Reclassering Nederland introduceert thuiswerken in één dag

Reclassering Nederland introduceert thuiswerken in één dag

Drie kooplieden richtten in 1823 'het Nederlandsch Genootschap ter zedelijke verbetering der Gevangenen' op. In 1995 ontstond hieruit de Stichting Reclassering Nederland. Het hoofddoel is om delinquenten terug te brengen op het rechte pad en uiteindelijk het voorkomen en verminderen van crimineel gedrag. In 2011 zijn er 76.293 reclasseringscontacten geweest met verdachten, daders en onder meer detentieverlaters. Reclassering werk samen met het Leger des Heils Jeugdzorg, de Stichting Verslavingsreclassering GGZ, met diverse overheidsinstanties en het bedrijfsleven. Reclassering Nederland telt tien regio’s met net geen 2.000 medewerkers. Het landelijk kantoor bevindt zich in Utrecht.

Een oplossing om thuis te werken

Om thuis te werken, gebruikte Reclassering Nederland een oplossing die als dienst werd afgenomen bij een andere organisatie. De oplossing werkte op basis van een zware authenticatie-methode en oude technologie. Verder was het organisatorisch soms een maanden durend proces om een aanvraag af te handelen voordat een medewerker thuis kon werken. “We zochten een oplossing die beter paste bij ons  huidige beeld van thuiswerken,” zegt Michel Eindhoven, Hoofd I&A bij Reclassering Nederland. “Als het aantal thuiswerkers gaat toenemen – en dat was de verwachting op het moment dat het project startte – moet het een eenvoudige organisatorische procedure zijn. Het meest logisch was om een eigen interne oplossing te implementeren. Ook technisch moet het moderner en simpeler: in plaats van een ingewikkelde oplossing met fysieke smartcards en certificaten willen we gebruik maken van Active Directory voor authenticatie.” 

Implementeren van Citrix NetScaler

Reclassering Nederland werkt al een jaar of vier naar volle tevredenheid met Citrix XenApp om gehoste desktops aan te bieden aan ruim 3.200 medewerkers in een twintigtal vestigingen. Op de werkplekken bevinden zich thin clients van HP en Fujitsu. “De voordelen van deze Citrix-oplossing zijn evident en hebben zich bewezen,” zegt Tim Poots, Project Manager bij de afdeling I&A. “Het beheer is gecentraliseerd en sterk vereenvoudigd, onderhoud van applicaties is eenvoudig, werkplekken worden voor 100% uitwisselbaar en zijn op afstand te bedienen, ook vanaf thuis. Verder werken we met Citrix XenServer waarop we de XenApp systemen hebben gevirtualiseerd: twee virtuele servers met elk circa 25 eindgebruikers op één HP BL-serie host. Hierdoor zijn we zeer schaalbaar en is de omgeving erg stabiel.”

De organisatie besloot te starten met een pilot van de Citrix NetScaler 5500 appliance voor het verlenen van toegang vanaf thuis tot de remote desktops als vervanging van de extern gehoste oplossing. In deze pilot, die samen met Citrix® Consulting Services is uitgevoerd, zijn geleidelijk aan enkele tientallen eindgebruikers uit de organisatie toegevoegd om de nieuwe omgeving te testen. “De pilot kreeg na drie weken echter een totaal onverwachte wending,” vervolgt Poots. 

Thuis werken als uitwijkoplossing

In het grootste kantoorpand, de kantoortoren in Rotterdam-West die stamt uit de jaren ’60, werden sporen van asbest aangetroffen. Reclassering Nederland besloot daarom begin 2012 per direct het gebouw ontruimen en alle medewerkers naar huis sturen. “We hadden al een virtuele - met XenApp gehoste - desktop die de medewerkers vanuit thuis zo zouden kunnen gebruiken. Een simpele, flexibele en veilige toegangsoplossing hadden we echter nog niet. We besloten de pilot met de Citrix NetScaler af te sluiten, de omgeving op te schalen en meteen in productie te nemen,” voegt Eindhoven toe. “In één dag tijd hebben we versneld ‘het nieuwe werken’ geïntroduceerd voor de pilotgebruikers en de medewerkers in het ontruimde gebouw. Het operationeel maken van 450 noodwerkplekken in één dag is dankzij Citrix NetScaler goed verlopen. De technologie heeft zich meteen bewezen en terugverdiend. Bovendien heeft dit project binnen de  organisatie veel goodwill gekweekt voor de IT-afdeling.”

