Mobile Workflows für die Kantonspolizei St. Gallen mit Citrix XenMobile

Fahndungsfotos auf dem Smartphone, Tatbestandsaufnahmen via Tablet und sichere Kommunikation mit der Einsatzzentrale über Chat- und E-Mail-Apps: Die Kantonspolizei St. Gallen setzt bei ihren täglichen Arbeitsprozessen seit 2015 konsequent auf mobile Technologien. Basis für das umfassende Programm KAPOgoesMOBILE ist die Mobility-Plattform Citrix XenMobile. Mit der gemeinsam mit Abraxas entwickelten Lösung kann die Organisation nicht nur unterschiedlichste Mobilgeräte sicher verwalten, sondern auch alle benötigten Apps für effiziente mobile Workflows zentral bereitstellen.

Die Kantonspolizei St. Gallen mit ihren rund 780 Mitarbeitenden versteht sich als moderner Dienstleistungsbetrieb, in dessen Zentrum der Mensch steht. Die einzelnen Dienstzweige wie Kriminalpolizei, Verkehrspolizei und Regionalpolizei tragen rund um die Uhr zum sicheren und geordneten Zusammenleben bei und sind für die Anliegen der Bevölkerung jederzeit erreichbar.

In den letzten Jahren sind die Arbeitsbedingungen für die Kantonspolizei allerdings immer anspruchsvoller geworden – unter anderem durch den Anstieg von Straftatbeständen im Kanton St. Gallen, aber auch durch gesellschaftliche Entwicklungen wie den Trend zur 24-Stunden-Gesellschaft. Um die daraus resultierende Mehrbelastung für die Mitarbeitenden zumindest teilweise aufzufangen, arbeitet die Kantonspolizei kontinuierlich daran, die Effizienz der polizeilichen Kern- und Führungsprozesse zu optimieren. Eine Schlüsselrolle spielen dabei neue Technologien der mobilen Kommunikation. Bereits im Jahr 2012 begann die Kantonspolizei unter dem Schlagwort „KAPOgoesMOBILE“ die Einsatzmöglichkeiten von Smartphones und Tablets im polizeilichen Dient zu untersuchen.

KAPOgoesMobile: Kantonspolizei startet Mobility-Programm

„Von Anfang an war das wichtigste Ziel der Initiative, den Mitarbeitenden so schnell wie möglich Zugang zu den Informationen bereitzustellen, die sie für ihre Aufgaben benötigen“, sagt Thomas Diem, Gesamtprojektleiter für KAPOgoesMOBILE bei der Kantonspolizei St. Gallen. „Wenn unsere Polizisten beispielsweise Tatbestände vor Ort digital per Smartphone erfassen, sparen sie sich nicht nur aufwändige Nacharbeiten im Büro – die Informationen können auch sofort für weitere Ermittlungen genutzt werden.“

Schon in der ersten Vorbereitungsphase des Projekts wurde deutlich, dass es eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten für mobile Technologien im Polizeidienst gibt. Ein Projektteam aus Mitarbeitenden unterschiedlichster Abteilungen und Hierarchieebenen sammelte zunächst Ideen für mögliche Prozessverbesserungen im Alltag. Thomas Diem unterstreicht, dass diese Voranalyse für das weitere Projekt ganz entscheidend war: „Führungskräfte, Techniker, Einsatzleiter oder Regionalpolizisten haben ganz individuelle Erwartungen an die Funktionen einer mobilen Lösung. So entstanden insgesamt rund 80 verschiedene User Stories, die wir später zu elf übergreifenden Anwendungsfällen zusammenfassten.“

Die erarbeiteten Szenarien reichten von der Alarmierung und digitalen Zielführung über die mobile Journalführung und Tatbestandsaufnahme bis zur Unterstützung bei Fahndungen, Personen- und Fahrzeugkontrollen. Das Projektteam definierte auf diese Weise die grundlegenden funktionalen Anforderungen an das Mobility-Programm der Kantonspolizei und lieferte gleichzeitig wertvolle Argumente für die Beantragung der notwendigen Investitionen. Nachdem der Kanton dem Sonderkreditantrag für KAPOgoesMobile zugestimmt hatte, begann die technische Umsetzung der Initiative. Die Kantonspolizei arbeitete dabei eng mit Mobility-Spezialisten der Abraxas Informatik AG zusammen.

Ziel: Einfachen, sicheren und komfortablen Zugriff mit effizientem Management kombinieren

Aus technischer Sicht standen für die Projektverantwortlichen vier Dinge im Fokus. Zum einen sollten die Anwender unterwegs möglichst einfach auf alle benötigten Fachapplikationen zugreifen können – und dies auch offline in Gebieten ohne Netzabdeckung. Zum anderen legte man höchsten Wert auf eine sichere mobile Datenverarbeitung: Es musste sichergestellt werden, dass die höchst sensiblen dienstlichen Informationen strikt von privaten Anwendungen und Daten auf den Mobilgeräten getrennt sind.

