Italarchivi azzera i disservizi di rete e riduce i costi grazie alla software-defined WAN

Recuperare una vecchia contabile della banca, ottenere copia di una cartella clinica, ammirare online un manoscritto antico: la pronta disponibilità dei documenti è un requisito importante, che le aziende e gli enti pubblici soddisfano sostenendo costi d’archivio non trascurabili. Oggi questi costi possono essere ridotti affidando totalmente la gestione dei documenti – dalla digitalizzazione alla conservazione degli originali cartacei - a società specializzate, che garantiscono ai clienti la protezione dei dati e un comodo accesso web all’archivio esternalizzato. In Italia, una delle aziende principali in questo settore è Italarchivi, che in oltre trent’anni di attività ha servito centinaia di clienti tra banche, industrie, ospedali, enti locali, fondazioni.

Il successo di Italarchivi si deve anche alla capacità di garantire il rispetto di precisi SLA (Service Level Agreement) riguardanti la sicurezza della conservazione e i tempi di digitalizzazione, oltre che ad una completa copertura del territorio ottenuta grazie a cinque poli operativi situati a Milano, Napoli, Parma, Roma e Venezia. Italarchivi deve quindi poter contare su un’infrastruttura IT e su una WAN assolutamente affidabili, obiettivi a cui l’ufficio IT dell’azienda lavora da alcuni anni con l’aiuto di un partner, Gruppo Filippetti.

Il problema dei disservizi nei collegamenti con i poli operativi

“Il traffico dei dati che transita sulla WAN è essenziale per la nostra attività: spesso, ad esempio, i documenti che vengono scannerizzati in uno dei nostri poli operativi devono poi essere lavorati in un polo diverso”, spiega Marco Ceneri, IT System Administrator di Italarchivi.

Fino al 2018, però, la tradizionale soluzione MPLS utilizzata dall’azienda non era in grado di assicurare un livello di disponibilità adeguato alle necessità. “Oltre ad essere costosa, la tecnologia MPLS ci costringeva ad affidarci ai cavi di un singolo operatore di rete, sia per le linee principali sia per quelle di backup, e ad utilizzare connessioni lente per alcuni poli operativi situati in zone non servite dalla fibra ottica. I guasti dovuti a rotture dei cavi o al maltempo si verificavano in media dieci o quindici volte all’anno e a volte richiedevano lunghi tempi di ripristino. Le conseguenti interruzioni della nostra attività ci esponevano al rischio di violare gli SLA stipulati con i clienti”, sottolinea Ceneri.

Citrix SD-WAN, la soluzione ideale

Consapevole di questo problema, nel 2018 Gruppo Filippetti ha proposto ad Italarchivi il passaggio ad una soluzione innovativa basata su Citrix SD-WAN, che consente di aggregare le connessioni fornite da più operatori telecom con l’impiego di tecnologie diverse. La proposta ha immediatamente convinto il management di Italarchivi, che ha così deciso di intraprendere un progetto di riorganizzazione complessiva della propria WAN. Nell’arco di un anno di tempo, l’azienda ha realizzato una nuova soluzione in cui le connessioni MPLS sono utilizzate solo per le linee principali; ad esse sono state affiancate altre connessioni basate su tecnologie diverse (ADSL, LTE, collegamenti wireless con antenne paraboliche), fornite da altri operatori. Gli apparati Citrix SD-WAN installati nei datacenter e nei poli operativi gestiscono in modo automatico e trasparente l’instradamento dei dati sulle diverse linee disponibili, intervenendo non soltanto in caso di guasto dei circuiti MPLS ma anche quando la qualità delle connessioni diviene insufficiente per alcuni tipi di traffico. Nel caso del VoIP e del video in streaming, inoltre, Citrix SD-WAN evita la perdita di pacchetti tramite una trasmissione ridondante su più linee diverse. La nuova soluzione permette anche lo scambio diretto dei dati tra i poli operativi periferici.

Niente più disservizi di rete, riduzione dei costi di connettività

Con Citrix SD-WAN, Italarchivi ha aumentato la disponibilità della propria WAN raggiungendo un livello adeguato alle proprie esigenze. “Utilizziamo Citrix SD-WAN da un anno e in questo lasso di tempo non abbiamo mai avuto disservizi di rete”, dice Ceneri, che aggiunge: “Ovviamente anche nel corso di quest’anno le linee MPLS hanno subìto inconvenienti come la rottura accidentale di un cavo, ma questo non ha comportato nessuna interruzione della nostra attività”. L’azienda ha anche migliorato la qualità dei collegamenti audio VoIP e in videoconferenza tra le proprie sedi, con VoIP ospitato da Filippetti Cloud e prevede di passare al cloud pubblico in futuro.

Con Citrix SD-WAN, inoltre, Italarchivi può ora evitare di utilizzare linee di backup basate sulla costosa tecnologia MPLS, limitandola alle sole linee principali; inoltre il trasferimento diretto dei dati tra i poli periferici permette all’azienda di utilizzare linee più economiche per i collegamenti con il datacenter. “Abbiamo ridotto del 12% i costi dei servizi di connettività e, anche grazie a questi risparmi, abbiamo ammortizzato l’investimento in soli due anni. Inoltre con le attività programmate nei prossimi mesi, di revisione completa delle linee, pensiamo di arrivare anche ad una percentuale di riduzione dei costi prossima al 30%”, afferma Ceneri.

Prospettive future

Grazie alla riduzione dei costi della connettività, Italarchivi sta ora considerando un potenziamento della propria WAN con l’aggiunta di nuove linee. L’azienda sta inoltre valutando anche altre soluzioni Citrix utilizzabili nell’ambito di un nuovo filone della propria attività: l’outsourcing di interi processi aziendali e la fornitura di servizi come la firma digitale. Sviluppi a cui sta lavorando il nuovo responsabile IT di Italarchivi, Roberto Secchi. “Sulla base dei risultati estremamente positivi che abbiamo ottenuto con Citrix SD-WAN, crediamo che Citrix potrà essere un partner importante anche per le nostre iniziative future, ad esempio con le proprie soluzioni per la virtualizzazione dei desktop”, conclude Secchi.