogelijkheid een ICT-omgeving te bouwen die 100 procent gericht is op het nieuwe werken,“ zegt Nenad Vasiljevic, ICT-coördinator bij de Gemeente Berkelland.

“We werken al een jaar of zeven naar tevredenheid met Citrix® application delivery oplossingen en wilden daarom ook in het nieuwe pand een Citrix-omgeving met desktopvirtualisatie creëren. Hiermee zijn we in staat een oplossing te bieden voor medewerkers die behoefte hebben aan specifieke pc-functionaliteit. Door de omgeving aan te vullen met Citrix® NetScaler® breiden we het nieuwe werken veilig uit tot mobiele werkplekken en thuiswerkplekken.”

Implementeren van desktopvirtualisatie met Citrix XenDesktop

Na het vervangen van het opslagsysteem door nieuwe NetApp SAN’s, is aanvang 2011 PQR ingeschakeld, een Platinum Citrix® Solution Advisor, die het technische ontwerp van de nieuwe infrastructuur heeft gemaakt op basis van het door de gemeente gemaakte pakket van eisen. “Omdat het grootste deel van de infrastructuur aan vervanging toe was – van netwerk, servers tot desktops – waren we in de gelukkige omstandigheid dat we parallel aan de productieomgeving de gehele infrastructuur opnieuw konden ontwerpen, aanschaffen en inrichten,” vervolgt Vasiljevic. “Bovendien is nagenoeg alles dubbel uitgevoerd om een hoge beschikbaarheid te realiseren.”

PQR heeft de nieuwe omgeving gebouwd. Zo zijn er nieuwe HP servers geplaatst en is de Citrix-omgeving opnieuw ingericht met actuele software. Er is een Citrix NetScaler geplaatst om de Sociale Dienst toegang te bieden tot de gevirtualiseerde desktops. Aan de gemeentelijke zijde zijn nog eens twee NetScaler appliances geplaatst om hoge beschikbaarheid te realiseren door load balancing, eentje in het eigen datacenter in Borculo en een tweede in de uitwijklocatie in Winterswijk. Medewerkers hebben toegang via een VPN-tunnel. Alle werkplekken zijn voorzien van nieuwe Dell thin clients. De gemeente heeft zelf packages gemaakt voor de vele oudere 16-bit en 32-bit applicaties met Microsoft® App-V . Na een intensieve stresstest en fine-tuning van de laatste applicaties is in januari 2012 het nieuwe werken life gegaan.

Virtualisatie tot en met de laatste werkplek

Om een 100 procent uitwisselbare werkplek te creëren, moest er een oplossing komen voor een stuk of 25 speciale werkplekken waarop bijzondere applicaties draaiden zoals AutoCAD of waarop meer rechten nodig waren zoals voor applicatiebeheerders. Om ook deze werkplekken te integreren in het nieuwe werken, heeft de gemeente ze gevirtualiseerd met Citrix® XenDesktop®. “Zelfs de veeleisende medewerkers gebruiken nu dezelfde thin clients die in de kantoren en in andere werklocaties beschikbaar zijn. Ze bedienen een virtuele desktop met dezelfde mogelijkheden als de fat client van voorheen, nu zelfs vanaf thuis” legt Vasiljevic uit. “Wij hebben er als IT-staf veel minder werk aan omdat het feitelijk maar één PC is die beheerd moet worden. Nu zijn onze medewerkers én IT tevreden.”

Meer met minder

Het beheer van de serverfarm waarom de desktops gehost worden, verloopt vele malen efficiënter dan voorheen. Dankzij Citrix provisioning services, een component van Citrix XenDesktop, Platinum Edition, werkt de gemeente met slechts één image voor alle 20 Citrix® XenApp™ servers. Alle servers blijven hierdoor identiek en wijzigingen hoeven slechts op één plek door te worden gevoerd. Datzelfde geldt voor het beheer van de virtuele desktops: alle virtuele desktops werken met één image. RES Workspace Manager zorgt ervoor dat de werkomgeving op de desktops zelf consistent en onder controle blijft. De honderden applicaties worden naar de serverfarm en naar de virtuele desktops gestreamd.

Vasiljevic : “We moeten als IT-staf terug van negen naar zeven personen, dit gaat via natuurlijk verloop. Ondanks dit hebben we door de manier waarop we het werk georganiseerd hebben en de virtualisatie-oplossingen van Citrix zelfs ruimte voor nieuwe ICT-thema’s. We kunnen onze focus nu leggen op die dingen waar we goed in zijn. De stabiliteit van de producten en oplossingen is zeer hoog. Alles draait zoals het moet en we hebben geen last van uitval of storingen. We doen dus meer, tegen sterk verbeterde kwaliteit met minder mensen. We maken ons motto ‘meer met minder’ dus helemaal waar. “

De universele desktop sluit aan bij clean desk policy

De gemeente hanteert een clean desk beleid zodat elke werkplek door elke medewerker gebruikt kan worden, inclusief de directie en de burgemeester. Snelle thin clients vormen een randvoorwaarde om het nieuwe werken te realiseren. De organisatie koos voor zeer snelle dual-core thin clients met 4GB geheugen van Dell/Wyse die Microsoft Windows® 7 Embedded draaien. “Video en geluid worden vanaf de centrale locatie naar de thin clients verstuurd en door de ondersteuning van het Citrix HDX™ -protocol functioneert multimedia zeer goed. Medewerkers kunnen video op YouTube bekijken en naar online radiostations luisteren,” voegt Vasiljevic toe. “Omdat een fysieke radio niet past bij een omgeving met flexwerkplekken, is dit een ideale toepassing bij het nieuwe werken.” Ook is de organisatie heel tevreden met de automatisch bekend maken van lokale USB-sticks binnen de centrale omgeving. “Meenemen van foto’s van en naar het werk is geen enkel probleem. Dankzij het HDX-protocol werkt elke toepassing op elke thin client en zijn we helemaal verlost van de bijzondere werkplekken.”

Voor mobiele taken zet de gemeente mobiele thin clients van Dell in. Dorpswachters, jobhunters bij de sociale dienst en bijvoorbeeld bouwopzichters zijn hiermee in staat op locatie een virtuele werkomgeving te openen en gegevens te raadplegen of in te voeren. Zonder desktopvirtualisatie is dit nagenoeg onmogelijk.

De gemeente als moderne werkgever

Flexibele bureaus, computerwerkplekken en flexibele werktijden gecombineerd met de mogelijkheid om thuis te werken, maakt van de gemeente een moderne werkgever, waar ook jongeren zich thuis voelen. “We hanteren een redelijke vrijheid op de werkplek en hebben daar goede ervaringen mee. Muziek luisteren en internetgebruik vormen geen enkel probleem. Als medewerkers het werk leuk vinden, is dat ook positief voor onze gemeente. Thuis werken maakt nu deel uit van de cultuur van onze organisatie. Inmiddels werken ruim 100 medewerkers zo nu en dan thuis,” concludeert Vasiljevic. “We ondersteunen al enkele smartphones, maar we spelen met het idee om de medewerkers een budget te geven om zelf een device aan te schaffen. Als IT-staf zorgen wij dan voor toegang en security, maar de medewerker moet zijn eigen device beheren. Dankzij de Citrix-oplossingen ligt Bring Your Own Device (BYOD) binnen handbereik, een idee wat veel jongere medewerkers aanspreekt.”