Het nieuwe werken staat in het middelpunt bij de Gemeente Ede

Ede is centraal gelegen tussen invloedrijke, stedelijke netwerken, goed ontsloten en omgeven door bijzondere natuur van de Veluwe. De gemeente heeft 108.000 inwoners en is een strategische uitvalsbasis voor werken, wonen, leren, studeren en vrije tijd. De komende jaren gaat Ede prioriteit geven aan vier ontwikkelingen - FoodValley, Kenniscampus Ede, de Veluwse Poort en een levendig centrum - waarmee Ede zich in 2025 zal positioneren en onderscheiden. De Gemeente Ede heeft zes locaties en circa 10 kleinere bijkantoren met in totaal ongeveer 900 medewerkers.

De uitdaging: Introduceren van het nieuwe werken

Einde 2010 besloot de Gemeente Ede een start te maken met het nieuwe werken, om hiermee een wezenlijke bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van de organisatie op het gebied van klantgerichtheid, samenwerking, ondernemerschap en modern werkgeverschap. Omdat het nieuwe werken aanpassingen vraagt aan de cultuur van de organisatie, de manier van leidinggeven, de huisvesting én ICT, is besloten om een eerst uitgebreide pilot uit te voeren. “Om de pilot van het nieuwe werken te faciliteren, moest er binnen zeven maanden een nieuwe flexwerkplek vanuit niets opgebouwd en afgerond worden, waarbij zoveel mogelijk gebruik moest worden gemaakt van de bestaande infrastructuur. De pilot moest 250 medewerkers en 100 applicaties omvatten en moest op te schalen zijn naar de gehele organisatie,” zegt Peter Weersink, informatie-architect bij Gemeente Ede. “Het roamen tussen de bestaande fat clients, met lokale applicaties en roaming profiles werkte in de praktijk nauwelijks en medewerkers waren dus gebonden aan hun eigen werkplek. Desktopvirtualisatie leek ons de beste oplossing om de gewenste hoge mate van flexibiliteit te realiseren en om in te springen op trends als Bring Your Own Device (BYOD). Citrix® had met XenDesktop TM duidelijk de beste papieren wat betreft technologie en ondersteunde apparaten. Omdat er ook concrete plannen waren een deel van het Raadhuis in Ede te renoveren, konden we twee vliegen in één klap slaan: het introduceren van een flexibele ICT werkplek en een flexibele werkomgeving in het verbouwde pand.”

Implementeren van desktopvirtualisatie voor de ultieme flexwerkplek

De organisatie zat met de tijdsdruk van de pilot en besloot daarom al snel om – behalve het projectmanagement – desktopvirtualisatie niet zelf te gaan implementeren. Qwise, een Gold Citrix Solution Advisor en Citrix Authorized Learning Center, heeft het functionele en technische ontwerp gemaakt en de omgeving gebouwd, met HP blade servers, een IBM SAN en Citrix XenDesktop voor het aanbieden van een 250-tal Microsoft® Windows® 7 workloads – circa 50 per server. Citrix XenServer ®  is gebruikt als hypervisor omdat deze het beste aansloot bij de rest van de technologie. Omdat de Gemeente Ede zelf de applicaties goed gedocumenteerd en veel kennis over packagen had, is besloten de applicaties zelf te virtualiseren voor de VDI-omgeving met Microsoft® App-V TM. Na oplevering door Qwise is de virtuele infrastructuur overgedragen aan de IT-staf van de Gemeente Ede die nu zelf het beheer uitvoert. Voor het merendeel van de medewerkers wordt de standaard Windows 7-werkplek elke keer tijdens inloggen opnieuw samengesteld uit een golden image, dat voorzien wordt van applicaties met App-V en van persoonlijke instellingen door RES Workspace Manager. Een kleine groep medewerkers heeft een private image met adminrechten en kan zelf applicaties installeren. Voor authenticatie vanaf thuis wordt gebruik gemaakt van SecureAccess SMS-authenticatie van SecureEnvoy.

