Leitfaden zu digitalen Arbeitsplätzen

Digitale Arbeitsplätze 2.0 – Ein vollständiger Leitfaden für erfolgreiche hybride Teams

Der vollständige Leitfaden zu digitalen Arbeitsplätzen

Millennials haben den Betrieb moderner Unternehmen fundamental verändert. Durch das anhaltende Drängen der Millennials (die Generation mit dem größten Anteil auf dem US-amerikanischen Arbeitsmarkt) auf Flexibilität am Arbeitsplatz und Work-Life-Balance im Zuge der Pandemie wird Remote-Arbeit zu einem Grundpfeiler der digitalisierten Wirtschaft.

Zum Vergleich: Eine Studie von Gallup ergab, dass Millennials 52 % der gegenwärtigen Remote-Belegschaft ausmachen. Von dieser Gruppe vermelden 54 % ein „blühendes“ Wohlbefinden im Vergleich zu den 47 % der vor Ort arbeitenden Millennials. Darüber hinaus möchten 74 % der Millennials nicht mehr für die vollen fünf Tage pro Woche ins Büro gehen müssen, und 65% der Generation X und 58 % Babyboomer möchten auch nach der Pandemie weiterhin remote arbeiten.

Für Geschäftsinhaber führt zu einer erfolgreichen digitalen Transformation kein Schritt an dieser neuen Arbeitsweise vorbei. Egal, ob Sie ein vollständiges Remote-Arbeitsmodell oder einen hybriden Ansatz planen, damit ihre internen und mobilen Teams harmonisch und sicher zusammenarbeiten können, benötigen Sie zunächst einheitliche Arbeitsplätze.

Was sind digitale Arbeitsplätze?

Digitale Arbeitsplätze sind zugängliche Umgebungen, die alle Anwendungen, Tools und Ressourcen vereinen, die Ihre Mitarbeiter oder Endbenutzer benötigen, um Arbeit zu erledigen und sicher online zusammenzuarbeiten. Digitale Arbeitsplätze wurden entwickelt, um die einzigartigen Anforderungen moderner Mitarbeiter zu erfüllen. Sie ermöglichen es sowohl internen als auch Remote-Mitarbeitern, von überall auf jedem Gerät auf Informationen zuzugreifen und Projekte abzuschließen – unabhängig davon, ob Ihre Daten in der Cloud oder in einem Rechenzentrum gespeichert sind.

Vorteile von Lösungen für digitale Arbeitsplätze

Lösungen für digitale Arbeitsplätze können Ihre digitale Transformation beschleunigen und Ihren Mitarbeitern und Endbenutzern gleichzeitig neue Wege der Interaktion und Zusammenarbeit bieten. Die Vorteile von digitalen Arbeitsplätzen für Unternehmen sind enorm sind. Dazu zählen:

Nahtlose User Experience (UX)

Woche für Woche verbringen Mitarbeiter fast den ganzen Tag damit, nach Informationen zu suchen, sich in mehrere Systeme und Geräte einzuloggen und Routineaufgaben auszuführen. Darüber hinaus nutzt der durchschnittliche Mitarbeiter etwa 36 Cloud-Services, um seine Arbeit effektiv zu verrichten. Dies schafft eine komplexe Palette an Anwendungen und Prozessen, die im Blick behalten werden müssen – was es für Mitarbeiter schwierig macht, auf die nötigen Tools und Daten zuzugreifen, um Aufgaben schnell auszuführen.

Ein intelligenter digitaler Arbeitsplatz reduziert diese Hindernisse und Ablenkungen, was die Motivation fördert und einen nahtlosen Benutzerkomfort (UX) bietet. Laut einer Studie von The Economist ist der einfache Zugriff auf die für die Arbeit erforderlichen Daten einer der besten Wege, um die Mitarbeitermotivation zu steigern.

Geringere Kosten, optimierte Produktivität

Ein digitaler Arbeitsplatz im Cloud-Speicher verwendet maschinelles Lernen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und zu automatisieren. So verschwenden Mitarbeiter keine Zeit mehr mit Routineaufgaben, wie etwa dem Erstellen von Berichten. Dies steigert die Mitarbeiterproduktivität und senkt die Fixkosten. Mitarbeiter können zudem flexibler arbeiten, indem sie Arbeitsabläufe anpassen und gezielte Lösungen für spezifische Probleme an einem Arbeitsplatz umsetzen. Ein intelligenter digitaler Workspace macht es außerdem leichter für Ihre IT, mehrere Anwendungen und Daten zu verwalten und zu schützen. Dies umfasst auch das Remote-Management von Daten.

