XenMobile lässt die mobile Verwaltung Wirklichkeit werden

Smartphones, Tablets und mobile Anwendungen gewinnen auch in der Stadtverwaltung Reutlingen immer mehr an Bedeutung. Um Endgeräte und Apps zentral zu verwalten, hat die IT-Abteilung die Enterprise Mobility Management-Lösung Citrix XenMobile installiert. Mobile Anwender erhalten damit von unterwegs nicht nur sicheren Zugang zu E-Mails, Dokumenten und Applikationen – die IT-Verantwortlichen können mit XenMobile auch strikt zwischen beruflichen und privaten Daten auf den Endgeräten trennen.

Der Bedarf an mobilen Zugriffsmöglichkeiten ist in der Stadtverwaltung Reutlingen in den vergangenen Jahren kontinuierlich gestiegen. Anfangs waren es nur einige wenige Verwaltungsmitarbeiter, die auch unterwegs ihre E-Mails und Termine abrufen wollten. Um diese Anwender zu unterstützen, führte die IT-Abteilung zunächst Apple iPhones und IBM Notes Traveler als Push-Mail-Lösung ein. Gleichzeitig begannen die Fachabteilungen, erste mobile Apps für Verwaltungsaufgaben zu evaluieren – wie zum Beispiel ein mobiles Geoinformationssystem.

„Die Entwicklungen im Bereich Mobility sind heute ganz klar anwendergetrieben", sagt Steffen Schwarz, IT-Administrator in der Stadtverwaltung Reutlingen. „Als IT-Organisation können wir heute noch gar nicht absehen, für welche Aufgaben die neuen Technologien künftig eingesetzt werden. Unsere Aufgabe ist es jedoch, sichere Rahmenbedingungen für den mobilen Zugriff zu schaffen. Darüber hinaus müssen wir uns Gedanken darüber machen, wie wir die wachsende Vielfalt an Apps und Endgeräten möglichst effizient managen können."

Private Nutzung von dienstlichen Endgeräten statt BYOD

Bei der Planung ihrer Mobility-Strategie entschied sich die IT-Organisation bewusst gegen ein „Bring-your-own-device"-Konzept. „Aus unserer Sicht würden wir uns rechtlich immer in einer Grauzone bewegen, wenn wir die Nutzung von privaten Endgeräten für dienstliche Aufgaben zulassen", sagt Enrico Löhnhardt, IT-Administrator und Mobility-Spezialist in der Stadtverwaltung Reutlingen. „Wir stellen den Mitarbeitern daher dienstliche Smartphones und Tablets zur Verfügung und planen, die private Nutzung dieser Endgeräte im Rahmen einer Dienstvereinbarung zu erlauben."

Um die Mobility-Strategie erfolgreich in die Praxis umzusetzen, benötigte die IT-Abteilung jedoch auch ein passendes Management-Konzept. Die Verantwortlichen suchten dabei nach einer Lösung, die nicht nur den Bereich Mobile Device Management abdeckt, sondern auch die zentrale Verwaltung von mobilen Apps ermöglicht. Nach einer intensiven Analyse der am Markt verfügbaren Produkte fiel schließlich die Entscheidung für die Enterprise Mobility-Lösung Citrix XenMobile.

Mehrere Faktoren gaben dabei nach Aussage von Steffen Schwarz den Ausschlag: „XenMobile bringt alle Funktionen mit, die wir für das sichere und effiziente Management unserer mobilen Endgeräte und Anwendungen benötigen – einschließlich sofort einsetzbarer Apps für die wichtigsten Benutzeranforderungen wie E-Mail und Web-Zugang. Für die Citrix-Lösung sprachen aber auch unsere langjährigen guten Erfahrungen mit dem Hersteller. Wir setzen seit über 15 Jahren Citrix-Technologien in unserer Organisation ein und sind von der langfristigen Unternehmensstrategie und der umfassenden Kompetenz rund um das Thema Applikationsbereitstellung überzeugt."

