Helsingin kaupungin rakennuspalvelu paransi tietohallintoaan XenDesktop ratkaisulla

Stara on huolehtinut Helsingin kaduista ja puistoista vuodesta 1878 lähtien. Stara on kaupunginhallinnon itsenäinen yksikkö joka vastaa kaupungin katujen ja torien rakennus-, huolto- ja puhdistustöistä. Yksikkö huolehtii myös puistoista ja kaupungin alueella olevista metsäalueista. Kolmasosa Helsingistä on viheralueita, jotka ovat paitsi suosittuja vapaa-ajan kohteita, myös tärkeitä tulvimisen ehkäisyssä toimien sade- ja sulamisvesien imeytymisalueina.

Starassa työskentelee 1 500 työntekijää, mutta määrä nousee kahteen tuhanteen kesäaikana, kun rakentaminen ja ylläpito hoidetaan 25 kiinteästä ja väliaikaisesta toimipisteestä. Staran tietohallintotiimissä on 14 henkeä vastaamassa työasemapalveluiden toimittamisesta hajasijoitetulle henkilökunnalle. Vesa Konttila ja Riku Kaunismaki toimivat Staran Systems Managereina ja Jari Kähkölä on Staran IT Manager.

Haaste: tietohallinnon tehokkuuden parantaminen tarjoamaan joustavampaa palvelua

Staran hajautettujen tietokoneiden ylläpito ja tuki oli aikaa vievää ja tehotonta. Käyttäjien ongelmat ja laiterikot tarkoittivat aina että tietohallintohenkilökunnan tuli ajaa paikan päälle korjaamaan vikatilanne. Jokainen sovellus- tai käyttöjärjestelmäpäivitys  samoin kuin normaalit päivitykset vaativat aina käyntiä jokaisen 800 koneen luona. Myös uusien koneiden toimitus uusille käyttäjille oli työläs tehtävä, varsinkin kesäisin kun Staran henkilömäärä kasvaa kolmanneksella. Rutiinitehtäviin kulunut aika vähensi tietohallinnon kykyä olla proaktiivisempi tuettaessa kaupungin yksiköitä.

Samaan aikaan tietohallinnon tuli leikata IT-hallinnon kuluja. Kolme tiimin jäsenistä oli jäämässä kohta eläkkeelle ja Jari tiesi ettei budjettirajoitusten vuoksi uusia voida palkata poistuvien tilalle. Pienenevän joukkueen takia mietti hän mahdollisuuksia keventää päivittäistä työmäärää. Jari oli kiinnostunut virtualisointiteknologiasta ja halusi ymmärtää paremmin kuinka työpöytävirtualisointi voisi yksinkertaistaa ja tuoda säästöjä pöytäkoneiden hallinnassa.

Staran työntekijöillä taas oli erityyppisiä haasteita. Henkilöt jotka vaihtoivat työn takia usein työpistettään esimerkiksi vieraillessaan eri työmailla pystyivät työskentelemään vaan kannettavalla työasemalla. Useimmilla oli kuitenkin käytössään vain pöytäkone, mikä tarkoitti etteivät he pystyneet syöttämään tietoja tai toimittamaan raportteja ennen paluutaan työpöytiensä ääreen. Tärkeä vaatimus ratkaisulle oli antaa työntekijöille mahdollisuus olla tuottavia riippumatta toimipisteestä.

Ratkaisu: keskitetty järjestelmänhallinta virtuaalityöpöydillä

Vesa ja Riku tutkivat eri virtuaalisointiratkaisuja ennen Citrix-teknologian valintaa. "Tutkimme kaikki suosituimmat virtuaalisointiratkaisut, mutta ne olivat toiminnallisesti melko rajoittuneita verrattuina XenAppiin ja XenDesktopiin."

Tiimi suoritti vertailuja ja testejä  ja otti sitten yhteyttä Citrix Gold Solution Advisor -luokiteltuun Access Solutions Oy:n (http://access-solutions.fi/en) auttamaan heitä kehittämään tuotantoversion. Yhdessä kehitettiin virtuaalinen työpöytäpalvelu jossa XenDesktop toimittaa Windows 7 työpöydät Dell Wyse thin clientteihin. XenApp taas toimittaa tarvittavat sovellukset thin clientteihin, sekä liikkuvien työntekijöiden kannettaviin tietokoneisiin. Virtuaalityöpöydät on replikoitu kahteen erilliseen datakeskukseen jotka varmistavat joustavuuden ja palvelun jatkumisen. Kaksi Platinum NetScaler VPX-200 laitetta hoitavat palvelimien kuormantasauksen kahden datakeskuksen välillä. “Access Solutions toi paljon osaamista projektiimme. Ratkaisu oli tuotantokunnossa kahden kuukauden kuluttua." -kertoo Vesa.