Bessere Business Continuity und höhere Agilität

Ein effektiver digitaler Arbeitsplatz sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen auch in Zeiten des Umbruchs agil bleiben und den Betrieb aufrechterhalten kann. Zum Beispiel müssen aufgrund der Pandemie und der wechselnden Lockdown-Vorschriften Mitarbeiter mal von zu Hause, mal vom Büro aus arbeiten.

Mitarbeiter müssen von überall aus ohne Unterbrechungen arbeiten können. Genau hier kommen intelligente digitale Arbeitsplätze ins Spiel. Sie verbessern die Kommunikation, Zusammenarbeit und Flexibilität am Arbeitsplatz, was es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, ihre Aufgaben zu erledigen und mit jedem Gerät von jedem Standort aus zusammenzuarbeiten.

Schutz von Unternehmensdaten

Da immer mehr Endbenutzer remote arbeiten, besteht ein erhöhtes Risiko für Angriffe auf Daten und Konten. Leider führt die Vergabe von Berechtigungen und Privilegien für zahlreiche Geräte an mehreren Standorten schnell ins Chaos.

Mit einem digitalen Arbeitsplatz lässt sich die Sicherheit jedoch ganz einfach durch Single Sign-On (SSO) für alle Anwendungen und Dateien auf allen Geräten steigern. Darüber hinaus bieten die meisten robusten digitalen Arbeitsplätze eine zentrale Benutzeroberfläche (UI) in Kombination mit Analysen, die der IT einen vollständigen Überblick darüber gibt, wie Daten und Anwendungen im Unternehmen verwendet werden. Dies ermöglicht die einfache Verwaltung von rollenbasierten Berechtigungen.

Viele Unternehmen verwenden zusätzlich ein VPN, um ihre Daten über einen Proxy-Server zu schützen. VPNs können Unternehmen jedoch nicht vor internen Bedrohungen schützen. Ein sicherer digitaler Arbeitsplatz mit einem Zero-Trust-Sicherheitsansatz ist eine Alternative zum VPN.

Wer profitiert von digitalen Arbeitsplätzen?

  • Interne und Remote-Mitarbeiter: Da die Anzahl der Remote-Mitarbeiter steigt, müssen Unternehmen auf digitale Arbeitsumgebungen umstellen, um sicherzustellen, dass mobile Mitarbeiter an jedem Standort effizient und produktiv sein können. Ein digitaler Arbeitsplatz bietet eine zentrale Plattform, über die Organisationen Aufgaben kommunizieren, verwalten und abschließen können – ganz ohne Integrationswirrwarr.
  • Unternehmen, die vertrauliche Informationen verwalten: Designierte Mitarbeiter, die proprietäre Technologie nutzen oder mit vertraulichen Daten arbeiten, können über einen zentralen Arbeitsplatz sicher auf Informationen zugreifen. Außerdem können Teams aus unterschiedlichen Abteilungen und Unternehmen mit diesen Arbeitsplätzen einfacher zusammenarbeiten. Diese neuen unternehmensübergreifenden Teams profitieren von einer zentralen Arbeitsumgebung, die gemeinsame Ressourcen und verteilte Workflows an einem Ort vereint.
  • Freiberufler und Auftragnehmer: Viele Unternehmen beschäftigen Freiberufler und Auftragnehmer für eine Vielzahl von Aufgaben. Manche von ihnen benötigen Zugriff auf die Unternehmensanwendungen und -daten. Digitale Arbeitsplätze sorgen für Datensicherheit, indem sie nur den Zugriff auf die Informationen und Ressourcen erlauben, die für eine Aufgabe erforderlich sind.

Was macht effektive Arbeitsplätze aus?