Dabei wollte man jedoch die Geräte-Policies nicht zu restriktiv handhaben: „Ein wichtiger Grundsatz unserer Strategie ist, dass die Mitarbeitenden ihre Smartphones und Tablets auch uneingeschränkt für private Zwecke nutzen dürfen“, sagt Thomas Diem. „Auf diese Weise sorgen wir nicht nur für gesteigerte Benutzerzufriedenheit, sondern minimieren auch den Schulungsaufwand und erhöhen die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden.“

Der vierte Eckpunkt der technischen Strategie war schliesslich das möglichst effiziente Management der Infrastruktur. Die Projektverantwortlichen wollten die komplette Verwaltung der mobilen Endgeräte, Apps und Sicherheitseinstellungen als Service aus einer Hand beziehen.

Als Basis für die Umsetzung dieser Strategie empfahl der IT-Partner Abraxas die Enterprise Mobility Management-Lösung Citrix XenMobile: „Ausschlaggebend bei unserer Entscheidung war, dass XenMobile nicht nur das komplette Mobile Device Management abdeckt, sondern auch leistungsfähige Funktionen für das Mobile Application Management auf unterschiedlichen Endgeräten bietet“, unterstreicht Alen Sulejmanagic, Teamleiter System Integration bei Abraxas. „Wir können mit der Citrix-Lösung unserem Kunden eine flexible, skalierbare und sichere Plattform für ‚Enterprise-Mobility-Management-as-a-Service’ (EMMaaS) anbieten.“

Enterprise Mobility Management als Service von Abraxas

Die technische Infrastruktur für die XenMobile-Lösung läuft heute in einem ausfallsicheren Rechenzentrum von Abraxas, das höchste Anforderungen an Datenschutz und IT-Security erfüllt. Der IT-Dienstleister übernimmt auch die gesamte Verwaltung der Endgeräte und Applikationen für die mobilen Anwender. Wenn ein Mitarbeitender ein neues Smartphone oder Tablet erhält, muss er lediglich die Worx Home App von Citrix installieren und sich mit seinen Benutzerdaten authentifizieren. Anschliessend werden auf Basis seiner individuellen Berechtigungen alle benötigten Apps und Sicherheitseinstellungen auf das Mobilgerät geladen.

XenMobile unterstützt alle gängigen mobilen Betriebssysteme – von iOS über Android bis zu Windows Phone. „Diese Flexibilität ist Teil unserer Strategie“, sagt Thomas Diem. „Zurzeit sind iOS-basierte Smartphones und Tablets im Polizeiumfeld iOS stark vertreten. In Zukunft kann dies jedoch ganz anders aussehen. Mit der Citrix-Plattform sind wir in der Lage, die schnellen Lebenszyklen von mobilen Endgeräten zu durchbrechen und unabhängig von Betriebssystem und Formfaktor zu agieren.“

Über den Enterprise App Store von XenMobile stellt die Kantonspolizei ihren Mitarbeitenden eine Vielzahl an Applikationen zur Verfügung. Der Rollout der mobilen Anwendungen wurde dabei in mehrere Projektphasen aufgegliedert. Im ersten Schritt implementierte das Projektteam die wichtigsten Basisapplikationen für Kommunikation, Datenaustausch und Zusammenarbeit.

Die Kantonspolizei griff dabei zunächst auf die in XenMobile enthaltenen Worx Mobile Apps zurück. Citrix bietet mit seiner Mobility-Lösung eine Reihe von Produktivitäts-Apps, die für den sicheren Einsatz in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen konzipiert wurden. Dazu gehören native Apps für E-Mail-Kommunikation, Termin- und Adress-Verwaltung, geschützten Zugriff auf interne Web-Server und sicheres Filesharing. Auch mobile Anwendungen für das Editieren von Office-Dokumenten und das Erfassen von Notizen sind bereits integriert.

Zusätzlich nahm die Kantonspolizei eine Reihe selbstentwickelter und hinzugekaufter Apps in das erste Release der Mobility-Lösung auf. Mit der App kapoPEDIA haben Polizisten beispielsweise von unterwegs Zugriff auf eine digitale Einsatzmappe, die Checklisten, Dienstanweisungen und Einsatzpläne für bestimmte Situationen sowie viele weitere Dokumente enthält. Die App kapoCHAT auf Basis des Instant-Messaging-Clients Threema ermöglicht den Mitarbeitenden den verschlüsselten Austausch von Kurznachrichten. Und mit der selbstentwickelten Foto-App kapoKAMERA können Mitarbeitende digitale Bilder und Videos erfassen und direkt an andere Anwendungen oder Kollegen übermitteln.

Sichere Trennung von privaten und beruflichen Daten auf dem Mobilgerät

XenMobile sorgt dafür, dass alle diese Apps in sicheren Containern auf dem Mobilgerät ausgeführt werden – und damit komplett von den persönlichen Anwendungen des Benutzers abgeschottet sind. „Wir stellen mit diesem Ansatz sicher, dass zum Beispiel die Fotos der kapoKAMERA nicht im privaten Bilderordner des Smartphones landen und von dort möglicherweise sogar via iCloud und Fotostream mit privaten Endgeräten synchronisiert werden“, erläutert Thomas Diem.

