Espacios de trabajo digitales inteligentes para consultores fiscales y abogados

¿Cómo pueden los asesores fiscales, abogados y auditores trabajar de manera óptima en los tiempos de la digitalización? El proveedor de servicios de TI Schuster & Walther ha abordado esta pregunta durante muchos años. Mientras tanto, se ha creado una oferta de escritorio como servicio a partir de esto, alojada en el centro de datos DATEV, basada en gran medida en tecnologías Citrix. El DATEV Desktop permite a las firmas de abogados tener acceso flexible, seguro y con alta disponibilidad a sus aplicaciones, al tiempo que allana el camino para flujos de trabajo digitales inteligentes.

Durante casi 100 años, la empresa Schuster & Walther, con sede en Núremberg, ha estado ofreciendo soluciones para una mayor productividad en la oficina. En 1925, los dos fundadores Hans Schuster y Hans Walther abrieron una agencia general para la distribución de máquinas de escribir Triumph. A lo largo de las décadas, la compañía se convirtió en un puro proveedor de servicios de información. Hoy, Schuster & Walther es uno de los principales socios de soluciones de TI para procesos de transformación digital y brinda soporte a clientes con una gran cantidad de servicios específicos del sector.

Presta especial atención a los servicios de TI para consultores fiscales, abogados y auditores. Schuster & Walther fue uno de los primeros socios proveedores de DATEV eG y ha estado desarrollando productos en la nube desde 2009, que están alojados en el centro de datos de DATEV.

“Los miembros de DATEV son un grupo objetivo interesante, pero también muy exigente para los proveedores de servicios de TI”, dice Bernd Dausch, director técnico del centro de datos de Schuster & Walther. “Muchos consultores fiscales, abogados y auditores están en proceso de digitalizar aún más los procesos de trabajo y automatizar más la colaboración con los clientes. Sin embargo, deben cumplir con una variedad de requisitos de seguridad informática y de protección de datos. Al mismo tiempo, estamos viendo una nueva generación de empleados que se incorporan a las firmas de abogados: nativos digitales, que desean modelos más flexibles del lugar de trabajo. Esto incluye acceso móvil a aplicaciones y datos desde cualquier lugar”.

Las tecnologías Citrix ofrecen DATEV Desktop como base para DaaS [escritorio como un servicio]

Schuster & Walther se dieron cuenta en una etapa temprana que los requisitos cambiantes de estos clientes se podrían cumplir mejor con una propuesta de “escritorio como un servicio”. El objetivo era proporcionar a las firmas de abogados un entorno de escritorio completo con todas las aplicaciones necesarias como un servicio con facturación mensual. Así fue como se creó la oferta DATEV Desktop DaaS.

A partir de una gama de servicios diferentes, los clientes pueden crear su propio espacio de trabajo digital. Además de las aplicaciones DATEV y Office 365, también puede incluir otro software del sector, así como herramientas de comunicación para colaboración telefónica y en línea. Schuster & Walther utilizaron Citrix Virtual Apps and Desktops desde el principio para proporcionar escritorios y aplicaciones virtuales. Todo el acceso al respectivo entorno del cliente en el centro de datos de DATEV está protegido por las soluciones de redes de Citrix. Desde finales de 2018, el servicio está oficialmente certificado como solución “Citrix Ready”.

“Rápidamente nos quedó claro que queríamos obtener la mayor cantidad posible de tecnologías de una sola fuente para nuestra propuesta de DaaS”, dice Dausch. “Con Citrix hemos encontrado el socio adecuado para ello. La compañía ofrece constantemente soluciones integradas para la entrega segura de escritorios, aplicaciones y datos, y nos brinda el soporte profesional 24/7 que necesitamos para las operaciones continuas. Como miembro del Programa de proveedores de servicios de Citrix, también nos beneficiamos de opciones de licencias flexibles, contactos directos y herramientas de soporte de ventas y marketing”. El mejor argumento de venta, según el CTO, es la convincente experiencia de usuario de Citrix Workspace: “Una solución DaaS solo impresionará a los usuarios si pueden trabajar con sus aplicaciones rápida y fácilmente en cualquier momento. Y eso es exactamente lo que podemos hacer con las soluciones de Citrix”.

Content Collaboration permite flujos de trabajo digitales inteligentes

Schuster & Walther se comunican constantemente con sus clientes sobre cómo usan el escritorio DATEV y desarrollan el sitio en consecuencia. Por ejemplo, un gran desafío para muchos usuarios es el intercambio seguro de recibos y otros documentos con los clientes. Los datos confidenciales deben protegerse. Al mismo tiempo, la información digital debe estar disponible para su posterior procesamiento lo más rápidamente posible.

Para cumplir con estos requisitos, Schuster & Walther amplió el escritorio DATEV con la plataforma de sincronización y uso compartido de archivos de Citrix. Permite a los usuarios sincronizar automáticamente documentos entre diferentes dispositivos y compartirlos con otros usuarios con la misma facilidad y seguridad. Por ejemplo, si un abogado envió por correo electrónico un voluminoso archivo a un cliente, el plug-in de Outlook de Citrix convierte automáticamente el archivo adjunto en un enlace de Content Collaboration. El destinatario puede descargar el documento de forma segura desde la plataforma Citrix; el remitente tiene control total sobre quién puede acceder al documento y durante cuánto tiempo está disponible para su descarga.