Erfolgreiche digitale Arbeitsplätze fördern Einheitlichkeit, Sicherheit und Einfachheit für Ihre internen und Remote-Mitarbeiter sowie für Ihr Unternehmen als Ganzes:

  1. Einheitlichkeit:
    Effektive digitale Arbeitsplätze vereinen alle Arten verlässlichen Anwendungszugriffs, zum Beispiel für Microsoft Windows, das Internet, Software as a Service (SaaS) und mobile Apps. Der Arbeitsplatz zentralisiert zudem alle Ressourcen und Arbeitsabläufe über alle Arbeitsbereiche und -standorte hinweg – im Büro, unterwegs oder Zuhause.
  2. Sicherheit:
    Zudem schützen sie vertrauliche Daten und sorgen dabei für einen optimalen Benutzerkomfort (UX). Per Cloud bereitgestelltes SASE (Secure Access Service Edge) wird in Lösungen für das Mobil- und Endgerätemanagement an einem Arbeitsplatz integriert. So werden Daten unabhängig vom Gerät geschützt. Ein digitaler Arbeitsplatz bietet außerdem Sicherheitsfunktionen wie SSO, Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), sicheres Browsen und ein Zero-Trust-Framework.
  3. Einfachheit:
    Effektive digitale Arbeitsplätze bieten eine intelligente Umgebung mit Automatisierungsfunktionen, die das Erledigen von Aufgaben unterstützen und optimieren. Dies reduziert Konflikte und unnötige Aufgaben, sodass Mitarbeiter und Teams produktiver und engagierter arbeiten können.

Die wichtigsten Merkmale effektiver digitaler Arbeitsplätze

Die Integration robuster digitaler Arbeitsplätze in Ihr Unternehmen bietet internen und Remote-Mitarbeitern viele Vorteile. Zu den wichtigsten zählen:

Interkonnektivität: Ein effektiver digitaler Workspace bietet ein leistungsstarkes Content-Collaboration-System. Durch die Verbindung und Zentralisierung verteilter Daten-Repositorys können Inhalte, Daten und Medien einfacher gefunden und mit allen Mitarbeitern und wichtigen Beteiligten geteilt werden.

Vereinfachte Workflows: Digitale Arbeitsplätze sorgen für einheitliche Arbeitsumgebungen, in denen sich Mitarbeiter und Endbenutzer besser konzentrieren und optimal zusammenarbeiten können.

Geringere Sicherheitsrisiken: Viele Anbieter digitaler Arbeitsplätze bieten Optionen für die Speicherung von Daten in einer Public oder Private Cloud, sodass diese nicht auf den Geräten der Nutzer verbleiben, sowie eine Infrastruktur virtueller Desktops VDI und Anwendungsvirtualisierung für einfaches Anwendungsmanagement und Sicherheit.

Modernisierte IT-Abteilungen: Effektive digitale Arbeitsplätze können Ihre IT-Abteilung mit Optionen zur Nutzung einer Desktop as a Service (DaaS)-Plattform modernisieren. Dadurch entfällt für Ihre IT die Verwaltung eines VDI-Technologie-Stacks und sie kann sich auf die Entwicklung virtueller Desktops, die Anwendungsentwicklung und andere wichtige Arbeiten konzentrieren.

Governance-Frameworks: Ein gut definiertes Governance-Framework ist die Grundlage eines effektiven digitalen Arbeitsplatzes. Dadurch können Sie Sicherheitsprotokolle wie den Health Insurance Portability and Accountability Act, System and Organization Controls 2 und Federal Information Processing Standard Publication 140-2 implementieren. Ein ordnungsgemäßes Governance-Programm arrangiert verschiedene Zugriffsebenen entsprechend der Rolle eines Mitarbeiters oder Endbenutzers in Ihrem Unternehmen.

Optimierte UX: Ein effektiver digitaler Arbeitsplatz zeichnet sich durch Einfachheit und ein intuitives Design aus und bietet die gleiche Erfahrung wie kundenorientierte Technologien. Er ist einfach zu bedienen und zu personalisieren, damit sich Benutzer schnell eingewöhnen und sich auf zugewiesene Aufgaben konzentrieren können.

Integrierte Sicherheitslösungen: Vom Endbenutzerzugriff bis hin zur Bedrohungsprävention und zum Datenschutz kann ein effektiver digitaler Arbeitsplatz einen vollständigen Sicherheits-Stack für SASE und Zero-Trust-Netzwerkzugriff bieten. Dies ermöglicht Ihnen, Sicherheitslösungen wie Cloud Access Security Broker, Secure Web Gateways, Datenverlustprävention, Sandboxing, Malware-Schutz, Firewalls der nächsten Generation, API-Schutz und softwaredefinierte Wide-Area-Netzwerke (SD-WAN) auf einer Plattform zu konsolidieren.

