Marc O’Polo werkt samen met Citrix en Provectus om een workspace te ontwerpen voor het hybride werken

Digitale workspaces ondersteunen de Freedom to Flexwork-strategie van het modelabel

Optimale gebruikerservaring, een hoge mate van security en efficiënt cloudgebaseerd beheer: modebedrijf Marc O’Polo heeft een strategie voor digitale workspaces ingevoerd op basis van Citrix technologie. De oplossing, die samen met IT-serviceprovider Provectus werd geïmplementeerd, bleek van onschatbare waarde tijdens de coronapandemie en zal ook een centrale rol spelen in de toekomstige werkomgeving van het bedrijf.

Marc O'Polo is een wereldwijd bekend premium merk voor moderne vrijetijdskleding. Het modebedrijf werd in 1967 opgericht in Stockholm en staat bekend om zijn unieke stijl en gebruik van natuurlijke materialen zoals katoen, linnen en zijde. Individuele persoonlijkheid is een belangrijk aspect van de merkfilosofie van Marc O'Polo. ‘De vrijheid om jezelf te zijn’ is altijd het leidende principe geweest in de organisatiecultuur, tot op de dag van vandaag.

Marc O'Polo investeert daarom sterk in infrastructuur, technische innovaties en een gezonde werksfeer. “Ons doel is om omstandigheden te creëren waarin onze 2000 werknemers wereldwijd hun volledige creativiteit kunnen ontwikkelen en optimaal kunnen samenwerken”, aldus Matthias Holzner. Hij is verantwoordelijk voor de implementatie van applicaties en samenwerkingstools op het hoofdkantoor in Stephanskirchen in de buurt van München en voor de verdere digitalisering van Marc O'Polo.

Om acht verschillende collecties op tijd te kunnen leveren aan retailpartners in meer dan 30 landen, elk jaar opnieuw, hebben medewerkers betrouwbare toegang nodig tot een verscheidenheid aan applicaties, zoals grafische en creatieve applicaties, maar ook branchespecifieke ERP-software (Enterprise Resource Planning) die alle productie- en verkoopprocessen aanstuurt. Sommige van deze applicaties worden al jaren geïmplementeerd met Citrix Virtual Apps and Desktops. “Citrix technologie vereenvoudigt de uitrol van nieuwe applicaties en updates, en stelt ontwerpers in staat om efficiënt te werken met zware grafische applicaties zoals Adobe Illustrator, zowel onderweg als thuis”, vertelt Matthias Holzner.

IT-herstructurering na cyberaanval

Gebruikerservaring is altijd een belangrijke factor geweest voor de IT-afdeling van Marc O'Polo. Na een ransomware-aanval eind 2019 werd security echter een topprioriteit. Gedurende enkele weken werd de IT-infrastructuur van het modebedrijf gegijzeld. Na de aanval werd de beslissing genomen om de IT-infrastructuur helemaal opnieuw op te bouwen en de security aan te scherpen.

In het kader hiervan besloot de IT-organisatie ook om de Citrix infrastructuur volledig op de schop te nemen. De nieuwe omgeving werd gepland en geïmplementeerd met de ondersteuning van IT-serviceprovider Provectus Technologies. Een fundamentele beslissing daarbij was om het beheer van de omgeving volledig over te brengen naar Citrix Cloud, alleen de servers met virtuele applicaties worden on-premise gehouden. “Dit zorgt ervoor dat alle updates en patches voor onze security automatisch worden geïnstalleerd en dat de omgeving altijd up-to-date is”, legt Matthias Holzner uit. Provectus kwam verder met het advies om Citrix Analytics Services te gebruiken voor de continue monitoring en optimalisatie van de security en performance van de digitale workspaces.

De planning voor de nieuwe workspace-strategie liep al op het moment dat het coronavirus uitbrak. Er volgenden enkele aanpassingen. Binnen enkele dagen moest een groot deel van het personeel verplicht thuis aan de slag. De IT-afdeling moest ervoor zorgen dat bedrijfsprocessen zonder onderbreking konden worden voortgezet.

“Met Citrix technologie en de uitstekende ondersteuning van Provectus konden we ons heel snel aanpassen aan de nieuwe situatie”, vertelt Matthias Holzner. De infrastructuur, die oorspronkelijk was ontworpen voor zes servers, werd uitgebreid naar 25, allemaal dankzij de schaalbare Citrix architectuur. Provectus gebruikte zijn expertise ook om alle gebruikersvereisten in kaart te brengen en alle applicaties te integreren in de nieuwe digitale werkomgeving. Vanuit het oogpunt van de gebruiker verliep de overgang soepel. De enige wijziging voor de medewerkers was het webadres dat ze nodig hadden om zich bij hun workspace aan te melden.

Flexibel werken met maximale security

De volledige toegang tot de nieuwe Citrix infrastructuur is volstrekt veilig. De Citrix Gateway service versleutelt alle communicatie tussen de eindgebruiker en de servers in het datacenter van Marc O’Polo. De IT-afdeling hoeft de toegang niet zelf te beheren: ook de Citrix Gateway service wordt aangeboden via Citrix Cloud. “Dit geeft ons het voordeel van maximale beschikbaarheid en een flexibel pay-as-you-grow-model”, aldus Matthias Holzner. “Bovendien zorgt de wereldwijde architectuur met wereldwijd verspreide ‘points of presence’ voor optimale performance. Ons team in Hongkong wordt bijvoorbeeld automatisch verbonden met het dichtstbijzijnde toegangspunt in Azië, waardoor ze nu veel sneller toegang hebben tot alle applicaties.”

