Versicherungsgruppe ist mit Citrix auch in Ausnahmesituationen für ihre Kunden da

BGV / Badische Versicherungen realisiert ganzheitliche Digital Workplace-Strategie mit Unterstützung von NetPlans

Mit Citrix-Technologie schafft eine Versicherungsgruppe die Voraussetzungen für flexibles Arbeiten von jedem Ort – und trotzt so auch der Covid-19-Krise.

Sicherheit braucht Stabilität. Genau dafür steht die Versicherungsgruppe BGV / Badische Versicherungen seit fast 100 Jahren. 1923 als Zweckverband von acht badischen Städten gegründet, bietet das Unternehmen heute umfassenden Versicherungsschutz für Kommunen in Baden sowie für Privat- und Firmenkunden aus ganz Deutschland.

Mit einem Beitragsvolumen von über 392 Mio. Euro und mehr als 1,8 Mio. Verträgen zählt der BGV zu den größten Versicherern in seiner Region. Rund 770 Beschäftigte im Innen- und Außendienst sind jeden Tag für die Kunden da und unterstützen sie bei ihren Anliegen. Ganz besonders im Fokus stehen dabei Angebote für Familien. Mit passgenauen Versicherungslösungen und Serviceleistungen richtet der BGV seine Zukunftsstrategie gerade auf diese Zielgruppe aus.

Familienfreundlichkeit wird auch innerhalb des Unternehmens großgeschrieben. Für seine wertorientierte und familienbewusste Personalpolitik trägt der BGV seit 2015 das Qualitätssiegel „audit berufundfamilie“. Das Wohlergehen der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird mit einer Vielzahl von Maßnahmen gefördert. Ein wichtiges Ziel ist dabei: die Vereinbarkeit von Beruf und Familie weiter zu verbessern.

Neues Workplace-Konzept wird gemeinsam mit den Anwendern entwickelt

Flexiblere Arbeitsplatzmodelle stellen dabei immer auch neue Anforderungen an die IT. „Wir haben bereits vor einigen Jahren unsere Anwender mit mobilen Endgeräten ausgestattet und Remote-Zugriffe auf unsere internen Anwendungen ermöglicht“, sagt Jürgen Kilian, Teamleiter Service Operation beim BGV. „Allerdings konnten die erste Lösungsarchitektur auf Basis von Microsoft Terminal Services die Erwartungen der Anwender nicht vollständig erfüllen.“

Die Benutzer kämpften teilweise mit langen Wartezeiten bei der Anmeldung an ihrem Desktop, schwankender Anwendungsperformance und häufigen Verbindungsabbrüchen – vor allem beim Arbeiten von zu Hause. Im schlimmsten Fall konnten Benutzer-Sessions nicht wiederhergestellt werden und die Arbeit von Stunden war verloren. Die IT-Abteilung entschied sich daher, neue Wege bei der Bereitstellung mobiler Arbeitsplätze zu gehen. Gemeinsam mit Spezialisten des IT-Systemhauses NetPlans evaluierte der BGV ein Digital Workplace-Konzept auf Basis von Citrix-Technologie.

Im R

ahmen einer Proof-of-Concept-Installation wurden virtuelle Arbeitsplätze mit allen Geschäftsanwendungen des BGV auf einer Citrix Virtual Apps and Desktops-Infrastruktur eingerichtet. „Wir haben dabei von Anfang an sehr eng mit Benutzern aus allen Fachbereichen zusammengearbeitet“, sagt Gerd Klinck, Systemadministrator für die Windows-Infrastruktur des BGV. „Die Anwender testeten den Zugriff auf ihre Anwendungen aus unterschiedlichen Umgebungen und bewerteten ihre Eindrücke anschließend mit Schulnoten.“

Die Beurteilungen der User fielen dabei durchweg ‚gut‘ oder ‚sehr gut‘ aus.Kernanwendungen wie das Bestandsverwaltungssystem ICIS+ waren jetzt auch von zu Hause ohne Einschränkungen nutzbar. Multimedia-Inhalte und Videos wurden an jedem Endgerät flüssig dargestellt. „Hier machte sich zum einen die Grafik-Power der NVIDIA Tesla M10 Karten bemerkbar, die wir in den Testsystemen einsetzten. Zum anderen zeigte der PoC aber auch, dass das Citrix HDX-Protokoll selbst über relativ schmale Netzwerkverbindungen eine sehr gute Performance liefert“, so Klinck.

Effizientes Management und Troubleshooting entlasten die IT

Nach dem überzeugenden Test entschied sich der BGV schnell, die Lösung für alle IT-Arbeitsplätze im Unternehmen zu nutzen. Dazu wurden zunächst alle Applikationen der Versicherungsgruppe analysiert und mit einem skriptgesteuerten Verfahren auf die neue Plattform migriert. Im Zuge dieses Prozesses führte die IT-Abteilung auch eine neue Office-Version und ein aktuelles Server-Betriebssystem ein und überarbeitete ihr Domänen-Konzept einschließlich der Benutzerkonten.

