Flexible IT-Infrastruktur für die Generation Internet

Junge Mitarbeiter, die mit PC, Internet und Handy aufgewachsen sind – die so genannten „Digital Natives“ – erwarten von der IT am Arbeitsplatz maximale Flexibilität. Das Medienhaus Südhessen hat dies frühzeitig erkannt und stellt Benutzer-Desktops für Verlagsmitarbeiter, Redakteure und Administratoren heute auch virtuell mit XenApp und XenDesktop bereit. Die Mitarbeiter können so von jedem beliebigen Ort aus auf ihre Anwendungen und Daten zugreifen – auf dem Darmstädter Schloßgrabenfest genauso wie bei der Fußballweltmeisterschaft in Südafrika.

Die Auswirkungen der Digitalisierung werden heute kaum in einer anderen Branche so deutlich sichtbar wie im Verlagswesen: Das Internet verändert die Produktion und Verbreitung von Inhalten grundlegend – und Verlagshäuser, die sich bisher vor allem auf den Druck und Vertrieb von Printmedien konzentriert haben, entwickeln sich zunehmend zu Informationsdienstleistern mit vielfältigen Geschäftsbereichen. Auch das Medienhaus Südhessen hat sich auf diesen Wandel eingestellt: Neben den sechs Echo-Tageszeitungen mit über 400.000 Lesern in Südhessen bietet das Unternehmen seinen Kunden mittlerweile unterschiedliche individuell angepasste Produkte und Services: Die umfangreiche Web-Plattform Echo Online mit mehr als 2,3 Millionen Page Impressions im Monat gehört heute ebenso dazu wie der Postdienstleister MaxiMail.

Für die IT-Abteilung des Verlagshauses gab es daher in den vergangenen Jahren viel zu tun: „Eine der größten Herausforderungen war für uns, immer wieder schnell auf neue Geschäftsanforderungen zu reagieren“, sagt IT-Leiter Thomas Rössler. „Aus diesem Grund suchen wir grundsätzlich nach technischen Lösungen, die sich möglichst flexibel einsetzen lassen und die wenig Administrationsaufwand im Alltag verursachen.“

Zentrale Anwendungsbereitstellung vereinfacht Administration

Als die IT des Medienhauses vor die Aufgabe gestellt wurde, vierzehn Außenbüros mit IT-Arbeitsplätzen auszustatten, entschied sich die IT-Abteilung relativ schnell für ein effizientes, zentrales Modell: Die Geschäftsanwendungen wurden komplett auf zentrale Citrix XenApp-Server verlagert und den Benutzern über das Netzwerk zur Verfügung gestellt – auf den Endgeräten in den Außenbüros mussten so keine Applikationen mehr installiert und gewartet werden. Da das Citrix ICA-Protokoll nur eine geringe Bandbreite für den Anwendungszugriff benötigt, konnte die Anbindung der Außenbüros über eine kostengünstige DSL-VPN-Lösung realisiert werden.

Ergänzend gab es im Medienhaus die Anforderung, für die 16 Vertriebsinspektoren Home Office-Arbeitsplätze und mobile Zugangsmöglichkeiten zu schaffen. Speziell die Anstellungsverträge mit den Zustellern – mit sensiblen Personaldaten – sollten vor Ort bei den Mitarbeitern geschlossen werden. Auch für diese Aufgabenstellung wurde die vorhandene Citrix XenApp-Server-Infrastruktur verwendet.

Um den Web-Zugriff auf die zentral bereitgestellten Anwendungen abzusichern, installierte man zusätzlich die SSL-VPN-Lösung Citrix Access Gateway. Die Vertriebsinspektoren melden sich heute über das Web Interface von XenApp an ihrem Arbeitsplatz an, die Identität des Mitarbeiters wird dabei mit der Zwei-Faktor-Authentifizierungslösung RSA SecurID überprüft. Da keine Daten lokal auf dem Endgerät des Anwenders gespeichert werden, kann das Medienhaus Südhessen mit der Citrix-Infrastruktur auch unternehmensfremde Endgeräte unterstützen – vertrauliche Informationen verlassen das Rechenzentrum nicht.

„Der zentrale Ansatz reduziert für uns den Support-Aufwand erheblich“, sagt Thomas Rössler. „Wir haben praktisch keine Ausfälle mehr durch Bedienungsfehler oder defekte Endgeräte.“ Statt PCs kommen in den Außenstellen heute ausschließlich wartungsarme Thin Clients zum Einsatz, die sehr langlebig sind und innerhalb von wenigen Minuten angeschlossen werden können.

