ADMB is als non-profit dienstverlener al meer dan 85 jaren actief binnen de sociale zekerheids-markt in België. De organisatie helpt bedrijven, zelfstandigen en particulieren op diverse terreinen van sociale wetgeving en personeelsbeleid waaronder HRM, aangepaste verzekeringen, milieu en veiligheid, kinderbijslag, afwezigheidcontrole en meer. ADMB bestaat uit 22 business units en heeft ruim 55 kantoren door heel België. De helft van de circa 1.100 medewerkers is werkzaam vanuit het hoofdkantoor in Brugge.

De uitdaging: gegarandeerde prestaties voor bedrijfskritische toepassingen

Zes jaar geleden nam het Sociaal Bureau - het sociaal secretariaat van Groep ADMB - het besluit om op de kantoren de nieuw te ontwikkelen client/server-toepassing HORA voor human resource management te centraliseren en aan te bieden vanuit het hoofdkantoor. Alleen Citrix Presentation Server™ had voldoende mogelijkheden, eenvoudig beheer, en bood een oplossing om de toepassing met voldoende prestaties aan te bieden over een verbinding met beperkte bandbreedte. Initieel was het Citrix-product in het ontwerp opgenomen als tactische oplossing. Echter, sinds twee jaar geleden HORA in productie werd genomen, is de omgeving geleidelijk aan gegroeid met meer interne kantoren, externe organisaties die toepassingen als dienst afnemen en nieuwe accountingtoepassingen.  
“De groei had tot gevolg dat sommige gebruikers opmerkingen hadden over een trage respons van de HORA-toepassing, zonder dat er een concrete oorzaak voor aan te wijzen was,” zei Koen Van Loo, Directeur Informatica bij ADMB. “HORA is een bedrijfskritische toepassing voor zowel onze interne medewerkers als meer dan 800 klanten die de toepassing via internet gebruiken. We gingen daarom niet alleen op zoek naar een oplossing om de gebruikservaring sterk te verbeteren maar ook om de prestaties proactief te kunnen beoordelen.”

Het invoeren van Citrix Presentation Server, Platinum Edition

Al zoekende naar een oplossing kwam Silver Citrix® Solution Advisor Kamodata met de suggestie om Citrix EdgeSight™ for Presentation Server in te zetten om de performanceproblemen met HORA beter te kunnen onderzoeken. Na een evaluatie van EdgeSight bleek deze oplossing perfect aan de behoefte te voldoen. “Het was niet meer dan logisch om te migreren naar Citrix Presentation Server, Platinum Edition. Deze versie bevat naast EdgeSight voor het meten van prestaties, tevens EasyCall, de Access Gateway licenties voor SSL VPN-connectiviteit en single sign-on met Password Manager,” vervolgde Van Loo. “ADMB is van plan in de nabije toekomst deze Citrix-producten en componenten toe te voegen aan de IT-infrastructuur. De toevoeging van EdgeSight is simpelweg de eerste stap.”

Op dit moment heeft ADMB de eerste fase het - vooral kwalitatieve - vernieuwingsproject achter de rug. De 30 servers in de farm draaien Citrix Presentation Server 4.5 op Windows Server® 2003 en monitoring met Citrix EdgeSight is operationeel voor het hoofdkantoor te Brugge en ongeveer 37 satellietkantoren. De data store is opgeschaald van Microsoft® Access naar Microsoft® SQL Server® en een HP storage area network (SAN) is geïnstalleerd voor gecentraliseerde gegevensopslag. De gevirtualiseerde accountingtoepassingen worden aangeboden met de Citrix Program Neighborhood Agent. Sommige medewerkers hebben expliciet autorisatie om via de redundant uitgevoerde Web interface en Secure Gateway veilig vanuit thuis te werken of om bijvoorbeeld een demonstratie te geven bij een klant. Kamodata is verantwoordelijk geweest voor de migratie en is nog steeds betrokken bij het operationele beheer van de omgeving.

Soepele toepassingen leiden tot tevreden gebruikers en klanten

Sinds de upgrade zijn er geen klachten meer geweest over HORA en krijgt ADMB zelfs positieve feedback over de verbeterde prestaties. Dankzij virtualisatie technologie starten toepassingen zichtbaar sneller en er zijn zelfs mindere haperingen als er zo nu en dan een hoge latency op het netwerk is. Ook gedurende de drukkere loonverwerkingsperiode, wanneer de Citrix-servers en back-end servers het een stuk zwaarder te verduren krijgen, verloopt de werking vlotter. Volgens Van Loo: “Zonder de Citrix-oplossing was het niet mogelijk geweest op grote schaal onze multitier client/server-toepassing over internet aan te bieden aan klanten.”
Hij vervolgde, “Voorheen was het door de complexiteit van de HORA-architectuur moeilijk om bij problemen de exacte oorzaak en locatie te vinden. Dankzij het gebruik van EdgeSight vinden we het probleempunt erg snel en besparen we kostbare tijd. Dankzij het actief monitoren van de omgeving met EdgeSight wordt de omgeving stabieler, werkt het vlotter en efficiënter dan ooit met de best mogelijke gebruikerservaring. Een direct resultaat is meer tevreden klanten.” Daarnaast zijn gevirtualiseerde toepassingen met Presentation Server veel eenvoudiger te beheren omdat het onderhoud volledig is verplaatst naar de centrale omgeving en is de druk verminderd om voor het operationele beheer het team uit te breiden. De aard van de activiteiten is veranderd van problemen oplossen naar structurele optimalisaties en verdere uitbouw van de architectuur. Het aantal supportmedewerkers is gelijk gebleven maar hun tijd wordt nu efficiënter gebruikt.

Klaar voor groei en uitbreidingen

In de nabije toekomst zal Web interface – nu al gebruikt voor meer dan 800 klanten die over internet toegang hebben tot de loonadministratie – worden vervangen door Citrix Access Gateway™ appliances om de beschikbaarheid en redundantie te verbeteren. Hierbij wordt de elektronische identiteitskaart (eID) die eind 2009 elke inwoner in België bezit, gebruikt voor authenticatie. Om het aantal wachtwoorden dat medewerkers moet onthouden en het aantal calls naar de helpdesk te reduceren, vooral op maandagen en na vakanties, blijkt Password Manager goed inzetbaar en een enorme vooruitgang. ADMB ziet voordelen in EasyCall, om tijdens het volgen van een case rechtstreeks met een muisklik vanuit HORA de klant te bellen. Tot slot is ADMB erg geïnteresseerd in de applicatie streaming functionaliteit van Presentation Server en in EdgeSight for Endpoints om toepassingen op lokale werkplekken te monitoren. “We hebben de investering goed doorgerekend en vooruitlopend op onze plannen gekozen voor de Presentation Server, Platinum Edition. Op deze wijze hebben we de vrijheid die onderdelen in te voeren op het moment dat ze daadwerkelijk vereist zijn, zonder dat we dan nog een moeizaam selectie- en aanschaftraject door moeten,“ concludeerde Van Loo.