Sør-Fron Kommune - VDI

Utfordring: Redusere manuell tidsbruk og forenkle brukeradministrasjon

Sør-Fron kommune ligger i Gudbrandsdalen og har rundt 3200 innbyggere. Landbruk, industri og turisme er de viktigste næringsveiene. Kommunen har, i likhet med mange kommuner av tilsvarende størrelse, store IT-behov og mange plikter, krav og ønsker som skal oppfylles med begrenset budsjett. Brukerne er spredd over store geografiske avstander og 450 administrative ansatte har lenge fått sine programmer og tjenester levert med en sentralisert Citrix Terminalserver -løsning. Med tanke på at kun to personer er ansatt i IKT-avdelingen, var det behov for ytterligere innovasjon for å lette drifts- og administrasjonsbyrden.

- Driften ble tidligere løst på en rasjonell og effektiv måte, men vi har etter hvert merket behov for å forbedre dette ytterligere. Jeg vil anslå at 80 prosent av budsjettet gikk til administrasjon og drift. Det ble rett og slett for mange manuelle prosesser og oppfølgingspunkter. Dessuten ønsket vi å fjerne behovet for å reise rundt til de ulike lokasjonene og fikse maskinvareutfordringer, sier IKT-sjef Jo Kristian Bartnes.

- Vi var ved et veiskille der vi enten måtte ansette flere IT-eksperter, gjøre en større opprusting av terminalservermiljøet eller tenke helt nytt.

Førstnevnte var ikke mulig innenfor budsjettrammene. Dessuten opplevde IT-avdelingen press fra brukere som ønsket å benytte nye typer enheter. Innføringen av mer mobile arbeidsformer var ikke bare et ønske, men på kort og lang sikt et ufravikelig krav fra brukere og ledelsen. Sør-Fron kommune måtte tenke nytt.

I likhet med de fleste andre kommuner leveres tjenester i to seperate sikkerhetssoner. Dette ved at ansatte som jobber med helse og omsorg med tilgang til sensitiv personinformasjon får tilgang til sine tjenester i en lukket sone.

For å løse utfordringene startet IKT-avdelingen en “Googlejakt”. Nysgjerrigheten ble pirret da de kom over den amerikanske tilbyderen Kaviza som hadde komplette løsninger for VDI – en server som kan levere virtualiserte arbeidsflater som en tjeneste.

- Vi fikk tak i og installerte en gratis prøveversjon. En testlab ble opprettet og løsningen var lynraskt oppe og stå. Vi erfarte med en gang at dette var medisinen mot alle våre smerter. Det ville garantert gi oss helt nye og suverene muligheter. Vi måtte gni oss i øynene da vi ikke trodde det vi så. Med få klikk hadde vi enkelt fått opp et skreddersydd oppsett. Administrasjonsbehovet var plutselig på et absolutt minimum.

Løsning: Arbeidsflater som en tjeneste

Bekymringen var om kommunen turte å basere hele brukermiljøet på en løsning fra en aktør som ikke var kjent eller hadde noe lokalt apparat i Norge.

- Da vi så nyheten om at Citrix hadde kjøpt Kaviza var beslutningen enkel, forteller Bartnes.

Med Atea som forhandler ble Citrix VDI-in-a-Box anskaffet. Maskinen er en komplett leveranseenhet for å rulle ut arbeidsflater som en tjeneste. Før sommerferien 2012 har alle kommunens ansatte blitt utstyrt med nye former for arbeidsverktøy. Kort forklart betyr dette at fremfor å få enkelte programmer levert fra server, får de hele arbeidsflaten levert som en tjeneste. Fordelene med en slik tilnærming er nærmere 60 prosent lavere vedlikeholdskostnader, mindre plunder og heft, betydelige kostnadsbesparelser på poster i IT-budsjettet, skjerpet sikkerhet, større fleksibilitet, forlenget levetid på maskinvare, m.m.

- Alt blir mye mer oversiktlig. Vi forholder oss til en arbeidsflate på en server med kontroll på alle print-tilganger og dokumentområder. Vi har også tydelige skiller mellom de ulike sonene. Så vidt oss bekjent er det første gang løsningen er brukt til slik tosonearkitektur.

Feilsøk på PC-er eller flikking på maskinvare er historie. Om noe henger seg opp kan IT-avdelingen klikke “destroy” på arbeidsflaten og tilby en ny til brukeren i løpet av ti sekunder. Om ansatte fra andre kommuner eller innleide konsulenter behøver arbeidsverktøy opprettes sesjoner på kort tid.

- Vi slipper enormt med feilsøk og feilretting. Vi kan nå bruke tiden på å finne frem til og utvikle verdiøkende tjenester fremfor å drive med brukerstøtte og administrasjon, sier Bartnes.

Sammen med administrasjonsprogramvare fra en tredjeparts programvareleverandør kan kommunen nå rulle ut en komplett VDI-løsning med Windows 7 arbeidsflater til alle brukerne på under en uke.

