Intelligente digitale Arbeitsplätze für Kanzleien

Wie können Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer in Zeiten der Digitalisierung optimal arbeiten? Mit dieser Frage befasst sich der IT-Dienstleister Schuster & Walther seit vielen Jahren. Mittlerweile ist daraus ein Desktop-as-a-Service-Angebot entstanden, das im Rechenzentrum der DATEV gehostet wird und zum großen Teil auf Citrix-Technologien basiert. Der DATEV Desktop ermöglicht Kanzleien flexiblen, sicheren und hochverfügbaren Zugriff auf ihre Anwendungen und ebnet gleichzeitig den Weg zu smarten digitalen Workflows.

Seit fast 100 Jahren bietet das Nürnberger Unternehmen Schuster & Walther Lösungen für höhere Produktivität an Büroarbeitsplätzen. 1925 eröffneten die beiden Gründer Hans Schuster und Hans Walther eine Generalvertretung für den Vertrieb von Triumph-Schreibmaschinen. Im Laufe der Jahrzehnte entwickelte sich das Unternehmen zum reinen Informationsdienstleister weiter. Heute zählt Schuster & Walther zu den führenden IT-Lösungspartnern für digitale Transformationsprozesse und unterstützt Kunden mit einer Vielzahl branchenspezifischer Services.

Ein besonderer Fokus liegt dabei auf IT-Dienstleistungen für Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Schuster & Walther war einer der ersten Sourcing-Partner der Branchengenossenschaft DATEV eG und entwickelt bereits seit 2009 Cloud-Produkte, die im Rechenzentrum der DATEV gehostet werden.

„Die Mitglieder der DATEV sind für IT-Dienstleister eine interessante, aber auch sehr anspruchsvolle Zielgruppe“, sagt Bernd Dausch, Chief Technical Officer Datacenter bei Schuster & Walther. „Viele Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer sind gerade dabei, Arbeitsprozesse noch stärker zu digitalisieren und die Zusammenarbeit mit Mandanten weiter zu automatisieren. Dabei müssen sie allerdings eine Vielzahl von Anforderungen in puncto IT-Sicherheit und Datenschutz erfüllen. Gleichzeitig erleben wir derzeit, dass in den Kanzleien eine neue Mitarbeitergeneration Einzug hält – Digital Natives, die sich flexiblere Arbeitsplatzmodelle wünschen. Dazu gehört auch der mobile Zugriff auf Anwendungen und Daten von jedem Ort.“

Citrix-Technologien als Basis für das DaaS-Angebot DATEV Desktop

Schuster & Walther erkannte frühzeitig, dass sich die veränderten Anforderungen dieser Kunden am besten mit einem „Desktop-as-a-Service“-Angebot erfüllen lassen. Ziel war, den Kanzleien eine komplette Desktop-Umgebung mit allen benötigten Anwendungen als Dienstleistung mit monatlicher Abrechnung zur Verfügung zu stellen. So entstand das DaaS-Angebot DATEV Desktop.

Aus einem Baukasten unterschiedlicher Dienste können sich Kunden dabei ihren individuellen digitalen Arbeitsplatz zusammenstellen. Dieser kann neben den DATEV-Anwendungen und Office 365-Applikationen auch weitere Branchensoftware sowie Kommunikationstools für Telefonie und Online-Zusammenarbeit umfassen. Für die Bereitstellung der virtuellen Desktops und Applikationen nutzte Schuster & Walther von Anfang an Citrix Virtual Apps & Desktops. Alle Zugriffe auf die jeweilige Kundenumgebung im DATEV-Rechenzentrum werden durch Citrix Networking-Lösungen abgesichert. Seit Ende 2018 ist das Angebot offiziell als „Citrix Ready“-Lösung zertifiziert.

