Was ist ein virtueller Arbeitsplatz?

Der Begriff „virtueller Arbeitsplatz“ beschreibt im Allgemeinen eine Arbeitsumgebung, in der Benutzer digital miteinander in Kontakt treten können – unabhängig davon, wo sie sich befinden. Der virtuelle Arbeitsplatz stellt dabei Tools zur Kommunikation und Kollaboration bereit, sodass die Benutzer digital zusammenarbeiten können.

Ursprünglich sollten virtuelle Umgebungen dieser Art reguläre Büros nachahmen. Heutzutage werden sie aber eingesetzt, um die Effizienz, Zusammenarbeit und Sicherheit zu verbessern.

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Was macht einen virtuellen Arbeitsplatz aus?

Das Ziel eines virtuellen Arbeitsplatzes ist es, Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, indem Aufgaben und Daten sinnvoll organisiert werden. Ein virtueller Arbeitsplatz muss daher die folgenden drei Anforderungen erfüllen:

Vereinheitlichung: Was heißt es, einen Arbeitsplatz zu vereinheitlichen? Es geht darum, Anwendungen, Desktops und Daten zu zentralisieren, sodass Nutzer an denselben Projekten und Dokumenten zusammenarbeiten können. Die Dokumente, Daten und Tools, die sie dazu benötigen, werden dabei auf einer zentralen Benutzeroberfläche gesammelt, auf die sie von jedem Gerät aus zugreifen können.

Sicherheit: Ein virtueller Arbeitsplatz erhöht die Sicherheit und gibt IT-Teams zentrale Kontrolle über alle Zugriffspunkte. Dabei kommen moderne Sicherheitsfunktionen zum Einsatz, die die Effizienz erhöhen, wie zum Beispiel Zugriffskontrolle per Single Sign-on und Sicherheitsanalysen. Mitarbeiter können sich so sicher von jedem Standort und Gerät aus anmelden und der Benutzerkomfort steigt. Sicherheitsanalysen stellen dabei sicher, dass interne Bedrohungen erkannt werden, bevor sie größere Probleme verursachen.

Automatisierung: Ein effektiver virtueller Arbeitsplatz setzt KI-Technologien wie maschinelles Lernen ein, um Routineaufgaben zu automatisieren. Microapps helfen Nutzern, ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren und den Zeit- und Arbeitsaufwand zu reduzieren.

Arbeitsplätze in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum

Manche Unternehmen setzen virtuelle Arbeitsplätze in ihrem eigenen Rechenzentrum um. Da bei dieser Lösung jedoch hohe Infrastrukturkosten für gehostete Desktops anfallen, ist sie nicht für kleine und mittlere Unternehmen geeignet.

Arbeitsplatz in der Cloud: Ein Cloud-Arbeitsplatz kommt hingegen völlig ohne Investitionsausgaben aus. Durch das Hosting in der Cloud müssen Unternehmen keine weiteren Server kaufen, wenn sie ihren Betrieb ausbauen.

Infrastruktur im eigenen Rechenzentrum: Virtuelle Cloud-Umgebungen sind zudem flexibler als lokale Infrastrukturen, da sie einen standort- und geräteunabhängigen Zugriff über das Internet ermöglichen.

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Für wen ist ein virtueller Arbeitsplatz geeignet?

Für wen sind virtuelle Arbeitsplätze besonders geeignet? Hier sind einige Anwendungsfälle:

Hybride Mitarbeiter: Ein Wechsel zwischen Heim- und Büroarbeit kann für hybride Mitarbeiter Herausforderungen mit sich bringen. Ein virtueller Arbeitsplatz stellt sicher, dass die Benutzeroberfläche immer gleich bleibt – so können Nutzer sowohl im Büro als auch zu Hause zusammenarbeiten und müssen sich nicht umstellen.

