Wodurch wird eine Arbeitsumgebung kollaborativ?

Die virtuelle Kollaboration ist nicht mehr länger nur ein Trend, sondern eine Überlebensstrategie. Sie sorgt für die Business Continuity, fördert das Mitarbeiterengagement und erhöht die Produktivität. Der Anstieg der Remote-Mitarbeiter hat im letzten Jahr zu Herausforderungen durch verteilte Teams geführt, die mit verschiedenen Arbeitsumgebungen, Anwendungen und sogar Betriebssystemen weiterarbeiten.

Um von den Vorteilen der Kollaboration zu profitieren, benötigen Unternehmen Tools für eine zentralisierte Arbeitsumgebung, auf die Mitarbeiter von überall aus sicher zugreifen können, um so zusammen zu arbeiten und Arbeitsergebnisse nahtlos teilen zu können.

Wodurch zeichnet sich eine kollaborative Arbeitsumgebung aus?

Einfacher Zugriff

Ein kollaborativer Arbeitsplatz ermöglicht die Zusammenarbeit unabhängig vom physischen Standort der einzelnen Mitarbeiter. Das heißt, dass die Mitarbeiter zu jeder Zeit einfach auf die Umgebung zugreifen können.

Unternehmen setzen oft mehrere Anwendungen gleichzeitig ein – für Projektmanagement, Dokumentation, Produktion usw. Tatsächlich zeigen Forschungsergebnisse, dass kleine bis mittelständische Unternehmen zwischen 20 und 50 SaaS-Lösungen einsetzen, um anfallende Arbeiten zu erledigen.

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Der Wechsel von einer Anwendung zur nächsten ist zeitaufwändig und verschlechtert die Produktivität. In der Regel erfordert jede Anwendung eine Anmeldung, wodurch die Mitarbeiter und das IT-Team bei vielen verschiedenen Benutzernamen und Passwörtern schon einmal den Überblick verlieren können.

Damit ein kollaboratives Arbeitsumfeld effektiv ist, muss es alle Anwendungen umfassen, die Ihr Team für die Arbeit, gemeinsame Nutzung und Kommunikation benötigt. Einige Funktionen, die den Mitarbeitern das Aufrufen von Informationen erleichtern:

  • Single Sign-On: Ein einziger Benutzername und ein einziges Passwort für das gesamte Arbeitsumfeld vereinfacht den Zugriff, spart Zeit und verbessert die Produktivität. Diese Single Sign-On-Funktion sollte geräteübergreifend funktionieren und den Mitarbeitern die Arbeit von überall aus ermöglichen.
  • Einheitliche Oberfläche: Einfacher Zugriff auf jede beliebige Anwendung von einer einheitlichen Oberfläche aus vereinfacht den Wechsel zwischen den Anwendungen. 
  • Zentralisiertes Dashboard: Alle integrierten Anwendungen (wie Office oder Salesforce) ermöglichen den Mitarbeitern in einem zentralen Dashboard das Öffnen und Bearbeiten beliebiger Dateien unabhängig vom Speicherort.

Vereinfachung von Aufgaben

Der Zugriff auf die Arbeitsumgebung und Anwendungen ist nur der erste Schritt. Die Quintessenz eines kollaborativen Umfelds ist eine vereinfachte Zusammenarbeit der Teams. Eine effektive Arbeitsumgebung bietet durch einen automatisierten Workflow intelligente Kollaboration.

Die Mitarbeiter müssen freigegebene Dokumente auffinden und zusammen geräteübergreifend an Prozessen arbeiten können. Einige Eigenschaften, welche die Zusammenarbeit in einer Arbeitsumgebung erleichtern:

  • Zentrales Repository: Vereinfacht das Auffinden von Jobs und das Erstellen von Inhalten. Die Mitarbeiter können dort weitermachen, wo andere Teammitglieder aufgehört haben. Das Repository sollte logisch aufgebaut sein, damit alle Teammitglieder freigegebene Dokumente und Berichte auffinden und dazu beitragen können. 
  • Erstellen von Workflows: Das Team kann für unterschiedliche Projekte automatisierte Workflows anpassen und erstellen. Einige Projekte benötigen zusätzliche Genehmigungsschritte, andere nicht. Eine effektive Arbeitsumgebung gibt den Teams eine einfache Möglichkeit, zu kommunizieren und die Arbeit von einer zentralen Plattform aus zu koordinieren.

