Was ist ein Business Continuity Plan?

Was ist ein Business Continuity Plan? Mithilfe eines betrieblichen Kontinuitätsmanagements stellen Sie im Notfall wichtige Geschäftsfunktionen wieder her. Zu diesen Notfällen zählen Naturkatastrophen, Cyberangriffe, Serviceausfälle und andere potenzielle Bedrohungen. Business Continuity Planning (BCP) ermöglicht es Unternehmen, den Geschäftsbetrieb mit minimalen Ausfallzeiten wieder aufzunehmen.

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Was ist der Zweck eines Business Continuity Plans?

Ein optimierter Business Continuity Plan umfasst drei Hauptkomponenten.

Erstens: Unternehmen müssen ausfallsicher sein. Das heißt, dass potenzielle Krisenfälle schon bei der Konzeptionierung wichtiger Geschäftsfunktionen berücksichtigt werden. Das Business Continuity Team führt eine Risikobewertung der einzelnen Funktionen nach Schwachstellen und Anfälligkeiten durch und stellt entsprechende Schutzmaßnahmen auf. Dies fließt in laufende Richtlinien für das Risikomanagement mit ein.

Zweitens: Beteiligte priorisieren Funktionen und bestimmen, welche zuerst in Betrieb zu nehmen sind. Disaster Recovery ist ausschlaggebend, da sich eine bleibende Schädigung des Unternehmens umso besser vermeiden lässt, je schneller Funktionen wieder betriebsbereit sind. Die IT legt Zielvorgaben für die Dauer der Disaster Recovery fest und entwickelt dazu einen umsetzbaren Plan. Nachdem unternehmenskritische Funktionen wieder in Betrieb sind, arbeitet das Team die restlichen Funktionen ihrer Priorität nach ab und zieht ggf. Drittanbieter hinzu, um Continuity-Strategien umzusetzen.

Drittens: Unternehmen benötigen Notfallpläne mit Schemata, die Hierarchien, Verantwortungsbereiche und die nötigen technischen Kenntnisse für das Krisenmanagement bei bekannten Notfallszenarien enthalten. Zu guter Letzt umfasst ein Business Continuity Plan ein Recovery Time Objective (RTO), das eine Zeitvorgabe für die Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs festlegt, und eine Business Impact Analyse (BIA) der geschäftlichen Auswirkungen, um den Erfolg der Recovery-Maßnahmen zu bestimmen. Ebenso informiert ein Notfallbericht die Beteiligten darüber, wie die Disaster Recovery IT-Notfallplanung in Zukunft verbessert werden kann.

Mit diesen drei Elementen können Unternehmen Krisen überwinden, Schäden schnell beurteilen und schnellstmöglich die Geschäftstätigkeit fortführen. Zu beachten ist auch, dass ein Business Continuity Plan fortlaufend aktualisiert werden muss, wenn das Unternehmen neue Technologien und Prozesse einführt. Wenn Unternehmen wachsen, implementieren sie neue Lösungen und Infrastrukturen. Diese müssen im Plan berücksichtigt werden, andernfalls kann es bei der Disaster Recovery zu unerwarteten Engpässen kommen.

Die fünf Elemente eines erfolgreichen Business-Continuity-Plans

Obwohl jede Unterbrechung im Unternehmen einzigartig ist und in diesen Situationen viele Entscheidungen getroffen werden müssen, bietet ein Business-Continuity-Plan ein Rahmenwerk zum Handeln und hilft bei der Vorbereitung auf solche Entscheidungen und nennt eindeutig die Entscheidungsträger. Ein erfolgreicher Business-Continuity-Plan umfasst die folgenden Elemente.

1. Festlegung einer Teamstruktur

  • Bestimmen Sie eine klare Entscheidungsträger-Hierarchie, damit sich die Mitarbeiter in einem Notfall nicht fragen, wer die Verantwortung oder Autorität zum Treffen einer Entscheidung hat.
  • Gründen Sie ein Team mit Hauptverantwortung für die Business Continuity, das Mitarbeiter aus dem gesamten Unternehmen wie Führungskräfte, IT-Mitarbeiter sowie Einrichtungs- und Gebäudemitarbeiter und Mitarbeiter aus den Bereichen Werkschutz, Kommunikation, Personalwesen, Finanzen und anderen Abteilungen umfasst.
  • Gründen Sie Support-Teams, welche zugehörige Aufgaben wie Notfallmanagement, Kommunikation, Maßnahmen für das gesamte Gelände und für die Betriebsbereitschaft erfüllen.

2. Erstellung eines Plans

  • Identifizieren Sie mögliche Geschäftsunterbrechungen, die sich auf die Unternehmensstandorte negativ auswirken können, z. B. Stromausfälle, Epidemien und Feuer•
  • Begründen Sie Ihren Plan auf Worst-Case-Szenarien und nicht auf verschiedenen Vorfällen mit unterschiedlichen Problemgraden, damit die Anzahl der Szenarien noch gehandhabt werden kann.
  • Legen Sie für die wichtigsten Geschäftsabläufe Prioritäten fest. Bestimmen Sie auch, wer diese durchführt und wie Aufgaben übertragen werden, wenn wichtige Personen nicht verfügbar sind
  • Bestimmen Sie, wie Mitarbeiter bei längeren Ausfällen von zu Hause aus arbeiten können.
  • Aktualisieren Sie Ihren Plan jährlich, um auf Änderungen in Bezug auf Komplexität und Abhängigkeit von Anwendungen, Geschäftsprioritäten, Risikomanagement, Unternehmensstandorten, Operationen und anderen Überlegungen zu reagieren

3. Testen Sie Ihren Plan

  • Simulieren Sie jährlich sämtliche Notfallabläufe, darunter Krisenkommunikation, Sicherheitsübungen und Wiederherstellungsprozesse am Arbeitsplatz
  • Bewerten Sie Ihre Testergebnisse und bemühen Sie sich um laufende Verbesserung, egal ob es um Ziele wie Anwendungsverfügbarkeit oder persönliche IT-Informationssicherheit geht

4. Erstellung einer Krisenkommunikationsstrategie

  • Führen Sie Benachrichtigungsverfahren für Notfälle ein, u. a. Push- und Pull-Systeme zur raschen Kommunikation
  • Identifizieren Sie die Beteiligten für die Kommunikation in Notfällen, darunter Mitarbeiter, freie Mitarbeiter, Kunden, Anbieter, sowie Mitarbeiter der Medien und des leitenden Managements, und erfassen Sie alle Kontaktdaten
  • Bereiten Sie schriftliche Kommunikationsdokumente vor, die ganz einfach aktualisiert und rasch weitergeleitet werden können

5. Klären Sie Mitarbeiter über das Sicherheitsmanagement auf

  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit diese mit den Prozessen vertraut sind, die sie in einem Notfall befolgen müssen, und wissen, wo sie hilfreiche Ressourcen finden können
  • Halten Sie mit lokalen und Bundesbehörden Rücksprache in Bezug auf Schulungen für die Reaktion auf Notfälle und sonstigen Hilfestellungen im Rahmen Ihres Programms
  • Führen Sie Mitarbeiterübungen durch, damit das Personal mit Abläufen, z. B. dem Finden von Notausgängen, vertraut ist

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