So implementieren Sie in sechs Schritten einen erfolgreichen Arbeitsplatz

1. Einen Anbieter für digitale Arbeitsplätze auswählen

Die Implementierung eines erfolgreichen Arbeitsplatzes in Ihr Unternehmen beginnt mit der Suche nach dem richtigen Anbieter für digitale Arbeitsplätze. Full-Service-Workspaces sollten die digitale Konnektivität für Ihr Unternehmen vereinfachen und dabei vordefinierte Integrationen mit Hunderten der beliebtesten Anwendungen bieten. Was eine Plattform auch bieten sollte:

  • Automatisierte Workload-Bereitstellung
  • Erweiterte Sicherheitsfunktionen
  • Vorkonfigurierte Microapps für optimierte Funktionalität

Robuste Arbeitsplätze bieten neben vorkonfigurierten Microapps Kunden, Partnern und Entwicklern auch die Möglichkeit, eigene Microapps zu entwickeln und anzupassen. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, Aufgaben schnell auszuführen, benötigte Erkenntnisse und Informationen zu erhalten und produktiver zu arbeiten.

Eine weitere wichtige Überlegung ist die Auswahl einer Plattform, die die Business Continuity im Falle einer Katastrophe oder Krise gewährleistet. Anbieter robuster digitaler Arbeitsplätze integrieren fortschrittliche Application Delivery Controller und SD-WAN-Lösungen, die den Datenverkehr nahtlos an andere verfügbare Websites oder Clouds leiten, wenn das Unerwartete eintritt. Dies ermöglicht Ihnen, Netzwerkbedingungen schnell und sicher wiederherzustellen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihre Anwendungen für Endbenutzer verfügbar bleiben.

2. Wichtige Stakeholder in den Planungsprozess einbeziehen

Der Schlüssel zur Integration erfolgreicher digitaler Arbeitsplätze für Unternehmen liegt in der Einbeziehung wichtiger Stakeholder – wie etwa Führungskräfte der Organisation oder designierte Mitarbeiter aus einer Vielzahl von Abteilungen – in allen Phasen der Planung, Integration und Evaluation. Dies stellt sicher, dass Ihre Teammitglieder auf dem Laufenden bleiben und dass sie praktische Erfahrungen mit der Plattform vor dem Start erhalten.

3. Firmenweite Schulungen zum digitalen Arbeitsplatz abhalten

Mitarbeiterschulungen zum neuen digitalen Arbeitsplatz vor der Einführung helfen, sich mit der neuen Umgebung vertraut zu machen. Dies gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre täglichen Workflows an der neuen Plattform auszurichten und neue Funktionen zu entdecken, die ihre Produktivität verbessern könnten. Die wichtigen Stakeholder, die Sie in Ihren Planungsprozess einbezogen haben, sind während der Schulung von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beitragen können, den Anpassungs- und Fehlerbehebungsprozess innerhalb ihrer eigenen Abteilungen zu beschleunigen.

4. Datenbanken organisieren

Die Prüfung Ihrer vorhandenen Datenbanken und die Vorbereitung älterer Tools ist ein entscheidender Schritt bei der Implementierung eines erfolgreichen Arbeitsplatzes. Da digitale Arbeitsplätze auf einer einheitlichen Plattform aufgebaut sind, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre aktuellen Datenbanken nahtlos ineinander integriert werden. Darüber hinaus können Sie bei diesem Schritt sicherstellen, dass alle internen Prozessdokumente – einschließlich Prozessdokumente für Ihren neuen digitalen Arbeitsplatz – aktualisiert, organisiert und für die Bereitstellung in Ihrer neuen Arbeitsplatzplattform bereit sind.