- Alternativet vil jeg ikke tenke på. Skulle vi gjort dette på en annen måte ville det tatt mange måneder og kostet oss masse dyre konsulenttimer.

Tjenesteorientert IT-avdeling

- Jeg kjenner ikke til andre kommuner som har gjort noe tilsvarende. Når det er sagt, håper jeg for deres del at de kontakter oss for å høre mer om våre erfaringer. Jeg unner alle små og mellomstore kommuner å oppleve disse gevinstene, poengterer Bartnes.

Brukerne vil får tjenestene levert til hjemmePC og om ikke lenge, til nettbrett. De behøver kun netttilgang for å være produktive.

Når nye programmer eller oppgraderinger skal rulles ut, installeres og testes de sentralt. Virker alt kan man med få klikk rulle det ut til relevante brukere på sekunder.

- For oss er dette en helt ny verden. Jeg er veldig takknemlig for min kollega som søkte seg frem til- og anbefalte oss å bruke denne løsningen. Det er en helt fantastisk løsning for kommunemarkedet.

Bartnes poengterer at administrativt er det natt og dag å bruke Citrix VDI-in-a-Box fremfor en terminalserverløsning. Alle de virtualiserte tjenestene leveres til eksisterende maskinpark. Kommunen trengte derfor kun å kjøpe servere og lisenser for Citrix VDI-in-a-Box for å kunne gjenbruke øvrig infrastruktur som i dag er basert på Wyse-terminaler.

- Det geniale er at man har verktøy som er fenomenale å drifte. Vi kan enkelt skalere opp kapasiteten og lastbalanseringen skjer automatisk på serverne. Brukertettheten per server er også veldig god.

- Jeg vil påstå at dette er noe av det mest ressursgunstige jeg noen gang har sett når det kommer til kommunal IT-drift. På våre begrensede budsjetter er dette supereffektiv bruk av pengene. Virtuelle arbeidsflater er utvilsomt fremtiden. Vi har spart store beløp i innkjøpskostnader. Administrasjonsgevinstene kommer på toppen av dette.

Virtualisert skole

Alle kommunalt ansatte på skolene får også sine arbeidsverktøy levert fra Citrix VDI-in-a-Box. Elevene får sine arbeidsflater levert fra en Fujitsu-løsning til tynne klienter. Det gir mange fordeler i forhold til levetid, støy, tekniske problemer, og muligheten for lærere til å styre tilganger som nettbruk.

- Ikke bare sparer vi tid og ressurser ved å vedlikeholde og utføre support sentralt, men strømforbruket er redusert med rundt 70 prosent, sier Bartnes.

About the Citrix solution

Citrix XenApp™ is the standard for delivering Windows-based applications with the best performance, security and cost savings. Citrix Password Manager™ is an Enterprise Single-sign on solution that improves end-user productivity and strengthens IT security. Users authenticate once with their primary network credentials and Password Manager automatically logs the users into password-protected Windows®, Web and host-based applications. Citrix EdgeSight™ provides performance monitoring and load testing solution for Citrix application delivery infrastructures and provides continuous performance visibility. Citrix Access Gateway™ is a secure application access solution that provides administrators granular application-level control while empowering users with remote access from anywhere. It gives IT administrators a single point to manage access control.

©2012 Citrix Systems, Inc. All rights reserved. Citrix®, Citrix Delivery Center™, XenDesktop™, Citrix XenApp™, XenServer™, Citrix Provisioning Server™ and Citrix Access Gateway™ are trademarks or registered trademarks of Citrix Systems, Inc. and/or one or more of its subsidiaries, and may be registered in the United States Patent and Trademark Of fice and in other countries. Microsoft®, Windows® and Windows Server® are registered trademarks of Microsoft Corporation in the U.S. and/or other countries. All other trademarks and registered trademarks are property of their respective owners.

Så vidt meg bekjent er vi den første kommunen som har rullet ut Citrix VDI-in-a-Box. Resultatet er oppsiktsvekkende og alle små, mellomstore og store kommuner burde vurdere dette. Vi opplevde wow-effekten fra første stund. Citrix VDI-in-a-Box løste vårt behov for å levere stabile og raske VDI-PCer ut til alle fagmiljøer i kommunen.
- Jo Kristian Bartnes

IKT-sjef

Sør-Fron Kommune

Fordeler

  • Virtuelle arbeidsflater forenkler kraftig teknologien som sluttbruker møter
  • Raskere, billigere og sikrere måte å levere tjenester
  • Enkel drift og mer tid til utvikling og fornying
  • Store kostnadsbesparelser
  • Sikre leveranser av sensitive programmer og data via soneinndelt arkitektur

Sentralt IT-miljø

  • VDI-in-a-Box inneholder alt kommunen trenger for å levere tjenester til brukerne
  • VDI – serverne  leverer virtualiserte arbeidsflater til alle brukerne i to soner

Applikasjoner

  • Kontorstøtteverktøy fra Microsoft
  • 50-talls fagapplikasjoner tilpasset kommunens mange fagområder
  • Programmer for regnskap, personellstyring, m.m.