Recreëren in de cloud met desktopvirtualisatie: van museum tot sportclub

Syx Automations Group uit het Belgische Ieper is marktleider in de Benelux en Engeland op het vlak van IT-oplossingen voor de recreatiewereld. De groep bestaat uit Syx Graphics, Sydelsoft en Syx Automations. Syx Graphics is gespecialiseerd in het bedrukken van pvc en produceren van (toegangs) passen. Sydelsoft is het softwarehuis van de groep en heeft onder meer ReCreateX ontwikkeld, gebruikt voor informatisering van bijvoorbeeld sportclubs, fi tness centra, musea, theaters, pretparken en overheidsdiensten. Syx Automations biedt naast automatisering van administratie tevens oplossingen voor toegangscontrole, camerabewaking, gebouwenbeheer, sturing van klimaat en koeling en dergelijke. Syx Automations Groep stelt 85 mensen te werk en realiseert een omzet van 14,5 miljoen euro.

De uitdaging: Creëren van extra flexibiliteit op de desktop

Syx heeft een applicatie ontwikkeld voor de recreatieve markt, ReCreateX. Deze oplossing wordt door duizenden klanten in Nederland en België gebruikt als traditioneel lokaal geïnstalleerde maar ook als gehoste webapplicatie. “We ervaren echter meer en meer dat onze klanten in de recreatieve branche graag een volledige werkomgeving willen afnemen. We bieden daarom nu onze ReCreateX applicatie ook gehost aan volgens het DaaS-model, waarbij ReCreateX draait in het datacenter op Citrix®-software en waarbij klanten een volledige gehoste desktopomgeving bedienen. Citrix maakt het mogelijk om aan onze klanten naast ReCreateX nu tevens een volledige desktop aan te bieden waarbinnen ze onze applicatie, maar ook Microsoft® Offi ce™ en vele andere applicaties ter beschikking hebben,“ zegt Dirk Syx, CEO bij Syx Automations Group. “Omdat de branche erg dynamisch en seizoensafhankelijk is, biedt een desktop die naar behoefte af te nemen is vele voordelen.”

Invoeren van de virtuele desktop

De organisatie verwacht een sterke groei voor de gehoste desktop in de cloud. De voornaamste reden om als onderliggend platform voor Citrix-oplossingen te kiezen, was de uitstekende schaalbaarheid dankzij de geavanceerde load balancing functies. “Omdat we alles hebben gevirtualiseerd, van de servers op Microsoft Hyper-V™ tot en met de desktops en applicaties met Citrix-producten, hebben onze klanten helemaal niets meer te maken met hardware,” vervolgt Syx. “Het introduceren van de gehoste desktop verloopt razendsnel. Slechts wat instellingen in het datacenter, eventueel het toevoegen van een
klantspecifi eke applicatie die naar de Citrix-omgeving wordt gestreamd en het plaatsen van thin clients, is voldoende om de nieuwe omgeving in gebruik te nemen. Het meeste werk is RecreateX, omdat een ERP-applicatie altijd enige aanpassingen voor een klant vereist of er een koppeling met het backoffi ce noodzakelijk is. Op het moment hebben we een stuk of 50 koppelingen met onder meer burgerzaken, het nationale rijksregister en allerlei boekhouding omgevingen. Maar zelfs dan nog is het een kwestie van een dag werk.” Op dit moment zijn er ongeveer 400 klanten actief op de centrale Citrix-omgeving. De totale virtuele omgeving bestaat uit een 100-tal virtual machines op basis van Microsoft Hyper-V voorzien van Microsoft® Windows Server® 2008 R2, ingezet voor webhosting en ruim 200 RecreateX gebruikers.

Ondersteunt de dynamiek van de recreatieve branche

De recreatieve branche is zeer dynamisch en vereist een hoge mate van fl exibiliteit. De ene keer stoot een gemeente buitenfaciliteiten af of wordt er een onderdeel gesloten en dan krimpt het aantal gebruikers. Een pretpark is
bijvoorbeeld erg gevoelig voor seizoenen: in het hoogseizoen zijn er veel meer gebruikers dan in het winterseizoen. Een concertzaal heeft soms te maken met artiesten die uitzonderlijk populair zijn en daardoor veel meer bezoekers trekken,
waardoor tijdelijk extra capaciteit nodig is. “Met de gehoste omgeving kiest een klant per maand hoeveel desktops hij nodig heeft. Deze zeer fl exibele desktop is voor veel overheidsinstanties en stichtingen een groot voordeel, omdat ze het
aantal desktops per maand kunnen laten groeien of juist kunnen laten afnemen als dat nodig is,” vervolgt Syx. “Deze schaalbaarheid en fl exibiliteit zorgt ervoor dat er niet elke keer een aanbesteding hoeft te worden gedaan en er niet elke
keer opnieuw geïnvesteerd hoeft te worden. We hebben een lange-termijn relatie met onze klanten.”