Los clientes de Schuster & Walther pueden ir un paso más allá con la solución scannerbox, que también se basa en Citrix Content Collaboration. La solución fue desarrollada por el socio cooperativo page one GmbH, otra compañía en el campus de Schuster & Walther en Núremberg. Los contables pueden proporcionar a sus clientes un escáner inteligente para digitalizar independientemente los recibos y otros documentos. Los documentos escaneados se almacenan automáticamente en la estructura respectiva del archivo del asesor fiscal y también se pueden transferir directamente a varias aplicaciones DATEV. “Con scannerbox, nuestros clientes pueden acelerar los procesos enormemente”, dice Dausch. “Los usuarios ven de inmediato los documentos grabados de sus clientes en la aplicación correcta y luego reciben sugerencias de los asistentes de software inteligentes para su procesamiento posterior”.

Máxima seguridad para los datos confidenciales de clientes

Las tecnologías de Citrix también están ayudando a Schuster & Walther a satisfacer las altas demandas de sus clientes en cuanto a seguridad y protección de datos. “Las opciones de almacenamiento flexible son una gran ventaja de Citrix Content Collaboration”, explica Bernd Dausch. “Podemos optar por almacenar datos solo en el centro de datos DATEV”.

Los clientes de DATEV Desktop también pueden acceder a sus espacios de trabajo digitales de forma segura desde cualquier ubicación. Toda la comunicación entre terminales y servidores está cifrada por gateways redundantes de Citrix en el centro de datos DATEV. Además, el acceso se protege mediante autenticación de dos factores. Schuster & Walther utiliza Citrix ADC como el proveedor central de identidad SAML y autentica a los usuarios, entre otras cosas, con Office 365. “Esto nos ahorra la configuración de Azure AD Connect y facilita el acceso de los usuarios a su espacio de trabajo digital. Por lo tanto, nuestro objetivo es integrar tantos servicios como sea posible y permitir el inicio de sesión único para todas las aplicaciones de un usuario”, dijo el director técnico.

Citrix SD-WAN proporciona acceso ininterrumpido

Los usuarios del escritorio DATEV solo podrían verse interrumpidos por una caída de su conexión a internet. Y Schuster & Walther también ha estado ofreciendo a sus clientes una solución para este escenario. Con Citrix SD-WAN, las diversas conexiones a internet que utilizan las firmas de abogados, tales como ADSL, cable y LTE, se pueden agrupar en una conexión virtual. Si falla una línea, el tráfico de datos se redirige inmediatamente a las rutas restantes y los usuarios pueden continuar trabajando sin interrupción.

Los primeros clientes que ya están utilizando la solución están entusiasmados con las nuevas posibilidades: “La conversión a SD-WAN fue una verdadera bendición para nosotros; desde entonces, no ha habido una sola interrupción en nuestro lugar de trabajo”, dice Martin Fürsattel, socio gerente de la consultora fiscal Fürsattel y Collegen. “Tenemos cuatro líneas diferentes combinadas para formar una conexión y, por lo tanto, estamos bien protegidos contra interrupciones. Además, algunas aplicaciones se ejecutan mucho más rápido que antes”. Schuster & Walther controlan el rendimiento y la disponibilidad de las conexiones WAN con SD-WAN Orchestrator. En el futuro cercano, los clientes también deberían poder obtener informes independientes del rendimiento de la red.

En el futuro, Bernd Dausch ve a su empresa muy bien posicionada como proveedor de DaaS. “Con Citrix, tenemos un socio de nuestro lado que cubre todos los problemas importantes relacionados con la entrega de aplicaciones, escritorios y datos. Al mismo tiempo, la estrategia de la compañía se ajusta a las necesidades de nuestros clientes. En los próximos años, la demanda de flujos de trabajo automatizados y herramientas inteligentes continuará creciendo en las firmas de abogados. Con Citrix Intelligent Workspace podemos abordar exactamente estos problemas”.

Bernd Dausch, director técnico del centro de datos de Schuster & Walther IT-Kanzlei GmbH

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Acerca de Citrix

Citrix (NASDAQ:CTXS) está liderando la transición hacia soluciones de software que definen el lugar de trabajo, reuniendo virtualización, gestión de la movilidad, networking y SaaS habilitando nuevas formas para que las empresas y personas trabajen mejor. Las soluciones de Citrix impulsan la movilidad empresarial a través de espacios de trabajo seguros que proporcionan a la gente un acceso instantáneo a las aplicaciones, puestos de trabajo, datos y comunicaciones en cualquier dispositivo, sobre cualquier red y cloud. Con unos ingresos anuales de 3280 millones de dólares en 2015, las soluciones de Citrix son utilizadas en más de 330 000 organizaciones y por más de 100 millones de usuarios en todo el mundo. Para más información, visite www.citrix.es.

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Con Citrix, tenemos un socio de nuestro lado que cubre todos los problemas importantes relacionados con la entrega de aplicaciones, escritorios y datos. Al mismo tiempo, la estrategia de la compañía se ajusta a las necesidades de nuestros clientes. En los próximos años, la demanda de flujos de trabajo automatizados y herramientas inteligentes continuará creciendo en las firmas de abogados. Con Citrix Intelligent Workspace podemos abordar exactamente estos problemas.
Bernd Dausch
Director técnico del centro de datos
Schuster & Walther IT-Kanzlei GmbH

Sector

  • Technology Solutions and Consultants

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