Toutes les entreprises constatent une transformation profonde des types de périphériques utilisés sur le lieu de travail. Cette transformation est initiée par les utilisateurs eux-mêmes. D’après Gartner, cette tendance à la consumérisation (les consommateurs influencent directement les tendances technologiques adoptées sur le lieu de travail) devrait représenter dans les dix prochaines années le plus fort vecteur de changement en entreprise.

La virtualisation de postes favorise cette évolution et permet aux directions informatiques de repenser fondamentalement la fourniture de matériel aux utilisateurs pour permettre à ces derniers d’utiliser leurs PC, leurs Mac et leurs périphériques mobiles personnels pour accéder à leurs applications professionnelles depuis leur bureau, leur domicile ou tout autre endroit.

Pour pouvoir gérer correctement la prolifération de périphériques innovants introduits sur le lieu de travail, les entreprises doivent trouver un moyen de répondre aux attentes des utilisateurs tout en respectant les exigences de leur direction informatique. Les employés recherchent l’accès simple à leur poste de travail depuis le périphérique de leur choix. De leur côté, les directions informatiques cherchent à exercer un contrôle complet sur la sécurité, les performances et l’expérience, tout en minimisant les coûts de support technique qui représentent aujourd’hui plus de 70% des budgets informatiques.

Le BYO est un modèle qui autorise les employés à emmener sur leur lieu de travail le périphérique (ordinateur portable, Smartphone ou tablette tactile) qui correspond le mieux à leurs besoins. Cette approche garantit de nombreux avantages aux employés, aux directions informatiques et aux entreprises. En choisissant eux-mêmes leur périphérique, les employés accèdent plus facilement à la fois à leurs données personnelles et professionnelles. Ils gagnent ainsi en mobilité, en satisfaction et en productivité, et peuvent réellement travailler depuis tout endroit. Le BYO peut être proposé sous deux formes : celle d’une somme allouée par l’entreprise à l’utilisateur pour l’achat du périphérique (programme BYOC : Bring Your Own Computer) ou celle d’un programme autorisant l’employé à utiliser son périphérique personnel existant (BYOD : Bring Your Own Device).

Pour garantir le succès d’un projet BYO, l’entreprise doit prendre en compte différentes considérations générales et techniques. Du point de vue commercial, il est essentiel de prendre en compte de nombreux aspects (financier, légal, mise en œuvre, support technique) avant toute adoption d’initiative de type BYO. Du point de vue technique, les directions informatiques et les responsables de la sécurité doivent concevoir, planifier et mettre en œuvre une solution qui adhère aux stratégies existantes et respecte les exigences de conformité réglementaire.

Vous trouverez ci-dessous un guide pratique destiné à garantir le succès de votre programme BYO, qui permettra à votre entreprise d’économiser du temps et de l’argent en simplifiant son infrastructure informatique, en allégeant ses tâches de gestion des périphériques et de support technique, tout en rationnalisant ses processus commerciaux et en augmentant la productivité et la satisfaction des utilisateurs.

Evaluer le profil de vos employés : à qui s’adresse le BYO ?
Tous vos employés ne pourront pas bénéficier du programme BYO. C’est pourquoi il est important de procéder à une évaluation préalable devant permettre d’identifier vos employés les plus susceptibles de tirer avantage d’une initiative de type BYO. Certains (équipes informatiques, commerciales, marketing, développeurs, etc.) seront attirés et voudront suivre l’exemple des précurseurs, tandis que d’autres n’y trouveront aucun intérêt, du fait de leur crainte d’avoir à gérer et maintenir eux-mêmes leur périphérique. Afin de faciliter l’évaluation des avantages pour l’entreprise comme pour les employés, il peut être intéressant de mettre en place un programme pilote initial qui permettra de mettre concrètement en lumière les avantages réels d’un modèle BYO.

Investir dans la virtualisation de postes pour faciliter l’approche de type BYO.
La virtualisation de postes permet aux directions informatiques de gérer de façon centralisée les postes de travail et de délivrer les applications sous forme de service à la demande. Le fait de pouvoir installer un hyperviseur client isolé à 100% sur le périphérique de l’utilisateur permet aux directions informatiques de conserver dessus les applications et données des deux environnements (personnel et professionnel), totalement séparés. Elles peuvent ainsi délivrer en ligne ou en mode déconnecté, en tout lieu et à tout moment, des applications et des postes virtuels d’entreprise parfaitement sécurisés.
Cette approche augmentera significativement la satisfaction des utilisateurs en leur permettant de choisir les options, les fonctionnalités et les styles correspondant exactement à leur personnalité ainsi qu’à leurs besoins informatiques propres. Elle leur permet également s’ils le désirent d’opter pour une maintenance en libre-service, ce que les utilisateurs les plus jeunes, nés avec le numérique (la génération V), apprécient tout particulièrement.

Définir les acteurs majeurs du projet BYO.
Mettre en œuvre avec succès un projet BYO exige l’accord préalable des principales parties prenantes (direction informatique, ressources humaines, département juridique, etc.) sur un ensemble complet de stratégies d’administration. Ces stratégies doivent définir précisément les conditions d’éligibilité, les conditions d’utilisation et de possession des périphériques et des données, les obligations contractuelles respectives, les règles de conformité et les circonstances caractérisant une violation des obligations contractuelles de la part des employés.

