Arbeidstagere ønsker å jobbe når og hvor de vil. De bringer med seg nye tekniske enheter som brett og mobil inn på arbeidsplassen og forventer at disse skal samsvare med virksomhetens it-miljø. Ledelsen støtter trenden fordi de ser at trivsel og produktivitet øker. Samtidig er det ikke slik at it-avdelingen sier nei til å åpne opp for flere muligheter fordi de ønsker å være bakstreverske og av frykt for det nye. Få er mer opptatt av innovasjon, men reservasjonene er velfunderte og bunner i sikkerhetsbekymringer. Teknologiutviklingen har heldigvis ført med seg tilnærminger som gjør at begge parters behov blir møtt. Det krever riktignok investeringer, men disse er uunngåelige om man skal henge med i konkurransen og dynamisk utnytte muligheter, redusere driftskostnader, og fremstå som en fremoverlent arbeidsgiver.  De virksomhetene som legger til rette for bedre mobilitet og støtter brukernes krav vil oppleve mange fordeler:

Vekst gjennom muligheten til raskt å sette opp nye avdelingskontorer eller utvide eksisterende fasiliteter. Nye avdelinger kan settes opp på en dag. Tjenester leveres til nye brukere på minutter.

Endringsdyktighet ved å legge til rette for raske tjenesteleveranser til nye brukere ved ansettelser eller relokaliseringer. Gjennomfører man større endringer som fusjoner, fisjoner, oppkjøp eller salg, kan it-løsningene lett håndtere dette på dager fremfor måneder.

Fornøyde ansatte. Frihet under ansvar sikrer økt produktivitet og lojalitet. Ifølge HR-interesseorganisasjonen WorldatWork lykkes fleksible arbeidsgivere best med å beholde ansatte. Om arbeidsverktøy leveres dit brukerne befinner seg er ikke innstilte tog, bilproblemer, syke barn, og lignende til hinder for at de ansatte kan jobbe om de vil.

Lettere tilgang på talent. Kunnskapsvirksomheter opplever tøff kamp om de beste hodene. Fleksible strukturer sikrer at det er lettere å få tak i arbeidstagere, og ikke minst gir bedre evne til å hente kunnskap og arbeidskraft der den befinner seg.

Bedre samhandling. Tidligere har telefon- og videokonferanser vært foretrukne samhandlingsløsninger. Nye løsninger gjør at arbeidsgrupper kan jobbe sammen i sanntid og dele dokumenter og data. Dette sikrer fremdrift i prosjekter på tvers av tidssoner og fjerner unødvendig reisevirksomhet og telefonmøter til alle døgnets tider.

Lavere driftskostnader. Kontorleiekostnader er ofte virksomheters nest største kostnad. Nye tilnærminger sikrer at ansatte ikke låses til fysiske plasser og arealbehovet blir mindre per ansatt. Dette gjelder særlig for ansatte som er mye ute hos kunder og i eksterne prosjekter.

Bedre service og økt kvalitet. Ved at ansatte alltid har nødvendige verktøy tilgjengelig kan kunder betjenes raskere og bedre. De ansatte får tilgang til nødvendig informasjon uansett hvor de befinner seg. Selgere kan legge inn ordre ute hos kundene, leger får tilgang til livsviktig informasjon ved pasientens seng, og ingeniøren kan hente nødvendige tall og beregninger ute på befaringer, m.m.

Samsvar med regler og retningslinjer. Økt mobilitet betyr ikke nødvendigvis lavere sikkerhet. It-avdelingen kan sette klare begrensinger for brukermiljøet ved at eksempelvis sensitive data ikke kan lagres på eksterne maskiner, informasjon kan gjøres utilgjengelig i usikre nett, eller at innholdet på enheter kan fjernslettes dersom en PC glemmes i en taxi eller blir stjålet. Skulle sistnevnte inntreffe kan brukeren enkelt logge seg inn på en ny enhet og få opp samme informasjon og innhold. Summen gjør at brukerne trygt kan jobbe på den telefonen eller maskinen de foretrekker.

Alltid “på”. I tilfelle brann, eksplosjoner eller andre fysiske hindringer så vil den rette løsningen sikre at ansatte alltid har tilgang til arbeidsverktøy. Redusert sårbarhet er nødvendig for å sikre forretningskontinuitet i en verden som i økende grad preges av uforutsigbarhet og raske endringer.

Fleksible tilnærminger handler mindre om it og mest om bedre business.