Citrix Workspace wspiera pracę kancelarii prawnej

NGL Legal wykorzystuje technologie Citrix do szybkiego i bezpiecznego dostarczania wirtualnych desktopów, aplikacji i danych na dowolnym urządzeniu, w dowolnym miejscu. Zastosowane rozwiązanie zapewnia elastyczną pracę ponad 60-osobowego zespołu i współpracę projektową z zewnętrznymi podmiotami

Wyzwanie: niezawodna, bezpieczna przestrzeń robocza dla mobilnych ekspertów, niezależnie od sytuacji

Krzysztof Wiater od blisko dwóch lat buduje innowacyjną polską grupę doradczą z ambicjami regionalnymi. W jej centrum znajduje się NGL Legal, nowoczesna kancelaria świadcząca usługi prawne i podatkowe. Ofertę uzupełniają dostarczane przez odrębne podmioty usługi konsultingowe, szkoleniowe oraz wsparcie procesów biznesowych. Grupa wspiera klientów również na rynku globalnym, działając poprzez sieć aliansów z dużymi kancelariami zagranicznymi, których przedstawiciele często wchodzą w skład tworzonych przez NGL hybrydowych zespołów projektowych.

„Pracujemy w dynamicznym, zmiennym środowisku, charakteryzującym się bardzo dużą mobilnością. Jakość jest dla nas najważniejsza, nie chodzimy na skróty, dlatego potrzebowaliśmy nowoczesnych, ale sprawdzonych i bezpiecznych rozwiązań IT, wspierających produktywność naszych pracowników. Priorytetem było również zapewnienie elastyczności, umożliwiającej szybką zmianę liczby użytkowników, przy zachowaniu ścisłej kontroli nad kosztami" - tłumaczy dr Krzysztof Wiater, założyciel i partner zarządzający NGL Legal.

Kancelaria do każdego projektu podchodzi indywidualnie. Sieć ekspertów pozwala na tworzenie optymalnych zespołów doradców, których kompetencje są najlepiej dostosowane do realizacji danego zlecenia. W tym miejscu pojawiają się liczne wyzwania: jak zapewnić tym dynamicznie powstającym zespołom projektowym bezpieczną przestrzeń roboczą, dostęp do aplikacji oraz danych.

Praca prawnika i doradcy podatkowego to codzienne operowanie na danych wrażliwych. Ochrona poufnych informacji, zwłaszcza w takich sektorach jak obronność czy energia, ma dla kancelarii prawnej kluczowe znaczenie. Trzeba myśleć również o dostarczeniu wszystkim członkom zespołu pracującym z klientem - przy zachowaniu pełnej kontroli - swobodnego dostępu do niezbędnych aplikacji i dokumentów. Jak kontrolować i odbierać uprawnienia do określonych zasobów po zakończeniu projektu? Wyzwaniem jest także utrzymanie nieprzerwanej, efektywnej pracy, w przypadku np. czasowego zablokowania dostępu do biura.

Oczywistym jest, że dane trzeba przechowywać na zabezpieczonych scentralizowanych systemach, nie pozwalając pracownikom przenosić ich na laptopach, smartfonach czy pendrive'ach, które mogą ulec awarii albo zostać zagubione lub skradzione. W przypadku tego typu zdarzeń istnieje znaczne ryzyko wycieku informacji.

Rozwiązanie: cyfrowa przestrzeń robocza Citrix Workspace - lokalnie i w chmurze

NGL Legal, bazując na doświadczeniach wynikających z pracy w międzynarodowych kancelariach prawnych, podjęła strategiczną decyzję o wyborze technologii Citrix. Każdy członek zespołu może korzystać z cyfrowej przestrzeni roboczej Citrix Workspace z dowolnego miejsca i urządzenia. Wystarczy pojedyncze logowanie, żeby - w ramach określonych uprawnień - zyskać bezpieczny dostęp do wszystkich aplikacji i danych dostarczanych z firmowej infrastruktury, bez konieczności uruchamiania połączeń VPN.

Każdy członek zespołu ma dostęp z dowolnego urządzenia, dowolnego miejsca, o dowolnej porze, do cyfrowej przestrzeni roboczej Citrix Workspace. Wystarczy pojedyncze logowanie, żeby zyskać bezpieczny dostęp do wszystkich aplikacji i danych dostarczanych z firmowej infrastruktury, bez konieczności uruchamiania połączeń VPN.

Głównym narzędziem do dokumentacji wykorzystywanym w NGL Legal jest system LUCY. Pracownicy używają jednak również do wysyłania, udostępniania i współpracy nad plikami Citrix ShareFile, która zapewnia bezpieczne dzielenie się dokumentami i pełny monitoring - wiadomo kto i kiedy miał dostęp, do jakiego dokumentu oraz co z nim robił. W każdej chwili można wygenerować związane z tym raporty.