Die Stadtverwaltung Reutlingen betreibt heute Kernanwendungen wie Microsoft Office, IBM Notes und SAP GUI auf einer Citrix XenApp-Serverfarm im städtischen Rechenzentrum und stellt sie so zentral für rund 750 Anwender an rund 80 Standorten zur Verfügung. Die IT-Abteilung konnte damit den administrativen Aufwand für die Anbindung von Außenstellen wie Kindergärten und Schulverwaltungen erheblich reduzieren. Mit dem XenMobile-Projekt wollten die Verantwortlichen an diese erfolgreiche Strategie anknüpfen und auch die Verwaltung mobiler IT-Arbeitsplätze so einfach wie möglich gestalten.

Benutzerrechte lassen sich mit XenMobile granular steuern

Bei der Konzeption und Umsetzung der neuen Mobility-Strategie vertraute die Stadtverwaltung Reutlingen auf die Unterstützung des IT-Beratungsunternehmens Makro Factory. Gemeinsam mit den IT-Spezialisten aus Karlsruhe implementierte man zunächst den XenMobile Device Manager für die Verwaltung der Smartphones und Tablets in der Stadtverwaltung.

Die Lösung deckt mit ihren Funktionen alle Aspekte des Mobilgerätemanagements ab – angefangen mit der weitgehend automatisierten Inbetriebnahme: Um ein neues Endgerät anzumelden, muss der Anwender lediglich einen von der IT-Abteilung bereitgestellten Link anklicken und seine Benutzerdaten eingeben. XenMobile lädt dann - entsprechend den jeweiligen Benutzerberechtigungen - alle benötigten Sicherheitseinstellungen, Zertifikate und Basisanwendungen auf das Mobilgerät. Makro Factory entwickelte für die Stadtverwaltung außerdem einen Connector, der sämtliche Lizenzinformationen des Endgeräts und der genutzten Apps automatisch an das bestehende Lizenz-Management-System von Matrix42 weitergibt.

„Mit XenMobile haben wir jederzeit einen umfassenden Überblick über den Ist-Zustand aller mobilen Clients und können Benutzerrechte granular steuern", erklärt Enrico Löhnhardt. „Wir nutzen die Lösung zum Beispiel, um Dienste wie iCloud zu deaktivieren, unsichere Apps von Drittanbietern über eine Blacklist zu sperren und Geräte mit Jailbreak automatisch vom Netzwerk auszuschließen. Darüber hinaus haben wir auch festgelegt, dass Anwender nur im WLAN neue Applikationen auf ihrem Endgerät installieren können, nicht aber über UMTS oder LTE."

Ganz wichtig war den IT-Verantwortlichen in Reutlingen zudem die strikte Trennung von privaten und beruflichen Anwendungen und Daten. Die MDX-Technologie von XenMobile sorgt dafür, dass alle dienstlichen Apps in geschützten Containern auf dem Endgerät ausgeführt werden und sich über Micro-VPNs sicher mit dem internen Netzwerk verbinden. Mit diesem Ansatz schuf man die Voraussetzungen dafür, dass die Benutzer ihre dienstlichen Mobilgeräte auch privat nutzen können. Persönliche Apps, die die Anwender auf ihrem Smartphone oder Tablet installieren, kommen nicht mit den beruflichen Anwendungen in Berührung – das Kopieren von Daten aus einer dienstlichen App in eine private App ist beispielsweise nicht möglich. Umgekehrt hat die IT-Abteilung bei Bedarf auch die Möglichkeit, einen selektiven „Remote Wipe" von beruflichen Daten auf dem mobilen Endgerät durchzuführen, ohne dabei zum Beispiel die persönlichen Fotos des Anwenders zu löschen.

Zugang zu allen dienstlichen Apps über den zentralen App Store

Alle dienstlichen Apps werden den Anwendern in Reutlingen über den zentralen App Store von XenMobile zur Verfügung gestellt. Eine Schlüsselanwendung ist dabei die in XenMobile enthaltene Kommunikations-App WorxMail für sicheren Zugang zu E-Mails, Terminen und Kontakten. WorxMail bietet den Anwendern den Benutzerkomfort einer nativen mobilen App – und den Administratoren gleichzeitig vielfältige Sicherheitsoptionen wie durchgängige Verschlüsselung und regelmäßige Re-Authentifizierung des Benutzers. Gemeinsam mit den Spezialisten von Makro Factory richtete die IT-Abteilung die App als sicheren E-Mail-Client für die mobilen Anwender ein und stellte auch die Verbindung zum IBM Domino Traveler Server im städtischen Rechenzentrum her.

