Mehr Zeit für die Familie dank Desktop-Virtualisierung

Die Stadtverwaltung Frankfurt am Main setzt auf familiengerechte Arbeitsplätze: Durch eine wesentliche Flexibilisierung der Arbeitszeitmodelle haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten, wenn dies aus persönlichen Gründen erforderlich ist. Möglich gemacht wird das Projekt „Vereinbarkeit von Familie und Beruf" durch ein IT-Konzept auf Basis von Citrix XenApp und XenDesktop. Mit der Desktop-Virtualisierungslösung von Citrix können die Anwender auch im Home Office sicher auf ihren Benutzer-Desktop und alle benötigten Applikationen zugreifen.

Viele Berufstätige wünschen sich heute die Möglichkeit, Beruf und Privatleben besser miteinander vereinbaren zu können. Gerade dann, wenn kleine Kinder zu betreuen sind oder Familienangehörige gepflegt werden müssen, ist Zeit eine knappe Ressource. Für die Beschäftigten ist es in dieser Situation eine enorme Entlastung, wenn sie nicht jeden Tag ins Büro fahren müssen, sondern einen Teil ihrer Aufgaben von zu Hause aus erledigen können.

Auch in der Verwaltung der Stadt Frankfurt wurde in den letzten Jahren der Wunsch nach flexibleren Arbeitsmodellen immer lauter. Insbesondere für Pendlerinnen und Pendler mit langen Anfahrtszeiten waren familiäre und berufliche Verpflichtungen oft nur schwer unter einen Hut zu bringen. Die Stadtverwaltung entschied sich daher, ein Projekt zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu starten. In besonderen familiären Situationen sollen Beschäftigte die Möglichkeit erhalten, auch an mehreren Tagen pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten.

Flexible Arbeitsmodelle erfordern technisches Lösungskonzept

Das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik der Stadt Frankfurt erhielt den Auftrag, ein technisches Lösungskonzept für diese Initiative zu entwickeln. Dabei waren mehrere Herausforderungen zu bewältigen. Zum einen mussten den Anwenderinnen und Anwendern im Rahmen der Telearbeit alle wichtigen IT-Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, damit sie

auch am heimischen Schreibtisch in der Lage sind, ihre Aufgaben anforderungsgerecht zu erfüllen. Zum anderen stand das Projektteam vor der Herausforderung, die individuellen Anforderungen der insgesamt 62 Ämter und Dienststellen der Stadtverwaltung abzubilden. Jeder Aufgabenbereich betreibt für seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein eigenes Angebot an Standard- und Fachverfahren, die zum Teil besonderen Sicherheitsbedingungen unterliegen. Diese Anwendungsvielfalt musste bei der Projektkonzeption ebenfalls berücksichtigt werden.

„Ein wichtiges Ziel war schließlich, den Administrationsaufwand für die Heimarbeitsplätze so gering wie möglich zu halten", sagt Sven Schlitt, der im Amt für Informations- und Kommunikationstechnik für Terminalserverdienste und das Portal zur externen Bereitstellung von Fachapplikationen verantwortlich ist. „Wir wollten vor allem vermeiden, dass wir uns intensiv mit der Endgerätethematik auseinandersetzen müssen – Applikationen und Desktops sollten sich möglichst unabhängig von der verwendeten Client-Hardware nutzen lassen."

Die Verantwortlichen evaluierten unterschiedliche Lösungsansätze und kamen schließlich zum Ergebnis, dass ein Desktop-Virtualisierungskonzept auf Basis von Citrix-Technologien und Zero-Clients die Projektanforderungen am besten erfüllen konnte. In den Jahren zuvor hatte das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik bereits eine umfangreiche Citrix-Umgebung für rund 150 Schulverwaltungen und etwa 130 Kinderzentren aufgebaut. Schul- und Einrichtungsleiter sowie Anwender aus den Bereichen Sekretariat und Hausverwaltung – insgesamt rund 2.000 Benutzerinnen und Benutzer – werden über Citrix XenApp-Server im Rechenzentrum der Stadt mit allen benötigten Anwendungen versorgt. Unter anderem betreibt die Stadtverwaltung in der Umgebung Office- und E-Mail-Anwendungen sowie Web-Browser für die sichere Anbindung von Schulen an die Lehrer-Schüler-Datenbank des Landes Hessen. Die Anwendungen werden komplett auf den XenApp-Servern ausgeführt und administriert und müssen daher nicht einzeln auf den verteilten Endgeräten installiert und gewartet werden. Der Zugriff auf die zentral betriebenen Applikationen ist zudem mit nahezu beliebiger Client-Hardware möglich.