5. Legacy-Tools vorbereiten

Sie sollten auch die Legacy-Tools Ihres Unternehmens genau evaluieren. Überlegen Sie, welche Tools Ihre Mitarbeiter noch benötigen oder verwenden und ob Sie sie erfolgreich in Ihren neuen Arbeitsbereich integrieren können. Überlegen Sie auch, welche Tools überflüssig oder unnötig sind und wie Sie deren Nutzung einstellen können, ohne die Prozesse oder Arbeitsabläufe der Mitarbeiter zu unterbrechen. Denken Sie daran: Ihr Ziel ist es, so viele Tools wie möglich in einem Arbeitsplatz zu konsolidieren, um die Mitarbeiterproduktivität zu optimieren.

6. Arbeitsplatz einführen und Feedback einholen

Sobald der neue digitale Arbeitsplatz eingeführt wurde, sollten Sie die Leistung überwachen und Feedback aus dem gesamten Unternehmen einholen. Dieses Feedback hilft Ihnen dabei, gängige Probleme aufzudecken, die sich auf das Produktivitätsniveau der Mitarbeiter auswirken, sowie die Änderungen oder Aktualisierungen zu implementieren, um sie mit geringen Ausfallzeiten oder Unterbrechungen zu beheben.

Unternehmen mit einem robusten digitalen Arbeitsplatz vereinheitlichen

Da Remote-Arbeit die digitalisierte Wirtschaft bestimmt, ist es wichtiger denn je, Ihr Unternehmen mit digitalen Arbeitsplätzen zu vereinheitlichen. Mit diesen Arbeitsplätzen können Sie Inhalte, Anwendungen und Daten zu einer sicheren, zentralisierten und vollständig anpassbaren Plattform zusammenführen. Dies fördert nicht nur die Zusammenarbeit und Produktivität, sondern rationalisiert auch Workflows, unabhängig davon, welches Gerät verwendet wird oder wo sich ein Mitarbeiter befindet.

FAQs

Was sind zwei wichtige Merkmale eines digitalen Arbeitsplatzes?

Die Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes in Ihrem Unternehmen gibt sowohl internen als auch Remote-Mitarbeitern die Möglichkeit, von einer zentralen Plattform aus einfach und nahtlos auf Anwendungen, Tools und Informationen zuzugreifen – unabhängig davon, welches Gerät sie verwenden oder wo sie sich befinden. Ein robuster digitaler Arbeitsplatz bietet Unternehmen auch die Möglichkeit, eine fortschrittliche Sicherheitsarchitektur für alle Anwendungen, Dateien und Geräte über eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche (UI) zu integrieren.

Welche Vorteile bringt ein einheitlicher digitaler Arbeitsplatz für moderne Unternehmen?

Da immer mehr Mitarbeiter Remote-Arbeit wünschen, müssen moderne Unternehmen ein zentralisiertes Arbeitsplatz-Framework implementieren, das Konnektivität, Zusammenarbeit und Sicherheit über mehrere Geräte und Standorte hinweg vereinfacht. Mit einem integrierten digitalen Arbeitsplatz können Unternehmen das Produktivitätsniveau der Mitarbeiter erhöhen, angepasste Sicherheitsprotokolle einfach einrichten, Fixkosten reduzieren und in Zeiten des Umbruchs agil bleiben.

Welche Vorteile bietet ein digitaler Arbeitsplatz?

Zu den Vorteilen eines digitalen Arbeitsplatzes gehören die Schaffung einer nahtlosen User Experience (UX) sowohl für interne als auch für Remote-Mitarbeiter, die Optimierung der Mitarbeiterproduktivität, die Senkung der Fixkosten durch die Automatisierung von Aufgaben, die Verbesserung der Business Continuity und Agilität sowie der einfache Schutz von Unternehmensdaten auf allen Geräten an jedem geografischen Standort.

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  • KAPITEL 5

    Content Collaboration

    Bringen Sie Projekte voran und schützen Sie Unternehmensdaten.

  • KAPITEL  6

    Sicherer Zugriff

    Schützen Sie Benutzer, Anwendungen und Daten mit durchgängiger kontextbasierter Sicherheit.

  • KAPITEL 7

    SD-WAN und SASE

    Sorgen Sie für eine sichere Always-On-Anbindung der Endanwender in Zweigstellen und an anderen Orten fernab des Rechenzentrums.

  • KAPITEL  8

    Anwendungsbereitstellung

    Ermöglichen Sie einen einheitlichen Betrieb und ganzheitliche Einblicke in mehreren Clouds.