Een High Availability thuiswerkoplossing voor alle medewerkers

Reclassering Nederland had voor thuiswerken feitelijk maar twee uitgangspunten: de oplossing diende zo simpel mogelijk te zijn voor de eindgebruikers binnen de organisatie en moest eenvoudig en breed inzetbaar zijn, inclusief toegang vanaf tablets en smartphones voor de vele ambulante medewerkers. Citrix NetScaler bleek eenvoudig te integreren met Active Directory en met de On-Demand SMS authenticatie-oplossing van RSA (nu EMC). Poots: “Hiermee voldeed Citrix NetScaler aan onze eisen wat betreft security, flexibiliteit en een eenvoud. Er is slechts een 06-nummer van een medewerker nodig om tweeweg authenticatie mogelijk te maken en SSL-gebaseerde toegang te realiseren tot ons netwerk via NetScaler.“

Organisatorisch was de versnelde invoering van thuiswerken een sprong in het diepe. Het was niet voor iedereen meteen even gemakkelijk, sommige medewerkers misten bijvoorbeeld directe contacten. Inmiddels zijn de medewerkers aan het idee gewend en heeft de organisatie besloten thuiswerken toe te staan voor alle medewerkers en een thuiswerkregeling uitgewerkt. Medewerkers moeten daarmee bepaalde voorwaardes accepteren en er is vastgelegd hoe er dient te worden omgegaan met de beveiliging of wat er dient te gebeuren als bijvoorbeeld als de telefoon wordt gestolen.

Om deze toename van thuiswerkers – en de andere mobiele werkplekken – te ondersteunen, is het NetScaler 5500 HA pair inmiddels ingewisseld voor een NetScaler 7500 HA pair. “We hebben deze vervanging zonder downtijd uitgevoerd. Omdat beide machines in High Availability-mode draaien en elkaars fallback zijn, hebben we ze één voor één vervangen. De appliances zijn eenvoudig te onderhouden en we hebben er in de dagelijkse praktijk geen omkijken naar,” concludeert Poots. “Inmiddels doet de NetScaler ook dienst als reverse proxy voor Microsoft Lync om samenwerken op afstand te vereenvoudigen.”

Prettig werken

Een asbest-incident als dit heeft gelukkig niet alleen maar nadelen. Reclassering Nederland heeft nu zeer snel het nieuwe werken ingevoerd. Gedwongen door deze omstandigheden hebben medewerkers ontdekt hoe ze thuis, op rechtbanken of op elke gewenste plek kunnen werken. “De IT-afdeling heeft mogelijk gemaakt dat in een tijdsbestek van enkele dagen alle benodigde accounts zijn aangevraagd en geactiveerd. Dit was van onschatbare waarde om het primair proces doorgang te laten vinden. De medewerkers waren ook zeer te spreken over het werken met de nieuwe oplossing. Het inloggen is gemakkelijker en functioneert sneller dan voorheen en we hebben toegang tot alle applicaties. Het is zo transparant dat medewerkers geen idee hebben dat ze überhaupt met Citrix-oplossingen werken,” zegt Stella Tempelaar, Unitmanager bij Reclassering Nederland. “We hebben onlangs geïnventariseerd hoe medewerkers het thuiswerken ervaren. De meesten vinden de flexibiliteit en vrijheid een groot voordeel en kunnen niet meer zonder thuiswerken. De verbondenheid met de organisatie is nagenoeg onveranderd en de onderlinge bereikbaarheid wordt als redelijk tot goed ervaren. Nu alle werkplekken flexibel zijn en er veel vanuit huis wordt gewerkt, is er minder contact met directe collega's. Collega's die voorheen echter geen contact hadden, hebben dat nu wel. Zo leer je elkaar en elkaars expertise beter kennen.” Een medewerker zei onlangs: “Het gevoel dat ik voor de Reclassering werk en niet alleen voor mijn team, is sterker geworden.”

About Citrix

Citrix (NASDAQ:CTXS) transforms how businesses and IT work and people collaborate in the cloud era. With market-leading cloud, collaboration, networking and virtualization technologies, Citrix powers mobile workstyles and cloud services, making complex enterprise IT simpler and more accessible for 260,000 organizations. Citrix products touch 75 percent of Internet users each day and it partners with more than 10,000 companies in 100 countries. Annual revenue in 2011 was $2.21 billion. Learn more at www.citrix.com.

©2012 Citrix Systems, Inc. All rights reserved. Citrix®, XenApp® and Netscaler are trademarks or registered trademarks of Citrix Systems, Inc. and/or one or more of its subsidiaries, and may be registered in the United States Patent and Trademark Office and in other countries. All other trademarks and registered trademarks are property of their respective owners.

Voornaamste voordelen

  • Maakt veilige toegang op afstand – onderweg en vanaf thuis – eenvoudig en snel mogelijk
  • Creëert zeer snel  toegang vanaf uitwijkomgevingen bij calamiteiten
  • Schaalbare oplossing met hoge beschikbaarheid
  • Faciliteert flexwerken waardoor minder fysieke werkplekken nodig zijn
  • Kostenbesparing

Netwerkomgeving

Applicaties

  • IRIS (Integraal Reclasserings Informatie Systeem) – eigen applicatie op basis van Java en Oracle
  • Microsoft Office 2010
  • AFAS Profit - Personeels informatie systeem
  • Exact Synergy
  • Microsoft Lync – Voor messaging en communicatie