Flexibel werken in het Raadhuis bespaart ruimte

Ongeveer een derde van het Raadhuis is omgebouwd tot een moderne flexwerkomgeving, waarin medewerkers een plek zoeken die past bij het werk wat ze op dat moment willen uitvoeren. Er zijn verschillende soorten flexibele werkomgevingen: communicatieplekken, concentratieplekken en administratiewerkplekken. Afdelingen hebben een eigen zone, maar binnen de afdeling kunnen medewerkers overal werken. Elke werkvloer heeft een eigen huiskamer en keuken om te lunchen bijvoorbeeld verjaardagen te vieren. Eigen bureaus heeft men niet, persoonlijke spullen worden in een kluisje opgeslagen. Weersink: “Als desktopsysteem zijn de bestaande fat clients hergebruikt en met behulp van zelf ontwikkelde scripts omgebouwd tot thin client. Het image van de flexwerksystemen kan daarom op dezelfde wijze worden beheerd als het image van de andere fat clients. De enige applicatie op de flexwerkplekken is de Citrix Receiver en een internet browser.“

De flexwerkplekken zijn flexibel en worden gedeeld door 250 medewerkers die zich in het gerenoveerde bouwdeel bevinden. Medewerkers kunnen overal snel inloggen en werken met hun eigen applicaties en ze zien hun eigen instellingen. “We hebben berekend dat we het aantal werkplekken terugbrengen tot 72 procent – dus 72 werkplekken op 100 medewerkers – en dat we één van de kernlocaties kunnen afstoten, hetgeen zeker tot een kostenbesparing leidt. Bijkomend voordeel is dat we energie besparen doordat er minder PC’s nodig zijn,” vervolgt Weersink. “De rest van het Raadhuis komt binnenkort aan de beurt. We hebben besloten deze virtuele desktop met Citrix XenDesktop binnen onze hele organisatie in te voeren voor alle 1.000 werkplekken en we groeien daarmee naar 700 concurrent virtuele desktops. In gebouwen die ingewikkeld zijn om te verbouwen, zoals stadskantoor De Doelen, worden toch nieuwe ICT-werkplekken met XenDesktop aangeboden ook al is flexwerken daar nog niet handig omdat de huisvesting in het gebouw nog geen flexibiliteit ondersteunt. We creëren daarmee een eenduidig en efficiënt te beheren omgeving die helemaal voorbereid is op flexwerken zodra de huisvesting dat ook is.”

De Gemeente Ede als moderne werkgever

Gemeente Ede presenteert zich als een moderne werkgever dankzij de mogelijkheden die flexwerken biedt. De werkomgeving en de werkplekken maken het voor nieuwe en jonge medewerkers een aantrekkelijke omgeving, met veel vrijheid om op hun eigen apparaten en op elke locatie of tijdstip te werken. Verschillende medewerkers nemen al hun eigen iPad, Android tablet of MacBook mee. Via het WiFi-netwerk in het pand gebruiken ze deze devices als ‘afstandsbediening’ voor virtuele desktops op Citrix XenDesktop,” aldus Weersink. “Maar desktopvirtualisatie creëert ook een betere balans tussen werk- en privéleven doordat het thuiswerken eenvoudig mogelijk maakt. We willen het nieuwe werken propageren en thuiswerken structureel onderdeel maken van de arbeidsvoorwaarden. Dankzij XenDesktop is de zakelijke werkplek veilig, eenvoudig en op identieke manier thuis te gebruiken.”