Hyödyt

Päähyöty: työpöytien hallinnan virtaviivaistaminen 25 toimipisteen välillä

Staran virtuaalityöpöytäratkaisu on vähentänyt tietohallinnon päivittäistä työmäärää auttaen tiimiä sopeutumaan kolmen henkilön poistumiseen. Aikaa on vapautunut tukea ja osallistua aktiivisesti Staran toiminnan muihin projekteihin.

"Kun työpöytien hallinta keskitettiin datakeskuksiimme on päivityksistä tullut helppoja. Nyt päivitämme ohjelmistot keskitetysti ja julkaisemme ne 400 työpöydälle parissa tunnissa, kun vanhassa menettelyssä tarvittiin 20 minuuttia per työasema sekä matka-aika. Citrix ympäristön keskitetty hallinta on tehokkaampi kuin entisen hajautetun ympäristön hallinta." - Kertoo Vesa.

Tietohallinto hyödyntää XenDesktopia sovellusten ja työpöytien keskitetyn hallinnan lisäksi etäkäyttötoimintona etätuen tarjoamiseen käyttäjille.

Uuden käyttäjän perustaminen helpottui myös. Käyttäjien hallinta on nykyisin hyvin nopeaa koska käyttäjän luona ei enää tarvitse käydä. Uuden käyttäjän perustaminen käy alle minuutissa. Se on suuri etu Staran kiireisen kesäkauden alkaessa kun sadat uudet väliaikaiset työntekijät aloittavat työnsä.

Päähyöty: suuremman joustavuuden tarjoaminen käyttäjille

Staran työntekijät voivat työskennellä tehokkaasti millä tahansa toimiston laitteella.

"Citrix-istunto seuraa käyttäjää" -Vesa selventää. "Työntekijä voi kirjautua thin clientilla väliaikaisen rakennustyömaan toimistosta ja jatkaa työtään siihen mihin se jäi hänen lähtiessään omalta työpaikaltaan." Citrix virtuaalityöpöytä mahdollistaa työntekijöiden tehdä yhteistyötä helpommin istumalla yhdessä ja käyttämällä saatavilla olevia työasemia työskennelläkseen väliaikaisissa projekteissa.

Päähyöty: kulujen karsinta

Staran valitsemat thin client laitteet ovat tuoneet suuria säästöjä.  "Me uusimme pöytäkoneet kolmen vuoden välein. Koska thin clientin elinkaari on pidempi, mahdollistaa se laitteiston elinkaaren pidentämisen jopa seitsemään vuoteen. Arvioimme Staran säästävän noin puoli miljoonaa euroa sen tuloksena." -Kertoo Vesa.

Lisäksi thin clientit kuluttavat huomattavasti vähemmän sähköä kuin perinteiset pöytäkoneet. Kulutus on thin clientilla keskimäärin 20 wattia, kun pöytäkoneen kulutus on 150 wattia. Helsingin kaupungin ylipormestari palkitsi Staran osuudestaan kaupungin energiansäästöhankkeeseen.

Tästä eteenpäin

Stara laajentaa Citrix virtuaalityöpöytien käyttöä. Tiimin tavoitteena on tarjota pian täysi etäyhteys käyttäjille mille tahansa mobiililaitteelle jossa on Citrix Receiver asennettuna. Se tuo käyttäjille lisää joustavuutta. Työn alla on myös loppujen sovellusten kuten resurssisyöppöjen 3D grafiikkaratkaisujen virtualisointi.

Kun työpöytien hallinta keskitettiin datakeskuksiimme on päivityksistä tullut helppoja. Nyt päivitämme ohjelmistot keskitetysti ja julkaisemme ne 400 työpöydälle parissa tunnissa, kun vanhassa menettelyssä tarvittiin 20 minuuttia per työasema sekä matka-aika.
- Vesa Konttila

Systems Specialist

Stara

About Citrix Citrix

(NASDAQ:CTXS) is leading the transition to software-defining the workplace, uniting virtualization, mobility management, networking and SaaS solutions to enable new ways for businesses and people to work better. Citrix solutions power business mobility through secure, mobile workspaces that provide people with instant access to apps, desktops, data and communications on any device, over any network and cloud. With annual revenue in 2015 of $3.28 billion, Citrix solutions are in use at more than 400,000 organizations and by over 100 million users globally. Learn more at www.citrix.fi.

©2016 Citrix Systems, Inc. All rights reserved. Citrix, XenDesktop, XenApp, XenMobile, NetScaler Gateway and Citrix Receiver are trademarks or registered trademarks of Citrix Systems, Inc. and/or one or more of its subsidiaries, and may be registered in the United States Patent and Trademark Office and in other countries. All other trademarks and registered trademarks are property of their respective owners.

Citrix ympäristön keskitetty hallinta on tehokkaampi kuin entisen hajautetun ympäristön hallinta.
- Vesa Konttila

Systems Specialist

Stara

Industry:

Citrix tuotteet

Päähyödyt:

  • Virtaviivaistettu työpöydänhallinta 25 toimipisteessä
  • Liikkuvien työntekijöiden joustavuuden lisääminen
  • Kustannusten lasku