Einfache Freigabe

Hierbei handelt es sich wahrscheinlich um den kritischsten Teil der Zusammenarbeit. Freigabeprozesse führen manchmal zu Engpässen, bei denen Prüfer und Genehmigungen den Workflow verzögern. Die Anforderung von Feedback, Genehmigungen und Unterschriften lässt sich in einer effektiven Arbeitsumgebung automatisieren, wodurch der Projekt-Workflow vereinfacht, Zeit gespart und Frustration für das Team verringert wird. Gleichzeitig können Termine und Fristen leichter eingehalten werden. Einige Beispiele für Aktivitäten, die sich in einem effektiven Workflow automatisieren lassen:

  • Senden zur Genehmigung oder für Feedback: Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, fordern Sie die Genehmigung oder Feedback für die Aufgabe selbst an.
  • E-Mail-Versand innerhalb der Arbeitsumgebung: Einen großen Teil der Zusammenarbeit macht die einfache Kommunikation mit Teammitgliedern aus. In einer effektiven Arbeitsumgebung können Teammitglieder E-Mails und Sofortnachrichten versenden und Meetings ansetzen und fortführen, ohne die Umgebung verlassen zu müssen. Citrix Workspace integriert E-Mail- und Messaging-Anwendungen nahtlos, damit die komplette Kommunikation in einer sicheren Arbeitsumgebung erfolgen kann.
  • Teilen von Links: Die Freigabe von Inhalten für externe Nutzergruppen über verschiedene Quellen stellt ein Sicherheitsrisiko dar. Durch das Arbeiten in einer einheitlichen Arbeitsumgebung kann das Team Rollenberechtigungen beim Teilen von Links für Kunden oder Auftragnehmer anwenden.

Vorteile einer kollaborativen Arbeitsumgebung

Die Remote-Arbeit ist in den letzten Jahren für viele Unternehmen zur neuen Normalität geworden. Sie hat sich als effektive Strategie zur Kostenreduzierung und Sicherstellung der Business Continuity bewährt. Die meisten Unternehmen arbeiten heute auf die eine oder andere Weise online zusammen, durch gemeinsames Projektmanagement, die Erstellung von Inhalten oder Chat-Anwendungen. Die Vorteile der Zusammenarbeit in einer kollaborativen virtuellen Arbeitsumgebungen gehen jedoch noch viel weiter:

Umsetzung eines hybriden Arbeitsmodells

Flexibilität ist für das Überleben in den aktuellen Marktbedingungen entscheidend. Viele Unternehmen haben Teams, die sich aus Remote-Mitarbeitern und Mitarbeitern vor Ort im Büro zusammensetzen. Diese Hybridteams müssen Projekte unabhängig von Unterschieden bei Systemen, Geräten und physischen Standorten nachverfolgen und gemeinsam bearbeiten.

Ohne einheitliche Arbeitsumgebung kann es schwierig sein, für einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse zu sorgen. Die Vereinbarungen mit den Mitarbeitern sind bei hybriden Arbeitsmodellen häufig dynamisch und können sich aus persönlichen Gründen, aufgrund von Lockdowns oder dem Zeitplan der Mitarbeiter von Woche zu Woche ändern. Eine virtuelle kollaborative Arbeitsumgebung ermöglicht Teams, die hybride Arbeitsmodelle nutzen, standortunabhängig die Zusammenarbeit an denselben Projekten. Dadurch behalten Mitarbeiter, die zwischen Büro in der Niederlassung und Homeoffice hin- und herwechseln, auch leichter den Überblick über die laufenden Aufgaben.

Höhere Sicherheit gegen interne und externe Bedrohungen

Die virtuelle Zusammenarbeit kann das Risiko für interne Bedrohungen erhöhen, wenn sie nicht in einer sicheren Arbeitsumgebung erfolgt. Arbeitsumgebungen wie Citrix nutzen das Zero-Trust-Sicherheitsmodell, um Nutzer vor Bedrohungen durch BYOD, Daten, Ressourcen und Dateien zu schützen. Einheitliche Arbeitsumgebungen setzen Sicherheitspraktiken wie Single Sign-On für SaaS, Dokumente und Web-Anwendungen durch. Andere Praktiken können Zugriffsregeln für Berechtigungen und das Principle of Least Privilege umfassen (die Nutzer erhalten nur Zugriff auf die Ressourcen, die sie wirklich benötigen). Das gilt nicht nur für interne Prozesse, sondern ermöglicht auch externen Nutzergruppen die sichere Verbindung und Zusammenarbeit.

Umfassende Anwendungsbereitstellung

Mit virtuellen Anwendungen und einem virtualisierten Desktop können Mitarbeiter von überall an einem Projekt zusammenarbeiten, mit verschiedenen Geräte und über jede beliebige Verbindung. Manchmal müssen neue Mitglieder eines Teams auf neue Anwendungen zugreifen, um an einem spezifischen Projekt arbeiten zu können. In einer kollaborativen Arbeitsumgebung lassen sich neue Anwendungen und Desktops ideal, schnell und ohne Sicherheitsbedenken zuweisen. Das ermöglicht Ihnen die Skalierung Ihrer Aktivitäten, die Zugriffskontrolle und hohen Benutzerkomfort für die Mitarbeiter – ohne Kompromisse bei der Sicherheit.

