Mobiililaitteiden etähallinta helpottaa Oulun kaupungin arkea

Oulun Tietotekniikka on ottanut käyttöönsä mobiililaitteiden etähallintajärjestelmän, joka helpottaa Oulun kaupungin mobiilipalveluiden kehittämistä ja hallintaa. Citrixin XenMobile-järjestelmään pohjautuvaa ratkaisua hyödynnetään jo sadoissa mobiililaitteissa ympäri kaupunkiorganisaatiota.

Oulun Tietotekniikka on Oulun kaupungin konserniin kuuluva kunnallinen liikelaitos, joka toimii kaupungin ja sen organisaatioiden keskitettynä IT-palveluntoimittajana. Se vastaa kaupungin kriittisen tietojärjestelmäinfrastruktuurin tuotannosta, asiakastuesta sekä tietoteknisten päätelaitteiden, järjestelmien ja sovellusten elinkaaren mukaisista hankinnoista ja palveluista.

Tällä hetkellä Oulun kaupungilla työskentelee noin 12 500 työntekijää. Oulun Tietotekniikka vastaa noin 3500 mobiililaitteen ylläpidosta, joista noin 3000 on tarkoitus liittää Citrixin tuotteilla toteutetun etähallinnan piiriin.

Citrix valikoitui huolellisen prosessin kautta

Citrixin ratkaisun toimitti IT-palveluyritys Sofor, joka vastaa myös järjestelmään liittyvistä tuki- ja asiantuntijapalveluista. Oulun Tietotekniikka teki kilpailutusta varten perusteellisen esiselvitystyön, sillä se halusi varmistaa, että tarjouspyynnöllä saataisiin varmasti kaupungin tarpeisiin soveltuva mobiililaitteiden etähallintajärjestelmä.

Esiselvityksessä kartoitettiin uuden etähallintajärjestelmän tarpeet ja mahdollisuudet sekä tutustuttiin markkinoilla oleviin tuotteisiin. Valmistelutyö nosti esille myös uusia mahdollisuuksia, kuten paikkatietoon perustuvia toimintoja ja kaupungille sopivia hinnoittelumalleja, jotka myöhemmin huomioitiin tarjouspyynnössä.

”Puolen vuoden esiselvityksen jälkeen Oulun Tietotekniikka oli valmis julkaisemaan tarjouspyynnön, jolla saataisiin kokonaistaloudellisesti edullisin mobiililaitteiden etähallintajärjestelmä Oulun kaupungille”, sanoo Mikkonen.

Pelkkä kilpailijoiden päihittäminen tarjouspaperien perusteella tehdyssä vertailussa ei riittänyt Soforin ja Citrixin julistamiseksi kilpailun voittajiksi: Oulun Tietotekniikka oli tarjouspyynnössään ilmoittanut, että tarjousvertailun voittaneen tarjoajan ratkaisu auditoidaan tarjouspyynnön kriteereillä. Testiympäristön pystyttämisen ja kolmen viikon perusteellisen auditoinnin aikana varmistuttiin ratkaisun toimivuudesta.

”Hankintalain säätelemissä julkisissa hankinnoissa epäonnistuminen on helppoa, jos hankintayksikkö ei tarkasti tiedä, mitä haluaa tai jättää testaamatta ratkaisun toimivuuden käytännössä ennen päätöstä. Sofor ja Citrix läpäisivät perusteellisen arviointiprosessimme erinomaisin arvosanoin”, sanoo Mikkonen.

Vaivaton käyttöönotto

Oulun Tietotekniikka pitää mobiilisovellusten entistä monipuolisempia mahdollisuuksia tärkeimpänä syynä etähallintajärjestelmän käyttöönottoon. Kaupunki halusi alustariippumattoman ja monipuolisen etähallintajärjestelmän. Yhteiskäyttöiset laitteet, käyttäjien pääsy omiin henkilökohtaisiin tiedostoihin ja monipuoliset liittymät kaupungin aktiivihakemistoon (Active Directory) olivat myös ominaisuuslistan kärjessä.

Citrix XenMobilesta on ollut useita konkreettisia hyötyjä. Etähallintajärjestelmä helpottaa etenkin laitteiden käyttöönottoa ja asennuksia sekä käytönaikaisia tukipalveluita.

”Tuote on osoittautunut kaikin puolin toimivaksi ja Soforin asiantuntijapalvelut hyviksi. Citrix selvästi kehittää tuotettaan ja kuuntelee loppukäyttäjäorganisaatioitaan”, Mikkonen kertoo.

Sofor ja Citrixin toinen kumppani Arrow ECS olivat suuressa roolissa järjestelmän käyttöönotossa. Kaikki sovitut työt tehtiin aikataulussa ja laadukkaasti.

”Yhteistyön aikana Soforin tavaramerkiksi muodostunut ’mitä sovitaan, se myös pidetään’ -asenne on tehnyt vuorovaikutuksesta sujuvaa ja asiakkaan kannalta helppoa”, kertoo Mikkonen tyytyväisenä.

Lastenhoito keskeisessä roolissa

Oulun Tietotekniikka hyödyntää XenMobilea monipuolisesti, mutta yksi keskeisimmistä käyttökohteista löytyy varhaiskasvatuksen parista. Mobiilikaupungiksi itseään markkinoivan Oulun päiväkodeissa on käytössä varhaiskasvatuksen tarpeisiin kehitetty Daisy-sovellus, joka tekee henkilökunnan ja lasten läsnäolon seurannasta ja raportoinnista vaivatonta. Tietoteknisten rutiinien helpottuessa henkilökunnalla jää enemmän aikaa lapsille.

