Mensen kunnen al jaren goede redenen hebben om vanuit huis te werken. Sommigen omdat ze ZZP’er zijn en geen kantoor hebben, anderen bijvoorbeeld omdat ze als enige werknemer gestationeerd zijn op een afgelegen locatie. De situatie is nu drastisch veranderd. Door de COVID-19 uitbraak eisen veel bedrijven nu dat al hun werknemers vanuit huis werken. Als je dat niet eerder of niet vaak hebt gedaan, kan dat een behoorlijke uitdaging zijn, zeker als ook je familieleden in dezelfde situatie zijn beland. Extra uitdagend wordt het als je ook nog (jonge) kinderen hebt die wel kortstondig zelfstandig kunnen spelen of studeren, maar nog steeds veel aandacht vragen. Vandaar deze blog, want een van de belangrijkste tips is toch vooral: deel je ervaringen en leer ervan!

Leer te falen. Vier je successen, maar accepteer ook dat er regelmatig van alles fout zal gaan. Leer ervan en pas je regelmatig aan.

Verdeel je dag in ‘werkmodus’ en ‘thuismodus’

Als je productief wilt zijn, vereist dat discipline. De beste truc is een goede en prettige verdeling te maken tussen je ‘werkmodus’ en je ‘thuismodus’. Begin je dag steeds op dezelfde manier, dat helpt bij de overgang naar je ‘werkmodus’. Trek je ‘werkkleding’ aan, dan voel je je meteen representatief. Zet je koptelefoon op, dan ben je aan het werk. Al luister je nergens naar, het laat zien (ook aan de overige familieleden), dat je bezig bent. En gebruik je werkcomputer als aan/uit-schakelaar. Zet je de computer uit? Dat is het signaal dat je werkdag erop zit.

Vind de juist balans tussen werk en thuis. Stel werkuren in en zorg dat je familie weet welke dat zijn. Praat bij het ontbijt je familieleden bij over je werkschema en wanneer je van plan bent om ‘terug te komen van het werk’. Als dat in de loop van de dag verandert, laat dat dan ook even weten. Maak duidelijk, desnoods met fysieke signalen, dat je aan het werk bent. Het helpt ook regels te bedenken voor onderbrekingen. Als de kinderen tijd nodig hebben om even te praten of kunstwerken te laten zien die ze hebben gemaakt, dan mogen ze bijvoorbeeld een specifiek stukje speelgoed (Lego-blokje?) aan de zijkant van het bureau/de werktafel neerleggen als een signaal.

Fysieke signalen maken duidelijk dat je aan het werk bent. Koptelefoon op? Dan staat je ‘werkmodus’ aan.

Stel een werkschema op en deel dat met je collega’s

Als je net begint met thuiswerken, dan gaat het vooral om uren maken en productief zijn. Maar nu je continu thuis moet werken, wordt het vooral belangrijk slimmer te werken en je agenda beter te organiseren. Verdeel je dag in kleine blokjes. In de ochtend ben je vaak het productiefst – begin daarom met moeilijkere projecten. Bewaar je reactie op mails die pas de volgende dag gelezen worden, of die niet dringend zijn, tot het eind van je werkdag. Laat het je collega’s weten als je op bepaalde tijden moeilijk te bereiken bent, of in welke gevallen ze je juist wel moeten storen over dringende zaken.

Een andere mogelijkheid is je werkdag eerder te starten en de eerste 20-30 minuten te besteden aan het lezen van je berichten en artikelen waarvoor je niet eerder tijd had. Heb je pubers in huis? Laat ze dan vooral uitslapen, zodat jij de ochtend kunt gebruiken om je belangrijkste taken op te pakken: voor iedereen een win-win situatie. Heb je jonge kinderen? Dan kun je misschien beter de avonden gebruiken, dan zijn de jongsten vaak al naar bed. Hierbij geldt ook weer: overleg met je collega’s hoe jouw meest productieve dagindeling eruit ziet en spreek af op welke wijze zij kunnen zien dat je bereikbaar en aan het werk bent. Maak een verdeling met je partner zodat je een afwisselend schema hebt met blokken van 1 tot 3 uur. Tijdens deze blokken kan ieder ononderbroken werken ofwel voor de kinderen zorgen. Zorg dat je tijdens de maaltijden allemaal even een pauze inlast, zodat je ook als gezin tijd vrij maakt voor elkaar.

Nu je continu thuis moet werken, gaat het vooral om slimmer werken en je agenda beter organiseren.

Zorg dat je fit blijft

Lichaamsbeweging kan een belangrijke positieve invloed hebben op je gemoedstoestand. Met een thuiswerkplek kan je baan je thuisleven overweldigen. Neem regelmatig pauzes, houd wat hapjes of drankjes bij de hand en doe aan lichaamsbeweging gedurende de dag. Afhankelijk van de situatie waarin je je bevindt, kun je misschien even naar buiten gaan voor een wandeling. Of overweeg de aanschaf van kleine trainingsapparatuur, zoals een springtouw, gewichtjes of een yoga mat. Gaat het je klaarstomen voor een marathon? Waarschijnlijk niet, maar het kan je helpen om een ritme op te bouwen voor je dag en je energie op peil te houden. Gebruik ook tools zoal Break Timer, EasyFWD of Stretchly, die je er regelmatig op wijzen even pauze te houden.

Maak een lijstje van activiteiten, projecten of doelen. Doelen stellen en behalen heeft veel psychologische voordelen. Nu je ‘normale’ dagelijkse doelen ontbreken, zoals de kinderen op tijd naar school krijgen of naar kantoor en naar de sportschool gaan, is het vaststellen van alternatieve doelen een hulpmiddel. Een van de belangrijkste bijdragen aan een dagelijks gelukkig en voldaan gevoel, is de tijd die je doorbrengt in een staat van psychologische ‘flow’, waarbij je volledig ondergedompeld bent in, uitgedaagd wordt door en energie krijgt van een activiteit. Overweeg om het gezin bij dit proces te betrekken en vraag hen of er iets is wat ze in deze tijd willen leren, maken of doen.

Zorg voor een juiste gemoedstoestand. Er zijn veel psychologische voordelen aan het stellen en behalen van doelen. Lichaamsbeweging heeft een belangrijke positieve invloed.

Gebruik technologie om verbinding te maken

Sociaal afstand houden betekent niet dat je niet met je collega’s kunt praten. Communiceer niet alleen via online chat, maar bel of videochat met elkaar. Gebruik je webcam voor online video ontmoetingen met je collega’s om je verbonden te voelen. Gelukkig bestaat de technologie vandaag de dag om werk op afstand mogelijk te maken. Tools zoals digitale werkruimtes, dynamische applicatiecontrole en -beheer en samenwerkingstechnologieën stellen werknemers in staat om op een veilige en betrouwbare manier verbinding te maken.

Technologie werkt, maar de verandering gaat niet alleen over technologie. Het gaat over mensen en processen. Laten we deze situatie gebruiken om ervaring op te doen en te delen en zo een positieve draai te geven aan deze nieuwe werkelijkheid.

Bij Citrix doen we er alles aan om te verschijnen voor onze klanten, partners en werknemers om hen te ondersteunen bij hun zakelijke inspanningen en om veilig te blijven. Vind de bronnen die u nodig heeft op onze pagina over bedrijfscontinuïteit FAQ.