Remote-Mitarbeiter: Auch Mitarbeiter, die gar nicht mehr ins Büro kommen, können von einem einheitlichen virtuellen Arbeitsplatz profitieren – insbesondere in puncto Sicherheit. Sichere Cloud-Arbeitsplätze, die die PCI-DSS-Kriterien erfüllen, unterstützen zudem Remote-Teams, wie zum Beispiel Kundensupport und Callcenter, dabei, die Datenschutzvorschriften einzuhalten.

Mobile Mitarbeiter: Mitarbeiter, die von unterwegs aus arbeiten, zum Beispiel Lieferanten oder Geschäftsreisende, profitieren ebenfalls von sicheren virtuellen Arbeitsplätzen. Sie können sich sicher anmelden und ihre Arbeit auch aus der Ferne fortsetzen.

Mitarbeiter im Gesundheitswesen: Ersthelfer, Ärzte und andere Mitarbeiter im Gesundheitswesen erhalten an jedem Standort sicheren Zugriff auf Patientendaten in Echtzeit. Virtuelle Arbeitsplätze sparen Zeit und stellen gleichzeitig den Datenschutz sicher, indem alle Daten standardmäßig verschlüsselt werden, sodass nur autorisiertes Personal auf sie zugreifen kann.

Vorteile der Arbeit in einem virtuellen Arbeitsplatz

Die Arbeit in einer virtuellen Arbeitsumgebung bringt viele Vorteile für die Belegschaft mit sich – zum Beispiel Flexibilität, Sicherheit und eine einheitliche Experience.

Virtuelle Arbeitsplätze ermöglichen Mitarbeitern einen einfachen Übergang zwischen Remote- und Büroarbeit und sorgen für eine einheitliche Arbeitsumgebung. So wird standortunabhängiges, flexibles Arbeiten Teil der Unternehmenskultur. Arbeitsabläufe werden grundlegend verändert: Das Erreichen der Ziele rückt in den Vordergrund und die Work-Life-Balance der Mitarbeiter wird verbessert.

Ein zentraler Arbeitsplatz vereinheitlicht außerdem Prozesse und erleichtert Mitarbeitern die Arbeit. Nutzer können von einem zentralen Dashboard aus auf alle für sie verfügbaren Daten, Dokumente und Tools zugreifen. Sie können Aufgaben von anderen Teammitgliedern übernehmen und sie automatisch zur Genehmigung übermitteln. Außerdem müssen sie nicht mehr unzählige Apps verwalten und können so produktiver arbeiten.

Darüber hinaus sorgen optimierte Arbeitsabläufe für bessere Zusammenarbeit in Teams. Interne Benachrichtigungen und automatisierte Anfragen erleichtern die Kommunikation. Funktionen für den Dateiaustausch unterstützen Teams bei der Organisation. Ein zentrales Repository speichert alle wichtigen Dokumente und Informationen von Projekten. So wird eines der größten Hindernisse für Teams abgebaut: Zeitverschwendung bei der Informationssuche.

Hier sind 11 Vorteile virtueller Arbeitsplätze für Unternehmen:

1. Niedrigere Kosten

Ein virtueller Arbeitsplatz ermöglicht es Mitarbeitern, von überall aus zu arbeiten. Große Büroflächen sind nicht mehr erforderlich und die Infrastrukturkosten sinken. Sie können in ein kleineres Büro umziehen, Kosten für die Miete, Sicherheit und Wartung sparen und so einen höheren ROI erzielen.

2. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Ein virtueller Arbeitsplatz zentralisiert die im Unternehmen eingesetzten Technologien. Das erleichtert Mitarbeitern die Arbeit und spart Zeit. Die so verbesserte Employee Experience erhöht das Engagement. Aufgaben können schneller und einfacher erledigt werden, und Mitarbeiter sind zufriedener und produktiver.