„Unser App-Angebot wächst derzeit sehr schnell: Neben Verwaltungs-Apps wie einem mobilen Geoinformationssystem wollen wir zum Beispiel auch die Social Software IBM Connections über den App Store bereitstellen", sagt Steffen Schwarz. „Die neuen XenMobile-Apps wie QuickEdit, ShareConnect und WorxNotes sind für uns ebenfalls sehr interessant – Funktionen wie die mobile Bearbeitung von Office-Dokumenten helfen unseren Mitarbeitern im Alltag auf jeden Fall weiter."

Schon heute können die Anwender der Stadtverwaltung bei Bedarf auch Windows-Anwendungen mit ihrem Mobilgerät nutzen: Die Applikationen der XenApp-Umgebung wurden dazu in den zentralen App Store von XenMobile integriert. Und auch bei der Absicherung des mobilen Zugriffs spielen die Citrix-Technologien nahtlos zusammen. Der Zugang zu den internen Ressourcen wird durch Citrix NetScaler-Appliances im Rechenzentrum geschützt.

„Unser Projekt zeigt, dass es beim Thema Enterprise Mobility Management auf sehr viele Faktoren ankommt", fasst Steffen Schwarz zusammen. „Wir haben es künftig nicht nur mit einer wachsenden Vielfalt von Endgeräten zu tun, sondern vor allem auch mit unterschiedlichsten Arten von Anwendungen. Mit Citrix sehen wir uns sehr gut aufgestellt, diese Komplexität zu bewältigen. Und die Unterstützung von Makro Factory hilft uns dabei, unsere Strategie auch zügig in die Praxis umzusetzen."

Der Ausbau der Mobility-Infrastruktur in der Stadtverwaltung Reutlingen ist derzeit in vollem Gange: Bis Ende des Jahres will die IT-Abteilung mindestens 100 Smartphone- und Tablet-Anwender zentral über XenMobile verwalten.

Über Citrix

Citrix (NASDAQ:CTXS) ist ein Anbieter von Virtualisierungs-, Netzwerk- und Cloud Computing-Infrastruktur, die Menschen bei neuen Formen der Zusammenarbeit unterstützt. Citrix-Lösungen helfen IT-Abteilungen und Service Providern beim Aufbau, der Verwaltung und der Absicherung virtueller und mobiler Arbeitsplätze: Damit lassen sich einzelne Anwendungen oder gesamte Desktops sowie Daten und Dienste jederzeit auf jedem Endgerät und über jedes Netzwerk bereitstellen. Bereits seit 25 Jahren ermöglicht Citrix mit innovativen Produkten die Umsetzung flexibler und mobiler Arbeitsmodelle. Mehr als 330.000 Unternehmen und über 100 Millionen Anwender setzen weltweit auf Technologie von Citrix. Der jährliche Umsatz in 2013 betrug 2,9 Milliarden US-Dollar. Weitere Informationen unter www.citrix.de.

©2014 Citrix Systems, Inc. Alle Rechte vorbehalten Citrix®, NetScaler®, XenApp® und XenMobile® sind Warenzeichen von Citrix Systems, Inc. und/oder seinen Niederlassungen und sind ggf. beim US-Patentamt und bei den Markenämtern anderer Länder eingetragen. Alle anderen Warenzeichen und Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Besitzer.

Unser Projekt zeigt, dass es beim Thema Enterprise Mobility Management auf sehr viele Faktoren ankommt. Wir haben es künftig nicht nur mit einer wachsenden Vielfalt von Endgeräten zu tun, sondern vor allem auch mit unterschiedlichsten Arten von Anwendungen. Mit Citrix sehen wir uns sehr gut aufgestellt, diese Komplexität zu bewältigen.
- Steffen Schwarz

IT-Administrator

Stadtverwaltung Reutlingen

Kundennutzen

  • Sicheres Management mobiler Endgeräte auf iOS- und Android-Basis
  • Zentraler App-Store für Mobil-, Windows- und Web-Anwendungen
  • Umfassender Schutz vertraulicher Daten beim mobilen Zugriff
  • Strikte Trennung von dienstlichen und privaten Anwendungen
  • Sofort einsetzbare Produktivitäts-Apps für Schlüsselfunk-tionen wie E-Mail und Web-Zugang

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