Wiele instytucji administracji publicznej ma ograniczenia finansowe, dlatego też coraz częściej poszukują alternatywnych sposobów na zwiększenie ograniczonych budżetów. Aby zachować możliwość świadczenia istotnych działań na rzecz społeczeństwa, coraz częściej poszukują wewnętrznych rozwiązań – koncentrując się na poprawie efektywności operacyjnej i redukcji niepotrzebnych kosztów – w tym także kosztów powierzchni biurowej. Zaczynają adaptować różnego rodzaju elastyczne formy pracy, modelu, który już uzyskał znaczącą pozycję w wielu największych firmach na świecie.

Elastyczne miejsce pracy tworzy przestrzeń, która nie jest przypisanym biurkiem czy też powierzchnią biurową w konkretnej lokalizacji, a wspólnym środowiskiem biurowym, pozwalającym pracownikom na pracę poza firmowymi ścianami, z domu lub nawet z siedziby kontrahenta. Badanie Citrix, przeprowadzone w ub. roku wśród 1900 osób decyzyjnych w obszarze IT, z różnych branż z 19 krajów potwierdza, że wiele z tych firm oczekuje redukcji powierzchni biurowej o 7 procent w ciągu najbliższych 24 miesięcy i aż o 16 procent do 2020 roku. Badanie pokazuje również, że elastyczne miejsce pracy – miejsce pracy przyszłości – to średnio 7 fizycznych biurek na 10 pracowników – co jednocześnie obrazuje możliwość zmniejszenia kosztów nieruchomości, konsolidacji centrów danych, zmniejszenia zużycia energii i promowania mobilnej pracy wśród kadry zarządzającej. Poza zaletami wynikającymi z ograniczeniem kosztów, elastyczna praca promuje kreatywność i zachęca do współpracy, umożliwiając pracownikom wykonywanie swoich obowiązków bez względu na lokalizację, czas, czy wykorzystywane urządzenie.

Aby osiągnąć cel, jakim jest stworzenie elastycznego środowiska pracy, organizacja powinna nie tylko zlikwidować ‘umowne’ ściany w biurze na rzecz bardziej prospołecznych przestrzeni, ale również wdrożyć technologie, które sprawią, że będzie ona mogła być stosowana z większym sukcesem. Wraz z coraz większym napływem nowych technologii do sektora publicznego, wiele agencji bardziej szczegółowo przygląda się zagadnieniom związanym z bezpieczeństwem i zarządzaniem samymi urządzeniami mobilnymi. Jak się okazuje wiele z potencjalnych niepokojów może być jednak dość prosto przezwyciężone. Początkiem wzrostu bardziej elastycznych form pracy są potrzeby organizacji rządowych co do mobilności i polityk umożliwiających stosowanie modelu bring-your-own-device (BYOD), gdyż potrzeba elastycznej możliwości pracy stale rośnie.

W konsekwencji instytucje rządowe – podobnie jak i inne firmy – szukają bezpiecznego sposobu zarządzania rosnącą liczbą urządzeń, z których pracownicy uzyskują dostęp do sieci i danych organizacji. Citrix XenDesktop odpowiada na te potrzeby, umożliwiając pracownikom dostęp do zabezpieczonego wirtualnego pulpitu i aplikacji – stanowiąc kluczową technologię, wspierającą elastyczne formy pracy. Ponadto, oprócz wirtualizacji pulpitów i aplikacji, specjaliści IT oraz analitycy poszukują solidnego rozwiązania, które obejmuje zarządzanie aplikacjami, danymi oraz urządzeniami mobilnymi. Takie potrzeby spełnia rozwiązanie Citrix XenMobile (dostępne również w wersji Enterprise), które pozwala użytkownikom wybrać swoje ulubione urządzenie, na którym chcą pracować, bezpiecznie używać mobilnych aplikacji, uzyskać dostęp do firmowej skrzynki pocztowej czy też danych organizacji z dowolnej lokalizacji, przy jednoczesnym spełnieniu określonych wymogów IT w zakresie bezpieczeństwa. XenMobile wykorzystuje również zaawansowane dane analityczne, które umożliwiają administratorom sprawowanie kontroli nad urządzeniami mobilnymi, aplikacjami a także nad dostępem do sieci.

Wierzymy w zasadność elastycznego modelu pracy zarówno w teorii jak i w praktyce. Sami niedawno, uruchomiliśmy tego typu program, nazwany ‘workAnywhere’ w swoich biurach – by zobrazować, w jaki sposób można funkcjonalnie wykorzystać przestrzeń biurową. Zamiast być przywiązanym do określonej przestrzeni biurowej, pracownicy mają różne możliwości pracy w zależności od aktualnych potrzeb, wzajemnej współpracy oraz socjalizacji z innymi pracownikami. Łączymy nowe technologie z kulturą pracy, zwiększającą ich produktywność i kreatywność. Tego rodzaju ‘otwarte biuro’ umożliwia rozwój firmy, bez konieczności pozyskiwania kolejnych nieruchomości.

Przestrzeń biurowa przyszłości ewoluuje zarówno w sektorze prywatnym jak i publicznym. Część organizacji  rządowych już stara się adaptować technologie mobilne. Z właściwymi politykami i rozwiązaniami, one także będą mogły osiągać różnorodne korzyści z tego tytułu – od oszczędności finansowych, do wzrostu produktywności pracowników. Jeśli zaś chodzi o elastyczną pracę, sama idea nie opiera się na tym, że nikt nie ma biura. W rzeczywistości teraz każdy ma swoje biuro tam, gdzie chce.