Protéger la propriété intellectuelle et les données de votre entreprise.
Tout projet BYO soulève inévitablement des questions en matière de sécurité, le périphérique n’étant plus géré par l’entreprise mais par l’employé. Ce souci n’est pas nouveau. Toute entreprise qui fournit des ordinateurs portables d’entreprise à ses employés est confrontée au même risque de perte de données, de vol du périphérique ou de faille sécuritaire en dehors du lieu de travail. Afin que l’initiative soit la plus transparente possible pour l’utilisateur et la plus efficace possible pour l’entreprise, cette dernière doit être capable de proposer en tout lieu et à tout instant l’accès à des données, des applications et des postes de travail professionnels virtuels. En clair, certaines données pourront être stockées sur le périphérique de l’utilisateur. Il est donc essentiel que les directions informatiques conservent la capacité à sécuriser, contrôler et supprimer à distance les données d’entreprise sur les périphériques personnels des employés en cas de faille sécuritaire, de perte ou de vol du périphérique, ou de départ de l’entreprise.

En délivrant leurs applications et leurs postes de travail sous la forme d’un service à la demande, les directions informatiques peuvent s’appuyer sur différentes mesures de sécurisation, notamment sur des stratégies interdisant la sauvegarde des données sur les périphériques locaux, étendant ainsi l’application des stratégies de sécurité de l’entreprise aux périphériques gérés par les employés. En outre, cette approche leur permet de chiffrer toutes les données professionnelles créées via des applications délivrées de la sorte (sans toucher aux applications et données personnelles de l’utilisateur) et de supprimer à distance ces mêmes données en cas de violation de la sécurité.

Obtenir l’approbation du responsable et l’accord de l’employé.
Une stratégie BYO complète et efficace crée une valeur ajoutée unique qui garantit l’intégration plus simple et plus rapide des nouveaux employés et assure la fidélisation et l’efficacité accrue des employés existants. Les responsables et les employés doivent approuver et respecter l’ensemble des règles définies, afin que le programme satisfasse à la fois les exigences de l’entreprise (sécurité, gestion des ressources humaines, aspects légaux) et des utilisateurs (recherche de flexibilité et de liberté).

Envisager l’allocation d’une somme pour l’achat du périphérique.
Afin d’encourager l’utilisation par les employés de leur périphérique personnel, l’entreprise peut envisager d’allouer une somme à cet effet. Les employés pourront l’utiliser pour acheter le périphérique de leur choix. Les entreprises qui ont déjà consenti un investissement pour les périphériques de leurs employés peuvent adopter cette approche afin d’offrir plus de souplesse et de réduire leurs coûts de gestion à long terme.

Favoriser la maintenance en libre-service.
Une fois les exigences des uns et des autres identifiées, l’entreprise doit encourager les employés concernés à n’utiliser qu’un seul et même périphérique pour leurs besoins personnels et professionnels. Ces employés étant les propriétaires légaux de l’ordinateur portable, de la tablette tactile ou du Smartphone, ils sont responsables de l’ensemble de la maintenance. Mais les données d’entreprises générées, maintenues ou sauvegardées sur le périphérique demeurent la propriété exclusive de l’entreprise.
Ainsi, les directions informatiques se libèrent sans effort d’une de leurs responsabilités les plus délicates et ingrates : acheter, gérer et sécuriser les périphériques portables d’une main-d’œuvre sans cesse plus mobile et indépendante, capable de les gérer elle-même et souvent friande des approches en libre-service.

De nombreuses entreprises permettent déjà à leurs employés de choisir leur Smartphone, tablette tactile ou ordinateur portable professionnel. Le BYO n’est qu’une extension élargie de ce concept. Les informaticiens, les ingénieurs et les cadres apprécient souvent la possibilité de pouvoir amener leur propre périphérique (le plus souvent non standard) au travail, car ils ont des besoins spécifiques auxquels ne répondent pas les périphériques habituellement mis à leur disposition par l’entreprise. Le BYO étend ce privilège à l’ensemble des employés répondant aux critères définis. Les travailleurs de la génération V et la plupart des employés qui possèdent un ordinateur personnel maitrisent parfaitement la maintenance des périphériques et la résolution de leurs problèmes.
En permettant aux employés de choisir leur périphérique de prédilection et d’accéder à leurs données en tout lieu et sur tout périphérique, les entreprises accentuent le côté « personnel » de l’outil informatique, favorisent la créativité et la productivité quel que soit l’endroit et fidélisent les meilleurs profils.

L’adoption d’un programme BYO génère une satisfaction et une productivité accrues des employés, ainsi qu’une réduction à long terme des coûts de support technique.
En s’appuyant sur les technologies et les meilleures pratiques disponibles pour répondre au mieux aux besoins des utilisateurs comme des directions informatiques, et en faisant de la virtualisation de postes l’ossature de leur initiative BYO, les entreprises se dotent d’un scénario gagnant-gagnant. Accepter et accompagner le fait que les employés utilisent déjà leur ordinateur personnel à des fins professionnelles et vice-versa permet aux entreprises de s’éviter de nombreux problèmes de sécurité, soucis d’assistance et autres complications.