Erreichen von Business Continuity mit Remote-Arbeit

In diesen unsicheren Zeiten müssen Unternehmen mit ihren Teams in Verbindung bleiben und die Geschäftsaktivitäten möglichst nahtlos fortsetzen. Wenn physische Meetings vor Ort keine Option sind, kann eine definierte, kollaborative Arbeitsumgebung dazu beitragen, dass Teams ihre Betriebsabläufe fortsetzen können. Die Geschäfte werden fortgeführt, unabhängig davon, an welchem Standort die Mitarbeiter arbeiten, ob Lockdowns verhängt wurden oder extreme Wetterbedingungen vorherrschen.

Mehr Engagement von Mitarbeitern 

Remote-Mitarbeiter sind häufiger mit ihrer Arbeit zufriedener und schaffen eine bessere Work-Life-Balance. Als Folge davon können Unternehmen, die Remote-Mitarbeiter beschäftigen, eine höhere Mitarbeiterbindung erreichen. Zudem bieten virtuelle Arbeitsumgebungen die Möglichkeit für die interne Kommunikation und Freigabe von Elementen – wie internes Social Media. Das trägt auch zur Unternehmenskultur bei, insbesondere bei Remote-Mitarbeitern, die sich sonst von den Veranstaltungen und Neuigkeiten des Unternehmens isoliert fühlen könnten. 

Zeit- und Kosteneinsparungen

Virtuelle Arbeitsumgebungen senken die Infrastrukturkosten durch geringere Ausgaben für Räumlichkeiten, Strom- und Wasserversorgung sowie andere Büroausgaben. Unternehmen können in Bezug auf die Produktivität über einen Zeitraum von drei Jahren pro Remote-Mitarbeiter ca. 25.000 $ einsparen. Ein zentrales virtuelles Arbeitsumfeld verhindert auch Verzögerungen und Missverständnisse, die entstehen können, wenn die Mitarbeiter verschiedene Arbeitsumgebungen nutzen.

Arbeitsabläufe optimieren

Unternehmen ohne einheitliche Arbeitsumgebung setzen in der Regel auf E-Mail-Kommunikation. Das führt zu Sicherheits- und anderen Problemen wie verloren gegangenen Dokumenten. Eine zentralisierte, virtualisierte Arbeitsumgebung ermöglicht es den Mitarbeitern, Projektinformationen und -dokumente zu speichern, zu bearbeiten und zu übertragen.

Eine kollaborative Arbeitsumgebung automatisiert sich wiederholende Aufgaben, und standardisiert und optimiert Arbeitsabläufe. Auf diese Weise entfallen die E-Mails und Chat-Nachrichten, die sonst zum Anfordern von Zugriff, Feedback und Genehmigungen nötig sind. Stattdessen können Nutzer nach der Anmeldung am System alle Anwendungen, Projekte und Dokumente aufrufen, die sie benötigen. Genehmigungen und Feedback werden automatisch über den Workflow gesendet.

Höhere Produktivität

Wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens geografisch über mehrere Zeitzonen verteilt sind, kann die Arbeit in einer kollaborativen Umgebung die Produktivität erhöhen. Mitarbeiter können virtuelle Kommunikation und Sofortnachrichten so nutzen, als befänden sie sich im selben Büro. Team-Meetings sind per Videokonferenz möglich. Zum Beispiel lassen sich wöchentliche Meetings zu einem Zeitpunkt festlegen, der sich für Teammitglieder in Indien, Europa und den USA eignet. Das sorgt für einen schnelleren und reibungsloseren Ablauf des Projekts.

Wie Citrix Workspace die Zusammenarbeit Ihres Teams unterstützen kann

Citrix Workspace ist die vollständige Lösung für Zugriff, Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung von Ressourcen in Ihrem Team. Über eine zentrale Oberfläche können die Benutzer Daten, Anwendungen und Desktops von jedem Ort und Gerät aus aufrufen. Nach der Anmeldung lassen sich alle Anwendungen sowie das neueste Projekt aufrufen, an dem Ihr Team arbeitet, und die Zusammenarbeit fortsetzen.

Citrix Workspace nutzt Sicherheitspraktiken wie Single Sign-On und Berechtigungssteuerung, um Daten, Identitäten und Prozesse vor internen und externen Bedrohungen zu schützen. Dadurch können Mitarbeiter sicher mit externen Nutzergruppen wie Kunden und Auftragnehmern zusammenarbeiten und Inhalte freigeben. Durch die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen können Unternehmen Zeit sparen und Workflows verbessern.

Citrix Workspace wurde entwickelt, um die Zusammenarbeit und Produktivität mit einer benutzerfreundlichen, intuitiven Plattform zu verbessern. Erfahren Sie, wie Sie Workflows und Prozesse, Zugriff, Freigaben und die Zusammenarbeit von jedem Standort aus mit einer einzigen Lösung optimieren können: Citrix Workspace.

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