Identiteiten en aanmeldingen voor de digitale workspaces worden nu beheerd via Azure Active Directory. Op deze manier kan de IT-afdeling securitystandaarden implementeren, ongeacht of gebruikers toegang hebben tot applicaties in de Citrix omgeving of cloudservices zoals Microsoft Teams. Daarnaast wordt ook veilige meervoudige authenticatie ondersteund, wat het werken vanaf verschillende locaties nog veiliger maakt.

Citrix Analytics for Security speelt nu een centrale rol in de securitystrategie van Marc O’Polo. De door machine learning ondersteunde service analyseert voortdurend het gedrag van de gebruiker terwijl deze toegang heeft tot resources in zijn of haar digitale workspace. Worden verdachte handelingen gedetecteerd, dan kunnen automatisch de juiste beveiligingsmaatregelen worden genomen. “Stel dat er ineens een gebruiker inlogt vanuit Azië terwijl die persoon een paar uur eerder nog in Stephanskirchen geregistreerd stond, dan wordt dat account onmiddellijk geblokkeerd en wordt ons team op de hoogte gebracht”, zegt Holzner. “Het Citrix Analytics for Security dashboard geeft ons een compleet overzicht van de mogelijke risico’s. Kleuren van verkeerslichten laten zien waar interventie nodig is. Veel acties kunnen dan worden geautomatiseerd via policy’s.”

Citrix Cloud zorgt voor minder administratie

De nieuwe Citrix omgeving ontlast het IT-team van veel administratief werk. Infrastructuurcomponenten, zoals delivery controllers, databases en de beheerinterface, worden nu beheerd en volledig up-to-date gehouden door Citrix. “Vroeger waren we gemiddeld een uur per dag bezig om elk systeem te controleren. Vandaag kunnen we er gewoon op vertrouwen dat de omgeving beschikbaar en up-to-date is”, zegt Holzner.

De helpdesk vertrouwt op de cloudgebaseerde monitoringconsole van Citrix om toegang te krijgen tot uitgebreide realtime data over de status van de omgeving en om gebruikers snel te helpen als ze een probleem hebben met de performance. De Citrix Analytics for Performance service ondersteunt Marc O’Polo hierbij. Door alle relevante performancegegevens samen te voegen en weer te geven, biedt de tool waardevolle inzichten en concrete suggesties voor troubleshooting.

“Analytics for Performance heeft onze gebruikersondersteuning geoptimaliseerd”, aldus Holzner. “We kunnen nu snel achterhalen waarom individuele gebruikers slechte responstijden hebben in hun applicaties. In een specifiek geval hebben we bijvoorbeeld verouderde softwareclients gevonden op het device van de gebruiker, waardoor het aanmelden veel langzamer verliep.”

Grotere tevredenheid onder medewerkers dankzij een verbeterde balans tussen werk en privé

Vooral tijdens corona heeft de hoogwaardige, veilige digitale workspace van Citrix een belangrijke rol gespeeld om bij Marc O’Polo te kunnen voldoen aan de eisen en wensen van medewerkers. Bij een interne enquête gaf 89 procent van de medewerkers aan dat werken op afstand heeft geholpen om een betere werk-privébalans te vinden. Dit was reden om een nieuwe werkplekstrategie te introduceren, genaamd ‘The Freedom to Flexwork’.

Met deze strategie zullen medewerkers twee dagen per week op afstand kunnen blijven werken vanaf elke locatie. Tegelijkertijd verandert ook het werk op locatie in het nieuwe hoofdkantoor in Stephanskirchen. Marc O'Polo wil nog sterker gaan werken als matrixorganisatie met teamoverschrijdende netwerken. Het doel is dat de bedrijfscampus een locatie wordt voor vergaderingen en flexibele samenwerking.

“Met de Citrix infrastructuur zijn we perfect voorbereid op elke mogelijke vorm van hybride werken en kunnen we onze flexwerkstrategie optimaal ondersteunen”, vat Matthias Holzner samen. “Dankzij Citrix kunnen medewerkers zich in de toekomst overal aanmelden en creatief werken.”

De IT-managers denken er al aan om de Citrix strategie nog verder uit te breiden door ook de winkels van Marc O’Polo te integreren in de Digital Workspace infrastructuur. De gebruikte virtuele applicaties en desktops kunnen dan volledig worden overgezet naar de cloud, wat het mogelijk maakt om IT-voorzieningen nog flexibeler te organiseren voor medewerkers.

Met de Citrix infrastructuur zijn we perfect voorbereid op elke mogelijke vorm van hybride werken en kunnen we onze flexwerkstrategie optimaal ondersteunen. Dankzij Citrix kunnen medewerkers zich in de toekomst overal aanmelden en creatief werken.
Matthias Holzner
Manager IT Application & Collaboration
Marc O’Polo International GmbH

Branche

Citrix producten

Belangrijkste voordelen

  • Met Citrix kunnen de medewerkers van Marc O'Polo overal flexibel en productief aan de slag, zonder dat dit ten koste gaat van de gebruikerservaring.
  • De gebruikers van de organisatie over de hele wereld zijn zeer tevreden met de oplossing: bijna 90 procent zegt nu een betere werk-privébalans te ervaren.
  • Citrix zorgt ervoor dat de digitale workspaces volledig beveiligd zijn. Zo is Citrix Analytics for Security in staat om verdachte activiteiten automatisch te detecteren en te blokkeren.
  • Cloudgebaseerd beheer ontlast de IT-afdeling omdat systeembeheerders zich geen zorgen meer hoeven te maken over het updaten van de Citrix infrastructuur zelf.