Untereinander können die geschützten Apps jedoch nahtlos miteinander kommunizieren: So lassen sich zum Beispiel Tatortfotos mit der Filesharing-App ShareFile in den dafür vorgesehenen Ordnern im Rechenzentrum speichern – oder über die sichere E-Mail-App WorxMail an Kollegen weiterleiten. Alle Zugriffe von den mobilen Apps auf die internen IT-Ressourcen erfolgen dabei grundsätzlich über verschlüsselte Verbindungen. Die Micro-VPN-Technologie von XenMobile ermöglicht beispielsweise den sicheren Zugriff von kapoPEDIA auf das interne Dokumentenmanagementsystem der Kantonspolizei.

Bereits mit der ersten Rollout-Phase konnte das Projektteam erheblich zu Optimierung der polizeilichen Kern- und Führungsprozesse beitragen: „Unsere Mitarbeitenden waren sofort in der Lage, effizienter zu kommunizieren und schneller auf neue Anforderungen zu reagieren. Zudem mussten sie nun viel weniger Papierunterlagen für ihre Einsätze mitführen“, fasst der Projektverantwortliche zusammen.

Mobile Apps unterstützen immer mehr Aufgaben bei der Polizeiarbeit

In der nächsten Projektstufe von KAPOgoesMOBILE kommen dann mehrere fachliche Apps hinzu, die den Anwendern den Alltag weiter erleichterten. Eine Schlüsselanwendung ist beispielsweise die Journal-App, mit der die Mitarbeitenden von unterwegs Berichte erstellen und Tatbestände aufnehmen können. Informationen müssen künftig nicht mehr wie früher per Notizblock erfasst und später im Büro in das System eingegeben werden, sondern fliessen sofort in die jeweiligen Anwendungen ein. Damit stehen sie auch sofort online für alle Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung: Die Journal-App ermöglicht den Mitarbeitenden, sich aktuelle Meldungen in einem Live-Ticker oder auf einer Karte anzeigen zu lassen, um so schnell einen Überblick über die neuesten Entwicklungen zu erhalten.

Für deutlich effizientere Workflows sorgt zudem eine mobile App, mit der die Mitarbeitenden online Personenabfragen in Bundessystemen starten können. Während dazu bisher eine aufwändige Funkkommunikation mit der Einsatzzentrale notwendig war, lassen sich schon bald alle relevanten Informationen aus den verschiedenen Fahndungs- und Polizeiregistern mit einer einzigen Anfrage über die neue App abrufen. 2016 sollen zudem mobile Apps für die Fahndung und die Personaldisposition an den Start gehen.

„Die Anwendungsmöglichkeiten für die mobilen Technologien sind damit aber längst noch nicht ausgeschöpft“, resümiert Thomas Diem. „Wenn man einmal beginnt, in digitalen Workflows zu denken, entdeckt man immer wieder neue Optimierungspotentiale – meist angeregt durch die Ideen und Verbesserungsvorschläge der Anwender. Aus diesem Grund ist es für uns so wichtig, dass wir mit XenMobile eine technologische Plattform nutzen, die unterschiedlichste mobile Szenarien abbilden kann. Mit Abraxas haben wir zudem einen Partner an unserer Seite, der uns beim Betrieb der Infrastruktur den Rücken freihält. So können wir uns ganz auf die Weiterentwicklung unserer Arbeitsprozesse konzentrieren.“

Über Citrix

Citrix (NASDAQ:CTXS) führt die Umstellung auf Software-definierte Arbeitsplätze an und unterstützt neue Formen der effizienten Zusammenarbeit - mit Lösungen in den Bereichen Virtualisierung, Mobility Management, Netzwerk und SaaS. Citrix-Lösungen ermöglichen sichere, mobile Arbeitsumgebungen und erlauben Mitarbeitern, mit jedem Endgerät und über jedes Netzwerk direkt auf ihre Anwendungen, Desktops, Daten und Kommunikationsdienste zuzugreifen. Mehr als 330.000 Unternehmen und über 100 Millionen Anwender setzen weltweit auf Technologien von Citrix. Im Jahre 2014 erwirtschaftete das Unternehmen einen Umsatz von 3,14 Milliarden US-Dollar. Weitere Informationen sind zu finden unter www.citrix.de.

©2015 Citrix Systems, Inc. Alle Rechte vorbehalten Citrix®, ShareFile® und XenMobile® sind Warenzeichen von Citrix Systems, Inc. und/oder seinen Niederlassungen und sind ggf. beim US-Patentamt und bei den Markenämtern anderer Länder eingetragen. Alle anderen Warenzeichen und Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Besitzer.

Wenn man einmal beginnt, in digitalen Workflows zu denken, entdeckt man immer wieder neue Optimierungspotentiale – meist angeregt durch die Ideen und Verbesserungsvorschläge der Anwender. Aus diesem Grund ist es für uns so wichtig, dass wir mit XenMobile eine technologische Plattform nutzen, die unterschiedlichste mobile Szenarien abbilden kann.
- Thomas Diem

Gesamtprojektleiter KAPOgoesMOBILE

Kantonspolizei St. Gallen

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  • Zentrales Management mobiler Apps und Endgeräte unterschiedlicher Plattformen
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