Citrix Workspace beschermt werk van Europees advocatenkantoor

NGL Legal gebruikt technologie van Citrix voor het veilig aanbieden van virtuele desktops, applicaties en data op elk device en elke locatie. De gebruikte oplossing zorgt ervoor dat bijna zestig personen flexibel kunnen werken, al dan niet in samenwerking met personen van buitenaf.

Uitdaging: een betrouwbare, veilige workspace voor mobiele medewerkers, in elke situatie

Dr. Krzysztof Wiater heeft in bijna twee jaar tijd een innovatieve Poolse adviesgroep gecreëerd met regionale ambities. NGL Legal is in wezen een modern advocatenkantoor dat gespecialiseerd is in juridische en fiscale dienstverlening. Het dienstenpakket omvat verder consulting en training (aangeboden door aparte entiteiten), evenals ondersteuning van bedrijfsprocessen. De groep ondersteunt cliënten over de hele wereld. Daarvoor werken ze met een netwerk van allianties met grote buitenlandse kantoren. De medewerkers daarvan springen dan bij in de hybride projectteams die NGL opzet.

“Wij werken in een dynamische, zich ontwikkelende omgeving die wordt gekenmerkt door veel mobiliteit. Kwaliteit is belangrijk voor ons, wij nemen geen enkele shortcut. Daarom hadden wij een moderne maar beproefde en veilige IT-oplossing nodig om de productiviteit van onze medewerkers te ondersteunen. We wilden de flexibiliteit hebben om snel meer gebruikers te ondersteunen en tegelijk wilden we strikte controle over de kosten houden”, legt Dr. Krzysztof Wiater, oprichter en managing partner van NGL Legal, uit.

Het kantoor hanteert voor elk project een individuele benadering. Vanuit een hybride netwerk van specialisten brengt NGL de juiste adviseurs samen in een team. Veel uitdagingen hangen hiermee samen: hoe kan een dynamisch en mobiel projectteam worden voorzien van een veilige workspace? Hoe wordt de toegang tot informatie geregeld en hoe kunnen de toegangsrechten voor specifieke data na een project ook weer worden ingetrokken? Ononderbroken en efficiënt doorwerken zonder toegang tot kantoor was ook een uitdaging.

Advocaten en fiscaal adviseurs hebben tijdens hun werk continu te maken met gevoelige data. Goede bescherming van vertrouwelijke gegevens van cliënten, met name in sectoren zoals defensie of energie, is een eerste vereiste voor elk advocatenkantoor.

Hebt u dan die goede bescherming en volledige controle, dan moet u er ook voor zorgen dat u iedereen in het team vrije toegang biedt tot alle benodigde applicaties en documenten. Het is belangrijk dat data kan worden opgeslagen in goed beschermde centrale systemen, zonder dat medewerkers data kunnen overzetten naar een laptop, smartphone of USB-stick, die kapot kan gaan, kwijt kan raken of gestolen kan worden. Want als dat gebeurt, is de kans op uitlekken van informatie zeer reëel.

Oplossing: Citrix Digital Workspace - on-premise en in de cloud

NGL Legal werkt samen met internationale advocatenkantoren en nam de strategische beslissing om Citrix technologie te gaan gebruiken. Iedereen in het team heeft vanaf elke locatie en op elk device toegang tot de digitale workspace. Eén keer inloggen is genoeg om op een veilige manier (op basis van voorgedefinieerde toegangsrechten) toegang te krijgen tot alle applicaties en data die vanuit de infrastructuur van de organisatie worden aangeboden, zonder daarvoor een VPN-verbinding nodig te hebben.

De belangrijkste tool die NGL Legal gebruikt voor het verwerken van documenten, heet LUCY. Voor het verzenden, delen of samenwerken van en in documenten gebruiken medewerkers ook ShareFile, voor secure documentsharing en complete monitoring. Zo weet u wie toegang had tot welk document, wanneer en waarmee. U kunt op elk gewenst moment een rapport genereren om te zien welke gebruikers toegang hebben gehad tot een bepaald bestand.