Virtuelle Desktops für Anwenderinnen und Anwender im Home Office

Für das Projekt „Vereinbarkeit von Familie und Beruf" sollte nun eine neue Citrix-Umgebung auf Basis von Citrix XenApp und XenDesktop aufgebaut werden. Zunächst entschied man sich dafür, das Shared Desktop-Modell von XenApp zu nutzen, um die Benutzerarbeitsplätze möglichst kosteneffizient über das Rechenzentrum bereitzustellen. In Zukunft ist aber auch die Nutzung weiterer Verfahren der Desktop-Virtualisierung denkbar: CAD-Anwender in der Stadtverwaltung könnten beispielsweise künftig über die VDI-Funktion von XenDesktop bedient werden.

Die neue Citrix-Serverfarm im Rechenzentrum wurde von Anfang an als virtualisierte Umgebung unter VMware vSphere geplant. Zunächst definierten die Projektverantwortlichen ein Standard-Server-Image mit den etwa 15 verbreitetsten Applikationen wie Microsoft Office, Adobe Reader und Oracle Java. Dieses Master-Image wird über die Provisioning-Technologie von Citrix auf die virtuellen Maschinen gestreamt. Auf diese Weise muss die IT-Organisation Änderungen an der Basis-Konfiguration nicht mehr auf jedem einzelnen Server, sondern nur noch einmal am Master-Image vornehmen. „Durch die neue Versionierungs-Funktion der Citrix Provisioning Services können wir bei Bedarf zudem sehr einfach zu einem früheren Systemzustand zurückkehren", so Sven Schlitt.

Alle Applikationen, die nicht nur zur Grundausstattung gehören – wie zum Beispiel Microsoft Project, SAP GUI oder spezielle Fachverfahren – werden den Anwenderinnen und Anwendern via Citrix Streaming-Technologie zugänglich gemacht. So konnte die IT-Organisation mit einem standardisierten Basis-Desktop arbeiten, aber gleichzeitig auch die individuellen Anforderungen der einzelnen Ämter abbilden. Alle Anwenderinnen und Anwender erhalten auch zu Hause einen Benutzer-Desktop, der genau dem jeweiligen Aufgabenprofil entspricht. Für die Verwaltung der Gruppenrichtlinien, Sicherheitskonfigurationen und persönlichen Benutzereinstellungen kommt zusätzlich eine AppSense-Lösung zum Einsatz. Als Endgeräte wurden besonders wartungsarme Zero-Clients beschafft.

Mehrstufiges Sicherheitskonzept schützt sensible Daten beim Web-Zugriff

Die technische Realisierung des Projekts „Familie & Beruf" umfasste auch die Umsetzung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen. Die IT-Organisation orientierte sich dabei an den Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und schützt sensible Informationen durch ein mehrstufiges Konzept. Basis der Sicherheitsarchitektur ist die vollständige Zentralisierung aller Applikationen und Daten. Zwischen den Citrix-Servern im Rechenzentrum und den Zero-Clients an den Heimarbeitsplätzen werden keine Daten im Klartext übertragen, sondern nur Bildschirm-Updates. Da die Zero-Clients über keine eigene Festplatte verfügen, haben die Anwenderinnen und Anwender auch gar keine Möglichkeit, Daten lokal abzuspeichern – alle sensiblen Informationen bleiben stets im geschützten Rechenzentrum.

Als zusätzliche Absicherung installierte die IT-Abteilung zwei Citrix NetScaler MPX-Appliances in der DMZ des Rechenzentrums. Diese dienen beim Web-Zugriff als Gateway für den Zugang zu den internen Ressourcen und verschlüsseln die gesamte Kommunikation zwischen Endgeräten und Rechenzentrum. Der Benutzerzugang ist außerdem durch ein mehrstufiges Authentifizierungsverfahren geschützt: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Hause benötigen zusätzlich zu ihren Login-Daten ein Hardware-Token, um sich via Internet an der Citrix-Umgebung anzumelden. Erst nach erfolgreicher Authentifizierung wird der Zugang zu Daten und Anwendungen freigegeben.