Virtuelle Desktops auch für die Redaktion

Die Mitarbeiter des Medienhauses erkannten zudem, dass die Endgeräte-unabhängige Bereitstellung von Geschäftsanwendungen ganz neue Zugriffsmöglichkeiten eröffnet: Heimarbeitsplätze, mobile Mitarbeiter oder auch Fremdfirmen können auf dieselbe Weise sicher und einfach an die IT-Infrastruktur angebunden werden. „Flexibler Anwendungszugang mit jedem Endgerät ist letztlich das, was die kommende Mitarbeitergeneration von uns erwartet“, erläutert der IT-Leiter. „IT-Verantwortliche müssen sich mit diesen Bedürfnissen auseinandersetzen – wir können Anwender in Zukunft nicht mehr durch einen festen Schreibtisch-Arbeitsplatz mit beschränkten Zugriffsmöglichkeiten limitieren.“

Vor diesem Hintergrund begann die IT-Abteilung im vergangenen Jahr, erstmals auch Redaktionsarbeitsplätze zu „virtualisieren“ und für ausgewählte Einsatzszenarien webbasiert zur Verfügung zu stellen. Da das im Medienhaus Südhessen genutzte Redaktionssystem NGen nicht uneingeschränkt Terminal-Server-fähig ist, konnte dafür allerdings nicht die vorhandene XenApp-Umgebung genutzt werden. Die IT-Abteilung implementierte stattdessen die Desktop-Virtualisierungslösung Citrix XenDesktop, die es ermöglicht, Windows-Desktops auf unterschiedliche Arten zentral bereitzustellen.

Für die speziellen Anforderungen des Medienhauses Südhessen war das Hosted VDI-Verfahren von XenDesktop am besten geeignet, bei dem jedem Anwender ein persönlicher virtueller Desktop im Rechenzentrum zur Verfügung steht. Gemeinsam mit dem IT-Partner Carpe diem richteten die Administratoren mehrere Redaktions-Desktops auf Basis von Windows Vista als virtuelle Maschinen auf zentralen Servern ein. Das Redaktionssystem NGen, das Microsoft Office-Paket sowie weitere Applikationen wurden dabei direkt in das Desktop-Image installiert. Die Anwender können auf ihre virtuellen Desktops via Internet von jedem Ort aus zugreifen, die Absicherung erfolgt ebenfalls über das Citrix Access Gateway.

Erfolgreiche Tests in Darmstadt und Südafrika

Eine erste große Bewährungsprobe hatte die virtuelle Desktop-Lösung bei der Fußballweltmeisterschaft 2010: Der Ressortleiter Sport der Echo-Zeitungen, der direkt aus Südafrika berichtete, wurde über XenDesktop an die IT-Infrastruktur angebunden und hatte so vor Ort Zugriff auf das deutsche Redaktionssystem sowie alle weiteren benötigten Anwendungen. Im Verlauf des Turniers erwies sich diese Entscheidung der IT-Verantwortlichen als richtig: „Während andere Journalisten-Kollegen hier in Südafrika teils große Schwierigkeiten hatten, ihre Berichterstattung termingerecht und komfortabel in die Heimatredaktionen zu übermitteln, konnte ich mich von überall problemlos über Citrix XenDesktop auf meinen personalisierten Desktop einloggen und so meine Artikel in die Heimat senden“, berichtet Ressortleiter Jens-Jörg Wannemacher.

Auch in Darmstadt wurde die virtuelle Desktop-Lösung im Sommer 2010 erfolgreich erprobt: Beim Schloßgrabenfest, dem größten Musik-Festival Hessens, war ein Reporter-Team des Darmstädter Echos Tag und Nacht im Einsatz, um Eindrücke zu sammeln und Fotos und Artikel auf einer eigenen Event-Webseite zu veröffentlichen. Die Mitarbeiter waren mit UMTS-Notebooks ausgestattet und hatten über XenDesktop jederzeit die Möglichkeit, sich vom Festivalgelände aus mit ihrem Redaktions-Desktop zu verbinden.

Höhere Flexibilität durch den mobilen Arbeitsplatz

„Unser nächster Schritt ist dann voraussichtlich die Bereitstellung von virtuellen Desktops für die Außenredaktionen“, sagt Thomas Rössler. „Wir können dadurch nicht nur den Administrationsaufwand reduzieren, sondern auch die dezentralen Server abbauen, auf denen heute beispielsweise noch die Benutzerprofile der Lokalredakteure gespeichert werden. Durch die IT-Konsolidierung lässt sich gleichzeitig die Anwendungs-Performance verbessern.“ Bisher kam es immer wieder vor, dass die IT-Abteilung kurzfristig Software-Updates über die schmalbandigen WAN-Leitungen schicken musste und damit die Außenstellen vorübergehend lahmlegte. In der virtuellen Desktop-Umgebung finden Installationen und Updates im Rechenzentrum statt – so werden die Netzwerkverbindungen nicht belastet.

Wie gerade die jungen Anwender des Unternehmens von der neuen Architektur profitieren können, zeigt das Beispiel der Redaktionsvolontäre: Diese durchlaufen im Rahmen ihrer Ausbildung unterschiedliche Ressorts und Außenredaktionen, wechseln also immer wieder den Arbeitsort. In der Vergangenheit mussten sie am ersten Tag in der neuen Redaktion aber häufig warten, bis ein persönlicher Arbeitsplatz-Rechner für sie konfiguriert war. Dies soll künftig nicht mehr passieren: Der virtuelle Benutzer-Desktop ist grundsätzlich an jedem Endgerät sofort einsatzbereit.

Thomas Rössler denkt das Szenario sogar noch einen Schritt weiter: „Mittelfristig wollen wir auch eine Softphone-Lösung in den virtuellen Desktop integrieren, damit der Benutzer an jedem Ort unter derselben Telefonnummer erreichbar ist. So bieten wir den XenDesktop-Anwendern einen komplett mobilen Arbeitsplatz, den sie überall nutzen können – in der Redaktion genauso wie unterwegs oder in ihrem Home Office.“