O NGL Legal

Dynamicznie rozwijająca się polska kancelaria prawnicza, oferująca klientom kompleksową obsługę prawną. NGL Legal wypracowuje innowacyjne i efektywne rozwiązania, które skupione są przede wszystkim na osiągnięciu celów wyznaczonych przez klienta, uwzględniając przy tym dynamicznie zmieniające się otoczenie biznesowe, środowisko prawne oraz wyzwania, przed którymi stoją przedsiębiorcy zarówno na poziomie lokalnym, jak i globalnym. Zespół łączy doświadczenia zdobyte w kancelariach międzynarodowych, krajowych, a także w firmach z tzw. wielkiej czwórki. Stworzony przez NGL Legal hybrydowy model współpracy z partnerami regionalnymi pozwala na zaoferowanie klientom lepszej jakości usług w bardzo zróżnicowanym regionie C&SEE i krajów bałtyckich.

Pracownicy korzystają przede wszystkim z firmowych, odpowiednio zabezpieczonych laptopów. Jednak w każdej chwili mogą zalogować się do wirtualnego desktopu, wykorzystując do tego dowolne urządzenie, które będzie pełnić jedynie rolę terminala. Za bezpieczeństwo odpowiada wówczas technologia Citrix, a na urządzenie nie trafiają żadne firmowe dane. Na smartfonach jest natomiast wydzielona przestrzeń zarządzana i zaszyfrowana przez Citrix Endpoint Management (dawniej XenMobile). W ramach tej przestrzeni prawnicy mają dostęp do plików oraz aplikacji pocztowej, która komunikuje się z serwerem z użyciem technologii MicroVPN.

Wirtualne desktopy, aplikacje i dane serwowane są przez lokalną infrastrukturę VDI, którą tworzy klaster składający się z hiperkonwergentnych urządzeń dedykowanych Nutanix, doskonale integrujących się z technologią Citrix.

„Największym problemem klasycznej architektury VDI są wąskie gardła powstające na styku połączeń serwerów, macierzy i urządzeń sieciowych. Kiedy równocześnie wielu użytkowników korzysta ze swojego wirtualnego desktopa, mogą pojawić się problemy wydajnościowe. Przy tym tradycyjną infrastrukturę VDI trudno rozbudowywać. Wzrost liczby użytkowników oznacza zwykle konieczność zakupu nowej, większej i bardziej wydajnej macierzy" - tłumaczy Jarosław Jaworski, dyrektor generalny Vayana, partnera Citrix, który realizuje projekty IT w NGL Legal.

Hiperkonwergentna infrastruktura Nutanix jest nie tylko wydajna, ale również stosunkowo łatwo skalowalna. Pojawianie się nowych użytkowników wymaga jedynie dodania nowego węzła, a obciążenie zostaje rozłożone automatycznie. Rozwiązanie Nutanix jest zintegrowane z usługami Citrix Cloud, które dodatkowo upraszczają zarządzanie wirtualnymi desktopami.

Citrix Cloud oferuje wszystkie elementy potrzebne do szybkiego i prostego dostarczania wirtualnych desktopów, aplikacji i danych, zapewniające pełną kontrolę i funkcje zarządzania całym środowiskiem.

Wymierne korzyści

Technologia Citrix spełniła oczekiwania NGL Legal: zapewniła użytkownikom komfort zbliżony do korzystania z tradycyjnego środowiska PC, bez kompromisów w zakresie bezpieczeństwa lub wydajności - działanie zarówno aplikacji biurowych jak i narzędzi komunikacyjnych, obsługujących połączenia audio i wideo nie sprawia problemów.

NGL Legal używa pełnej wersji Citrix Workspace, która integruje wiele różnorodnych narzędzi w jednej kompleksowej usłudze. Doświadczenie użytkownika jest takie samo albo nawet lepsze, w porównaniu do klasycznego desktopa. Nawet w kryzysowej sytuacji, w której wszyscy pracownicy muszą pracować z domu, firma działa zupełnie normalnie, bez żadnego wpływu na świadczone klientom przez hybrydowe zespoły projektowe usługi.

Ogromnym atutem jest szybkość dołączania nowych użytkowników i czas dostarczenia im kompletnego wirtualnego desktopu z niezbędnymi do pracy aplikacjami. „Kiedy pojawia się nowy projekt i trzeba stworzyć kompletne przestrzenie robocze dla nowych użytkowników, czas realizacji jest bardzo krótki. Kluczowe jest przy tym, że udostępniając firmowe zasoby nasze dane są dobrze zabezpieczone" - mówi Paulina Bednarczyk, COO NGL Services.