Samenwerking als onderdeel van de organisatiecultuur

De business case voor desktopvirtualisatie bij de Gemeente Ede was heel helder: de organisatie wilde een hoge mate van flexibiliteit creëren voor medewerkers en voor de organisatie. Omdat de desktops van medewerkers nu op basis van Citrix XenDesktop virtueel draaien in het datacenter, kunnen ze heel efficiënt en eenvoudig op elke gewenste locatie gebruikt worden. “Voor kleine – al dan niet tijdelijke – kantoren en ambulante functies is de Citrix-oplossing ideaal. Denk bijvoorbeeld aan buurtbeheerders die als aanspreekpunt voor de burgers fungeren voor openbaar ruimtebeheer, medewerkers die klanten thuis bezoeken voor maatschappelijke  ondersteuning of ziekenhuizen waar we af en toe een balie openen.  Maar ook voor het ter beschikking stellen van applicaties en informatie binnen samenwerkingsverbanden is de virtuele desktop een passende oplossing. De regionale uitvoeringsdienst die vergunningen moet verlenen en bijvoorbeeld de sociale dienst die per 2013 nieuwe taken in de jeugdzorg krijgt als gevolg van de nieuwe Wet Werken Naar Vermogen (WWNV) hebben nu toegang tot onze systemen,” concludeert Weersink. “Citrix XenDesktop en virtuele werkplekken heeft onze grenzen geopend, we faciliteren onze systemen, we worden slagvaardig en hebben een flexibele en toekomstvaste werkplek.“

Over Citrix

Citrix Systems, Inc. (Nasdaq:CTXS) transformeert de manier waarop mensen, bedrijven en IT-ers werken en samenwerken in het cloudtijdperk. Met zijn cloud-, collaboration-, netwerk- en virtualisatietechnologieën maakt Citrix mobiel werken en cloud-diensten mogelijk, waardoor IT voor bedrijven eenvoudiger en toegankelijker wordt voor meer dan 250.000 organisaties wereldwijd. Citrix wordt dagelijks gebruikt door 75 procent van alle internetgebruikers wereldwijd, het bedrijf werkt samen met meer dan 10.000 partners in 100 landen. De jaarlijkse omzet in 2011 was 2,21 miljard Amerikaanse dollar.

©2013 Citrix Systems, Inc. Alle rechten voorbehouden. Citrix®, XenServer® en XenDesktop® zijn handelsmerken van Citrix Systems, Inc. en/of één of meer van haar dochtermaatschappijen, en kunnen geregistreerd zijn in de Verenigde Staten bij het Patent and Trademark Office en in andere landen. Microsoft®, Windows®, Windows Server®, Windows 7® en Internet Explorer® zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation in de VS en/of andere landen. Alle andere handelsmerken en geregistreerde handelsmerken behoren toe aan hun respectievelijke eigenaars.

We willen het nieuwe werken propageren en thuiswerken structureel onderdeel maken van de arbeidsvoorwaarden. Dankzij XenDesktop is de zakelijke werkplek veilig, eenvoudig en op identieke manier thuis te gebruiken.
- Peter Weersink, informatie-architect, Gemeente Ede

Informatie-architect

Gemeente Ede

Voornaamste voordelen

  • Optimale flexibiliteit voor het nieuwe werken dankzij desktopvirtualisatie
  • Ruimte- en energie besparende oplossing
  • Biedt keuzevrijheid voor het type apparaat op de werkplek (BYOD)
  • Eenvoudig en veilig applicaties ontsluiten verbetert samenwerkingsmo-gelijkheden

Netwerkomgeving

  • Citrix XenDesktop
  • Citrix XenServer
  • Microsoft Windows 7-gebaseerde virtual machines
  • Microsoft App-V applicatievirtua-lisatie
  • RES Workspace Manager en RES Automation Manager 
  • HP BL360 blade servers in c7000 chassis, elk met 100GB intern geheugen
  • IBM N6040 SAN
  • 300 fat clients gebruikt als thin client
  • SecureEnvoy SecureAccess SMS-authenticatie

Gebruikte applicaties

Ongeveer 300 applicaties, waaronder:

  • Zarafa open source e-mail en groupware server 
  • Asterisk open source PBX en VoIP gateway
  • Firefox open source browser
  • Typo3 open source CMS systeem