„Citrix bietet uns einige Technologien, um den Administrations- und Support-Aufwand für die Umgebung möglichst gering zu halten und die User Experience zu verbessern“, erklärt Gerd Klinck. „Das Workspace Environment Management (WEM) hat uns beispielsweise geholfen, die Benutzerprofile zu bereinigen und zu verschlanken. Die Anmeldezeiten an den Desktops konnten wir dadurch von mehreren Minuten auf wenige Sekunden reduzieren – ein enormer Vorteil für die Benutzer.“

Auch das Troubleshooting ist in der neuen Umgebung sehr viel einfacher geworden. Dem Benutzer-Support steht mit dem Citrix Director ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verfügung, um die Leistung der virtuellen Desktops und Applikationen detailliert zu überwachen und zu analysieren. So können die Helpdesk-Mitarbeiter die Ursachen von Performance-Problemen schnell erkennen – und sehen beispielsweise, ob die Internet-Anbindung in den eigenen vier Wänden tatsächlich die zugesicherte Geschwindigkeit liefert. In mehreren Fällen konnten Probleme dann mit Hilfe des jeweiligen Internet Providers gelöst werden.

Sicheres mobiles Arbeiten während der Covid-19-Krise

Wenige Wochen nachdem die IT-Abteilung die Einführung der neuen digitalen Arbeitsumgebung abgeschlossen hatte, kam es zum Ausbruch der weltweiten Covid-19-Pandemie. „Dank der Citrix-Lösung waren wir in der Lage, schnell zu reagieren“, sagt Jürgen Kilian. „Auch unsere Innendienstmitarbeiter konnten praktisch von heute auf morgen von zu Hause aus arbeiten und weiterhin alle Kundenanfragen beantworten.“

Anwender außerhalb der BGV verbinden sich über Citrix Gateways im Rechenzentrum mit ihrem virtuellen Desktop und haben so Zugriff auf ihren gesamten Arbeitsplatz mit allen Anwendungen. Für die Kommunikation mit Kollegen nutzen die BGV-Mitarbeiter Lösungen von Microsoft und Cisco. Mit dem Softphone-Client von Jabber können beispielweise die Anwender Telefonanrufe direkt aus dem virtuellen Desktops heraus tätigen – die Datenlast wird allerdings komplett über die Clients abgewickelt.

Alle Web-Zugriffe auf interne versicherungstechnische Anwendungen werden durch die Citrix-Lösung durchgängig verschlüsselt und sind zusätzlich durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert. Sensible Kundendaten bleiben immer im Rechenzentrum und werde nicht lokal auf dem Endgerät gespeichert – daher sind sie auch beim mobilen Zugriff umfassend geschützt.

„NetPlans hatte uns eine perfekte konfigurierte Gateway-Infrastruktur bereitgestellt“, berichtet Gerd Klinck. „Wir konnten dadurch auch die sprunghaft gestiegene Anzahl an Remote-Anwendern sehr gut bewältigen. Ein großer Vorteil der Citrix-Lösung war natürlich, dass wir keine VPN-Clients auf den Endgeräten installieren mussten. Wir haben es unseren Anwendern dadurch so einfach wie möglich gemacht, ihre Arbeit unter den veränderten Umständen fortzusetzen.“

BGV will die digitale Arbeitswelt künftig noch erweitern

Das Feedback der Beschäftigten war entsprechend positiv: Viele Kolleginnen und Kollegen bis hin zur Geschäftsleitung bedankten sich bei der IT-Abteilung für die sehr gute und schnelle Unterstützung. „Letztlich konnten wir mit der Citrix-Lösung unser Versicherungsgeschäft wie gewohnt weiterführen und unseren Kunden auch in dieser herausfordernden Zeit zur Seite stehen“, resümiert Jürgen Kilian.

Die flexiblen und mobilen Arbeitsmöglichkeiten sollen daher in Zukunft noch intensiver genutzt werden. Erste Erweiterungsprojekte laufen bereits: Derzeit testet die IT-Abteilung mit ausgewählten Anwendern die Integration von Microsoft Teams und Microsoft OneDrive for Business in die virtuelle Arbeitsumgebung. „Die Nutzung von Microsoft Teams optimieren wir dabei mit speziellen Citrix HDX-Technologien, für die Datensynchronisierung mit OneDrive nutzen wir eine Lösung von FSLogix“, so Gerd Klinck.

Zudem will die IT-Abteilung künftig auch virtuelle Desktops für professionelle Grafikanwendungen wie die Adobe Creative Cloud über die neue Infrastruktur bereitstellen. „Das Schöne an der Citrix-Technologie ist, dass es immer mehrere Wege gibt, die Applikationen zum Anwender zu bringen“, sagt der Systemadministrator. „So können wir wirklich jede Benutzergruppe über eine einzige Plattform bedienen.“

Ein wichtiger Faktor für den Erfolg war die gute Unterstützung durch NetPlans. Der Partner ist sehr flexibel auf unsere Anforderungen eingegangen und hat mit uns eine Workplace-Strategie umgesetzt, die genau zu unserem Business passt.
Gerd Klinck
Systemadministrator
BGV / Badische Versicherungen
Wir haben von Anfang an gemerkt, wie ausgereift die Citrix-Technologie ist. Die Anwender sind mit der Performance hochzufrieden – und wir können die gesamte Infrastruktur mit einem kleinen Team sehr effizient managen.
Jürgen Kilian
Teamleiter Service Operation
BGV / Badische Versicherungen

Branche

Kundennutzen

  • Fast 800 Beschäftigte können mit Citrix von jedem Ort aus und mit jedem Endgerät auf ihre Anwendungen zugreifen – einfach, sicher und performant.
  • Die IT-Abteilung wird bei der Verwaltung der vielen Geschäftsapplikationen entlastet und kann Updates schneller zur Verfügung stellen. Auch der Benutzer-Support ist einfacher geworden.
  • Instabile Netzverbindungen werden kompensiert, so dass Mitarbeiter an jedem Standort reibunslos arbeiten können.
  • Sensible Kundendaten sind beim Remote-Zugriff umfassend geschützt.

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