Bezpieczeństwo w standardzie
Citrix Workspace oprócz dużej elastyczności operacyjnej, gwarantuje firmie zwiększoną ochronę dla użytkowników, aplikacji i danych. Kancelaria ma pełną kontrolę nad tym, kto i kiedy uzyskuje dostęp do dokumentów oraz jak wyglądają ich przepływy. Cyfrowa przestrzeń robocza, wspierana przez technologię Nutanix, jest nie tylko bezpieczna, ale cechuje się również zwiększoną niezawodnością.

Od momentu uruchomienia, przez ponad rok nie było większych przerw w działaniu usługi. Serwery restartowane są na potrzeby aktualizacji wyłącznie w zaplanowanych wąskich oknach serwisowych.

Skalowalność i pełna kontrola nad kosztami
NGL Legal spodziewa się dalszego dynamicznego wzrostu. Dzięki rozwiązaniu Citrix Cloud oraz infrastrukturze hiperkonwergentnej Nutanix, bezproblemowe jest skalowanie środowiska IT. Udostępnienie przestrzeni roboczej nowemu pracownikowi jest proste i zajmuje niewiele czasu. Nie trzeba czekać na zamówienie i dostarczenie nowej infrastruktury.

Potrzebną moc obliczeniową możemy błyskawicznie wynająć w chmurze. punktu widzenia użytkownika końcowego, przełączanie między infrastrukturą lokalną a chmurą jest niewidoczne. Dzięki temu wyposażenie nowego pracownika w komplet aplikacji i danych, wirtualny desktop, przebiega bardzo szybko.

Rozliczenia odbywają się w cyklu miesięcznym. NGL Legal płaci jedynie za faktycznie wykorzystane licencje i nie musi kupować niczego na zapas. góry wiadomo, jaki jest koszt IT dla jednego użytkownika - to znacznie ułatwia trzymanie budżetu pod kontrolą.

Czas to pieniądz, czyli standaryzacja IT
Ważnym aspektem wyboru technologii Citrix była możliwość standaryzacji miejsca pracy, która ogranicza nakłady zarówno po stronie utrzymania IT jak i tzw. onboardingu. Każdy nowy pracownik ma ten sam zestaw centralnie dystrybuowanych aplikacji, w tych samych wersjach. Oznacza to m.in. prostą aktualizację. Wystarczy przysłowiowe jedno kliknięcie, aby na pulpitach pracowników pojawiły się zaktualizowane wersje wybranego oprogramowania czy jakieś nowe aplikacje. Jeśli aktualizacja powoduje jakiekolwiek problemy, wystarczy kilka minut, żeby w skali całej firmy wycofać zmianę i wrócić do ostatniej poprawnej konfiguracji.

Spojrzenie w przyszłość

NGL Legal chce być firmą innowacyjną nie tylko pod względem oferty, ale także w aspekcie technologicznym. Kancelaria konsekwentnie rozwija swoje środowisko IT. Najnowszym elementem będzie wdrożenie uwierzytelniania wieloskładnikowego. W ramach usług Citrix Cloud standardowo dostępny jest Citrix Access Control, usługa pojedynczego logowania (Single Sign On).

Już wkrótce pracownicy NGL Legal, poza podaniem loginu i hasła, będą dodatkowo uwierzytelniać się klikając w powiadomienie wyświetlające się na ekranie telefonu komórkowego z zainstalowanym oprogramowaniem Citrix. To dodatkowa warstwa bezpieczeństwa, która od niedawna jest już dostępna w ramach licencji i nie wymaga wnoszenia dodatkowych opłat.

About Citrix
Citrix (NASDAQ:CTXS) is powering a better way to work with unified workspace, networking, and analytics solutions that help organizations unlock innovation, engage customers, and boost productivity, without sacrificing security. With Citrix, users get a seamless work experience and IT has a unified platform to secure, manage, and monitor diverse technologies in complex cloud environments. Citrix solutions are in use by more than 400,000 organizations including 98 percent of the Fortune 500.

Copyright © 2020 Citrix Systems, Inc. All rights reserved. Citrix, XenApp and XenDesktop are trademarks of Citrix Systems, Inc. and/or one of its subsidiaries, and may be registered in the U.S. and other countries. Other product and company names mentioned herein may be trademarks of their respective companies.

Pracujemy w dynamicznym, zmiennym środowisku, charakteryzującym się bardzo dużą mobilnością. Jakość jest dla nas najważniejsza, nie chodzimy na skróty, dlatego potrzebowaliśmy nowoczesnych, ale sprawdzonych i bezpiecznych rozwiązań IT, wspierających produktywność naszych pracowników
Krzysztof Wiater
założyciel i partner zarządzający
NGL Legal

Branża

Najważniejsze korzyści

  • Standaryzacja IT
  • Zwiększone bezpieczeństwo danych
  • Skalowalność infrastruktury i pełna kontrola kosztów

Wykorzystane produkty Citrix