Medewerkers werken in hoofdzaak met laptops van de organisatie, die correct zijn beveiligd. Maar ze kunnen ook een virtuele desktop gebruiken, op elk device (dat dan dienst doet als terminal). In dat geval staat Citrix technologie in voor de security en wordt er geen data van de organisatie lokaal opgeslagen.

De devices worden beheerd en beveiligd met Citrix Endpoint Management software. Op smartphones is er een beveiligde, versleutelde ruimte voor filesharing en e-mail via een micro-VPN. Virtuele desktops, applicaties en data worden aangeleverd door de lokale VDI-infrastructuur. Deze virtuele onderdelen worden gecreëerd door een cluster van drie hypergeconvergeerde, dedicated Nutanix-devices, perfect geïntegreerd met Citrix.

“Het belangrijkste probleem van een klassieke VDI-architectuur is de bottleneck die ontstaat in de interface tussen servers, opslagsystemen en netwerkdevices. Op het moment dat een groot aantal gebruikers tegelijk bezig is op hun virtuele desktop, zijn problemen met de performance mogelijk. Bovendien is traditionele VDI-infrastructuur moeilijk uit te breiden. Meer gebruikers betekent meestal dat er een nieuwe, grotere en efficiëntere disk array moet komen”, legt Jarosław Jaworski uit. Hij is CEO van Vayana, de Citrix partner die verantwoordelijk is voor het IT-project van NGL Legal.

De hypergeconvergeerde Nutanix-infrastructuur is efficiënt en bovendien relatief eenvoudig schaalbaar. Om een verbinding met nieuwe gebruikers op te zetten, hoeft er alleen maar een volgende node toegevoegd te worden en de workload wordt automatisch gebalanceerd. De oplossing van Nutanix is geïntegreerd met Citrix Cloud services, wat het beheer van alle virtuele desktops verder vereenvoudigt. Citrix Cloud biedt alle onderdelen die nodig zijn voor het snel en eenvoudig aanbieden van virtuele desktops, applicaties en data, met alle functionaliteit om de volledige omgeving te besturen en te beheren

Voordelen

De technologie van Citrix voldoet aan alle verwachtingen van NGL Legal: gebruikers hebben nu ongeveer dezelfde ervaring als vroeger op een traditionele pc, zonder concessies op het gebied van security of performance. Zowel kantoorapplicaties als communicatietools voor audio- en videoverbindingen werken zonder enig probleem.

NGL Legal gebruikt de volledige versie van Citrix Workspace, waarmee allerlei verschillende producten worden geïntegreerd in één complete service. De gebruikerservaring is gelijk aan of beter dan die van klassieke desktopapplicaties. Zelfs in kritische situaties, bijvoorbeeld wanneer alle specialisten van huis uit moeten werken, kan de organisatie normaal doorwerken, dankzij de native ondersteuning voor werken op afstand.

Het grote voordeel van dit platform is dat er snel nieuwe gebruikers kunnen worden toegevoegd, en dat zij meteen over een complete virtuele desktop beschikken met daarin alle applicaties die ze nodig hebben. “Wanneer voor een nieuw project een complete workspace moet worden samengesteld voor nieuwe gebruikers, is dat mogelijk in een zeer kort tijdsbestek. Bovendien kunnen we toegang geven tot onze systemen zonder onze gevoelige data in gevaar te brengen”, aldus Paulina Bednarczyk, COO NGL Services.

Security is standaard

Naast hoge operationele flexibiliteit garandeert Citrix Workspace betere bescherming van gebruikers, applicaties en data. NGL Legal heeft volledige controle over wie toegang heeft tot documenten en hoe de documentflow werkt. De digitale workspace, ondersteund door technologie van Nutanix, is niet alleen veilig maar verhoogt ook de betrouwbaarheid. Sinds de implementatie meer dan een jaar geleden zijn er geen grote onderbrekingen in de dienstverlening geweest. De servers hebben alleen een herstart gekregen bij geplande upgrades.