Zwei weitere virtuelle NetScaler-Appliances sorgen im Rechenzentrum für die Hochverfügbarkeit der zentral bereitgestellten IT-Ressourcen: Sie dienen als Applikations-Load Balancer für die wichtigsten Infrastruktur-Komponenten der Citrix-Umgebung. Falls beispielsweise ein Citrix Web Interface-Server ausfallen sollte, werden die Anwender automatisch auf einen Ersatz-Server umgeleitet und können sich so weiterhin an ihrem Benutzer-Desktop anmelden.

Viel positives Feedback

„Wir haben die Infrastruktur von Anfang an auf steigende Anforderungen ausgelegt", erklärt Kirsten Hagemann, die im Amt für Informations- und Kommunikationstechnik für das Projekt „Vereinbarkeit von Familie und Beruf" mitverantwortlich ist. „Fast 50 der 62 Ämter der Stadtverwaltung unterstützen die Initiative bereits und wir rechnen damit, dass künftig mehr als 500 Anwenderinnen und Anwender teilweise von zu Hause aus arbeiten werden."

Die ersten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an dem Programm teilnehmen, kommen im Alltag sehr gut mit der Lösung zurecht. In einer Anwenderbefragung wurde bestätigt, dass der Ansatz der Desktop-Virtualisierung die Erwartungen an Performance und Benutzerkomfort voll erfüllt. Einige Anwender nutzen mittlerweile sogar im Büro die virtuelle Arbeitsumgebung statt der lokal installierten Anwendungen auf ihrem PC. Auch die Ämter sind mit der technischen Umsetzung zufrieden. Die Einrichtung der Heimarbeitsplätze ist unkompliziert – und die Anwenderinnen und Anwender verursachen in der Praxis nahezu keinen Support-Aufwand. Dazu tragen auch die wartungsarmen Zero Clients bei, die zu Hause ganz einfach selbst angeschlossen werden können.

„Unser Fazit nach den ersten Monaten fällt auf jeden Fall sehr positiv aus", fasst Sven Schlitt zusammen. „Uns gefällt vor allem, dass die eingesetzten Komponenten von Citrix wie Puzzleteile zusammenpassen und sich sehr effizient administrieren lassen. Wir konnten so eine durchgängige Lösungsarchitektur aufbauen, die neue und flexible Arbeitsmöglichkeiten eröffnet."

Über Citrix

Citrix (NASDAQ:CTXS) ist ein Anbieter von Cloud-Computing-Lösungen, der mobile Arbeitsmodelle unterstützt und Menschen in die Lage versetzt, von überall aus zusammenzuarbeiten und sicher auf Apps oder Daten zuzugreifen – mit jedem beliebigen Endgerät und genauso einfach, wie im eigenen Büro. Die Lösungen von Citrix erlauben es IT-Abteilungen und Service-Providern Clouds aufzubauen. Dabei kommen Virtualisierungs- und Netzwerktechnologien zum Einsatz, um leistungsstarke, flexible und kostengünstige Dienstleistungen zu bieten. Mit führenden Lösungen für Mobility, Desktop Virtualisierung, Cloud Networking, Cloud-Plattformen, Collaboration und gemeinsame Datennutzung verhilft Citrix Unternehmen jeder Größe zu der Geschwindigkeit und Beweglichkeit, die für den Erfolg in einer mobilen, dynamischen Welt nötig sind. Mehr als 260.000 Unternehmen und über 100 Millionen Anwender setzen weltweit auf Produkte von Citrix. Der jährliche Umsatz in 2012 betrug 2,59 Milliarden US-Dollar. Weitere Informationen unter www.citrix.de.

©2014 Citrix Systems, Inc. Alle Rechte vorbehalten Citrix®, XenDesktop® und NetScaler® sind Warenzeichen von Citrix Systems, Inc. und/oder seinen Niederlassungen und sind ggf. beim US-Patentamt und bei den Markenämtern anderer Länder eingetragen. Alle anderen Warenzeichen und Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Besitzer.

Uns gefällt vor allem, dass die eingesetzten Komponenten von Citrix wie Puzzleteile zusammenpassen und sich sehr effizient administrieren lassen.
- Sven Schlitt

Amt für Informations- und Kommunikationstechnik

Stadtverwaltung Frankfurt am Main

Kundennutzen

  • Flexibler Zugriff auf Anwendungen und Daten von zu Hause
  • Effiziente zentrale Administration der Benutzer-Desktops
  • Umfassender Schutz von sensiblen Daten durch mehrstufiges Sicherheitskonzept
  • Hohe Verfügbarkeit der virtuellen Desktop-Infrastruktur
  • Geringer Wartungs- und Supportaufwand

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