Henkilökunta käyttää sovellusta älypuhelimilla kirjautumalla siihen henkilökohtaisilla NFC-tageilla. Sovellus toimii kellokorttina myös lapsille, joiden vanhemmilla on niin ikään NFC-tagi. Sovellus suoraviivaistaa lasten saapumisten ja poistumisten kirjaamista merkittävästi. Esimerkiksi kotiinlähdön aikaan lapset ovat yleensä ulkona leikkimässä. Tällöin kotiinlähtö voidaan kirjata nopeasti ja vaivattomasti henkilökunnan mukana olevaan puhelimeen, mitään puhelimeen käsin kirjoittamatta. Jos NFC-tagi on unohtunut matkasta, voidaan kirjaus tehdä myös manuaalisesti.

Henkilökunnan käytössä olevia puhelimia säilytetään aina päiväkodin tiloissa. XenMobile-järjestelmä mahdollistaa tulevaisuudessa paikkatietoa hyödyntävän pääsykoodin käytön puhelimissa: Jos puhelin pysyy päiväkodin alueella, pääsykoodia ei tarvitse syöttää, mutta laitteen poistuessa alueelta pääsykoodi kytkeytyy päälle.

”Vaadittu tietoturvataso toteutuu, mutta arkipäivän toiminnot ja käytettävyys eivät heikkene. Tietotekninen ratkaisu parhaimmillaan”, toteaa Mikkonen.

Citrixin tuotteilla toteutettu etähallintaratkaisu mahdollistaa Daisyn kaltaisen sovelluksen asentamisen ja päivittämisen keskitetysti ja automaattisesti. Lisäksi XenMobile helpottaa puhelinten yhteiskäyttöä ja mahdollistaa vaivattoman tiedottamisen esimerkiksi Push-ilmoituksilla.

”Varhaiskasvatuksen suunnitelmissa on hoitoaikaperusteinen asiakaslaskutus, jolla saadaan päiväkotien tuottavuutta nostettua – tämä tarkoittaa parhaassa tapauksessa lapsille enemmän aikaa vanhempiensa kanssa”, sanoo Mikkonen.

Vasta pintaraapaisu

Ensimmäisen puolen vuoden aikana etähallintajärjestelmästä saatujen hyvien kokemusten ansiosta seuraavana tavoitteena on liittää kaikki kaupungin mobiililaitteet etähallintaratkaisun piiriin. Suunnitelmissa ovat myös uusien palveluiden lanseeraukset, kuten luottamushenkilöiden sähköisen kokouskäytännön palvelukokonaisuus ja opetuskäytössä olevien tablettien hallinta kouluilla.

Kaupungin luottamushenkilöt käyttävät kokouksissa yhteiskäytössä olevia iPad-laitteita, joilla he voivat tulevaisuudessa lukea kokousmateriaaleja Citrix ShareFilen avulla ilman kolmannen osapuolen sovelluksia. Koulut puolestaan aikovat hyödyntää etähallinnan avulla Applen volyymilisenssisopimuksia opetusohjelmien ja -materiaalien jakelemiseen.

”XenMobile mahdollistaa uusien palveluiden kehittämisen tavoilla, jotka ilman sitä jäisivät vain haaveiksi”, toteaa Mikkonen.

Citrix

Virtualisointi-, mobiilinhallinta-, tietoverkko- ja SaaS-teknologiaa kehittävä Citrix (Nasdaq:CTXS) johtaa fyysisen työtilan murrosta ja tekee työelämästä entistä joustavampaa. Citrixin ratkaisut auttavat yrityksiä rakentamaan ja hallinnoimaan mobiililaitteilla käytettäviä työympäristöjä turvallisesti. Citrixin ratkaisujen ansiosta sovellukset, työpöydät ja tiedot ovat aina työntekijöiden ulottuvilla, käytettävästä laitteesta, verkosta ja pilvipalvelusta riippumatta. Citrixin liikevaihto vuonna 2014 oli 3,14 miljardia dollaria. Citrixin ratkaisuja käytetään yli 330 000 yrityksessä, ja niillä on globaalisti yli 100 miljoonaa käyttäjää. Lisätietoja osoitteessa fi.citrix.com.

Olemme testanneet useita mobiililaitteiden etähallintaratkaisuja. Citrix XenMobilen ominaisuudet ja kilpailijoita edullisempi hinta siivittivät sen voittoon Oulun kaupungin järjestämässä julkisessa tarjouskilpailussa. Etenkin XenMobilen tapa käsitellä julkishallinnolle tyypillisiä yhteiskäyttöisiä laitteita kasvatti etumatkaa kilpailijoihin. Kouluissa, varhaiskasvatuksessa ja hyvinvointipalveluissa nojataan vielä pitkään yhteiskäyttöisiin laitteisiin kustannustehokkuuden ja työn luonteen vuoksi
- Heikki Mikkonen

ICT-asiakaspäällikkö

Oulun kaupungin

Toimiala

Julkishallinto

Keskeiset Edut

  • Järjestelmään liitettyjä laitteita voidaan hallita keskitetysti
  • Lisäarvopalvelut, kuten käyttäjien pääsy omiin tiedostoihinsa
  • Julkishallinnolle tyypillisten yhteiskäyttöisten laitteiden toteutus XenMobilella

Citrix-tuotteet