Schaalbaarheid en kostenbeheersing

NGL Legal verwacht verdere dynamische groei. Citrix Cloud en de hypergeconvergeerde Nutanix-infrastructuur maken het gemakkelijk om de IT-omgeving op te schalen. Veranderingen hoeven niet lang op voorhand gepland te worden. De organisatie weet dat ze met één extra hypergeconvergeerd device dertig nieuwe gebruikers kunnen ondersteunen.

Een nieuwe medewerker een workspace aanbieden is heel simpel en kost nauwelijks tijd. Nieuwe hardwarematige infrastructuur bestellen en wachten tot die wordt geleverd, hoeft niet meer. De organisatie neemt de benodigde rekenkracht gewoon af in de cloud. Voor de gebruiker verloopt de omschakeling tussen lokale infrastructuur en de cloud volstrekt naadloos. Deze eigenschappen zorgen ervoor dat het aanbieden van een complete set applicaties, data en een virtuele desktop aan een nieuwe medewerker razendsnel verloopt.

NGL Legal betaalt – per maand – alleen voor de licenties die echt zijn gebruikt. De IT-kosten per gebruiker zijn op voorhand bekend, wat het eenvoudiger maakt om het budget onder controle te houden.

Tijd is geld – standaardisering van IT

Een belangrijk aspect van de keuze voor Citrix technologie was de mogelijkheid om de werkplek te standaardiseren, wat de kosten van IT-onderhoud en onboarding verlaagt. Elke nieuwe medewerker krijgt dezelfde centraal beheerde applicaties, in dezelfde versie. Dit staat garant voor, onder meer, eenvoudige updates. Met één klik op de muis staat de bijgewerkte versie van de geselecteerde software of een nieuwe applicatie op de desktop van de medewerkers. Veroorzaakt een update problemen, dan draait u die heel eenvoudig terug, organisatiebreed, zodat u opnieuw de laatste correcte configuratie gebruikt.

De toekomst

NGL Legal wil een innovatieve organisatie zijn, niet alleen wat dienstverlening betreft, maar ook als het gaat om technologie. Het advocatenkantoor wil zijn IT-omgeving op een consistente manier moderniseren en er zijn plannen om meervoudige authenticatie te implementeren. Medewerkers van NGL Legal moeten dan eerst hun gebruikersnaam en wachtwoord invoeren en daarna authenticeren ze zich via een melding op hun mobiele telefoon (met daarop Citrix software geïnstalleerd). Deze aanvullende securitylaag is sinds kort beschikbaar onder de bestaande licentie.

Over NGL Legal

Dynamisch groeiend Pools advocatenkantoor met een uitgebreide juridische dienstverlening. NGL Legal ondersteunt zijn cliënten met doeltreffende, innovatieve oplossingen, zodat doelen in de snel veranderende juridische/zakelijke sector sneller kunnen worden bereikt, en zowel nationale als internationale uitdagingen kunnen worden overwonnen.

Het team heeft ervaring opgedaan in Poolse en buitenlandse advocatenkantoren en in de bekende ‘Big Four’, en adviseert cliënten rond juridische en fiscale aangelegenheden. Verder verlenen ze advies bij het kiezen van de beste oplossingen voor ontwikkelstrategieën. Het hybride model van samenwerking met regionale partners maakt het voor NGL Legal mogelijk om een betere dienstverlening te hebben in Centraal- en Zuidoost-Europa en de Baltische staten.

Copyright © 2021 Citrix Systems, Inc. All rights reserved. Citrix, XenApp and XenDesktop are trademarks of Citrix Systems, Inc. and/or one of its subsidiaries, and may be registered in the U.S. and other countries. Other product and company names mentioned herein may be trademarks of their respective companies.

Wij werken in een dynamische, zich ontwikkelende omgeving die wordt gekenmerkt door veel mobiliteit. Kwaliteit is belangrijk voor ons, wij nemen geen enkele shortcut. Daarom hadden wij een moderne maar beproefde en veilige IT-oplossing nodig om de productiviteit van onze medewerkers te ondersteunen.
Krzysztof Wiater
Managing Partner
NGL Legal

Branche

Belangrijkste voordelen

  • IT-standaardisering
  • Betere bescherming van gegevens
  • Betere schaalbaarheid en kostenbeheersing

Citrix producten