Minder complexiteit, heldere kostenstructuur

De organisatie ziet bij gemeentes in toenemende mate dat het gemeentebestuur ervoor kiest IT (deels) te outsourcen omdat het allemaal stilaan te complex begint te worden. “Vóór de invoering van de gehoste desktop die we afnemen bij Syx, was het voor onze ICT-staf een hele opdracht om de applicatieserver van het zaalreserveringssysteem up-to-date te houden en ervoor te zorgen dat de gebruikers met de juiste softwareversie aan de slag konden,” zegt Leon Brooymans, Diensthoofd ICT bij de Gemeente Kapellen (België). “Nu kan de ICT-staf meer tijd besteden aan het functionele aspect van de applicaties en de
ondersteuning van de gebruikers, in plaats van zich te moeten concentreren op het onderhoud van de onderliggende basisinfrastructuur.” Syx: “Voor een vast bedrag per maand ontvangt de klant van ons lokaal een HP thin client voorzien van de Citrix Receiver™ en toegang tot de centrale omgeving met RecreateX, de benodigde kantoorapplicaties en backoffi ce systemen. Uiteraard maken 24x7 beschikbaarheid, back-ups en ondersteuning deel uit van
het maandbedrag.”

Overal veilig werken

“Onze organisatie groeide van één vestiging naar meerdere vestigingen en daarnaast kregen we meer gebruikers. We wilden een omgeving die overal benaderbaar is: op het werk maar ook vanuit huis. Nu met de gehoste desktop, kunnen grote aantallen mensen vanuit verschillende vestigingen werken of soms thuis werken. Het is dan handig dat medewerkers snel en gemakkelijk kunnen inloggen in hun eigen omgeving, zelfs vanaf een Apple iPad of iPhone,” aldus Erik Busscher, Directeur Sportbedrijf Almelo. “Een ander voordeel is dat al onze gegevens centraal zijn opgeslagen en niet meer op de individuele computers.
Dit is niet langer mogelijk omdat we werken met thin.

Duurzame IT als bonus

De infrastructuur bevindt zich in twee datacenter in Ieper en in het back-up datacenter in Passendale. De datacenters zijn groen en draaien al voor meer dan 80 procent op eigen energie afkomstig uit 3.000 m² zonnepanelen op het dak en maken gebruik van speciale koelingstechnieken. Op het moment dat de organisatie groene stroom kan afnemen van de nieuwe windturbines op het
industrieterrein Ieperleekanaal, zijn de datacenters 100% groen. “Duurzame IT wordt steeds belangrijker. Met DaaS maakt een klant gebruik van onze groene datacenters en is duurzame IT standaard inbegrepen in het concept. Overheden
kijken bij aanbestedingen al snel naar de milieuvoetprint van een oplossing,“ besluit Syx. “De standaard thin client vormt de laatste groene schakel in de gehoste omgeving.”

Over Citrix

Citrix Systems, Inc. (Nasdaq:CTXS) transformeert de manier waarop mensen, bedrijven en IT-ers werken en samenwerken in het cloudtijdperk. Met zijn cloud-, collaboration-, netwerk- en virtualisatietechnologieën maakt Citrix mobiel werken en cloud-diensten mogelijk, waardoor IT voor bedrijven eenvoudiger en toegankelijker wordt voor meer dan 250.000 organisaties wereldwijd. Citrix wordt dagelijks gebruikt door 75 procent van alle internetgebruikers wereldwijd, het bedrijf werkt samen met meer dan 10.000 partners in 100 landen. De jaarlijkse omzet in 2011 was 2,21 miljard Amerikaanse dollar.

©2012 Citrix Systems, Inc. Alle rechten voorbehouden. Citrix®, Citrix Receiver™, XenDesktop™ en XenApp™ zijn handelsmerken van Citrix Systems, Inc. en/of één of meer van haar dochtermaatschappijen, en kunnen geregistreerd zijn in de Verenigde Staten bij het Patent and Trademark Offi ce en in andere landen. Microsoft®, Microsoft Offi ce™, Hyper-V™ en Windows Server® zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation in de VS en/of andere landen. Alle andere handelsmerken en geregistreerde handelsmerken behoren toe aan hun respectievelijke eigenaars.

Voornaamste voordelen

  • Drastische verlaging van de complexiteit van IT
  • Directe schaalbaarheid naar meer of minder desktops
  • Heldere kostenstructuur per werkplek
  • All-in-one concept voor de werkplek
  • Bespaart op energie en vormt een duurzame IT-oplossing

Gebruikte applicaties

  • RecreateX
  • Microsoft Office
  • Diverse klantspecifi eke applicaties

Netwerkomgeving