Die Zukunft von Büros in einer Remote-Welt

Covid-19 beschleunigte den Siegeszug der Remote-Arbeit auf Höchstgeschwindigkeit. Da Mitarbeiter jetzt von überall aus produktiv arbeiten können, wie wird sich die Zukunft des gemeinsam genutzten Büros gestalten?

ARTIKEL | Lesedauer: 6 Min.
6. November 2020

Auch als nach der Coronavirus-Pandemie im Mai die Wiedereröffnungen begannen, arbeiteten fast 70 Prozent der US-Mitarbeiter weiterhin im Homeoffice. Außerdem berichtet Gallup, dass nur ein Viertel in gemeinsam genutzte Büros zurückkehren möchte, nachdem die Beschränkungen aufgehoben werden. Die Mehrheit stellt sich das Büro der Zukunft als flexiblen Arbeitsplatz vor, dessen physischer Standort sich überall befinden kann. Und mit der richtigen Technologie können mobil arbeitende Mitarbeiter sehr hohen Komfort bei der Arbeit genießen und genauso produktiv wie zuvor arbeiten.

Dennoch gehört das physische Büro noch nicht vollständig zum alten Eisen. Es wurden hohe Investitionen getätigt und die Rolle des Büros bei der Suche nach qualifizierten Mitarbeitern ist nicht zu ignorieren. Ob das Büro der Zukunft erfolgreich sein oder scheitern wird, hängt von der gebotenen Flexibilität und der persönlichen Zusammenarbeit ab, die Mitarbeiter im Büro auch zukünftig fordern. Durch die genauere Betrachtung der geschichtlichen Bedeutung physischer Büros bei der Motivation von Mitarbeitern können wir uns die Zukunft von Büros in Remote-Arbeitsumgebungen besser vorstellen.

Die Evolution des Büros der Zukunft als Erfolgsfaktor bei der Suche nach qualifizierten Mitarbeitern

Die Gestaltung physischer Büroräume war immer schon gut durchdacht. In einem kürzlich veröffentlichten NYT-Video A Brief History of Work (Eine kurze Geschichte der Arbeit) wird gezeigt, wie Arbeitgeber im Laufe der Zeit Arbeitsplätze gestalteten und damit verschiedenen Werten Priorität einräumten. Werkshallen mit identischen Arbeitsplätzen erleichterten Effizienzsteigerungen. Einzelbüros unterstützten Büroarbeiter bei kreativen Tätigkeiten. Offene Büros erleichterten Zusammenarbeit und Teamwork als oberste Priorität.

VOR DER PANDEMIE WURDEN BÜROS LAUT GÄNGIGER MEINUNG ALS KRITISCHE FAKTOREN FÜR DIE PRODUKTIVITÄT, UNTERNEHMENSKULTUR UND DIE ATTRAKTIVITÄT VON UNTERNEHMEN BEI TALENTIERTEN MITARBEITERN ANGESEHEN.

Wie unterschiedlich die einzelnen Büros auch gestaltet sein mögen, sie alle eint die Absicht, einen Ort zu schaffen, an dem Mitarbeiter am besten arbeiten können – und auch arbeiten möchten. Spitzenunternehmen warfen Ihre Büroräume bei der Personalsuche auch als Anreiz in die Waagschale und boten umfassende Trainingsräume, Kantinen und andere interne Vorteile, die zur Anwerbung der talentiertesten Mitarbeiter beitragen sollten. Aber mit der beschleunigten Verbreitung von Remote-Arbeit aufgrund von Social Distancing kommt die Frage auf, welche Rolle das physische Büro heute noch bei der Anwerbung, Bindung und Motivation der besten Mitarbeiter spielt?

Design des Arbeitsplatzes der Zukunft mit dem Ziel Flexibilität

Und bei der Neugestaltung des Arbeitsplatzes der Zukunft muss der Fokus auf flexiblem Arbeiten liegen, um den Mitarbeitern Auswahlmöglichkeiten zu lassen. Sie sollten akzeptieren, dass viele Mitarbeiter sich für die Arbeit im Homeoffice entscheiden werden, aber Sie sollten ihnen auch einen Grund geben, in ein gemeinsam genutztes Büro zurückzukehren. Wie Andrew Griggs, Senior Partner bei Kreston Reeves fragt: „Warum brauchen wir ein Büro? Wir müssen einen Ort bieten, den die Mitarbeiter gerne besuchen. Sie werden kaum kommen, nur weil ein Computer da ist.“ Auch wenn es keine einzige Patentlösung für alle Situationen gibt, sollten Sie Ihr Büro so gestalten, dass es den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter entspricht, heute und in Zukunft.

