Alfa Accountants en Adviseurs is één van de grootste adviesgroepen voor administratieve en boekhoudkundige dienstverlening in Nederland met meer dan 34 vestigingen en 800 medewerkers. Alfa Accountants en Adviseurs vindt zijn oorsprong in de agrarische en tuinbouw sector, maar tegenwoordig behoren ook sectoren als bijvoorbeeld de automobielbranche, bouw, recreatie en vele particulieren tot de klantenkring. Het hoofdkantoor van Alfa is gevestigd in Wageningen.

De uitdaging: een einde maken aan de IT-beheerinspanning

Tot eind jaren 90 had elke vestiging bij Alfa Accountants een eigen IT-omgeving. Op het moment dat in 1999 het bedrijf de Novell-omgeving moest vervangen, is gekozen dit niet met fat clients in te vullen maar te kiezen voor thin clients en Citrix Presentation Server. Omdat in die tijd de netwerkverbindingen er niet waren of te duur waren, werd elke vestiging voorzien van een eigen serveromgeving. In 2003 is in een eerste consolidatieproces het aantal Citrix-omgevingen gehalveerd door gebruik te maken van het nieuw aangelegde Epacity netwerk van KPN.

“Toen op zes kantoren de servers opnieuw aan vervanging toe waren, stonden we voor een cruciale keuze: nieuwe apparatuur aanschaffen binnen de bestaande lokale netwerken of de architectuur verbeteren door alles te centraliseren. Het netwerk was hier nu inmiddels geschikt voor,“ zei Fou-Khan Tsang, lid van de hoofddirectie bij Alfa Accountants. “Ons product is onze kennis en hoewel IT essentieel is om die kennis te managen zijn IT en IT-beheer geen kernactiviteiten. Gedurende bijna tien jaar hadden we erg goede ervaringen met de Citrix-oplossing. We besloten daarom deze technologie en de werkomgeving met thin clients te handhaven. We wilden de voordelen van Citrix Presentation Server behouden en zelfs nog enkele aanvullende Citrix-oplossingen aan de architectuur toevoegen. We namen daarom het strategische besluit de complete IT-systemen en het beheer ervan te outsourcen bij een Citrix partner die in staat was de bestaande en de nieuwe infrastructuur te ondersteunen.”

Het invoeren van een dynamisch datacenter

Het proces om de gehele IT uit te besteden heeft verschillende stadia doorlopen. Na een succesvolle pilot zijn geleidelijk kantoren overgeschakeld naar de nieuwe gecentraliseerde omgeving in het externe datacenter. De laatste fase is in gang gezet begin 2007, toen QWise B.V., een Gold Citrix® Solution Advisor, een driedaagse brainstormsessie hield met Alfa Accountants. “We zochten een architectuur die zeer flexibel en schaalbaar moest zijn met een hoge beschikbaarheid. De IT-infrastructuur in het datacenter diende nieuwe ontwikkelingen in ons vakgebied als het ware dynamisch te faciliteren,” aldus Tsang. “Flexibel werken, toegang tot toepassingen vanaf elke werkplek en op locatie bij de klant en toegang tot diensten via internet voor klanten: het moet allemaal eenvoudig en veilig mogelijk zijn.”  

Op dit moment wordt het gehele backoffice gehost in twee datacenters: het primaire datacenter bevindt zich in Aalsmeer bij KPN en het failover datacenter bevindt zich bij Interoute. De centrale omgeving bestaat uit Citrix Presentation Server draaiend op Dell servers, een NetApp SAN en een 300MB eVPN-verbinding tussen beide datacenters. Voor veilige toegang tot applicaties buiten kantoor, zijn drie Citrix Access Gateway™ appliances geïntroduceerd, om hoge beschikbaarheid te garanderen in geval van calamiteiten. Daarnaast zijn drie Citrix® NetScaler® appliances geïnstalleerd voor optimale beschikbaarheid en prestaties van online boekhouden en toekomstige webdiensten die Alfa Accountants wil invoeren. Op de werkplekken in de kantoren worden Wyse thin clients gebruikt. Qwise is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de datacenters, inclusief alle Citrix-oplossingen.

De beste dienstverlening voor lokale ondernemers

Citrix maakte het mogelijk dat Alfa Accountants de omgeving kon outsourcen. “Citrix bood een ideale outsourcing omgeving aan en maakte een soepele overgang mogelijk. De thin clients draaien nog steeds in dezelfde omgeving op Citrix servers; de servers bevinden zich alleen wat verder weg. Centralisatie in het datacenter van de provider heeft ons een stabiele omgeving met een beschikbaarheid van 99,8 procent opgeleverd met alleen geplande downtijd. Heldere service level agreements zorgen voor een zuivere taakverdeling tussen ons en alle betrokkenen,” zei Tsang.  
De organisatie verbeterde decentrale lokale voorzieningen aan klanten door het centraliseren van IT. Met de uniforme desktop zijn alle toepassingen beschikbaar in alle kantoren en vanaf thuis volgens een ´desktop as a service´ model. “De Citrix application delivery oplossing maakt het voor onze medewerkers mogelijk verbinding te maken via het Web vanaf de locatie van de klant. Bovendien zijn toepassingen altijd beschikbaar zodat klanten direct advies kunnen krijgen, zonder te moeten wachten op tijdelijk onbeschikbare toepassingen.”

Hij vervolgde: “De Citrix oplossing maakte het ons mogelijk uit de IT-wereld te stappen en terug te gaan naar onze core business: accountancy en bedrijfsadvisering. In een onafhankelijk onderzoek zijn we zelfs uit de bus gekomen als meest klantvriendelijke kantoor.”

Toekomstplannen

Alfa Accountants is van plan meer diensten via het internet te ontsluiten voor ondernemers. Deze derdepartij toepassingen variëren van online boekhouden en salarisadministratie tot online ziekmeldingen. “We zijn hier nu al optimaal voor ingericht,” zie Tsang. “De Citrix NetScaler appliances zorgen ervoor dat onze webtoepassingen geoptimaliseerd en versneld worden en beschikbaar blijven zodat onze klanten de best mogelijke prestaties ervaren. Ze doen dat volledig transparant en na een tijdje ben je zelfs vergeten dat ze er altijd zijn. De NetScaler past binnen het bedrijfsbeleid om te groeien in online services en zorgt ervoor dat Web-toepassingen perfect draaien; de selectie van de Citrix NetScaler was daarom een logische beslissing.”