„Für uns stand sehr schnell fest, dass wir möglichst viele Technologien für unser DaaS-Angebot aus einer Hand beziehen wollen“, sagt Dausch. „Mit Citrix haben wir den richtigen Partner dafür gefunden. Das Unternehmen liefert uns durchgängig integrierte Lösungen für die sichere Bereitstellung von Desktops, Anwendungen und Daten und bietet uns den professionellen 24/7-Support, den wir für den laufenden Betrieb benötigen. Als Mitglied des Citrix Service Provider Programms profitieren wir zudem von flexiblen Lizenzierungsoptionen, direkten Ansprechpartnern und Tools für die Vertriebs- und Marketingunterstützung.“ Das beste Verkaufsargument ist nach Ansicht des Systemspezialisten die überzeugende User Experience der Citrix Workspace-Lösungen: „Eine DaaS-Lösung begeistert Anwender nur, wenn sie jederzeit schnell und komfortabel mit ihren Applikationen arbeiten können. Genau das stellen wir mit den Citrix-Lösungen sicher.“

Content Collaboration ermöglicht smarte digitale Workflows

Schuster & Walther tauscht sich mit seinen Kunden laufend darüber aus, wie sie den DATEV Desktop nutzen, und entwickelt das Angebot entsprechend weiter. Eine große Herausforderung ist für viele Anwender beispielsweise der sichere Austausch von Belegen und anderen Dokumenten mit Mandanten. Sensible Daten müssen dabei zuverlässig geschützt werden. Gleichzeitig sollen die digitalen Informationen möglichst schnell für die weitere Bearbeitung zur Verfügung stehen.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, erweiterte Schuster & Walther den DATEV Desktop um die Enterprise Filesharing-Plattform Citrix Content Collaboration. Anwender können damit Dokumente automatisch zwischen unterschiedlichen Endgeräten synchronisieren und ebenso einfach und sicher mit anderen Benutzern teilen. Wenn beispielsweise ein Rechtsanwalt eine größere Datei per E-Mail an einen Mandanten schickt, wandelt das Outlook-Plug-In von Citrix das Attachment automatisch in einen Content Collaboration-Link um. Der Empfänger kann sich dann das Dokument sicher von der Citrix-Plattform herunterladen – der Absender hat volle Kontrolle darüber, wer auf das Dokument zugreifen darf und wie lange es zum Download bereitsteht.

Noch einen Schritt weiter gehen können die Kunden von Schuster & Walther mit der scannerbox, die ebenfalls auf Citrix Content Collaboration basiert. Die Lösung wurde von dem Kooperationspartner page one GmbH entwickelt, einem weiteren Unternehmen am Schuster & Walther Campus in Nürnberg. Steuerberater können damit ihren Mandanten einen smarten Scanner zur Verfügung stellen, um Belege und andere Dokumente selbstständig zu digitalisieren. Die eingelesenen Dokumente werden dann automatisch in der jeweiligen Ablagestruktur des Steuerberaters gespeichert und können zudem direkt an verschiedene DATEV-Anwendungen übergeben werden. „Mit der scannerbox können unsere Kunden Prozesse enorm beschleunigen“, sagt Dausch. „Anwender sehen die erfassten Belege ihrer Mandanten sofort in der passenden Anwendung und erhalten dann von intelligenten Softwareassistenten auch gleich Vorschläge zur weiteren Bearbeitung.“

Maximale Sicherheit für sensible Daten von Mandanten

Citrix-Technologien helfen Schuster & Walther heute auch, die hohen Anforderungen seiner Kunden an Sicherheit und Datenschutz zu erfüllen. „Ein großer Vorteil sind beispielsweise die flexiblen Storage-Optionen von Citrix Content Collaboration“, erklärt Bernd Dausch. „Wir können so festlegen, dass Daten ausschließlich im DATEV-Rechenzentrum gespeichert werden.“

Die Kunden von DATEV Desktop können zudem von jedem Ort aus sicher auf ihre digitale Arbeitsumgebung zugreifen. Die gesamte Kommunikation zwischen Endgeräten und Servern wird durch redundante Citrix Gateways im DATEV-Rechenzentrum verschlüsselt. Zusätzlich ist der Zugang durch eine Zweifaktor-Authentifizierung abgesichert. Schuster & Walther nutzt Citrix ADC dabei als zentralen SAML Identity Provider und authentifiziert die Benutzer unter anderem auch bei Office 365. „Wir sparen uns so die Konfiguration von Azure AD Connect und vereinfachen Anwendern den Zugang zu ihrem digitalen Arbeitsplatz. Unser Ziel ist daher, möglichst viele Dienste einzubinden und Single Sign-On für alle Anwendungen eines Benutzers zu ermöglichen“, so der Chief Technical Officer.