Bei der Gestaltung eines gemeinsam genutzten Büros, das Ihre Mitarbeiter bestmöglich motiviert, sollten Sie diese zunächst fragen, was sie sich an ihrem Arbeitsplatz wünschen. Als Nachwirkungen der Coronavirus-Pandemie fordern sie vielleicht Besprechungsbereiche an der frischen Luft und Räume, die für eine sicherere persönliche Zusammenarbeit gestaltet sind. Die Technologie am Arbeitsplatz muss auch die Karriereentwicklung der Mitarbeiter unterstützen. Wenn die Mitarbeiter beispielsweise Positionen als Vorgesetzte übernehmen, profitieren sie von digitalen Tools für die Zusammenarbeit wie virtuellen Whiteboards und Konferenzräumen mit mehreren Kameras. Diese Technologie vereinfacht Vorgesetzten die Interaktion mit Remote- und vor Ort im Betrieb arbeitendem Personal bei der kreativen Zusammenarbeit.

Konzentrieren Sie sich auf gemeinsame Aktivitäten, die am besten funktionieren, wenn man zusammenkommt.

Damit das physische Büro optimal genutzt wird, sollten Sie sich auf die Art von Aktivitäten konzentrieren, die sich nicht einfach aus der Ferne realisieren lassen. Dazu zählen:

  • Gruppenschulungen sind in der Regel erfolgreicher, wenn sich die Mitarbeiter im selben Raum befinden, insbesondere bei der Einführung neuer Technologien, bei der mehrere Mitarbeiter auf der neuen Plattform zusammenarbeiten müssen.
  • Die Orientierung neuer Mitarbeiter sollte nach Möglichkeit auch persönlich vor Ort erfolgen, da so den neuen Mitarbeitern am besten ein Gefühl für die gemeinsame Verantwortung und der Gemeinschaft vermittelt werden kann.
  • Bei der Betreuung der Mitarbeiter und der Förderung ihrer Fähigkeiten spielen Emotionen und Empathie zentrale Rollen. Die persönliche Interaktion ist hier immer vorteilhaft.

Bei allen persönlichen Aktivitäten spielt die Technologie eine wichtige Rolle, damit die Mitarbeiter wieder sicher ins Büro zurückkehren können. Kontaktlose Fieberthermometer werden bereits bei Amazon eingesetzt, damit potenziell kranken Mitarbeitern der Zutritt zu gemeinsam genutzten Büroräumen verwehrt wird. Es ist auch wahrscheinlich, dass im Büro der Zukunft möglichst wenige Flächen gemeinsam berührt werden. Wir könnten Türen, Aufzüge und Küchengeräte mit Sprachsteuerung einsetzen, um die Anzahl der von allen Personen zu bedienenden Tasten zu verringern – und KI-gestützte Putzroboter reinigen nach den Arbeitszeiten die gemeinsam genutzten Räume.

Das Büro der Zukunft ist ein intelligenter und gemeinsam genutzter Arbeitsplatz

Welche Rolle Büros in der Zukunft spielen können, sehen wir in Ländern, in denen das Coronavirus unter Kontrolle ist. In Deutschland pendeln derzeit 74 Prozent der Büroarbeiter zu gemeinsam genutzten Büros – aber nur noch 50 Prozent an fünf Tagen in der Woche. Das lässt darauf schließen, dass die Mitarbeiter bereits von einem flexibleren Ansatz hinsichtlich der Nutzung von Büros profitieren. Mit der richtigen Technologie und Flexibilität für Ihre Arbeitskräfte können Sie ein Büro der Zukunft schaffen, das Remote-Arbeit mit einem intelligenteren Ansatz für gemeinsam genutzte Büros kombiniert.