3. Bessere Cloud-Migration

Der Umstieg in die Cloud ist nicht immer leicht. Ein sicherer virtueller Arbeitsplatz kann zu einem erfolgreichen Migrationsprozess beitragen. Egal, ob Sie in die Public oder Private Cloud migrieren oder ein hybrides Modell bevorzugen: Virtuelle Arbeitsplätze sind flexibel und ermöglichen eine sichere, kontrollierte und transparente Cloud-Migration von Anwendungen und Desktops mithilfe von Automatisierungsfunktionen.

4. Höhere Produktivität

Vereinfachte Arbeitsabläufe verringern den Zeit- und Arbeitsaufwand für Routineaufgaben, sodass sich Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Studien zufolge erhöhen virtuelle Arbeitsplätze die Produktivität. Wenn Kollaboration, Arbeit und Genehmigung von Aufgaben leicht von der Hand gehen, dann profitieren alle davon.

5. Business Continuity

Eine virtuelle Umgebung hilft Unternehmen, auch in Krisenzeiten den Betrieb aufrechtzuerhalten. Da alle Daten in der Cloud gesichert sind, ist das Maß der Business Continuity höher und Disaster-Recovery-Maßnahmen können schneller durchgeführt werden.

6. Besserer Zugang zu Marktchancen und Fachkräften

Virtuelle Arbeitsumgebungen erweitern den Rekrutierungspool. Da sie außerdem die Produktivität erhöhen, eröffnen sich Unternehmen weit mehr Marktchancen als zuvor.

7. Skalierbarkeit

In virtuellen Umgebungen kann der Betrieb leicht hoch- oder herunterskaliert werden. Die Cloud ermöglicht es, schnell und einfach Ressourcen wie Teammitglieder, Anwendungen und Tools hinzuzufügen.

8. Höhere Sicherheit

Unternehmen möchten Mitarbeitern einfachen Zugriff auf Daten ermöglichen. Dies bringt jedoch das Risiko kompromittierter Konten mit sich. Da nach wie vor viele Mitarbeiter vollständig oder teilweise außerhalb des Büros arbeiten, kann es schneller zu Datenschutzverletzungen kommen. Ein virtueller Arbeitsplatz in der Cloud zentralisiert den Zugriff über SSO (Single Sign-On) – von jedem Gerät aus. So müssen weniger Passwörter verwaltet werden und das Risiko, dass sich Angreifer Zugriff auf das Netzwerk verschaffen, wird reduziert. Funktionen zur Zugriffskontrolle stellen sicher, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf vertrauliche Daten erhalten.

9. Besseres IT-Management

Zentrale virtuelle Arbeitsplätze ermöglichen IT-Teams zudem höhere Transparenz in den Bereichen Endgeräte, Datenverkehr, Zugriff und Netzwerkaktivitäten. KI-gestützte Verhaltensanalysen und integrierte Sicherheitsfunktionen schützen das Unternehmensnetzwerk vor Malware, Angriffen und nachlässigem Nutzerverhalten. IT-Teams können Bedrohungen erkennen und beheben, bevor diese größere Probleme nach sich ziehen.

10. Nachhaltigkeit

Hybride Arbeitsmodelle sorgen dafür, dass weniger Mitarbeiter pendeln müssen, was wiederum den CO2-Ausstoß verringert. Unternehmen, die in virtuelle Arbeitsplätze investieren, verbrauchen zudem weniger Papier, da die meisten Dokumente digital freigegeben werden.

11. Flexibilität

Virtuelle Umgebungen können leichter durch neue Anwendungen ergänzt werden als lokale Umgebungen. Eine zentrale Konsole ermöglicht dabei die Verwaltung aller Anwendungen und Tools innerhalb des Arbeitsplatzes. Nutzer können zentral auf alle Tools und Anwendungen zugreifen, die sie brauchen. Neue Anwendungen können zur zentralen Konsole hinzugefügt werden, ohne dass die Sicherheit leidet. Mitarbeiter können die erforderlichen Anwendungen innerhalb einer kontrollierten Arbeitsumgebung nutzen.

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