Citrix SD-WAN sorgt für unterbrechungsfreien Zugriff

Stoppen könnte die Anwender des DATEV Desktop dann nur noch ein Ausfall ihrer Internet-Verbindung. Und auch für diesen Fall bietet Schuster & Walther seinen Kunden seit Kurzem eine Lösung an. Mit Citrix SD-WAN lassen sich unterschiedliche Internet-Anschlüsse von Kanzleien – wie etwa DSL, Kabel und LTE – zu einer virtuellen Verbindung bündeln. Beim Ausfall einer Leitung wird der Daten-Traffic sofort auf die verbleibenden Pfade umgeleitet und die Anwender können ohne Unterbrechung weiterarbeiten.

Die ersten Kunden, die die Lösung bereits nutzen, sind von den neuen Möglichkeiten begeistert: „Die Umstellung auf SD-WAN war wirklich ein Segen für uns – seitdem gab es an unseren Arbeitsplätzen keine einzige Unterbrechung mehr“, sagt Martin Fürsattel, geschäftsführender Partner der Steuerberatungskanzlei Fürsattel & Collegen. „Wir haben vier unterschiedliche Leitungen zu einer Verbindung zusammengefasst und sind so bestens vor Ausfällen geschützt. Zudem laufen einige Anwendungen auch deutlich schneller als zuvor.“ Schuster & Walther überwacht die Performance und Verfügbarkeit der WAN-Verbindungen mit dem SD-WAN-Orchestrator. In Kürze sollen sich die Kunden darüber auch selbstständig Auswertungen zur Netzwerkleistung ziehen können.

Für die Zukunft sieht Bernd Dausch sein Unternehmen als DaaS-Provider sehr gut aufgestellt. „Wir haben mit Citrix einen Partner an der Seite, der alle wichtigen Themen rund um die Bereitstellung von Anwendungen, Desktops und Daten abdeckt. Gleichzeitig passt die Strategie des Unternehmens zu den Anforderungen unserer Kunden. In den nächsten Jahren wird in Kanzleien die Nachfrage nach automatisierten Workflows und intelligenten Tools weiter ansteigen. Mit dem Intelligent Workspace von Citrix können wir genau diese Themen adressieren.“

„In den nächsten Jahren wird in Kanzleien die Nachfrage nach automatisierten Workflows und intelligenten Tools weiter ansteigen. Mit dem Intelligent Workspace von Citrix können wir genau diese Themen adressieren.“

Bernd Dausch, Chief Technical Officer Datacenter, Schuster & Walther IT-Kanzlei GmbH

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www.schuwa.de

Über Citrix

Citrix (NASDAQ:CTXS) entwickelt Unified-Workspace-Lösungen sowie Netzwerk- und Analyselösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, Innovationen zu fördern, Kunden zu binden und die Produktivität zu steigern, ohne dabei ihre Sicherheit zu beeinträchtigen. Anwender profitieren von einer einheitlichen Arbeitserfahrung und die IT-Abteilung erhält eine Plattform, um unterschiedliche Technologien in komplexen Cloud-Umgebungen einfacher abzusichern, zu verwalten und zu überwachen. Mehr als 400.000 Organisationen, inklusive 99 Prozent der Fortune 100 und 98 Prozent der Fortune 500, setzen weltweit auf Lösungen von Citrix. Weitere Informationen unter www.citrix.de.

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In den nächsten Jahren wird in Kanzleien die Nachfrage nach automatisierten Workflows und intelligenten Tools weiter ansteigen. Mit dem Intelligent Workspace von Citrix können wir genau diese Themen adressieren.
Bernd Dausch
Chief Technical Officer Datacenter
Schuster & Walther IT-Kanzlei GmbH

Branche

  • Technology Solutions and Consultants

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